Раздел 4. Регистрация исходящих документов, касающихся рассмотрения обращений, направление ответов на обращения (п.п. 83 - 89)

Раздел 4. Регистрация исходящих документов, касающихся рассмотрения обращений, направление ответов на обращения

83. Исходящие документы, касающиеся рассмотрения обращений граждан, подписанные главой Администрации города Екатеринбурга, заместителями главы Администрации города Екатеринбурга, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан.

Исходящие документы, касающиеся рассмотрения обращений организаций, подписанные главой Администрации города Екатеринбурга, заместителями главы Администрации города Екатеринбурга, регистрируются в отделе регистрации документов.

Исходящие документы, касающиеся рассмотрения обращений, подписанные руководителем органа Администрации или уполномоченным лицом, регистрируются работником, ответственным за организацию работы с обращениями граждан в органе Администрации.

84. Регистрационный номер исходящего документа, касающегося рассмотрения обращения гражданина, подлежащего регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, состоит из следующих элементов, отделенных друг от друга косой чертой:

индекс должности лица, подписавшего документ;

индекс дела по номенклатуре дел отдела по работе с обращениями граждан;

порядковый номер исходящего документа.

Например: 0121/14.4-08/198, где:

0121 - индекс должности лица, подписавшего документ;

14.4-08 - индекс дела по номенклатуре дел отдела по работе с обращениями граждан;

198 - порядковый номер исходящего документа.

85. Регистрационный номер исходящего документа, касающегося рассмотрения обращения гражданина, подлежащего регистрации в органе Администрации, состоит из следующих элементов, отделенных друг от друга косой чертой:

индекс дела по номенклатуре дел органа Администрации;

порядковый номер исходящего документа.

Например: 14.4-07/198, где:

14.4-07 - индекс дела по номенклатуре дел органа Администрации;

198 - порядковый номер исходящего документа.

86. Исходящему документу, касающемуся рассмотрения обращения организации, подлежащему регистрации в отделе регистрации документов, регистрационный номер присваивается в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

87. После поступления подписанных должностными лицами Администрации либо уполномоченными лицами ответов на обращения (в подлинниках) в отдел по работе с обращениями граждан, отдел регистрации документов, орган Администрации осуществляется регистрация ответов и внесение в соответствующие поля электронных регистрационно-контрольных карточек сведений о снятии с контроля обращений и списании их в дело, сканирование подписанных ответов.

Отдел по работе с обращениями граждан не позднее следующего рабочего дня после регистрации документов передает в экспедицию по списку заказных почтовых отправлений, составленному работниками отдела в двух экземплярах (по одному для отдела по работе с обращениями граждан и экспедиции), зарегистрированные ответы на обращения граждан за подписью главы Администрации города Екатеринбурга и его заместителей для направления заявителям.

Решения о направлении гражданам ответов за подписью руководителей органов Администрации или уполномоченных лиц заказными почтовыми отправлениями принимаются руководителями органов Администрации.

Один экземпляр ответа на обращение направляется заявителю по почте, другой (контрольный) остается в органе Администрации, в котором зарегистрирован данный ответ.

Передача ответов в экспедицию отделом регистрации, органами Администрации города Екатеринбурга осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

При приеме документов работники экспедиции указывают в реестрах и списках дату и время приема документов.

88. Ответы на обращения, поступившие в форме электронных документов, направляются заявителям в форме электронных документов по адресам электронной почты, указанным в обращениях, или в письменной форме по почтовым адресам, указанным в обращениях.

89. Ответ на коллективное обращение направляется в адрес первого лица, подписавшего обращение (если в обращении не указано конкретное лицо, которому следует направить ответ), или лица, указанного на конверте.