Глава 11. Контроль исполнения документов

Глава 11. Контроль исполнения документов

11.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку документов на контроль, проверку сроков их исполнения (полнота и точность), снятие исполненных документов с контроля.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" на правом поле документа, а также проставлением знака в установленном месте в карточке при подготовке документа с использованием СЭД.

Решение о постановке на контроль и снятии с контроля документов принимает Глава города или должностное лицо, уполномоченное Главой города. Кроме того, на особый контроль берутся все поручения Главы города, первого заместителя, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города, содержащиеся в протоколах совещаний.

Контроль за исполнением документов осуществляется должностным лицом, которому это поручено в документе или в резолюции.

11.2. Контроль за исполнением документов в Администрации города обеспечивают:

отдел документационного обеспечения	- правовые акты Главы города, Администрации города
отдел по организационно-протокольной работе	- поручения, определенные протоколами совещаний с участием Главы города
отдел по организации работы с обращениями граждан	- письменные и устные обращения граждан
отдел документационного обеспечения	- документы органов государственной власти, органов прокуратуры, корреспонденция иных организаций с поручениями, определенными резолюциями Главы города (первого заместителя, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата)

11.3. Контроль исполнения правовых актов Главы города и Администрации города (далее - правовые акты) осуществляется в соответствии с распоряжением Администрации города от 16.10.2015 N 192-РА "Об утверждении Положения об организации контроля исполнения правовых актов Главы города и Администрации города Нижний Тагил", которое устанавливает порядок контроля исполнения правовых актов Главы города и Администрации города, регламентирует обязанности, ответственность и взаимодействие всех участников контроля.

Правовые акты ставятся на контроль Главы города при наличии в тексте указания о контроле исполнения с установленными конечными и промежуточными сроками контроля.

11.3.1. Постановка правовых актов на контроль осуществляется отделом документационного обеспечения через регистрацию в системе электронного документооборота.

11.3.2. Информация об исполнении правового акта или о ходе его реализации оформляется в виде внутреннего документа по форме согласно Приложению N 28 и направляется в отдел документационного обеспечения по системе электронного документооборота:

1) на снятие с контроля - за 3 дня до срока исполнения правового акта;

2) на продление сроков контроля - за 5 дней до срока исполнения правового акта.

11.3.3. Отдел документационного обеспечения, получив информацию, формирует папку с материалами контрольных правовых актов, готовит проект постановления о снятии или продлении сроков контроля правовых актов и представляет его на рассмотрение Главе города.

Постановления Администрации города Нижний Тагил о снятии и продлении сроков контроля правовых актов вместе с материалами об их исполнении формируются в дела и хранятся не менее одного года в отделе документационного обеспечения.

Снятие правового акта с контроля не прекращает его действия.

11.3.4. Основанием для снятия правового акта с контроля является также принятие нового правового акта, отменяющего его действие или признание его утратившим силу.

11.4. Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений Главы города устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения и решения вопросов, рассмотренных на совещаниях.

Контроль за исполнением поручений, определенных протоколами совещаний с участием Главы города, осуществляет отдел по организационно-протокольной работе.

11.4.1. Контроль исполнения включает постановку протокольного поручения на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение поручений Главы города.

11.4.2. Контроль может осуществляться как оперативными методами (выезды на место, организация проверок и совещаний, в телефонном режиме), так и традиционными (получение информации от исполнителей в виде справок, отчетов, заключений).

11.4.3. Информация об исполнении поручения Главы города, направляется ответственному исполнителю для подготовки обобщенной информации.

Обобщенная информация, подготовленная ответственным исполнителем поручения, направляется Главе города через отдел по организационно-протокольной работе.

Если представленная исполнителем информация не соответствует установленным требованиям, она может быть возвращена исполнителю для доработки.

11.4.4. Поручение считается исполненным конкретным исполнителем на основании представленной письменной информации первого заместителя, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата, руководителя органа Администрации города на имя Главы города в отдел по организационно-протокольной работе.

11.4.5. Решение о снятии поручения с контроля принимается в связи с его выполнением (на основании резолюции Главы города), подготовкой соответствующего нормативного правового акта Главы города, Администрации города (исчерпывающего поручения), регистрацией ответа в отделе документационного обеспечения физическому или юридическому лицам.

11.4.6. В случае, если орган Администрации города является соисполнителем поручений, контроль за исполнением поручений прекращается на основании документированной информации соответствующих органов о направлении в установленном порядке ответственному исполнителю и в отдел по организационно-протокольной работе соответствующих документов (предложений, заключений, проектов актов и иных материалов).

11.4.7. Отдел по организационно-протокольной работе, осуществляющий контроль за исполнением поручений, определенных протоколами совещаний, ежемесячно представляет Главе города информацию о выполнении находящихся на контроле поручений.

11.5. Контроль исполнения документов от органов государственной власти, органов прокуратуры, иных организаций, граждан, письменных поручений, определенных резолюциями Главы города, первого заместителя, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата, согласно распределению между ними полномочий, осуществляет отдел документационного обеспечения.

11.5.1. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания даты исполнения, но имеющие к тексту пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более 30 дней;

по запросам депутатов Государственной Думы - не позднее 30 дней со дня регистрации;

по запросам депутатов Законодательного Собрания Свердловской области - не позднее 20 дней со дня регистрации;

по запросам депутатов Нижнетагильской городской Думы - не позднее 30 дней со дня регистрации;

по протестам прокуратуры - не позднее 10 дней со дня регистрации;

по представлениям прокуратуры - не позднее 30 дней со дня регистрации.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

11.5.2. Дата исполнения указывается в резолюции и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

11.5.3. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Главы города или первого заместителя, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города, давших поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

11.5.4. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел документационного обеспечения для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, подпись).

11.5.5. Приостанавливать исполнение документов имеет право только автор документа.

11.5.6. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные получают копии документа.

11.5.7. При уходе в отпуск или отсутствии на работе по другой причине работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

11.5.8. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документом пересылается экземпляр регистрационно-контрольной формы, который после исполнения возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

11.5.9. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируется в регистрационно-контрольной форме отделом документационного обеспечения.

11.5.10. Снятие документа с контроля оформляется:

отметкой в СЭД "Основание для снятия с контроля";

формированием отчета об исполнении документа и направлении его в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

На документе и в регистрационно-контрольной форме проставляется отметка об исполнении, подпись основного исполнителя, дата.

11.6. Отдел документационного обеспечения, отдел по организационно-протокольной работе, отдел по организации работы с обращениями граждан готовят сводную информацию по исполнительской дисциплине за год, квартал, месяц.