Глава 6. Формирование и хранение архивных дел по обращениям граждан в отделе по работе с обращениями граждан Информационно-аналитического департамента, секторе регистрации документов Комитета по организационно-контрольной работе Администрации города Екатеринбурга (п.п. 90 - 92)

Глава 6. Формирование и хранение архивных дел по обращениям граждан в отделе по работе с обращениями граждан Информационно-аналитического департамента, секторе регистрации документов Комитета по организационно-контрольной работе Администрации города Екатеринбурга

90. Основанием для начала оформления архивного дела по обращению является поступление в отдел по работе с обращениями граждан Информационно-аналитического департамента, сектор регистрации документов Комитета по организационно-контрольной работе Администрации города Екатеринбурга контрольного экземпляра ответа на обращение в подлиннике (либо в виде скан-копии в АС ДОУ) после ознакомления с ответом должностного лица Администрации либо уполномоченного лица, рассмотревшего обращение, и принятия им решения о снятии обращения с контроля.

91. Обращения граждан, зарегистрированные в отделе по работе с обращениями граждан Информационно-аналитического департамента, после их исполнения со всеми относящимися к ним материалами и контрольными экземплярами ответов возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан Информационно-аналитического департамента. Исключение составляют обращения граждан, подлинники которых согласно номенклатуре дел Администрации хранятся в соответствующем деле (землеотводном (земельном) деле, в деле гражданина, принятого на учет для предоставления земельного участка в собственность бесплатно для индивидуального жилищного строительства, в делах межведомственной комиссии Администрации и т. д.). В этих случаях в отдел по работе с обращениями граждан Информационно-аналитического департамента возвращаются копии обращений граждан и все относящиеся к ним материалы и ответы на обращения.

92. Обращения (подлинники или копии, а также распечатанные на бумажных носителях обращения, поступившие в Администрацию в виде электронных документов), контрольные экземпляры ответов на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также материалы по личному приему заявителей в Администрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела подлежат хранению в течение пяти лет в отделе по работе с обращениями граждан Информационно-аналитического департамента, секторе регистрации документов Комитета по организационно-контрольной работе Администрации города Екатеринбурга.