Глава 8. Организация документооборота и исполнение документов

Глава 8. Организация документооборота и исполнение документов

8.1. Организация документооборота - движение документов в Администрации города с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Организация документооборота в Администрации города осуществляется отделом документационного обеспечения (далее - ОДО), организация документооборота в органах Администрации города осуществляют службы делопроизводства - структурные подразделения органов Администрации города, на которые возложены функции по ведению делопроизводства, или лица, ответственные за ведение делопроизводства.

8.2. Порядок прохождения документов и операции, проводимые с ними в Администрации города и в органах Администрации города, регламентируются настоящей Инструкцией, Табелем унифицированных форм документов, положениями об органах Администрации города, должностными инструкциями их работников, а также рядом правовых актов, регламентирующих работу с различными документами в Администрации города, в том числе в СЭД.

8.3. В документообороте Администрации города выделяются следующие документопотоки:

1) входящие документы;

2) исходящие документы;

3) внутренние документы.

8.4. В Администрации города доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, средствами системы электронного документооборота, системы межведомственного электронного документооборота и другими способами доставки.

8.5. Порядок работы с документами в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Свердловской области установлен в инструкциях, утвержденных Распоряжением Правительства Свердловской области от 17.05.2013 N 624-РП "Об утверждении инструкций по работе с документами в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Свердловской области".

Порядок работы с документами в системе электронного документооборота Администрации города установлен постановлением Администрации города Нижний Тагил от 27.12.2013 N 313 "О вводе в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил", с учетом требований Закона Свердловской области от 20 октября 2011 года N 94-ОЗ "О государственных информационных системах Свердловской области".

8.6. Система электронного документооборота Администрации города является портальным решением, реализованным с использованием программных продуктов MS SharePoint 2010, MS Windows 2008 SR2, MS SQL 2008.

Корректная работа СЭД на компьютерах пользователей возможна только в веб-браузерах Internet Explorer версии 8 и выше.

Формирование и корректировка проектов документов должна осуществляться с использованием MS Office 2010.

8.7. Документы, поступающие в Администрацию города и органы Администрации города на бумажном носителе, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, представляются руководству на рассмотрение, направляются исполнителям, исполняются и помещаются в дела.

8.8. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Все конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично").

8.9. Регистрации подлежат все документы, как создаваемые в Администрации города, так и поступающие в Администрацию города из других организаций и от физических лиц, за исключением документов, не подлежащих регистрации.

Регистрация документов осуществляется в СЭД.

8.10. Документы, поступившие на бумажном носителе (в электронном виде), передаются регистратору входящих документов в день поступления для централизованной регистрации.

Поступившие документы сортируются регистратором входящих документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемой корреспонденции приведен в Приложении N 23 к настоящей Инструкции.

8.10.1. Документы, адресованные непосредственно в органы Администрации города или конкретным должностным лицам органов Администрации города направляются в соответствующие органы Администрации города или должностным лицам.

8.10.2. Поступившие телеграммы принимаются от курьера под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в приемной Главы города по тем же правилам, что и письма, затем передаются на рассмотрение Главе города и на основании резолюции - исполнителям.

8.10.3. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

8.11. Регистрация входящих документов осуществляется в течение трех календарных дней с момента поступления документа в службу делопроизводства, за исключением случаев, когда в правовых актах установлены иные сроки регистрации документов.

На всех зарегистрированных документах в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документов (регистрационный штамп).

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: один акт остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Регистрация документов является основой для создания поисковой системы документов.

В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документах согласно Приложению N 24 к настоящей Инструкции. В СЭД могут использоваться дополнительные сведения о документах.

8.12. Зарегистрированные документы направляются отделом документационного обеспечения Главе города, первому заместителю, заместителям Главы Администрации города и руководителю аппарата в соответствии с распределением обязанностей, установленным распоряжения Главы города Нижний Тагил от 21.05.2015 N 20-РГ "О порядке работы с входящей и исходящей корреспонденции в Администрации города Нижний Тагил".

8.13. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Администрации города в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

8.14. Документы, изготовленные на бумажном носителе, рассмотренные Главой города, первым заместителем, заместителями Главы Администрации города и руководителем аппарата, возвращаются в ОДО, где в регистрационно-контрольную форму компьютерной базы (далее - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Если документ, изготовленный на бумажном носителе, подлежит исполнению несколькими органами Администрации города, то подлинник документа получает ответственный исполнитель (кто в резолюции указан первый), остальным исполнителям передаются копии.

Передача документов между органами Администрации города осуществляется через службу делопроизводства

8.15. Исходящие документы после их подписания Главой города (первым заместителем, заместителями Главы Администрации города, руководителем аппарата Администрации города), начальником органа Администрации города регистрируются и направляются адресату на бумажном носителе средствами почтовой связи или фельдъегерской связи.

Второй экземпляр подписанного документа хранится в отделе документационного обеспечения или в органе Администрации города.

В Правительство Свердловской области, Министерства Свердловской области, органы исполнительной власти Свердловской области, а также иные органы власти, с которыми установлен электронный документооборот, исходящие документы направляются с использованием системы электронного документооборота и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).

8.16. Перед отправлением служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документов, комплектности документов и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Документы подлежат отправке не позднее двух рабочих дней с момента получения подлинника документа.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или ответственного за исполнение.

Регистрация документов - ответов осуществляется в регистрационно-контрольной форме инициативных документов с привлечением того же регистрационного номера.

8.17. Телеграммы, составляемые в Администрации города, принимаются специалистами отдела документационного обеспечения. Телеграмма должна быть завизирована исполнителем, подписана Главой города или первым заместителем Главы Администрации города. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 "Об утверждении Правил предоставления услуг телеграфной связи".

8.18. Передача оперативной информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

8.19. Передача внутренних документов между органами Администрации города осуществляется средствами СЭД, в случае необходимости передачи документов на бумажном носителе - через службы делопроизводства органов Администрации города.

8.20. Проекты правовых актов после прохождения процедуры визирования и согласования с использованием средств СЭД оформляются специалистами отдела документационного обеспечения.

8.21. Оформленные правовые акты передаются на подпись Главе города.

8.22. Оригинал подписанного правового акта остается на хранении в отделе документационного обеспечения. Копии подписанных распорядительных документов в соответствии со списком рассылки направляются в органы Администрации города, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

8.23. В целях учета и поиска документов используются обязательные сведения о документах, изложенные в пункте 9.6 настоящей Инструкции.

8.24. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, и документы, поступающие по средствам МЭДО, СЭД Правительства Свердловской области поступают в отдел документационного обеспечения и исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

8.25. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи, представляемый в отдел документационного обеспечения, должен иметь все необходимые реквизиты, в том числе подпись;

подлежащий передаче документ регистрируется в установленном порядке;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

8.26. Учет количества документов за определенный период времени (месяц, квартал, год) проводится по регистрационно-контрольным формам (РКФ) по месту регистрации документов.

Результат учета количества документов, поступивших в Администрацию города, обобщается отделом документационного обеспечения, в органах Администрации города - ответственными за делопроизводство.

8.27. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и тиражировании.

Растиражированные экземпляры подсчитываются отдельно в машинописном, копировально-множительном бюро на основе принятой системы учета документов в Администрации города.

Учет количества документов должен проводиться по органам Администрации города отдельно и ежеквартально представляться в отдел документационного обеспечения для обобщения.

Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляют в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются в отдельных графах).

8.28. Отдел документационного обеспечения осуществляет учет входящей документации, подлежащей исполнению и контроль ее исполнения.

При рассмотрении документов специалист отдела документационного обеспечения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются адресату немедленно.

8.29. Сроки исполнения документов исчисляются с даты регистрации.

Срок исполнения может быть установлен:

в тексте документа вышестоящей организации;

в резолюции руководителя, рассмотревшего документ;

в соответствии со сроками, установленными законодательством.

8.30. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

8.31. При наличии ответственного исполнителя (стоящего в резолюции первым) все остальные соисполнители ответственны за представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок) для подготовки единого ответа не позднее, чем за 5 дней до указанного в контрольной карточке срока.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8.32. Изменение срока исполнения документа производится руководителем, установившим срок, при наличии объективных причин. Изменение сроков обязательно вносится в электронную базу данных. Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с контроля.

8.33. Документы, изготовленные на бумажном носителе, переданные для исполнения в соответствующие органы Администрации города, должны быть возвращены в отдел документационного обеспечения с резолюцией "в дело", за исключением документов, переданных для сведения, а также документов, адресованных в отдел муниципальной службы.

8.34. Ежемесячно, 1-го числа, отдел документационного обеспечения направляет во все органы Администрации города перечни документов, сроки исполнения которых истекли. Еженедельно исполнителям рассылаются напоминания (в порядке предупредительного контроля) на исполнение тех документов, сроки которых истекают до конца текущей недели.