Глава 1. Общие положения

Глава 1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральными законами от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органов местного самоуправления и организаций", Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области", распоряжениями Губернатора Свердловской области от 14.05.2012 N 187-РГ "О правилах оформления документов в Администрации Губернатора Свердловской области и Правительстве Свердловской области", от 04.02.2014 N 17-РГ "Об утверждении правил делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области", Решением Нижнетагильской городской Думы от 27.06.2006 N 112 "О положении о гербе города Нижний Тагил", распоряжениями Администрации города Нижний Тагил от 27.12.2013 N 313 "О вводе в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил", от 08.05.2015 N 90-РА "Об утверждении Положения о единой компьютерной сети Администрации города Нижний Тагил, Правил работы с ресурсами сети Интернет и работы с электронной почтой в Администрации города Нижний Тагил", а также иными действующими правовыми актами.

1.3. Требования настоящей Инструкции распространяются на делопроизводство, ведение которого осуществляется на бумажных носителях и в электронном виде.

При использовании системы электронного документооборота (далее - СЭД) программное и информационное обеспечение СЭД, технологическое и методическое сопровождение СЭД осуществляет отдел автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города (далее - отдел АУП).

Применение СЭД и других автоматизированных технологий документационного обеспечения управления в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Нижний Тагил (далее - орган Администрации города) и их структурных подразделениях должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции.

Особенности организации автоматизации документационного обеспечения управления, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными правовыми актами Администрации города Нижний Тагил (далее - Администрация города).

1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников всех органов Администрации города. Они обязаны обеспечивать сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной в них информации.

Работники Администрации города несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

1.5. Ответственность за соблюдение настоящей Инструкции в органах Администрации города возлагается на их руководителей.

1.6. На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в органах Администрации города, возлагаются следующие основные функции:

прием, учет и распределение поступающих в орган Администрации города документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных СЭД;

передача документов на рассмотрение руководителю органа Администрации города и после вынесения соответствующей резолюции руководителя - исполнителю;

учет исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль прохождения документов в органе Администрации города;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

ввод в базу данных СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов (контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов);

разработка номенклатуры дел органа Администрации города;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в отдел по делам архивов Администрации города (далее - отдел по делам архивов);

прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в подразделении, и по электронной почте;

организация использования в подразделении средств копировальной техники;

проведение инструктажа вновь принятых в орган Администрации города сотрудников по вопросам организации работы с документами, ознакомление сотрудников подразделения с нормативными и методическими документами по документационному обеспечению;

подготовка заявок на получение и учет канцелярских принадлежностей и выдача их в подразделении;

подготовка обобщающих материалов и справок о состоянии делопроизводства в органе Администрации города.

1.7. Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.