Глава 13. Порядок передачи документов на хранение в ведомственный архив

Глава 13. Порядок передачи документов на хранение в ведомственный архив

13.1. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 утверждены "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органов местного самоуправления и организаций".

Документы Администрации города являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке, подлежат обязательной передаче на муниципальное хранение в МКУ "Нижнетагильский городской исторический архив".

Для временного хранения документов (в течение 5 лет с момента их завершения в делопроизводстве) аппарата Администрации города и органов Администрации города в отделе документационного обеспечения и в органах Администрации города, имеющих статус юридического лица и самостоятельно формирующих архивные фонды, создаются ведомственные архивы.

13.2. Подготовка документов к передаче на хранение в ведомственный архив состоит из:

экспертизы ценности документов;

формирования и оформления дел;

составления описей дел;

составления актов о выделении к уничтожению документов и дел.

13.3. Экспертиза ценности документов - это отбор документов на муниципальное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

13.3.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате Администрации города и в органах Администрации города, формирующих самостоятельные архивные фонды, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК).

13.3.2. Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются постановлением Администрации города (ЭК Администрации города) и руководителем органа Администрации города формирующего самостоятельные архивные фонды (ЭК органа Администрации города). Положения об ЭК до их утверждения подлежат согласованию с отделом по делам архивов.

13.3.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством отдела по делам архивов.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

1) отбор документов постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), документов по личному составу для передачи в ведомственный архив;

2) отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению без передачи в ведомственный архив;

3) выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Администрации города или органа Администрации города.

По результатам экспертизы ценности документов формируются и оформляются дела, составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

13.4. Подготовка дел к хранению осуществляется в соответствии с пунктом 12.11 настоящей Инструкции.

13.5. Составление описей дел для постоянного и долговременного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

13.5.1. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

13.5.2. Описи составляются отдельно:

на дела по личному составу (Приложение N 35);

на дела постоянного хранения (Приложения N 36, N 37);

дела временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение N 38);

на электронные дела, документов постоянного хранения (Приложение N 39).

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

13.5.3. В аппарате Администрации города описи дел постоянного хранения составляются ежегодно отделом документационного обеспечения.

Описи на дела постоянного хранения по приватизации жилищного фонда составляются специалистом, ответственным за архив отдела по учету и распределению жилья Администрации города.

Описи дел постоянного хранения органов Администрации города, самостоятельно передающих дела на муниципальное хранение, составляются специалистами, ответственными за ведомственные архивы подразделений (Приложение N 37).

Описи дел постоянного хранения представляются в отдел по делам архивов через год после завершения дел в делопроизводстве.

13.5.4. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

13.5.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

2) порядок нумерации дел в описи - валовый (при составлении годовых разделов описи нумерация дел продолжается);

3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

4) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

5) графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим органам Администрации города со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

13.5.6. При описании дел постоянного хранения заголовки, предусмотренные номенклатурой дел, уточняются.

13.5.7. При описании организационно-распорядительной документации (приказов, распоряжений, постановлений, протоколов) в заголовок выносятся номера распорядительных документов, хронологический период, за который имеются документы в деле:

1) при включении в одно дело всех документов за весь календарный год (с января по декабрь) указывается только год. Например:

     "Приказы  N 1-85  начальника  управления по основной деятельности за

2014 год"

     в графе "крайние даты": 1 января - 31 декабря 2014 г.;

2) если в деле имеются документы не за весь год, то в заголовке указывается период года, за который имеются документы в деле. Например:

     "Приказы  N 1-17  начальника  управления по основной деятельности за

январь-март 2014 года".

     в графе "крайние даты": 1 января - 23 марта 2014 г.;

3) если в деле имеется только один документ, то указывается его точная дата. Например:

     "Протокол  отчетно-выборной  профсоюзной  конференции  от 18 октября

2014 года". В графе "крайние даты": 18 октября 2014 г.

13.5.8. При описании планово-отчетной документации указывается за какой год в дело включены документы:

Например: "Годовой план работы управления культуры Администрации города Нижний Тагил на 2014 год". В графе "крайние даты": 2014 г.

Если отчет составляется на определенную дату (единовременные статистические отчеты), то в заголовок выносится дата:

Например: "Единовременный статистический отчет Администрации города о численности работников, о распределении всех работающих по занимаемым должностям по состоянию на 01 января 2015 года (ф. N ...........)"

При описании статистических отчетов в заголовке в круглых скобках обязательно указываются номера статистических форм (см. предыдущий пример).

13.5.9. В заголовке дела обязательно должно быть указание на автора документов, включенных в дело, особенно если у фондообразователя имеется подведомственная сеть. Например:

     "Годовой  отчет  управления  образования Администрации города Нижний

Тагил о работе за 2014 год".

13.5.10. Основным элементом заголовка является "содержание документов", которое должно быть сформулировано кратко. Заголовок обязательно должен отвечать на вопрос "о чем?". Не допустимо употребление формулировок:

"Разные документы"

"Переписка с учреждениями и организациями"

13.5.11. Если в дело входят различные виды документов по определенному вопросу, то при их описании употребляется обобщенный термин "Документы". Если в деле находится не менее трех разновидностей документов, то в круглых скобках сразу после слова документы указываются 3-4 разновидности документов.

Например: "Документы (программы, справки, информации) об организации городских праздников"; "Документы (представления, характеристики, списки) о награждении работников образования правительственными наградами".

13.5.12. При описании крайних дат документов (графа 4 описи), включенных в дело, допускается указание на год только при описании годовых планов и отчетов. В остальных случаях обязательно указывать дату самого раннего и самого позднего документа (число и год - цифрами, месяц - прописью).

13.5.13. Дела в годовых разделах описей располагаются в соответствии со схемой систематизации, принятой в номенклатуре дел. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ..... год, дела N .....", которая помещается после интервала за последний описательный статьей каждого следующего года. Эта особенность указывается в предисловии.

13.5.14. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

13.5.15. К каждой описи составляется необходимый справочный аппарат: титульный лист, предисловие, список сокращений, оглавление.

В предисловии к описи и ежегодных дополнениях к нему должны быть изложены все изменения в задачах, функциях, масштабе деятельности, структуре, подведомственной сети отраслевых управлений со ссылкой на нормативно-правовые акты, на основании которых произошли изменения, а также дана характеристика включенных в опись документов, оговорены особенности формирования, описания и систематизации дел.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

13.6.1. Порядок внесения в опись заголовков дел по личному составу аналогичен порядку внесения заголовков дел постоянного хранения.

13.6.2. При составлении единой описи дел по личному составу на все документы, имеющие срок хранения 75 лет, заголовки дел систематизируются по хронологии (т.е. опись имеет годовые разделы), внутри года - по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

1) приказы (распоряжения) по личному составу;

2) списки личного состава;

3) карточки по учету личного состава;

4) личные дела;

5) лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по начислению заработной платы);

6) невостребованные трудовые книжки.

13.6.3. Дела включаются в опись по дате заведения. Личные дела - по дате увольнения работника.

13.6.4. Личные дела работников, уволенных в течение одного календарного года, могут быть сформированы в одно или несколько дел.

Если на каждого сотрудника сформировано отдельное дело, то в заголовок выносятся фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, а в графе "крайние даты" указываются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое дело заведено.

Например:

Личное дело Петрова Анна Васильевна

28 января 2005 г. - 15 мая 2015 г.

13.6.5. При формировании нескольких личных дел или личных карточек в один том, должен быть соблюден алфавитный порядок. На первом листе составляется внутренняя опись, где указываются фамилия, имя, отчество работников, даты приема и увольнения и номера листов личного дела.

В этом случае заголовок тома будет обобщающим: "Личные дела сотрудников", а в графе "крайние даты" указываются даты самого раннего и самого позднего документа (на основании внутренней описи).

13.6.6. При формировании личных дел в несколько томов, в заголовке дел должен быть указан принцип томирования.

Например: Личные дела работников, уволенных в ____ году (А - К)

13.7. При формировании лицевых счетов (расчетных ведомостей) в несколько томов, также должен быть указан принцип томирования: в заголовок выносятся названия органов Администрации города или подведомственных организаций, буквы алфавита, табельные номера и т.п. в зависимости от принятой схемы систематизации. Например:

"Лицевые счета   по начислению заработной платы  работникам  библиотек за

                                2014 год"

или:

             "Лицевые счета по начислению заработной платы

                работникам аппарата Администрации города

                         за 2014 год (А-О)"

             "Лицевые счета по начислению заработной платы

                работникам аппарата Администрации города

                         за 2014 год (П-Я)"

Возможно составление отдельных описей на лицевые счета работников, что обусловлено удобством их хранения и использования.

13.8. Описи дел аппарата Администрации города подписываются составителем с указанием должности, согласовываются ЭК Администрации города и утверждаются руководителем аппарата Администрации города после утверждения (согласования) ЭПК Управления архивными делами Свердловской области (Приложение N 31).

Опись дел органа Администрации города, самостоятельно передающего дела на муниципальное хранение, подписывается составителем с указанием его должности, утверждается руководителем органа и рассматривается ЭК органа Администрации города. Отметка об одобрении описей ЭК проставляется после подписи составителя (Приложение N 32).

13.9. Описи дел постоянного хранения составляются на качественной бумаге в 4-х экземплярах, описи дел по личному составу - в 3-х экземплярах. Все экземпляры описей представляются в отдел по делам архивов для направления на утверждение (согласование) с ЭПК Управления архивами Свердловской области. После утверждения (согласования) описей дел с архивным органом 1 экземпляр описи дел постоянного хранения и 2 экземпляра описи дел по личному составу возвращаются в отдел документационного обеспечения или соответствующее структурное подразделение.

13.10. В ведомственный архив Администрации города (отдел документационного обеспечения) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по описям дел (Приложения N 30, N 31), которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство в органах Администрации города, в двух экземплярах.

13.10.1. Дела передаются в ведомственный архив Администрации города в течение года после их завершения в делопроизводстве органа Администрации города.

13.10.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив Администрации города не подлежат. Они хранятся в органах Администрации города и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

13.10.3. Передача дел в ведомственный архив Администрации города осуществляется по графику, составленному отделом документационного обеспечения, согласованному с руководителями органов Администрации города.

13.10.4. В период подготовки дел органом Администрации города к передаче в ведомственный архив Администрации города специалистом отдела документационного обеспечения предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники органов Администрации города обязаны устранить.

13.10.5. Прием каждого дела производится специалистом отдела документационного обеспечения в присутствии работника органа Администрации города. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лиц, осуществивших прием-передачу.

13.10.6. Вместе с делами в ведомственный архив Администрации города передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в сдаточную опись.

13.11. В случае ликвидации или реорганизации органа Администрации города, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного органа, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ведомственный архив Администрации города, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по сдаточным описям дел и номенклатуре дел.

13.12. Дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу органов Администрации города, самостоятельно передающих документы в городской исторический архив, передаются в ведомственные архивы этих структурных подразделений. Дела передаются специалистами, отвечающими за их ведение и формирование, ответственному за архив. Прием-передача дел производится по номенклатуре дел.

13.13. В Администрации города не допускается уничтожение документов без составления актов. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 40 к Инструкции) производится после утверждения (согласования) описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период.

Документы включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

13.13.1. Акты составляются лицами, ответственными за делопроизводство в органах Администрации города при методической и практической помощи отдела документационного обеспечения. В органах Администрации города, самостоятельно передающего дела на муниципальное хранение, - ответственными за делопроизводство и ведомственный архив.

Если в акте Администрации города указаны дела нескольких органов Администрации города, то название каждого органа указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

13.13.2. Акты рассматриваются на заседании ЭК и представляются на согласование в отдел по делам архивов Администрации города.

13.13.3. Согласованные акты Администрации города утверждаются руководителем аппарата, а в органах Администрации города, самостоятельно передающих дела на муниципальное хранение - их руководителями. После этого орган Администрации города имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.