Глава 6. Подготовка и оформление организационно-правовых документов, договоров

Глава 6. Подготовка и оформление организационно-правовых документов, договоров

6.1. Организационно-правовые документы являются правовой основой управленческой деятельности, содержат положения, обязательные для исполнения.

6.2. Положение - организационно-правовой документ, определяющий порядок образования, правовой статус, права, обязанности, организацию работы органа Администрации города, постоянно (временно) действующих совещательных и консультативных органов, а также определяющий порядок подготовки и проведения смотров, конкурсов, соревнований и иных мероприятий (Приложение N 15).

6.2.1. В Администрации города создаются положения:

об отраслевом, территориальном и функциональном органе Администрации города;

о совещательном или консультативном органе (совете, комитете, комиссии);

о подготовке и проведении городских мероприятий (смотров, конкурсов, соревнований и т.п.).

Все виды положений, перечисленные в настоящем пункте, утверждаются постановлением Администрации города и оформляются как приложения к распорядительному документу Администрации города.

Если положением регламентируется деятельность, отнесенная федеральными и областными нормативными правовыми актами к полномочиям высшего должностного лица муниципального образования, то оно утверждается постановлением Главы города.

6.2.2. Положение об органе Администрации города - основной организационно-правовой документ, определяющий статус подразделения, задачи, функции, права, ответственность, порядок реорганизации и ликвидации подразделения.

Целями разработки Положения об органе Администрации города являются:

создание организационно-правовой основы деятельности подразделения;

оптимальное распределение функций между органами Администрации города и исключение их дублирования;

создание основы для распределения должностных обязанностей между работниками подразделения.

6.2.3. Разработка Положения об органе Администрации города осуществляется с учетом действующего федерального и областного законодательства, муниципальных правовых актов города Нижний Тагил.

Методические рекомендации по разработке и утверждению Положений об отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Нижний Тагил, Положений о структурных подразделениях отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Нижний Тагил утверждены распоряжением Администрации города Нижний Тагил от 08.02.2013 N 22.

6.2.4. Текст положения об органе Администрации города должен иметь следующую структуру (Приложение N 15):

1) общие положения;

2) основные задачи;

3) функции;

4) права;

5) ответственность;

6) организационная структура (при наличии);

7) порядок создания, реорганизации и ликвидации.

6.2.5. При наличии в составе органа Администрации города структурных подразделений, положения о них оформляются самостоятельными приложениями по аналогичной структуре.

6.2.6. Положение о совещательном или консультативном органе (совете, комитете, комиссии), как правило, содержит следующие структурные элементы:

общие положения (цель создания, основные направления деятельности, правовая основа деятельности);

задачи и полномочия;

состав, порядок формирования;

полномочия председателя и членов;

организация и порядок деятельности, в том числе принятия решений;

обеспечение деятельности (организационное, материально-техническое, финансовое).

6.2.7. Положение о подготовке и проведении городских мероприятий имеет, как правило, следующую структуру:

общие положения (цель, тема, основание проведения, сроки и место проведения, учредитель, организатор;

основные задачи;

участники, условия отбора;

порядок проведения, подведения итогов;

состав оргкомитета, его полномочия, план деятельности;

финансовое (смета), организационное, материально-техническое обеспечение.

6.2.8. Все виды положений, перечисленные в подпункте 6.2.1 настоящей Инструкции, согласовываются в порядке, предусмотренном для подготовки муниципальных правовых актов.

Положения об органах Администрации города в обязательном порядке согласовываются с первым заместителем, заместителем Главы Администрации города, курирующим орган Администрации города, отделом муниципальной службы Администрации города (далее - отдел муниципальной службы) и юридическим управлением Администрации города (далее - юридическое управление).

6.3. Регламент (порядок) - документ, устанавливающий общие правила внутренней организации Администрации города в целях реализации своих полномочий в установленной сфере деятельности.

6.3.1. Регламент утверждается распоряжением Администрации города и оформляется как приложение к распорядительному документу.

6.3.2. Текст регламента должен содержать:

1) общие положения;

2) структуру Администрации города, штатное расписание и полномочия должностных лиц Администрации города;

3) порядок планирования и организации деятельности Администрации города;

4) особенности разработки бюджета города на соответствующий период;

5) порядок формирования и организации деятельности совещательных и консультационных органов при Главе города, органах Администрации города;

6) порядок подготовки и оформления поручений Главы города;

7) порядок подготовки, внесения, принятия и контроля исполнения правовых актов Главы города;

8) порядок взаимодействия должностных лиц Администрации города с Нижнетагильской городской Думой;

9) порядок взаимодействия Администрации города с государственными органами власти и органами судебной власти;

10) мониторинг правовых актов;

11) договоры и соглашения с участием Администрации города;

12) порядок работы с обращениями граждан в Администрации города;

13) порядок обеспечения доступа к информационной деятельности Администрации города;

14) исполнение регламента.

6.4. Порядок подготовки проектов муниципальных контрактов, договоров, соглашений, заключаемых муниципальным образованием город Нижний Тагил, Администрацией города и Главой города, соглашений о внесении в них изменений (далее - Договоры) их регистрации, внесения изменений и дополнений к ним определяется законодательством Российской Федерации, законодательством Свердловской области, муниципальными правовыми актами города Нижний Тагил и настоящей Инструкцией.

6.4.1. Информация, содержащаяся в Договорах, относится к конфиденциальной и не подлежит разглашению.

6.4.2. Договор может быть подготовлен:

органом (сотрудником органа) Администрации города;

стороной, с которой заключается Договор.

6.4.3. Проверка деловой репутации и финансовой надежности стороны, с которой заключается Договор, в случае если заключение Договора осуществляется без проведения конкурентных процедур, подготовка Договора к подписанию, получение необходимых согласований производятся органом Администрации города, ответственным за подготовку и согласование Договора. Порядок подготовки проектов Договоров с использованием ресурсов СЭД аналогичен порядку подготовки на бумажном носителе.

6.4.4. Проект Договора печатается в количестве, соответствующем количеству сторон - участников Договора, на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием текстового редактора Microsoft Word, версии 6.0 и выше, шрифтом Times New Roman размером 14, для оформления табличных материалов размером 12, через 1 интервал (Приложение N 13).

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм.

Все страницы Договора, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются посередине верхнего поля.

6.4.5. На первой странице Договора в центре текстового поля прописными буквами указывается наименование Договора, состоящее из типа Договора ("МУНИЦИПАЛЬНЫЙ КОНТРАКТ", "ДОГОВОР", "СОГЛАШЕНИЕ" ИЛИ "ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ") и краткой характеристики предмета договора.

Договор содержит, как правило, следующие сведения:

наименования участников Договора (сторон), а также их представителей, уполномоченных на заключение Договора, с указанием фамилии, имени, отчества, занимаемой должности и документа, подтверждающего их полномочия в подписании Договора (устав, положение, доверенность и т.д.);

наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

срок действия договора;

начало и окончание работ по договору;

стоимость работы и порядок расчетов;

порядок сдачи и приемки работы;

ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающие стороны признают необходимым включить в договор;

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

переход права собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

6.4.6. Сотрудник органа Администрации города, ответственного за подготовку и согласование Договора, представляет в юридическое управление Администрации города (далее - юридическое управление) следующие документы:

проект Договора с приложениями (при заключении договора без проведения конкурентных процедур - проект Договора с приложениями, как правило, подписанный контрагентом, в количестве экземпляров, равном числу сторон Договора, либо в количестве экземпляров, предусмотренном Договором);

заверенную копию учредительных документов стороны по Договору при заключении Договора без проведения конкурентных процедур (по требованию юридического управления);

заверенную копию лицензии на осуществление отдельных видов деятельности, в случае если виды деятельности, подлежат лицензированию, при заключении Договора без проведения конкурентных процедур (по требованию юридического управления);

заверенную копию свидетельства о допуске к определенному виду или видам работ, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства, при заключении Договора без проведения конкурентных процедур для выполнения соответствующих работ (по требованию юридического управления);

документ, подтверждающий полномочия представителя другой стороны по Договору при заключении Договора без проведения конкурентных процедур, в случае, если от имени стороны действует не лицо, имеющее право без доверенности действовать от имени юридического лица, указанное в ЕГРЮЛ;

иные документы по требованию юридического управления.

6.4.7. Специалист юридического управления, ответственный за проведение экспертизы, в течение трех рабочих дней со дня поступления проекта Договора, проводит его правовую экспертизу на предмет соответствия действующему законодательству.

6.4.8. Если проект Договора не соответствует требованиям действующего законодательства или представлен неполный пакет документов, препятствующий проведению правовой экспертизы, документы возвращаются в орган Администрации города, ответственный за подготовку и согласование Договора, не позднее трех рабочих дней со дня поступления.

6.4.9. На Договор, прошедший правовую экспертизу, сотрудником юридического управления, ответственным за проведение экспертизы, оформляется лист согласования.

Лист согласования содержит фамилию, имя, отчество, а также контактные данные сотрудника органа ответственного за заключение договора. Руководитель органа Администрации города, ответственный за подготовку и согласование Договора визирует лист согласования к договору перед его передачей субъектам согласования.

Лист согласования подписывается сотрудником юридического управления, ответственным за проведение экспертизы.

По просьбе органа Администрации города, ответственного за подготовку и согласование Договора, лист согласования может быть выдан на Договор, к которому имеются замечания. В этом случае в листе согласования сотрудником юридического управления, ответственным за проведение экспертизы, ставится отметка о наличии замечаний, а к листу согласования прикладывается текст замечаний. Срок подготовки замечаний составляет не более двух рабочих дней.

6.4.10. Субъектами согласования являются:

руководитель органа Администрации города, ответственного за подготовку и согласование Договора;

первый заместитель, заместитель Главы Администрации города, курирующий данное направление (направления);

заместитель Главы Администрации города по финансово-экономической политике (по Договорам, по которым предусматривается оплата из местного бюджета, в обязательном порядке);

руководитель аппарата Администрации города;

начальник экономического управления Администрации города;

начальник финансового управления Администрации города (по Договорам, по которым предусматривается оплата из местного бюджета, в обязательном порядке);

директор муниципального казенного учреждения "Единый учетный центр" (по Договорам, по которым предусматривается оплата из местного бюджета, в обязательном порядке);

начальник юридического управления Администрации города;

иные лица.

6.4.11. Срок согласования проекта Договора каждым субъектом согласования не должен превышать двух рабочих дней.

Последним из субъектов согласования проект Договора согласуется начальником юридического управления.

Муниципальное казенное учреждение "Единый учетный центр" по итогам рассмотрения проекта Договора на листе согласования указывает код бюджетной классификации (КБК).

6.4.12. Замечания субъектов согласования оформляются на отдельном листе. При этом виза согласующего лица в листе согласования сопровождается пометкой "Замечания прилагаются".

6.4.13. Проект Договора поступает на подпись Главе города (либо иному уполномоченному лицу) со всеми приложениями после согласования со всеми субъектами согласования, указанными в листе согласования, а также, как правило, после подписания проекта Договора контрагентом).

Подписанный Главой города (либо иным уполномоченным лицом) Договор представляется в отдел документационного обеспечения для проставления гербовой печати и передается в юридическое управление для регистрации.

6.4.14. Юридическое управление при регистрации Договора делает соответствующую запись в электронной базе Договоров и присваивает Договору регистрационный номер.

6.4.15. Регистрационный номер Договора размещается после указанного типа Договора или строкой ниже названия документа.

Дата и место подписания проставляются ниже регистрационного номера. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер Договора состоит из порядкового номера в пределах календарного года.

Регистрационный номер каждой из сторон и дата могут проставляться ниже подписей уполномоченных на подписание Договора лиц.

6.4.16. Ответственность за подписание Договора его сторонами, представление подписанного сторонами Договора в юридическое управление возлагается на орган Администрации города, ответственный за подготовку и согласование Договора.

6.4.17. После регистрации и подписания Договора сторонами один подлинный экземпляр Договора остается на хранение в юридическом управлении.

Заверенная копия договора передается сотрудником органа Администрации города, ответственного за подготовку и согласование Договора, в муниципальное казенное учреждение "Единый учетный центр" (в случае, если предусмотрена оплата по Договору).

Орган Администрации города, ответственный за подготовку и согласование Договора, оставляет в своем распоряжении копию Договора для осуществления контроля за исполнением договорных обязательств сторонами Договора.

6.4.18. Предназначенный для контрагента экземпляр Договора направляется ему органом Администрации города, ответственным за подготовку и согласование Договора.

6.4.19. Если Договор не подписан контрагентом, то контроль за сроком подписания Договора другой стороной возлагается на орган Администрации города, ответственный за подготовку и согласование Договора.

6.4.20. Договор, не подписанный другой стороной, по представлению служебной записки за подписью руководителя органа Администрации города, ответственного за подготовку и согласование Договора, подлежит снятию с регистрации, о чем делается соответствующая отметка в учетных формах.

6.4.21. Хранение оригиналов Договоров в органах Администрации города, в номенклатуре дел которых данный вид документов не значится, запрещено.