Глава 8. Предоставление органам государственной власти и местного самоуправления, отраслевым (функциональным) и территориальным органам Администрации города Екатеринбурга копий архивных документов, архивных выписок, архивных справок (п.п. 52 - 62)

Глава 8. Предоставление органам государственной власти и местного самоуправления, отраслевым (функциональным) и территориальным органам Администрации города Екатеринбурга копий архивных документов, архивных выписок, архивных справок

52. Основанием для начала административной процедуры "Предоставление органам государственной власти и местного самоуправления, отраслевым (функциональным) и территориальным органам Администрации города Екатеринбурга копий архивных документов, архивных выписок, архивных справок" является запрос органа государственной власти или местного самоуправления, отраслевого (функционального) или территориального органа Администрации города Екатеринбурга о предоставлении необходимой для осуществления ими своих полномочий архивной информации.

53. Запросы органов государственной власти и местного самоуправления доставляются в Отдел по делам архивов непосредственно представителями органов государственной власти и местного самоуправления, поступают по почте и электронной почте, через автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

Запросы отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга поступают только через автоматизированную систему документационного обеспечения управления в виде служебных записок.

Поступившие запросы органов государственной власти и местного самоуправления специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга регистрирует в автоматизированной системе документационного обеспечения управления в день поступления.

54. Специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга осуществляет прием представителей органов государственной власти и местного самоуправления в порядке очереди без предварительной записи.

Обращение представителя органа государственной власти или местного самоуправления в неприемное время (время приема запросов указано в пункте 6 настоящего Административного регламента) является основанием для отказа в приеме запроса.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "пункте 8"

55. Исполнение запросов осуществляют специалисты сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга.

Специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга проводит анализ тематики поступившего запроса и определяет наличие или отсутствие запрашиваемой архивной информации в Архиве Администрации города Екатеринбурга.

56. При наличии запрашиваемой архивной информации в Архиве Администрации города Екатеринбурга специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга подготавливает копию архивного документа, архивную справку или архивную выписку.

57. Копия архивного документа изготавливается путем копирования оригинала архивного документа с использованием специальных средств множительной техники.

Количество копий архивных документов определяется исходя из цели и характера запроса в каждом отдельно взятом случае.

Заверение копии архивного документа осуществляется в следующих случаях:

при исполнении запроса о предоставлении заверенной копии архивного документа;

при получении запроса в порядке межведомственного взаимодействия в бумажном варианте.

Одновременно с копией архивного документа подготавливается и направляется в адрес органа государственной власти или местного самоуправления сопроводительное письмо о предоставлении копии архивного документа.

Направление в адрес отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга сопроводительного письма не требуется.

58. Архивная справка и архивная выписка оформляются специалистом сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга в соответствии с Основными правилами и представляются на подпись начальнику Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.

Архивная справка и архивная выписка заверяются печатью Администрации города Екатеринбурга с изображением герба муниципального образования "город Екатеринбург", хранящейся в Отделе кадровой и муниципальной службы Администрации города Екатеринбурга, и подписью начальника Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.

59. При отсутствии в Архиве Администрации города Екатеринбурга запрашиваемой архивной информации специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга подготавливает письмо об отсутствии запрашиваемой архивной информации с рекомендациями о дальнейших путях поиска при наличии сведений о ее возможном местонахождении:

не позднее 30 календарных дней со дня регистрации запроса - в адрес органа государственной власти или местного самоуправления;

не позднее пяти рабочих дней со дня регистрации запроса - в адрес органа государственной власти, направившего межведомственный запрос в бумажном варианте.

В случае наличия сведений о местонахождении запрашиваемой архивной информации специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга не позднее семи календарных дней со дня регистрации запроса подготавливает письмо о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации, которые владеют архивной информацией, необходимой для исполнения запроса, одновременно подготавливает и направляет в адрес органа государственной власти или местного самоуправления письмо с уведомлением о переадресации его запроса по компетенции в другие архивы или организации.

По запросам отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга исполнители запросов информируются об отсутствии запрашиваемой информации в автоматизированной системе документационного обеспечения управления.

60. Копия архивного документа с сопроводительным письмом, архивная справка, архивная выписка, письмо об отсутствии запрашиваемой архивной информации или письмо с уведомлением о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации выдаются непоср