Глава 2. Прием документов постоянного срока хранения и по личному составу от органов Администрации города в Архив Администрации города Екатеринбурга (п.п. 14 - 19)

Глава 2. Прием документов постоянного срока хранения и по личному составу от органов Администрации города в Архив Администрации города Екатеринбурга

14. Основанием для начала административной процедуры "Прием документов постоянного срока хранения и по личному составу от органов Администрации города в Архив Администрации города Екатеринбурга" является наступление срока приема архивных документов согласно графику приема документов в Архив Администрации города Екатеринбурга.

Ежегодно до первого февраля специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга и информационного обеспечения Отдела по делам архивов (далее - сектор комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга) составляет график приема документов в Архив Администрации города Екатеринбурга, который утверждается начальником Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.

График приема документов в Архив Администрации города Екатеринбурга доводится до каждого руководителя органа Администрации города в обязательном порядке в автоматизированной системе документационного обеспечения управления.

15. В установленные графиком сроки специалисты органов Администрации города, ответственные за делопроизводство, представляют в Отдел по делам архивов документы в неупорядоченном виде в папках-скоросшивателях и сдаточные описи дел постоянного срока хранения и по личному составу.

Отбор документов для передачи в Архив Администрации города Екатеринбурга проводится в соответствии с номенклатурой дел органа Администрации города путем полистного просмотра дел.

По результатам отбора документы формируются в дела (папки-скоросшиватели).

В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, одобренными коллегией Главархива СССР 28.08.1985 и утвержденными Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263 (далее - Основные правила) и Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга, утвержденной Распоряжением Администрации города Екатеринбурга от 29.12.2012 N 266-р "Об утверждении новой редакции Инструкции по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга":

в документах органов Администрации города должны содержаться обязательные реквизиты и подписи;

заголовки, индексы и сроки хранения документов должны быть указаны в соответствии с номенклатурой дел органа Администрации города;

в делах обязательно наличие оригиналов документов.

По завершении формирования дел специалистами органов Администрации города, ответственными за делопроизводство, на основании номенклатур дел органов Администрации города и по форме, установленной Основными правилами, составляются сдаточные описи дел.

Сдаточные описи дел подписываются руководителями органов Администрации города и работниками, ответственными за делопроизводство в органе Администрации города.

Сдаточные описи дел составляются в бумажном варианте в двух экземплярах, один экземпляр хранится в Отделе по делам архивов, второй - в органе Администрации города.

Сдаточные описи дел направляются в Отдел по делам архивов в автоматизированной системе документационного обеспечения управления в виде приложения к служебным запискам органов Администрации города.

В служебной записке органа Администрации города указываются исторические сведения о переименовании или преобразовании органа Администрации города.

16. Прием документов от органа Администрации города осуществляет специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга, а передачу документов - специалист органа Администрации города, ответственный за делопроизводство.

17. При приеме документов от органа Администрации города специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга проверяет:

соответствие количества дел, указанных в сдаточной описи дел органа Администрации города, количеству дел, указанных в номенклатуре дел органа Администрации город