Глава 16. Машинописные и копировально-множительные работы

Глава 16. Машинописные и копировально-множительные работы

16.1. В отделе документационного обеспечения печатаются правовые акты Главы города и Администрации города, служебные письма за подписью Главы города, первого заместителя, заместителей Главы Администрации города и руководителя аппарата Администрации города, в том числе подготовленные с использованием СЭД.

16.2. В органах Администрации города печатаются служебные письма, планы, акты, отчеты, информации, служебные записки, ответы на письменные обращения граждан за подписью руководителя с использованием компьютера.

16.3. В первую очередь в отделе документационного обеспечения печатаются правовые акты Главы города и Администрации города. Остальные документы печатаются в порядке их поступления.

Срочные документы печатаются немедленно. Срочность определяется начальником отдела документационного обеспечения, который подписывает проект документа к исполнению с указанием срока.

16.4. Машинописные работы выполняются на бланках или бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю. Страницы должны быть пронумерованы.

В машинописных текстах используются стандартные правила машинописи. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм - межстрочный интервал. Допускается использовать: шаг письма - 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм.

16.5. Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил расположения реквизитов, правил орфографии и пунктуации.

При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесения - принтерных текстов.

Практика оперативного использования и архивного хранения показывает важность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании документов, при их перевозках, аварийных ситуациях, при реставрации.

Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски.

16.5.1. Особенности написания отдельных названий, слов и словосочетаний, используемых в документах Администрации города, изложены в Приложении N 48 к настоящей Инструкции.

16.5.2. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

16.5.3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), то его допускается продлевать за границы правого поля или переносить на следующую строку. Заголовок печатается без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов в заголовке не делают. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку.

Заголовок от подзаголовка отделяется дополнительным межстрочным интервалом.

16.5.4. Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов: центрованным (посредине текста); флаговым (от левого поля).

16.5.5. При подготовке документов рекомендуется печатать без отступа от левой границы текстового поля следующие реквизиты:

1) заголовок к тексту;

2) текст (без абзацев);

3) отметка о наличии приложения;

4) отметка об исполнителе;

5) отметка об исполнении и направлении в дело;

6) наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа";

7) заверительная надпись "Верно";

8) слова "Примечание" или "Основание";

9) слова "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ".

16.6. Выполнение копировально-множительных работ в Администрации города производится в отделе документационного обеспечения по заказам работников Администрации города.

Данные об исполнителе, количестве страниц подлинника и количестве размноженных копий вносятся работником отдела документационного обеспечения в журнал.

Документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, четко и разборчиво напечатаны на листах формата не более А3.

16.7. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.

В первоочередном порядке тиражируются постановления и распоряжения Главы города и Администрации города. Срочность копирования определяется начальником отдела документационного обеспечения и подтверждается резолюцией "Срочно" с визой на бланке заказа.

16.8. Сотрудники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение.