Раздел 4. Регистрация исходящих документов, касающихся рассмотрения обращений, направление ответов на обращения (п.п. 83 - 89)

Раздел 4. Регистрация исходящих документов, касающихся рассмотрения обращений, направление ответов на обращения

83. Исходящие документы, касающиеся рассмотрения обращений граждан, подписанные главой Администрации города Екатеринбурга, заместителями главы Администрации города Екатеринбурга, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан Информационно-аналитического департамента.

Исходящие документы, касающиеся рассмотрения обращений организаций, подписанные главой Администрации города Екатеринбурга, заместителями главы Администрации города Екатеринбурга, регистрируются в секторе регистрации документов Комитета по организационно-контрольной работе Администрации города Екатеринбурга.

Исходящие документы, касающиеся рассмотрения обращений, подписанные руководителем (заместителем руководителя) органа Администрации или уполномоченным лицом, регистрируются работником, ответственным за организацию работы с обращениями граждан в соответствующем органе Администрации.

84. Регистрационный номер исходящего документа, касающегося рассмотрения обращения гражданина, подлежащего регистрации в отделе по работе с обращениями граждан Информационно-аналитического департамента, состоит из следующих элементов, отделенных друг от друга косой чертой:

индекс должности лица, подписавшего документ;

индекс дела по номенклатуре дел отдела по работе с обращениями граждан Информационно-аналитического департамента;

порядковый номер исходящего документа.

Например: 0121/14.4-08/198, где:

0121 - индекс должности лица, подписавшего документ;

14.4-08 - индекс дела по номенклатуре дел отдела по работе с обращениями граждан Информационно-аналитического департамента;

198 - порядковый номер исходящего документа.

85. Регистрационный номер исходящего документа, касающегося рассмотрения обращения гражданина, подлежащего регистрации в органе Администрации, состоит из следующих элементов, отделенных друг от друга косой чертой:

индекс дела по номенклатуре дел органа Администрации;

порядковый номер исходящего документа.

Например: 14.4-07/198, где:

14.4-07 - индекс дела по номенклатуре дел органа Администрации;

198 - порядковый номер исходящего документа.

86. Исходящему документу, касающемуся рассмотрения обращения организации, подлежащему регистрации в секторе регистрации документов Комитета по организационно-контрольной работе Администрации города Екатеринбурга, регистрационный номер присваивается в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

87. После поступления подписанных должностными лицами Администрации либо уполномоченными лицами ответов на обращения (в подлинниках) в отдел по работе с обращениями граждан Информационно-аналитического департамента, сектор регистрации документов Комитета по организационно-контрольной работе Администрации города Екатеринбурга, орган Администрации осуществляется регистрация ответов и внесение в соответствующие поля электронных регистрационно-контрольных карточек сведений о снятии с контроля обращения и списании его в дело, сканирование подписанных ответов.

Зарегистрированные ответы на обращения передаются в экспедицию для направления заявителям.

Один экземпляр ответа на обращение направляется заявителю по почте, другой (контрольный) остается в органе Администрации, в котором был подготовлен ответ на данное обращение.

88. Ответы на обращения, поступившие в форме электронных документов, направляются заявителям в форме электронных документов по адресам электронной почты, указанным в обращениях, или в письменной форме по почтовым адресам, указанным в обращениях.

89. Ответ на коллективное обращение направляется в адрес первого лица, подписавшего обращение (если в обращении не указано конкретное лицо, которому следует направить ответ), или лица, указанного на конверте.