Глава 4. Исполнение запроса (п.п. 36 - 41)

Глава 4. Исполнение запроса

36. Основанием для начала процедуры по исполнению запроса является принятие решения об исполнении запроса.

37. При наличии запрашиваемой архивной информации в Отделе специалист Отдела подготавливает архивную копию документа, архивную справку, архивную выписку.

38. Архивная копия документа изготавливается путем копирования оригинала архивного документа с использованием специальных средств множительной техники.

Количество архивных копий документов определяется исходя из цели и характера запроса в каждом отдельно взятом случае.

На оборотной стороне каждого листа архивной копии документа проставляется штамп с архивными шифрами и номерами листов документов в деле.

Если архивная копия документа состоит из одного листа, то на оборотной стороне архивной копии проставляется штамп с указанием слова "Верно", наименования должности, подписи, инициалов и фамилии начальника Отдела, даты заверения.

Если архивная копия документа состоит из двух и более листов, то все листы архивной копии документа скрепляются. На месте скрепления листов указывается количество прошитых листов, наименование должности, инициалы, фамилия специалиста Отдела, подготовившего архивную копию документа, слово "Верно", наименование должности, фамилия и инициалы начальника Отдела, дата заверения и ставится подпись специалиста Отдела, подготовившего архивную копию документа.

Архивная копия документа заверяется круглой печатью Отдела и подписью начальника Отдела.

Одновременно с архивной копией представляется на подпись начальнику Отдела сопроводительное письмо о предоставлении запрашиваемой архивной копии.

39. Архивная справка и архивная выписка оформляются и представляются на подпись начальнику Отдела.

Если архивная справка или архивная выписка состоит из двух и более листов, то все листы нумеруются и скрепляются. На месте скрепления листов указывается количество прошитых листов, наименование должности, инициалы, фамилия специалиста Отдела, подготовившего архивную справку или архивную выписку, слово "Верно", наименование должности, фамилия и инициалы начальника Отдела, дата заверения и ставится подпись специалиста Отдела, подготовившего архивную справку или архивную выписку.

Архивная справка и архивная выписка заверяются печатью Администрации города Екатеринбурга с изображением герба муниципального образования "город Екатеринбург", хранящейся в Отделе кадровой и муниципальной службы Администрации города Екатеринбурга, и подписью начальника Отдела.

40. При отсутствии в Отделе запрашиваемой информации специалист Отдела:

не позднее 30 календарных дней со дня регистрации запроса подготавливает письмо об отсутствии запрашиваемой архивной информации с рекомендациями о дальнейших путях поиска при наличии сведений о ее возможном местонахождении;

не позднее семи календарных дней со дня регистрации запроса подготавливает письмо о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации, которые владеют архивной информацией, необходимой для исполнения запроса. Одновременно специалист Отдела подготавливает письмо в адрес заявителя с уведомлением о переадресации его запроса по компетенции в другие архивы или организации.

41. Результатом процедуры является оформленная и заверенная архивная копия документа с сопроводительным письмом, архивная справка или архивная выписка либо письмо, подписанное начальником Отдела, об отсутствии запрашиваемой архивной информации или письмо с уведомлением заявителя о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации.