Распоряжение Администрации городского округа Верхняя Пышма Свердловской области от 21 января 2016 г. N 8 "Об утверждении правил делопроизводства и документооборота в администрации городского округа Верхняя Пышма"

В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и постановлением правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", руководствуясь Уставом городского округа Верхняя Пышма:

1. Утвердить Правила делопроизводства и документооборота в администрации городского округа Верхняя Пышма (прилагаются).

2. Руководителям муниципальных предприятий и учреждений городского округа Верхняя Пышма привести в соответствие (разработать) инструкции по ведению делопроизводства с учетом условий и специфики своей деятельности, руководствуясь утвержденными Правилами.

3. Настоящее распоряжение опубликовать в газете "Красное знамя" и на официальном сайте городского округа Верхняя Пышма.

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации городского округа Верхняя Пышма по общим вопросам Н.М. Кропачева.

Глава администрации

В.С. Чирков

Правила
делопроизводства и документооборота в администрации городского округа Верхняя Пышма
(утв. постановлением администрации городского округа Верхняя Пышма от 21 января 2016 г. N 8)

1. Общие положения

1.1. Правила делопроизводства и документооборота (далее - Правила) в администрации городского округа Верхняя Пышма (далее - администрации городского округа) устанавливают порядок делопроизводства в соответствии с требованиями, установленными Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

1.2. Требования настоящих Правил распространяются на делопроизводство, ведение которого осуществляется на бумажных носителях и в электронном виде.

1.3. Организация и ведение делопроизводства осуществляются структурным подразделением администрации городского округа, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за делопроизводство в других структурных подразделениях (функциональных органах) администрации городского округа.

1.4. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Порядок работы в администрации городского округа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, устанавливается постановлением администрации городского округа.

1.6. Администрация городского округа на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую распоряжением администрации городского округа по согласованию с муниципальным казенным учреждением "Архив городского округа Верхняя Пышма" (далее - МКУ "Архив городского округа Верхняя Пышма").

1.7. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Федеральными законами от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области", постановлением Правительства Свердловской области от 25.08.2005 N 701-ПП "О порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, бланков и иных носителей герба Свердловской области", решением Думы городского округа Верхняя Пышма от 17.01.2002 N 17/2 "О положении о гербе и флаге муниципального образования "Верхняя Пышма" и города Верхняя Пышма".

2. Основные понятия

2.1. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

государственная информационная система Свердловской области - информационная система, созданная на основании закона Свердловской области или иного правового акта органа государственной власти Свердловской области или иного государственного органа Свердловской области;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот государственного органа или органа местного самоуправления;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности государственного органа или органа местного самоуправления;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в государственных органах или органах местного самоуправления;

информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

муниципальная информационная система - информационная система, созданная на основании решения органа местного самоуправления;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в государственном органе или органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения;

оператор технической поддержки системы электронного документооборота - организация, осуществляющая техническую поддержку системы электронного документооборота;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

служба делопроизводства - структурное подразделение государственного органа или органа местного самоуправления, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях государственного органа или органа местного самоуправления;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

3. Создание документов в администрации городского округа

3.1. Документы, создаваемые в администрации городского округа, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, порядок их расположения и оформления.

3.2. Бланки администрации городского округа разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов используются электронные шаблоны бланков документов.

3.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

3.4. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов утверждаются правовым актом администрации городского округа.

3.5. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности администрации городского округа, являются:

изображение герба городского округа Верхняя Пышма (помещают на бланках документов в соответствии с решением Думы городского округа Верхняя Пышма от 17.01.2002 N 17/2 "О Положении о гербе и флаге муниципального образования "Верхняя Пышма" и города Верхняя Пышма");

наименование органа местного самоуправления (муниципальной должности);

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (принятия) документа;

справочные данные об органе местного самоуправления;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок (наименование) документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа (резолюция);

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности документа;

отметка о поступлении документа.

3.6. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.7. Согласование документа в администрации городского округа оформляется визой уполномоченного должностного лица администрации городского округа. Согласование документа, созданного в администрации городского округа, с другими органами местного самоуправления и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

4. Требования к организации документооборота в администрации городского округа

4.1. В документообороте администрации городского округа выделяются следующие документопотоки:

4.1.1. Входящие документы - поступающие в администрацию городского округа документы, движущиеся от момента поступления до исполнения и направления в дело.

4.1.2. Исходящие документы - отправляемые документы, движущиеся от момента их создания до отправки.

4.1.3. Внутренние документы - движущиеся внутри администрации городского округа от момента создания до исполнения и направления в дело.

4.2. В администрации городского округа доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, средствами системы электронного документооборота, системы межведомственного электронного документооборота и другими способами доставки.

4.3. Порядок работы с документами в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Свердловской области (далее - СЭД ПСО) устанавливается в инструкциях, утвержденных распоряжением Правительства Свердловской области от 17.05.2013 N 624-РП "Об утверждении инструкций по работе с документами в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Свердловской области".

4.4. Документы, поступающие в администрацию городского округа на бумажном носителе, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, направляются исполнителям, и после исполнения помещаются в дела.

4.5. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

4.6. Регистрации подлежат все документы, как создаваемые в администрации городского округа, так и поступающие в администрацию городского округа из других организаций и от физических лиц, за исключением документов, не подлежащих регистрации.

Регистрация документов осуществляется в муниципальной информационной системе электронного документооборота, созданной на основании решения органа местного самоуправления.

Регистрация заявлений на получение муниципальной услуги осуществляется отдельно ответственным исполнителем муниципальной услуги в соответствии с утвержденным административным регламентом в системе электронного документооборота (до введения в систему электронного документооборота регистрации заявлений - в специальном журнале).

4.7. Документы, поступившие в администрацию городского округа (на бумажном носителе, в электронном виде), передаются регистратору входящих документов в день поступления.

Поступившие документы сортируются регистратором входящих документов на регистрируемые и нерегистрируемые согласно инструкции по делопроизводству.

4.8. Регистрация входящих документов осуществляется в течение 3 рабочих дней, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

4.9. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение главе администрации городского округа или по решению главы администрации городского округа иным должностным лицам администрации городского округа. Документы с указаниями по исполнению направляются исполнителям.

4.10. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов администрации городского округа в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

4.11. Подлинник документа направляется уполномоченному лицу либо в структурное подразделение администрации городского округа, ответственное за его исполнение. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается ответственному исполнителю, остальные получают копию документа.

4.12. Исходящие документы после их подписания главой администрации городского округа (заместителем главы администрации городского округа, руководителем структурного подразделения) регистрируются и направляются адресату посредством системы электронного документооборота, в случае необходимости отправки документов на бумажном носителе - передаются в службу делопроизводства для организации отправки средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и другими способами доставки.

4.13. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.14. Документы подлежат отправке не позднее двух рабочих дней с момента получения подлинника документа.

4.15. Передача документов между структурными подразделениями администрации городского округа осуществляется средствами системы электронного документооборота, в случае необходимости передачи документов на бумажном носителе - через службу делопроизводства.

4.16. В администрации городского округа службой делопроизводства ведется учет входящих, исходящих и внутренних документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются главе администрации городского округа в установленном им порядке.

4.17. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах согласно приложению к настоящим Правилам. В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения о документах.

5. Документальный фонд администрации городского округа

5.1. Администрация городского округа формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов.

5.2. Формирование документального фонда администрации городского округа осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в МКУ "Архив городского округа Верхняя Пышма".

5.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации городского округа, в администрации городского округа создается экспертная комиссия (далее - ЭК).

5.4. Экспертиза ценности документов в администрации городского округа проводится в делопроизводстве при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив городского округа совместно с МКУ "Архив городского округа Верхняя Пышма".

5.5. Номенклатура дел администрации городского округа:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатуры дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с экспертной комиссией администрации городского округа главой администрации городского округа не позднее конца текущего года и вводится в действие с 01 января следующего года;

в) составляется в формате Excel и представляется в электронном виде оператору технической поддержки системы электронного документооборота для последующей загрузки в систему не позднее 25 декабря текущего года.

г) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией администрации городского округа в области архивного дела;

д) в случае изменения структуры администрации подлежит пересогласованию с экспертной комиссией администрации городского округа и утверждению в установленном порядке.

5.6. Номенклатура дел администрации городского округа должна включать все документы, образующиеся в деятельности администрации городского округа. Разделы номенклатуры дел, отражающие деятельность администрации городского округа, разрабатываются с учетом сложившейся в администрации городского округа практики.

5.7. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.8. Дела со дня их формирования до передачи в МКУ "Архив городского округа Верхняя Пышма" или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

5.9. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый главой администрации городского округа, и после его истечения подлежат возврату.

Иным органам местного самоуправления и организациям выдаются копии или заверенные копии документов из дел либо дела на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации городского округа или его заместителя, ведающего вопросами делопроизводства.

5.10. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации городского округа с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

5.11. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в МКУ "Архив городского округа Верхняя Пышма" не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях.

Передача дел в МКУ "Архив городского округа Верхняя Пышма" производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в МКУ "Архив городского округа Верхняя Пышма" не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.12. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

Составление номенклатуры дел и описей дел, формирование и оформление дел, а также уничтожение дел временного хранения осуществляется в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263, Основными Правила работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры Российской Федерации от 08.11.2005 N 536.

5.13. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в администрации городского округа определяется МКУ "Архив городского округа Верхняя Пышма".

6. Особенности работы с электронными документами в администрации городского округа

6.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации городского округа.

6.2. В администрации городского округа создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

6.3. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба городского округа Верхняя Пышма.

6.4. Для подписания электронных документов администрации городского округа используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

6.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте администрации городского округа могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в администрации городского округа, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

6.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

6.7. Состав электронных документов, включаемых в систему электронного документооборота, определяется главой администрации городского округа в соответствии с типовым перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Типовой перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается администрацией городского округа.

6.8. Процессы управления документационного обеспечения администрации городского округа в системе электронного документооборота в зависимости от способа приема, передачи документов делятся на следующие группы:

6.8.1. Обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных, поступивших и включенных в систему электронного документооборота путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные средствами почтовой, электрической, фельдъегерской связи или поступившие другими способами доставки).

6.8.2. Обработка организационных, внутренних документов и правовых актов в системе электронного документооборота.

6.9. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи с помощью ключа проверки электронной подписи.

6.10. Документы, поступившие в государственный орган на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

Документы, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, обрабатываются в системе электронного документооборота и не требуют распечатки в процессе обработки.

6.11. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение главе администрации городского округа, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

6.12. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации городского округа.

6.13. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации городского округа.

6.14. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

6.15. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрации городского округа в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.16. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого главой администрации городского округа, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

6.17. Достоверность данных в системе электронного документооборота обеспечивается пользователями при вводе информации при отсутствии вмешательства в документ.

6.18. Электронные документы постоянного хранения передаются и принимаются на хранение в МКУ "Архив городского округа Верхняя Пышма" в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, с необходимым комплексом сопроводительной документации.

6.19. Защита информации в системе электронного документооборота осуществляется уполномоченным органом в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области.

Приложение
к Правилам
делопроизводства и документооборота
в администрации
городского округа Верхняя Пышма

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации городского округа Верхняя Пышма

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

8. Заголовок документа.

9. Индекс дела.

10. Количество листов основного документа.

11. Количество приложений.

12. Общее количество листов приложений.

13. Указания по исполнению документа.

14. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

15. Отметка о конфиденциальности.