Глава 7. Подготовка и оформление отдельных видов документов

Глава 7. Подготовка и оформление отдельных видов документов

7.1. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы содержат сведения, необходимые для принятия решения и позволяющие выбрать тот или иной способ действия.

7.2. Проект протокола совещания, рабочей встречи, видеоконференции с участием Главы города и иных должностных лиц Администрации города (далее - протокол) оформляется на листах стандартного формата A4 шрифтом Times New Roman размером 14 (допускается использование шрифта Times New Roman размером 12, когда проект протокола необходимо разместить на одной странице) (Приложение N 16). Проект протокола заводится в СЭД в электронном виде.

7.2.1. При оформлении проекта протокола на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Нумерация страниц проекта протокола - сквозная до последней страницы последнего приложения. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами с использованием шрифта Times New Roman размером 14 без слова "страница" и знаков препинания.

7.2.2. Протокол имеет следующие реквизиты:

гриф утверждения;

вид документа, включающий наименование и дату мероприятия;

дата документа;

регистрационный номер;

текст;

гриф согласования;

отметка об исполнителе.

7.2.3. Проект протокола может оформляться в полной или краткой форме.

Краткая форма протокола не содержит хода обсуждения вопроса и фиксирует только принятое по нему решение.

В протоколе используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ"). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

7.2.4. Слово "ПРОТОКОЛ" в реквизите "вид документа" печатается от границы верхнего поля прописными буквами с разреженным межзнаковым интервалом полужирным шрифтом с выравниванием по центру текстового поля.

Наименование протокола и дата проводимого мероприятия, которая оформляется словесно-цифровым способом и печатается в отдельной строке, отделяются от слова "ПРОТОКОЛ" дополнительным межстрочным интервалом, печатаются строчными буквами через одинарный межстрочный интервал полужирным шрифтом, например:

                                ПРОТОКОЛ

          совещания у заместителя Главы Администрации города

          по социальной политике И.О. Фамилия по вопросу...

                          от 25 июля 2015 года

7.2.5. Реквизит "дата протокола" оформляется через дополнительный межстрочный интервал от реквизита "Вид документа" в момент регистрации протокола от левой границы текстового поля цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 25.05.2015.

7.2.6. Реквизит "Регистрационный номер протокола" располагается ближе к правой границе текстового поля документа на одном уровне с датой протокола и оформляется с использованием знака "N". Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года в соответствии с журналами регистрации протоколов либо регистрации в СЭД. К порядковому номеру некоторых видов протоколов через дефис могут добавляться буквенные индексы.

7.2.7. Протокол состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части протокола указываются должности, инициалы и фамилии председательствующего и присутствующих на мероприятии.

Вводная часть проекта протокола отделяется от реквизитов "Дата протокола" и "Регистрационный номер протокола" одним дополнительным межстрочным интервалом.

Если в проекте протокола необходимо указание сведений о председательствующем и секретаре, слова "Председательствовал" и "Секретарь" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы, после слов "Председательствовал" или "Секретарь" ставится двоеточие.

Вводная часть составляется по схеме:

Председательствовал:

Должность И.О. Фамилия

Секретарь:

Должность И.О. Фамилия

Присутствовали:

В проектах протоколов совещаний, проводимых Главой города, первым заместителем, заместителями Главы Администрации города сведения о председателе и о секретаре не указываются.

Сведения о присутствующих отделяются от предыдущих реквизитов проекта протокола одним дополнительным межстрочным интервалом, указываются после слова "Присутствовали" в алфавитном порядке через запятую и включают инициалы и фамилию каждого из участников мероприятия.

Слово "Присутствовали" печатается с двоеточием от левой границы текстового поля с прописной буквы.

При необходимости указания наименования должностей присутствующих они печатаются через одинарный межстрочный интервал от слова "Присутствовали" с прописной буквы от левой границы текстового поля; в правой части текстового поля на уровне последней строки наименования должности через тире с выравниванием по левому краю указываются инициалы и фамилии присутствующих (в алфавитном порядке). Наименования должностей присутствовавших отделяются друг от друга одним дополнительным межстрочным интервалом.

Если количество участников мероприятия превышает 10 человек, то указывается их общее количество, а список присутствующих на мероприятии оформляется отдельным приложением, например:

Присутствовали: 19 человек (список прилагается)

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Фраза "Повестка дня" располагается с выравниванием по центру текстового поля.

7.2.8. Основная часть протокола состоит из разделов соответствующих вопросам и содержит сведения о рассмотренных вопросах и принятых решениях (поручениях).

Содержание вопроса печатается с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру текстового поля. Вопрос нумеруется арабской цифрой, обозначающей порядковый номер рассматриваемого вопроса, с точкой после цифры, начинается с предлога "О" ("Об") и подчеркивается одной чертой после последней строки.

Под чертой в скобках с выравниванием по центру текстового поля указываются инициалы и фамилии выступавших на мероприятии в порядке очередности выступлений.

Второй и последующие разделы (вопросы) протокола отделяются от решений по предыдущему вопросу одним дополнительным межстрочным интервалом.

Текст каждого раздела может состоять из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от левого поля прописными буквами и заканчиваются двоеточием. Например:

СЛУШАЛИ: (краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст);

ВЫСТУПИЛИ: (краткое содержание каждого выступления, заданного вопроса и ответа. Слова - "вопрос" и "ответ", не пишутся. Записываются инициалы и фамилия выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.);

РЕШИЛИ: (решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).

Решения по вопросу отделяются от перечня выступавших одним межстрочным интервалом и печатаются с абзацным отступом 1,25 см с одинарным межстрочным интервалом.

Если содержание принятого решения включает два и более пункта, то они нумеруются арабскими цифрами с точками после них, отделяются друг от друга точкой и имеют сквозную нумерацию в пределах одного вопроса. Пункты могут иметь подпункты, отделяемые друг от друга точкой с запятой. Подпункты нумеруются в пределах пункта. Номер подпункта должен состоять из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой, например: 1.2.

Пункты и подпункты в проекте протокола отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом.

В решении (поручении) по протоколу должны быть указаны непосредственные исполнители данного решения (поручения) и конкретные сроки исполнения решения (поручения). При назначении нескольких исполнителей ответственный за представление доклада об исполнении поручения (ответственный исполнитель) указывается в соответствии с поручением должностного лица или первый в списке исполнителей.

Исполнители решения и срок исполнения конкретного поручения указывается после соответствующего пункта или подпункта через один межстрочный интервал с новой строки словесно-цифровым способом с абзацным отступом 1,25 см, например:

Ответственный: И.О. Фамилия

Срок - 14 сентября 2015 года

7.2.9. Если по принятому решению есть особое мнение, то оно записывается после соответствующего протокольного решения.

7.2.10. Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прикладывается к протоколу.

7.2.11. При голосовании в протоколе указывают результаты голосования по каждому вопросу: за ____, против ____, воздержались ____.

7.2.12. При проведении аппаратных совещаний протокол оформляется кратко. В кратком протоколе указываются инициалы и фамилия докладчиков, темы докладов, инициалы фамилия выступавших, решения по вопросу. Тексты докладов и выступлений прилагаются к краткому протоколу.

7.2.13. Проект протокола совещания при Главе города согласовывает руководитель аппарата Администрации города.

Протокол подписывает председательствовавший.

7.2.14. Ведение и оформление протоколов совещаний, проводимых Главой города, первым заместителем, заместителями Главы Администрации города, руководителем аппарата Администрации города, возлагается на отдел по организационно-протокольной работе управления по организационно-массовой работе Администрации города (далее - отдел по организационно-протокольной работе).

7.2.15. Протоколы оформляются в течение двух рабочих дней.

7.2.16. Отметка об исполнителе протокола проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, печатается шрифтом Times New Roman размером 10 через одинарный межстрочный интервал, например:

Вера Павловна Иванова

(3435) 34-56-78

7.3. Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый Администрацией города в адрес государственных органов, органов местного самоуправления, организаций различных форм собственности, их руководителей, отдельных должностных лиц, граждан (Приложение N 17).

В рамках внутренней переписки, служащей для информационного обмена между органами Администрации города, должностными лицами муниципальных учреждений и предприятий используются служебные, пояснительные, аналитические, объяснительные записки. Общие требования, предъявляемые к оформлению внутренней переписки, аналогичны требованиям к оформлению проекта служебного письма.

7.3.1. Для оформления проектов служебных писем в Администрации города используются:

бланк письма Главы города (Приложение N 1);

бланк письма Администрации города (Приложение N 2);

бланк письма органа Администрации города (Приложение N 3).

Служебные письма имеют следующие обязательные реквизиты:

адресат;

дата документа;

регистрационный номер;

наименование (заголовок) документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

7.3.2. Органы Администрации города в рамках служебной и внутренней переписки в СЭД подготавливают документы, используя при оформлении разработанные электронные шаблоны служебных писем.

Проект служебного письма оформляется с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размером 14 (допускается использование шрифта Times New Roman размером 12, когда проект служебного письма необходимо разместить на одной странице).

7.3.3. Если проект служебного письма подготовлен с использованием СЭД, то письмо оформляется на бланке с использованием электронного шаблона.

7.3.4. Верхнее поле проекта служебного письма устанавливается границами бланка (шаблона), левое поле - 30 мм, нижнее - 20 мм, правое - 10 мм. При оформлении проекта служебного письма на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц должно составлять 20 мм, вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами с использованием шрифта Times New Roman размером 14 без слова "страница", иных символов и знаков препинания.

7.3.5. Реквизит "Адресат" размещается в правом верхнем углу первой страницы проекта служебного письма, начинается с прописной буквы, строки реквизита выравниваются по левой границе, отведенной для данного реквизита, установленной на расстоянии 80 мм от правой границы текстового поля документа.

При написании реквизита "Адресат" не используются курсив и выделение текста полужирным шрифтом.

7.3.6. Текст проекта служебного письма отделяется от его наименования двумя дополнительными межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman размером 14 с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по ширине страницы.

Текст проекта служебного письма должен быть ясным, логичным и кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме: введение, в котором объясняются причины составления служебного письма; основная часть, в которой излагается суть вопроса, включая доказательства или опровержения; заключение, в котором формулируется основная цель направления служебного письма. В зависимости от содержания проекта служебного письма иногда может изменяться структура изложения текста, применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст проекта служебного письма излагается преимущественно от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"), от третьего лица единственного числа ("управление считает возможным"). Тексты ответных служебных писем должны соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководителей.

Обязательным элементом служебного письма является обращение к адресату. В качестве обращения к адресату обычно используются имя и отчество адресата. В конце обращения ставится восклицательный знак, например:

                        Уважаемый Иван Иванович!

В этом случае текст проекта служебного письма печатается с новой строки с абзацным отступом 1,25 см с прописной буквы.

7.3.7. При составлении проекта служебного письма целесообразно:

излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями;

применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;

употреблять термины в их общепринятом, однозначном толковании;

отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении, в соответствии с которым подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;

не применять устаревшие слова, выражения и обороты;

отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо изложения;

избегать неоправданного употребления иностранных слов.

Содержание текста проекта служебного письма должно строиться таким образом, чтобы у адресата в процессе чтения складывалось более целостное понимание освещаемого в тексте служебного письма вопроса.

7.3.8. Смысловые части текста проекта служебного письма оформляются абзацами. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то оно излагается от первого лица единственного числа - "Прошу", "Направляю".

7.4. Телеграмма используется для передачи срочной информации.

7.4.1. Проект телеграммы оформляется на листах стандартного формата А4. Верхнее поле проекта телеграммы составляет 20 мм, левое поле - 30 мм, нижнее - 20 мм, правое - 10 мм. Проект телеграммы печатается с использованием текстового редактора Microsoft Office шрифтом Times New Roman размером 14.

Телеграммы, составляемые в Администрации города, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, телеграф. Если телеграммы отправляются в счет внесенного аванса, то они сдаются по отдельным описям, составляемым в двух экземплярах

В телеграммах содержатся следующие реквизиты:

служебный заголовок;

указание на категорию телеграммы;

отметка о виде телеграммы;

телеграфный адрес получателя, полный или условный;

текст - содержание телеграммы;

регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации;

подпись;

адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

7.4.2. Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.

Вид документа "ТЕЛЕГРАММА" печатается от границы верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом Times New Roman размером 14 и выравнивается по центру текстового поля. В зависимости от вида документа перед словом "ТЕЛЕГРАММА" может указываться категория телеграммы "СРОЧНАЯ").

В случае направления простой телеграммы категория не указывается.

7.4.3. Ниже вида документа через три дополнительных межстрочных интервала в правом верхнем углу проекта телеграммы с выравниванием по левой границе, отведенной для данного реквизита, оформляется реквизит "Адресат" с обязательным указанием подробного адреса в следующей последовательности: почтовый индекс, название населенного пункта, название района, название области, края, автономного округа, республики, название страны, название улицы, номер дома; наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации; наименование должности; инициалы и фамилия. Наименование должности и фамилия адресата указываются в дательном падеже.

Вместо полного адреса может указываться условный телеграфный адрес организации при его наличии, например:

191060 Санкт-Петербург 15 "Восход"

Если телеграмма направляется в город областного или краевого подчинения, в адресе указывается наименование области или края, например:

ПОЛЕВСКОЙ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Если телеграмма направляется в населенный пункт, находящийся в районном подчинении, в адресе указывается наименование района, области или края, например:

ПЕЛЫМ ГАРИНСКОГО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

При направлении телеграммы в четыре и более адреса к проекту телеграммы прилагается указатель рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов, завизированный исполнителем, подготовившим проект телеграммы.

7.4.4. Текст телеграммы должен быть предельно кратким.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер НР", "Ваш" или "на Ваш".

Текст телеграммы излагается без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя). При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка); зпт (запятая); двтч (двоеточие); кв ч (кавычки), скб (скобки), нр. (номер)

Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, арифметических действий (плюс, минус, деление).

Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.

Цифровые данные, в том числе даты, в тексте указывают словами.

Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательств, аргументация.

Если в тексте проекта телеграммы содержится запрос предоставления определенной информации, необходимо обязательно указать в какое подразделение, кому и каким способом должны быть направлены запрашиваемые данные.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой ("тчк").

7.4.5. После текста, но перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы.

7.4.6. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. Наименование организации и должность автора указывать не обязательно.

Телеграммы подписываются Главой города или первым заместителем Главы Администрации города.

7.4.7. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и при необходимости номер телефона.

7.4.8. Если назначается определенная дата отправки телеграммы, то в нижней части страницы проекта телеграммы над отметкой об исполнителе от левой границы текстового поля указывается дата необходимой отправки телеграммы.

Исходящий номер документа (делопроизводственный номер) проставляется на телеграммах так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления в часах и минутах проставляются перед текстом телеграммы.

7.4.9. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны страницы проекта телеграммы шрифтом Times New Roman размером 10 (допускается использование шрифта Times New Roman размером 8, чтобы разместить проект телеграммы на одной странице). Отметка об исполнителе включает полные имя, отчество, фамилию исполнителя (допускается написание перед фамилией инициалов, которые отделяются от фамилии пробелом) и номер его телефона с указанием кода города, например:

Виктор Иванович Петров

(3435) 41-21-43

7.5. Телефонограмма составляется в одном экземпляре, на чистом листе бумаги.

7.5.1. Реквизиты телефонограммы:

название учреждения - автора документа;

должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;

номер его телефона;

наименование организации получателя;

должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;

номер его телефона;

дата и номер телефонограммы;

текст;

наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

7.5.2. Текст не должен превышать 50 слов, содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и точной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением.

7.5.3. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

7.5.4. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан немедленно ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначается полученная информация.

7.5.5. Телефонограммы регистрируются в журналах регистрации входящих и исходящих телефонограмм.

7.6. Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (Приложение N 18).

7.6.1. Составляется на бланке письма органа Администрации города или стандартных листах бумаги формата А4.

7.6.2. При написании на стандартных листах бумаги докладная записка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование органа местного самоуправления;

наименование органа Администрации города;

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

дата документа (дата подписания автором);

адресат;

наименование (заголовок) документа (отвечает на вопрос "О чем?");

текст (состоит из констатирующей (описательной), аналитической и заключительной частей);

подпись должностного лица.

7.6.3. В констатирующей части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для написания докладной записки, которые обязательно сопровождаются ссылками на даты и документы.

В аналитической части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из ситуации.

В заключительной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

7.7. Служебная записка - документ, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя, направленный одним должностным лицом другому.

Служебная записка - это документ внутренней переписки между структурными подразделениями или должностными лицами.

Составляется служебная записка аналогично документу "Докладная записка".

7.8. Инициаторами ходатайства о награждении Главой города могут быть должностные лица органов местного самоуправления города Нижний Тагил, председатель Избирательной комиссии города Нижний Тагил, руководители органов Администрации города, руководители и коллективы организаций независимо от форм собственности (далее - инициатор награждения).

7.8.1. Ходатайство о награждении состоит:

из сопроводительного письма, подписанного инициатором ходатайства о награждении (Приложение N 19);

представления к награждению, подписанного руководителем предприятия, учреждения, организации или органа, где работает или проходит

службу лицо, представляемое к награждению, с указанием должности и даты подписания (Приложение N 20);

копии страницы паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, содержащей сведения о фамилии, об имени и отчестве лица, представляемого к награждению.

7.8.2. При ходатайстве коллегиального органа к представлению к награждению прилагается решение коллегиального органа.

7.8.3. Ответственность за достоверность указанных в представлении к награждению сведений возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации или органа, подписавшего представление к награждению.

7.8.4. Ходатайство о награждении Благодарственным письмом Главы города вносится инициатором награждения на имя Главы города не менее чем за месяц до предполагаемой даты награждения.

Ходатайство о награждении Благодарственным письмом принимается к рассмотрению, если гражданин или организация ранее были награждены наградами органов Администрации города или наградами организации, являющейся инициатором поощрения.

7.8.5. Ходатайство о награждении Почетной грамотой Главы города вносится инициатором награждения на имя Главы города не менее чем за два месяца до предполагаемой даты награждения.

Гражданин, представляемый к награждению, должен иметь стаж работы в сфере профессиональной деятельности не менее десяти лет, стаж работы в организации не менее пяти лет.

Ходатайство о награждении Почетной грамотой принимается к рассмотрению, если гражданин ранее был награжден наградами органов государственной власти, ведомственными наградами и благодарственным письмом Главы города Нижний Тагил.

7.9. Акт - документ справочно-информационного характера, составленный уполномоченными лицами (лицом) для подтверждения установленных фактов, событий (Приложение N 21).

7.9.1. Проект акта оформляется на листе стандартного формата A4 с использованием текстового редактора Microsoft Office шрифтом Times New Roman размером 14. Допускается использование шрифта Times New Roman размером 12, когда акт необходимо разместить на одной странице. Проект акта заводится в СЭД в электронном виде. Верхнее поле проекта акта должно быть 20 мм, левое поле - 25 мм, нижнее - 20 мм, правое - 10 мм.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами с использованием шрифта Times New Roman размером 14 без слова "страница", иных символов и знаков препинания.

7.9.2. При оформлении проекта акта используется угловое расположение реквизитов. В левом верхнем углу первой страницы проекта акта шрифтом Times New Roman размером 14 прописными буквами указывается наименование органа местного самоуправления (Администрация города Нижний Тагил). Ниже, с новой строки, полужирным шрифтом Times New Roman размером 14 прописными буквами оформляется наименование органа Администрации города.

7.9.3. Вид документа "АКТ" указывается под наименованием органа Администрации города полужирным шрифтом Times New Roman размером 14 прописными буквами с разреженным межзнаковым интервалом.

7.9.4. Датой акта является дата актируемого события. Дата акта оформляется ниже вида документа цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 25.05.2012.

7.9.5. Регистрационный номер акта располагается на одной строке с датой документа и оформляется с использованием знака "N".

7.9.6. Реквизит "Место составления документа" печатается под датой и регистрационным номером акта и содержит указание на населенный пункт, где актируется событие (город Нижний Тагил).

7.9.7. Наименование акта отражает краткое указание на событие или действие, послужившее причиной составления акта. Наименование акта отвечает на вопрос "Чего?" (например, приема-передачи документов, проверки наличия документов), оформляется от левой границы текстового поля. Наименование акта печатается через один дополнительный межстрочный интервал после строки с указанием места составления акта с одинарным межстрочным интервалом без кавычек и подчеркиваний. Точка в конце наименования акта не ставится.

Текст акта отделяется от наименования акта двумя межстрочными интервалами и состоит из вводной и констатирующей частей.

7.9.8. Вводная часть акта содержит указание на основание для составления акта, перечисление лиц, составивших акт, их должностей, инициалов и фамилий.

Слово "Основание" печатается от левой границы текстового поля акта, затем после двоеточия печатается текст основания, например:

     Основание: распоряжение Главы города Нижний Тагил от ______ N ______

"Наименование документа"

Через один дополнительный межстрочный интервал от текста основания составления акта без абзацного отступа печатается слово "Составлен" либо слова "Составлен комиссией в составе", и далее после двоеточия с новой строки от левой границы текстового поля перечисляются составители акта либо приводится состав комиссии с указанием должностей и фамилий с инициалами с оформлением во всю ширину строки.

Если акт составляется комиссией, то от левой границы текстового поля акта с прописной буквы печатается слово "Председатель", после которого ставится двоеточие и указываются должность, инициалы и фамилия председателя комиссии. Затем через один дополнительный межстрочный интервал от левой границы текстового поля с прописной буквы печатаются слова "Члены комиссии", ставится двоеточие и указываются должности, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, например:

Составлен комиссией в составе:

Председатель: должность И.О. Фамилия

Члены комиссии: должность И.О. Фамилия

должность И.О. Фамилия

должность И.О. Фамилия

7.9.9. Текст констатирующей части акта отделяется от вводной части акта двумя дополнительными межстрочными интервалами, печатается с одинарным межстрочным интервалом. В констатирующей части акта излагаются суть, характер, методы и сроки проделанной работах, установленные факты или события, излагаются выводы, предложения.

7.9.10. Под содержательной частью акта через один дополнительный межстрочный интервал, от левой границы текстового поля указываются сведения о количестве экземпляров акта. Печатается фраза "Составлен в _____ экземплярах:", с новой строки указываются порядковый номер экземпляра, фамилия и инициалы лица либо название подразделения, для которого подготовлен экземпляр акта, например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. - в дело,

2-й экз. - финансовое управление

3-й экз. - экономическое управление

или

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. - Фамилия И.О.

2-й экз. - Фамилия И.О.

3-й экз. - Фамилия И.О.

7.9.11. Акт имеет юридическую силу, если подписан всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Подписи отделяются от текста акта двумя межстрочными интервалами. При подписании акта проставляются личные подписи и расшифровки подписей в виде инициалов и фамилий лиц, принимавших участие в его оставлении, наименования занимаемых должностей не указываются. Фамилии располагаются в алфавитном порядке и ограничиваются правой границей текстового поля. Если акт составлен комиссией, то при оформлении подписей указываются слова "Председатель комиссии" и "Члены комиссии", которые печатаются от левой границы текстового поля, например:

Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

7.9.12. При необходимости утверждения акта оно осуществляется должностным лицом, к компетенции которого относится содержание акта, и оформляется грифом в соответствии с подпунктом 4.3.15 настоящей Инструкции.

Акты по материальным, финансовым и другим вопросам могут быть утверждены распорядительным документом.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

7.10.1. Доверенность (письменное уполномочие) - документ, оформляемый для представления интересов и совершения юридически значимых действий от имени Администрации города или органов Администрации города с правами юридического лица, в том числе для:

представления интересов (ведения дел) в органах государственной власти (в том числе судебных и антимонопольных) и местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждениях, нотариальных конторах, жилищно-эксплуатационных и иных специализированных организациях;

заключения гражданско-правовых сделок с физическими и юридическими лицами от имени Администрации города, органов Администрации города, наделенных правами юридического лица;

представления интересов в хозяйственных обществах, доли (акции) которых находятся в муниципальной собственности.

7.10.2. Доверенность оформляется на бланках Администрации города, органов Администрации города, наделенных правами юридического лица, используемых для исходящих документов.

Текст доверенности размещается на бланке в соответствии с требованиями, установленными для служебных писем.

7.10.3. Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается на расстоянии не менее 8,0 см от верхнего края листа прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

7.10.4. Обязательными реквизитами доверенности являются:

дата документа (совпадает с датой регистрации);

регистрационный номер;

текст;

подпись должностного лица;

оттиск гербовой печати.

7.10.5. Если доверенность выдается на имя муниципального служащего, работников муниципальных предприятий и учреждений, в тексте указываются его фамилия, имя, отчество, полное наименование должности и паспортные данные.

Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

7.10.6. Проект доверенности составляется в двух экземплярах.

Один экземпляр доверенности, выдаваемой за подписью Главы города, визируется руководителем органа Администрации города и согласовывается руководителем юридического управления путем проставления визы в нижней части лицевой стороны листа с указанием фамилии и инициалов (визовый экземпляр).

Порядок согласования доверенностей, выдаваемых руководителями органов Администрации города с правами юридического лица, устанавливается указанными органами.

7.10.7. Доверенности регистрируются в отделе документационного обеспечения с обязательным заполнением реквизита "Вид документа" (доверенность) и имеют порядковую нумерацию в пределах календарного года.

Регистрационный номер переносится исполнителем в установленное место на документ.

7.10.8. После регистрации оригинал доверенности выдается лицу, указанному в тексте в качестве представителя.

Визовый экземпляр подлежит хранению в юридическом управлении Администрации города.

Визовый экземпляр подлежит хранению в отделе документационного обеспечения.

7.10.9. В случае изменения указанных в тексте доверенности фамилии, имени, отчества, паспортных данных, наименования должности представителя ее оригинал утрачивает юридическую силу. При необходимости уполномоченному лицу выдается новая доверенность.

7.10.10. В случае расторжения трудовых договоров с муниципальными служащими, работниками муниципальных учреждений, представляющими интересы Администрации города, органов Администрации города с правами юридического лица, а также по истечении срока действия доверенности, руководителями органов Администрации города и руководителями муниципальных учреждений осуществляется контроль за возвратом ими доверенностей в юридическое управление Администрации города.

7.10.11. Настоящий порядок оформления и регистрации доверенностей не распространяется на доверенности для получения товарно-материальных ценностей.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

7.11.1. Указание по исполнению документа, данное Главой города, первым заместителем, заместителем Главы города, руководителем аппарата Администрации города, руководителем органа Администрации города и его заместителем (далее - поручение) оформляется, как правило, на бланке поручения формат A6 (105x148 мм) (Приложение N 22) с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размером от 14 до 12.

7.11.2. Поручение оформляется на бланке поручения руководителя или на листе бумаги формата А6 и должно содержать следующие последовательно расположенные реквизиты:

наименование должности лица, выдавшего поручение;

текст поручения;

подпись должностного лица;

дата документа;

номер и дата документа, к которому относится указание.

7.11.3. Наименование должности должно точно соответствовать наименованию, установленному Уставом города, положениями и учредительными документами, размещается на бланке центрованным способом через дополнительный межстрочный интервал от верхнего края текстового поля.

7.11.4. Текст поручения оформляется в соответствии с подпунктом 4.3.16 настоящей Инструкции центрованным способом через дополнительный межстрочный интервал от наименования должности.

При необходимости определения конкретного срока исполнения поручения указание размещается от левого края текстового поля через два дополнительных межстрочных интервала от текста поручения

7.11.5. Подпись должностного лица должна содержать расшифровку подписи, состоящей из инициалов и фамилии.

Подпись и расшифровка подписи располагаются от правового края текстового поля через 3-4 дополнительных межстрочных интервала от текста поручения.

7.11.6. Датой поручения является дата его подписания.

Дата поручения оформляется после подписания цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 25.12.2015.

Дата располагается под расшифровкой подписи через дополнительный межстрочный интервал.

7.11.7. Номер и дата документа, к которому относится указание, оформляется в левом нижнем углу бланка от левой границы текстового поля.