Приложение N 5

Приложение N 5
к административному регламенту
исполнения Управлением архивами
Свердловской области государственной
функции по осуществлению контроля
за соблюдением законодательства
об архивном деле в Российской Федерации,
законов и иных нормативных правовых
актов Свердловской области об архивном
деле в Свердловской области

Перечень
документов, предоставляемых проверяемым юридическим лицом:

1. Государственный, муниципальный архив:

1.1. Учредительные, правоустанавливающие документы:

- устав;

- положение об архивном отделе (управлении, секторе);

- положения о структурных подразделениях архива;

- должностные инструкции, должностные регламенты сотрудников.

1.2. Организационно-распорядительные документы:

- приказы директора государственного архива, постановления (распоряжения) органов местного самоуправления МО, относящиеся к основной деятельности архива, в том числе о назначении ответственных, возложении обязанностей;

- штатное расписание;

- положение о СИФ, НСБ архива;

- положения о дирекции и комиссиях архива (экспертной, методической и др.);

- протоколы заседаний и решения дирекции, комиссий;

- инструкция по делопроизводству;

- номенклатура дел;

- инструкция по технике безопасности и охране труда;

- журнал учета инструктажа по охране труда технике безопасности;

- инструкция о порядке работы архива при чрезвычайных ситуациях;

- инструкция об охранном режиме архива;

- инструкция о мерах пожарной безопасности в архиве;

- договоры с охранными предприятиями, акты, предписания органов надзора за охранным и пожарным режимами;

- схема эвакуации людей и документов.

1.3. Планово-отчетные документы:

- основные направления развития архивного дела и отчеты об их выполнении за проверяемый период;

- отраслевые разделы программы социально-экономического развития, отчеты о ходе их реализации;

- акты и справки по итогам предыдущей проверки;

- сметы расходов на содержание архива, отчеты об их исполнении.

1.4. Учетные документы:

- порядок учета документов;

- схема учета документов;

- паспорт архива и пояснительная записка к нему;

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов;

- книга учета поступлений документов;

- список фондов;

- листы и карточки фондов;

- листы учета аудиовизуальных документов;

- дела фондов;

- реестр описей;

- описи дел;

- инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни;

- паспорт архивохранилища;

- лист учета и описания уникального документа;

- список фондов, содержащих особо ценные документы;

- опись (или номерник) особо ценных дел;

- реестр описей (номерников) особо ценных дел, документов;

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

- опись страхового фонда;

- схемы размещения фондов в архивохранилище;

- карточки постеллажного и пофондового топографических указателей;

- карты-заместители;

- карточки учета архивных документов с повреждениями носителя; текста;

- книга учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища;

- книга учета выдачи дел во временное пользование;

- карточки учета необнаруженных архивных документов;

- карточки учета технического состояния аудиовизуальных документов;

- журнал учета документов собственности Свердловской области, временно хранящихся в муниципальном архиве;

- журнал учета температурно-влажностного режима.

1.5. Документы по работе с источниками комплектования:

- список организаций - источников комплектования архива;

- список физических лиц (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования архива;

- наблюдательные дела организаций - источников комплектования архива;

- планы-графики приема документов на постоянное хранение в архив, утверждения и согласования описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, согласования номенклатур дел, положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству;

- учетно-справочная картотека работы с источниками комплектования;

- договоры об отношениях и сотрудничестве с организациями негосударственной собственности, физическими лицами - источниками комплектования архива.

1.6. Документы по использованию архивных документов:

- каталоги, указатели, обзоры документов;

- книги (базы данных) регистрации поступающих запросов;

- заявления, письма граждан и организаций о получении архивной справки по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справок;

- порядок работы читального зала архива;

- личные дела пользователей;

- журнал учета посетителей и тематики исследований;

- тематико-экспозиционные планы выставок.

2. Другая организация:

2.1. Организационно-распорядительные и планово-отчетные документы:

- приказы (распоряжения) о создании экспертной комиссии;

- положение об архиве;

- положение об экспертной (центральной экспертной) комиссии (ЭК, ЦЭК);

- протоколы заседаний и решения ЭК (ЦЭК);

- номенклатура дел.

2.2. Учетные документы:

- паспорт архива организации и пояснительная записка к нему;

- книга учета поступления и выбытия документов;

- список фондов;

- лист фонда;

- дело фонда;

- реестр описей;

- описи дел;

- карточки постеллажного и пофондового топографических указателей;

- книга учета выдачи дел из архивохранилища;

- книга учета выдачи дел во временное пользование;

- акты об утрате документов;

- журнал учета температурно-влажностного режима.

2.3. Документы по использованию архивных документов:

- книги (базы данных) регистрации поступающих запросов;

- заявления, письма граждан и организаций о получении архивной справки по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справок.