Глава 15. Особенности работы с документами в системе электронного документооборота

Глава 15. Особенности работы с документами в системе электронного документооборота

15.1. Правила работы с документами в Администрации города в системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил, являются обязательными для сотрудников органов Администрации города, должностных лиц, имеющих доступ в СЭД.

Распоряжением Администрации города Нижний Тагил от 27.12.2013 N 313 "О вводе в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил" установлен Порядок работы в системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил.

Отдел автоматизации управленческих процессов является ответственным за организацию функционирования СЭД, предоставление доступа в СЭД сотрудникам Администрации города, техническую поддержку пользователей СЭД.

15.2. Доступ к системе электронного документооборота с учетом особенностей построения единой компьютерной сети Администрации города получают пользователи, зарегистрированные в единой компьютерной сети Администрации города, в службе каталогов Active Directory и домене ntportal.ntagil.org.

Порядок доступа пользователя к единой компьютерной сети Администрации города установлен распоряжением Администрации города Нижний Тагил от 08.05.2015 N 90-РА "Об утверждении Положения о единой компьютерной сети Администрации города Нижний Тагил, Правил работы с ресурсами сети Интернет и работы с электронной почтой в Администрации города Нижний Тагил".

15.3. Предоставление доступа в СЭД сотрудникам Администрации города осуществляется отделом АУП в течение 3-х рабочих дней с момента поступления информации, представленной руководителем органа Администрации города, должностным лицом, содержащей следующие сведения о сотруднике:

1) фамилия, имя, отчество;

2) занимаемая должность;

3) адрес рабочего места (улица, дом, номер кабинета);

4) номер служебного телефона;

5) ФИО замещаемого сотрудника (в случае поступления на службу вместо другого сотрудника);

6) ФИО непосредственного руководителя.

Прекращение полномочий пользователя СЭД осуществляется администратором СЭД на основании уведомления, представленного руководителем органа Администрации города, должностным лицом.

Электронные документы, поступающие по СЭД, проходят регистрацию в установленном порядке в соответствии с инструкциями по работе с документами в СЭД.

15.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся с помощью средств СЭД.

15.5. В Администрации города создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

15.6. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

15.7. В рамках электронного визирования, согласования и утверждения проектов документов системное имя и пароль пользователя, под которыми он идентифицируется в единой компьютерной сети Администрации города, считается внутренней электронной цифровой подписью, которая является реквизитом электронного документа, равносильным и равнозначным собственноручной подписи, позволяющим идентифицировать ее владельца.

15.8. Пользователи СЭД имеют право работать только под своими системными именами.

Пользователи СЭД обязаны сохранять свои пароли в тайне. В случае если пароль стал известен третьим лицам, немедленно уведомить администратора СЭД и произвести смену пароля.

15.9. Состав электронных документов, включаемых в СЭД, определяется распоряжением Администрации города в соответствии с типовым перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Типовой перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается распоряжением Администрации города.

15.10. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, осуществляется проверка подлинности электронной подписи с помощью ключа проверки электронной подписи.

15.11. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю, направлении электронных документов в органы Администрации города, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

15.12. Документы, поступившие в Администрацию города на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

Документы, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, обрабатываются в СЭД и не требуют распечатки в процессе обработки.

15.13. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

15.14. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота изложен в Приложении N 20 к настоящей Инструкции.

15.15. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

15.16. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем аппарата Администрации города, либо начальником органа Администрации города.

15.17. Защита информации в СЭД осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области.

15.18. Достоверность данных в СЭД обеспечивается пользователями при вводе информации при отсутствии вмешательства в документ.

15.19. Электронные документы постоянного хранения передаются и принимаются на хранение в архивы в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, с необходимым комплексом сопроводительной документации.