Глава 14. Особенности работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения

Глава 14. Особенности работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения

14.1. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, установлен постановлением Администрации города Нижний Тагил от 11.12.2014 N 2669-ПА "Об утверждении Перечня сведений ограниченного распространения в органах Администрации города Нижний Тагил, Порядка обращения с документами ограниченного распространения в органах Администрации города и Положения об использовании и защите электронных информационных ресурсов, обрабатывающих сведения ограниченного распространения в органах Администрации города".

На подготавливаемых в органах Администрации города документах (их проектах), содержащих информацию ограниченного распространения проставляется гриф "Для служебного пользования" (далее - ДСП).

К служебной информации ограниченного распространения относится информация конфиденциального характера и информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

14.2. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

1) законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

2) сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

3) описание структуры органа исполнительной власти и органов местного самоуправления, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

4) порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

5) решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

6) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;

7) иная информация, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

14.3. Необходимость отнесения сведений к служебным документам ограниченного распространения определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с "Перечнем сведений ограниченного распространения в органах Администрации города Нижний Тагил", а также существующими отраслевыми (ведомственными) перечнями сведений ограниченного распространения и иными аналогичными перечнями в случае их утверждения руководителями соответствующих органов.

Руководители органов Администрации города, принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

Информация, содержащаяся в документах с грифом "Для служебного пользования", без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

14.4. Передача документов от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя органа Администрации города через службу делопроизводства.

14.5. Прием и регистрация входящих и исходящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется отделом документационного обеспечения. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется гриф "ДСП".

Регистрация правовых актов ограниченного распространения осуществляется отделом по взаимодействию с административными органами Администрации города.

Обязанности по регистрации внутренних документов ограниченного распространения предусматриваются в должностной инструкции ответственного сотрудника органа Администрации города.

Регистрация внутренних документов ограниченного распространения осуществляется в журнале регистрации внутренних документов ограниченного распространения.

14.6. При смене работника, осуществляющего учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи документов, утверждаемый руководителем органа Администрации города.

14.7. Документы с грифом "ДСП" учитываются отдельно. В органах Администрации города при незначительных объемах таких документов разрешается вести их учет в соответствующих журналах учета совместно с обычными документами.

Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Например:

                                               Для служебного пользования

                                               экз. N _________

14.8. Документы с грифом "ДСП" печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, рассылки (если документ направляется в несколько адресов), фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, фамилии специалиста, печатающего документ, даты печатания.

Например:

Отпечатано 3 экз.:

1 экз. - прокуратура Ленинского района города Нижний Тагил,

2 экз. - контрольно-ревизионное управление Администрации города,

3 экз. - дело.

Исполнил, отпечатал И.О. Фамилия

41-09-82

23.01.2015

Документы ограниченного распространения могут копироваться только с письменного разрешения Главы города и под контролем отдела документационного обеспечения.

14.9. Отпечатанные и подписанные документы ограниченного распространения пересылаются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, через отдел документационного обеспечения.

Отдел по взаимодействию с административными органами Администрации города пересылает документы самостоятельно.

Документы ограниченного распространения могут отправляться нарочно сотрудниками Администрации города при обеспечении надлежащих мер по сохранности документов, с оформлением реестра.

Документы с грифом "ДСП" запрещается передавать по незащищенным каналам компьютерной и модемной связи.

14.10. При необходимости направления документов с грифом "ДСП" в несколько адресов составляется список рассылки, в котором указываются номера экземпляров (номера копий) отправляемых документов и наименования адресатов. Список рассылки оформляется на обороте последнего листа экземпляра основного документа (сопроводительного документа), который остается в деле, или на отдельном листе. Список рассылки, оформленный на отдельном листе, подписывается исполнителем и утверждается руководителем органа Администрации города, подготовившего документ.

14.11. Документы с грифом "ДСП" должны храниться в надежно запираемом сейфе или металлическом шкафу.

Формирование и оформление дел, содержащих документы ограниченного распространения, обеспечение их сохранности, учёта и передачи дел в архив осуществляется отделом документационного обеспечения.

Отдел по взаимодействию с административными органами Администрации города, отдел муниципальной службы Администрации города осуществляют хранение документов с грифом "ДСП" самостоятельно.

14.12. Исполненные документы с грифом "ДСП" группируются в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. На обложке дела, в котором помещены документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

14.13. За утрату документов с грифом "ДСП" работники Администрации города привлекаются к дисциплинарной ответственности.

На утраченные документы с грифом "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

14.14. Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту (Приложение N 32). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.