Глава 2. Основные понятия, используемые в Инструкции. Документирование управленческой деятельности. состав управленческих документов Администрации города

Глава 2. Основные понятия, используемые в Инструкции. Документирование управленческой деятельности. состав управленческих документов Администрации города

2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или направлению деятельности Главы города Нижний Тагил (далее - Глава города), Администрации города;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный органом Администрации города, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации города;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации города, органах Администрации города с указанием сроков их хранения;

оператор технической поддержки системы электронного документооборота - организация, орган Администрации города, осуществляющие техническую поддержку системы электронного документооборота;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

служба делопроизводства - структурное подразделение органа Администрации города, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, или лица, ответственные за ведение делопроизводства в органах Администрации города;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

2.2. Документирование управленческой деятельности заключается в записи (фиксации) на бумаге или других носителях по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий, то есть в создании управленческих документов.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск. Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

Деятельность Администрации города обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу.

Состав документационной базы определяется компетенцией Администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности), объемом и характером взаимосвязей Администрации города.

2.3. Состав управленческих документов в Администрации города:

2.3.1. Постановления (постановление Главы города Нижний Тагил, постановление Администрации города Нижний Тагил) - правовые акты по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных Администрации города федеральными законами и законами Свердловской области.

2.3.2. Распоряжения (распоряжение Главы города Нижний Тагил, распоряжение Администрации города Нижний Тагил) - правовые акты по вопросам текущей деятельности Администрации города, реализации оперативно-организационных (распорядительных) мероприятий.

2.3.3. Приказы первого заместителя Главы Администрации города Нижний Тагил, заместителей Главы Администрации города Нижний Тагил (далее - первый заместитель, заместители Главы Администрации города), руководителя аппарата Администрации города Нижний Тагил (далее - руководитель аппарата Администрации города) - решения по оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы Администрации города, касающиеся, как правило, нескольких органов Администрации города, муниципальных предприятий, учреждений, курируемых лицом, издающим приказ.

2.3.4. Приказы руководителей органов Администрации города - решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органа Администрации города, распространяющихся на работников этого подразделения и подведомственные ему муниципальные предприятия и учреждения.

2.3.5. Регламент - свод правил, регламентирующих внутреннюю организацию и порядок работы органа местного самоуправления.

2.3.6. Положения - документы, в которых устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Главы города, Администрации города и органов Администрации города.

2.3.7. Правила - документы, в которых устанавливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуществления какого-либо рода деятельности;

2.3.8. Инструкции - документы, в которых излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

2.3.9. Взаимные обязательства Администрации города с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов. Договор - соглашение Администрации города с юридическим, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (далее - Договор).

Договор с юридическим, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем заключается Администрацией города в лице Главы города либо уполномоченного им должностного лица Администрации города.

2.3.10. Протоколы - документы, в которых фиксируются ход собрания (заседания, совещания) и решения, принятые на собрании (заседании, совещании).

2.3.11. Служебные письма (записки), в том числе:

1) ответы о выполнении поручений Главы города, первого заместителя и заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города;

2) сопроводительные письма, письменные заключения (экспертизы) к проектам постановлений и распоряжений Главы города, Администрации города, проектам решений Нижнетагильской городской Думы;

3) инициативные письма или ответы на письма, поступившие в адрес Главы города, Администрации города.

2.3.12. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Администрации города создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, графики, отчеты, отзывы, обращения, заявления, послания, справки, заключения.

2.3.13. Управленческие документы: инструкции, положения, правила, регламенты, в Администрации города, как правило, утверждаются постановлениями или распоряжениями Главы города, Администрации города.

2.3.14. В установленных законодательством случаях и в соответствии с компетенцией органы Администрации города могут создавать приказы совместно с другими органами Администрации города по вопросам, входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ.