Приложение. Регламент обработки документов в Системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил

Приложение

Регламент
обработки документов в Системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил

Процесс "Подготовка порядка проведения совещания" (совещания при Главе города)

ГАРАНТ:

Нумерация в таблице приводится в соответствии с источником

N п/п	Задача	Исполнитель (роль пользователя в СЭД)	Действия исполнителя	Регламентный срок исполнения задачи*
1.	Создание регистрационной карточки (РК) и проекта порядка проведения совещания	Разработчик	Заполняет регистрационную карточку и создает проект порядка проведения совещания	Не регламентировано
			Дорабатывает проект документа (разработка проекта с функцией "Черновик")	Срок подготовки черновика, указанный в РК
2.	Визирование проекта порядка проведения совещания	Руководитель разработчика (по умолчанию - все руководители разработчика до Утверждающего)	Визирует, отправляет на доработку или отклоняет проект документа с указанием замечаний. Может вносить изменения в проект документа.	2 рабочих дня
3.	Согласование проекта порядка проведения совещания (последовательное или параллельное согласование в соответствии со списком согласующих, указанным в регистрационной карточке)	Согласующий	Согласовывает проект документа. Может только согласовать или вернуть на доработку проект документа, указав замечания.	2 рабочих дня
4.	Утверждение проекта порядка проведения совещания (в электронном виде)	Утверждающий или другой руководитель (в соответствии со справочником)	Рассматривает и утверждает проект документа. Может утвердить, отправить на доработку или отклонить проект документа, указав замечания.	2 рабочих дня
Вариант 1: в Регистрационной карточке установлена отметка о подписании документа в бумажном варианте
5.	Распечатка и подтверждение подписания документа	Ответственный за печать (сотрудник отдела по организационно-протокольной работе, указанный в справочнике; если в справочнике не указан, то Разработчик)	Распечатывает документ и передает Главе города для утверждения.	2 рабочих дня
6.	Сканирование утвержденного порядка проведения совещания	Ответственный за сканирование (если в справочнике не указан, то Разработчик)	Выполняет сканирование и прикрепление к регистрационной карточке электронного образа порядка проведения совещания	1 рабочий день
7.	Обеспечение проведения совещания	Ответственный за проведение совещания	Обеспечивает проведение совещания (приглашение участников совещания, их регистрация и т.д.). Вносит информацию в СЭД о проведении (переносе, отмене) совещания. При необходимости осуществляет самостоятельную подготовку протокола.	В установленные порядком проведения совещания сроки + 1 рабочий день
8.	Формирование проекта протокола совещания	Ответственный за подготовку протокола (в соответствии со справочником "Список разработчиков протокола")	Заполняет регистрационную карточку и формирует проект протокола совещания	2 рабочих дня
			Дорабатывает проект документа (разработка проекта с функцией "Черновик")	Срок подготовки черновика, указанный в РК
Вариант 2: в Регистрационной карточке не установлена отметка о подписании документа в бумажном варианте
5.	Обеспечение проведения совещания	Ответственный за проведение совещания	Обеспечивает проведение совещания (приглашение участников совещания, их регистрация и т.д.). Вносит информацию в СЭД о проведении (переносе, отмене) совещания. При необходимости осуществляет самостоятельную подготовку протокола.	В установленный порядком проведения совещания срок + 1 рабочий день
6.	Формирование проекта протокола совещания	Ответственный за подготовку протокола (в соответствии со справочником "Список разработчиков протокола")	Заполняет регистрационную карточку и формирует проект протокола совещания	2 рабочих дня
			Дорабатывает проект документа (разработка проекта с функцией "Черновик")	Срок подготовки черновика, указанный в РК

* Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи:

- 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания

- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.

Процесс "Подготовка протокола совещания" (совещания при Главе города)

ГАРАНТ:

Нумерация в таблице приводится в соответствии с источником

N п/п	Задача	Исполнитель (роль пользователя в СЭД)	Действия исполнителя	Регламентный срок исполнения задачи*
1.	Создание регистрационной карточки и проекта протокола совещания	Специалист по подготовке протоколов совещаний (список сотрудников из справочника)	Заполняет регистрационную карточку и формирует список вопросов и пунктов проекта протокола совещания	1 рабочий день
			Дорабатывает список вопросов и пунктов проекта протокола совещания (разработка проекта с функцией "Черновик")	Срок подготовки черновика, указанный в РК
2.	Визирование проекта протокола совещания	Руководитель специалиста по подготовке протоколов совещаний (по умолчанию - все руководители разработчика до Утверждающего)	Визирует, отправляет на доработку или отклоняет проект документа с указанием замечаний. Может вносить изменения в проект документа.	1 рабочий день
3.	Согласование проекта протокола совещания (последовательное или параллельное согласование в соответствии со списком согласующих, указанным в регистрационной карточке)	Согласующий	Согласовывает проект документа. Может только согласовать проект документа или вернуть на доработку, указав замечания.	2 рабочих дня
5.	Распечатка протокола совещания (предпечать)	Ответственный за печать (если в справочнике не указан, то Разработчик)	Распечатывает документ и направляет бумажный вариант документа на утверждение (подписание)	1 рабочий день
6.	Внесение информации об утверждении.	Ответственный за внесение информации о подписании (по справочнику).	Рассматривает и вносит информацию об утверждении. Могут быть внесены результаты: утвердить, отправить на доработку или отклонить проект документа, указав замечания.	1 рабочий день
7.	Сканирование утвержденного протокола совещания	Ответственный за сканирование (по справочнику)	Выполняет сканирование и прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа.	1 рабочий день
	Далее автоматически осуществляется формирование заданий на исполнение протокольных поручений.

* Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи:

- 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания

- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.

Подпроцесс "Исполнение протокольных поручений"

N п/п	Задача	Исполнитель (роль пользователя в СЭД)	Действия исполнителя	Регламентный срок исполнения задачи*
Вариант 1. Исполнитель поручения - пользователь СЭД, поручение имеет конкретный срок исполнения (поставлено на контроль)
1.	Исполнение поручения	Назначенный в соответствии с протоколом совещания исполнитель	Исполняет поручение (самостоятельно или поручив подчиненному), осуществляет подготовку отчета об исполнении протокольного поручения (подготовку внутреннего документа) или вносит информацию об исполнении (последняя функция доступна только для соисполнителя).	В установленные протоколом совещания сроки
Рассмотрение отчета об исполнении протокольного поручения и снятие с контроля
2.	Проверка отчета об исполнении	Контролер (по справочнику)	Осуществляет проверку поступившего отчета об исполнении. Вносит предложения о снятии с контроля или продлении срока исполнения, при необходимости осуществляет подготовку нового поручения или направляет ответ на доработку с замечаниями.	1 рабочий день
3.	Рассмотрение отчета об исполнении	Ответственный за контроль (по справочнику, Руководитель аппарата Администрации города)	Утверждает предложение ответственного за контроль либо может изменить (подготовить новое) поручение. Определяет необходимость представления отчета об исполнении протокольного поручения Главе города. В случае снятия с контроля поручения система автоматически осуществляет снятие поручения с контроля.	1 рабочий день
4.	Внесение информации о рассмотрении Главой города отчета об исполнении протокольного поручения	Ответственный за внесение результата рассмотрения (по справочнику)	Осуществляет распечатку отчета об исполнении протокольного поручения и доводит до Главы города. Вносит информацию о решении, принятом Главой города. В случае утверждения нового поручения - осуществляет в СЭД его подготовку.	2 рабочих дня
Вариант 2. Исполнитель поручения - пользователь СЭД, срок контроля - постоянно.
1.	Рассмотрение протокольного поручения	Назначенный в соответствии с протоколом совещания исполнитель	Исполняет поручение (самостоятельно или поручив подчиненному).	В установленные протоколом совещания сроки
Вариант 3. Исполнитель - руководитель муниципального учреждения (предприятия), не являющийся пользователем СЭД.
1.	Исполнение поручения	Руководитель органа Администрации города, в ведомственном подчинении которого находится руководитель муниципального учреждения - исполнитель протокольного поручения.	Организует работу по доведению протокола совещания до руководителя муниципального учреждения (предприятия).	1 рабочий день
			Организует работу по подготовке отчета об исполнении протокольного поручения (подготовку внутреннего документа)	В установленные протоколом совещания сроки
Рассмотрение отчета об исполнении протокольного поручения и снятие с контроля
2.	Проверка отчета об исполнении	Контролер (по справочнику)	Осуществляет проверку поступившего отчета об исполнении. Вносит предложения о снятии с контроля или продлении срока исполнения, при необходимости осуществляет подготовку нового поручения или направляет ответ на доработку с замечаниями.	1 рабочий день
3.	Рассмотрение отчета об исполнении	Ответственный за контроль (по справочнику, Руководитель аппарата Администрации города)	Утверждает предложение ответственного за контроль либо может изменить (подготовить новое) поручение. Определяет необходимость представления отчета об исполнении протокольного поручения Главе города. В случае снятия с контроля поручения система автоматически осуществляет снятие поручения с контроля.	1 рабочий день
4.	Внесение информации о рассмотрении Главой города отчета об исполнении протокольного поручения	Ответственный за внесение результата рассмотрения (по справочнику)	Осуществляет распечатку отчета об исполнении протокольного поручения и доводит до Главы города. Вносит информацию о решении, принятом Главой города. В случае утверждения нового поручения - осуществляет в СЭД его подготовку.	2 рабочих дня
Вариант 4. Исполнитель - руководитель предприятия или учреждения, не являющегося муниципальным.
1.	Доведение протокола совещания до исполнителя	Специалист, ответственный за рассылку (при его отсутствии - разработчик протокола)	Осуществляет доведение протокола совещания до исполнителя любым доступным способом: по электронной почте, факсу, нарочным.	1 рабочий день

* Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи:

- 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания

- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.