Глава 18. Аудиовизуальное документирование деятельности Администрации города

Глава 18. Аудиовизуальное документирование деятельности Администрации города

18.1. В Администрации города проводятся аудиозапись, фотосъемка и видеосъемка. Аудиозапись совещаний при Главе города, аппаратных совещаний при Главе города осуществляется специалистом по радиотелевизионному и электронному оборудованию или специалистом организационно-протокольного отдела.

18.2. Расшифровка аудиозаписи оформляется на общем бланке шрифтом размером 14.

Гриф (пометка) ограничения доступа к документу печатается на лицевой стороне первого листа документа в правом верхнем углу.

Наименование вида документа - словосочетание "РАСШИФРОВКА АУДИОЗАПИСИ" - печатается прописными буквами и выравнивается по центру относительно границ текста.

Дата проведения совещания оформляется словесно-цифровым способом и ограничивается левым полем, печатается через 2-3 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Расшифровки аудиозаписей нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Регистрационный номер и место проведения совещания печатаются на одной строке с реквизитом "Дата".

Текст отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через один межстрочный интервал и отражает дословное содержание сказанного участвующими в заседании лицами.

Расшифровка аудиозаписи подписывается руководителем аппарата Администрации города.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

18.3. В случае осуществления фотосъемки (видеосъемки) мероприятий, проводимых Администрацией города, сторонними организациями или частными фотографами (операторами) по договору (заказу) органа Администрации города, организаторы мероприятия обязаны передать в отдел по делам архивов все созданные за счет бюджетных средств фото - или видеодокументы.

18.4. Все аудиовизуальные материалы (фотографии, фотоальбомы, видеоролики, аудиокассеты, диски и др.), поступившие в органы Администрации города от учреждений и организаций, в результате проведения различных конкурсов, смотров и др. мероприятий, также подлежат обязательной передаче в отдел по делам архивов, не позднее, чем через 1 год с даты их создания (поступления на конкурс).

18.5. Фотодокументы передаются в следующем комплекте:

подлинники (пленочные негативы или другие оригиналы документов на электронных носителях);

контрольные фотоотпечатки;

аннотация к каждому кадру (наименование события, дата, место события, фамилии, имена отчества, должности изображенных лиц, фамилия и инициалы автора съемки).

18.6. Каждая единица хранения видеозаписи (кассета, диск) должна иметь аннотации к каждому сюжету (наименование события, дата, место события, фамилии, имена отчества, должности лиц снятых в сюжете, продолжительность сюжета в минутах или секундах, фамилия и инициалы автора съемки).