Приложение N 1. Регламент работы администрации города Иркутска

Приложение N 1

к Распоряжению мэра г.Иркутска

от 8 мая 2008 г. N 031-10-457/8

Регламент
работы администрации города Иркутска

С изменениями и дополнениями от:

16 июля 2008 г.

I. Общие положения

1.1. Администрация города Иркутска (городская администрация) является органом местного самоуправления города Иркутска, осуществляющим исполнительные и распорядительные функции.

В состав администрации города Иркутска входят мэр, вице-мэр, первый заместитель мэра (далее также - заместитель мэра), заместители мэра, структурные подразделения администрации, осуществляющие полномочия администрации города в конкретных сферах управления, а также обеспечение деятельности органов местного самоуправления города Иркутска, их должностные лица.

1.2. Деятельностью администрации города руководит мэр города Иркутска, который утверждает штаты администрации города, назначает и освобождает от должности вице-мэра, заместителей мэра, руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц администрации города, определяет их полномочия.

1.3. Администрация города Иркутска в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Иркутской области, Уставом Иркутской области, Уставом города Иркутска и другими нормативными правовыми актами.

1.4. Администрация города Иркутска осуществляет исполнительно-распорядительные полномочия по решению вопросов местного значения, отнесенных к ведению города, и реализует отдельные государственные полномочия, переданные органам местного самоуправления города Иркутска федеральными законами и законами Иркутской области.

1.5. Администрация города на основании соответствующих соглашений осуществляет кадровое, правовое, информационное, материально-техническое и финансовое обеспечение деятельности Думы города Иркутска, информационное, кадровое, материально-техническое и финансовое обеспечение деятельности Контрольно-счетной палаты города Иркутска и Избирательной комиссии города Иркутска.

II. Организация работы администрации города

2.1. Высший Административный комитет администрации города Иркутска

2.1.1. Высший Административный комитет (далее по тексту ВАК) создается мэром города и является коллегиальным совещательным органом. На заседании ВАК может быть обсужден любой вопрос, входящий в компетенцию администрации города Иркутска.

2.1.2. ВАК возглавляет мэр города, а в период его временного отсутствия - должностное лицо, исполняющее обязанности главы администрации города. Мэр города, а в его отсутствие должностное лицо, временно исполняющее обязанности главы администрации города, вправе поручать ведение заседания ВАК заместителям мэра.

Персональный состав ВАК утверждается мэром города.

2.1.3. В работе ВАК обязательное участие принимает начальник Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города Иркутска.

2.1.4. В работе ВАК вправе принимать участие депутаты Думы города Иркутска, прокурор города Иркутска, иные должностные лица прокуратуры города Иркутска, представители других государственных органов, общественных организаций, представители средств массовой информации (по согласованию с начальником Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города Иркутска), жители города.

2.1.5. Мэр города, должностное лицо, временно исполняющее обязанности главы администрации города, вправе назначить закрытое заседание ВАК. На закрытом заседании ВАК присутствуют только члены ВАК.

2.1.6. Заседания ВАК проводятся, как правило, еженедельно.

Мэр города, должностное лицо, временно исполняющее обязанности главы администрации города, вправе отменить, перенести очередное заседание ВАК или назначить дополнительное.

2.1.7. Работа ВАК строится на основе квартальных планов, утверждаемых мэром города.

2.1.8. Проект повестки заседания ВАК формируется контрольным отделом организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска (далее по тексту - контрольный отдел) не позднее, чем за 15 календарных дней до дня заседания.

Проект повестки формируется в соответствии с планом работы ВАК, постановлениями, распоряжениями, поручениями, резолюциями мэра города, предложениями вице-мэра, заместителей мэра, начальника Управления по мобилизационной подготовке и гражданской обороне, начальника Управления по информационной политике, связям со средствам массовой информации и общественностью, начальника Управления по стратегическому развитию и инновационной политике администрации города Иркутска (далее именуемых заместителями мэра, начальниками управлений администрации города Иркутска), одобренными мэром города, а в его отсутствие должностным лицом, временно исполняющим обязанности главы администрации города, либо заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска.

2.1.9. Всем должностным лицам, ответственным за подготовку вопросов, включенных в проект повестки заседания ВАК, контрольный отдел направляет уведомления не позднее, чем за 15 календарных дней до дня заседания.

2.1.10. Реализующие документы по вопросам, включенным в проект повестки заседания ВАК, должны быть представлены в контрольный отдел не позднее, чем за 8 календарных дней до дня заседания до 16 часов. После 16 часов документы принимаются только с разрешения заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска.

К документам в обязательном порядке прилагается информационная справка с указанием:

- Ф.И.О. и должности докладчика;

- времени доклада;

- времени обсуждения;

- списка приглашенных (Ф.И.О. и должность).

Оповещение приглашенных возлагается на должностных лиц, ответственных за подготовку вопроса.

При приеме документов работник контрольного отдела проверяет оформление документов на соответствие настоящему Регламенту и Инструкции по делопроизводству.

2.1.11. Исключение вопросов из проекта повестки заседания ВАК, изменение срока их рассмотрения производится мэром города, а в его отсутствие должностным лицом, временно исполняющим обязанности главы администрации города, на основании мотивированных докладных записок вице-мэра, заместителей мэра, начальников управлений администрации города Иркутска.

Докладные записки об исключении вопросов из проекта повестки заседания ВАК, изменении сроков их рассмотрения должны быть представлены в контрольный отдел не позднее, чем за 8 календарных дней до дня заседания.

2.1.12. За 7 календарных дней до дня заседания заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска представляет повестку заседания ВАК на согласование мэру города, а в его отсутствие - должностному лицу, временно исполняющему обязанности главы администрации города.

2.1.13. За 4 дня до дня заседания контрольный отдел формирует и рассылает папки с материалами членам ВАК, в Управление по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города Иркутска. Рассылку папок осуществляет сектор делопроизводства контрольного отдела.

2.1.14. Контрольный отдел также информирует прокуратуру города Иркутска о повестке предстоящего заседания ВАК, обеспечивает представителям прокуратуры города Иркутска возможность ознакомления с материалами к заседанию ВАК.

2.1.15. Работник контрольного отдела осуществляет аудиозапись заседаний ВАК (кроме закрытых). Данная аудиозапись хранится в течение трех месяцев со дня заседания.

2.1.16. Поручения, данные на заседании ВАК, оформляются работником контрольного отдела, регистрируются в компьютерной базе данных в секторе делопроизводства контрольного отдела и на следующий день после заседания рассылаются сектором делопроизводства контрольного отдела исполнителям.

2.1.17. Управление по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города Иркутска в установленном порядке оперативно информирует население города о вопросах, рассмотренных на заседании ВАК.

Пресс-релизы, материалы для информирования населения подлежат согласованию с докладчиками соответствующих вопросов, выступавшими на заседании ВАК.

2.2. Планирование работы администрации города

2.2.1. Деятельность администрации города осуществляется в соответствии с программой комплексного социально-экономического развития города, иными программами развития города, комплексным планом администрации города Иркутска по основным направлениям деятельности, квартальными планами работы ВАК, квартальными планами работы аппарата и комитетов администрации, Управления по мобилизационной подготовке и гражданской обороне, Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью, Управления по стратегическому развитию и инновационной политике администрации города Иркутска, а также планами основных мероприятий администрации города Иркутска на каждый месяц.

2.2.2. Комплексный план администрации города Иркутска по основным направлениям деятельности (далее - комплексный план администрации города Иркутска), формируется на календарный год исходя из предложений комитетов, Управления по мобилизационной подготовке и гражданской обороне, Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью, Управления по стратегическому развитию и инновационной политике администрации города Иркутска (далее именуемых комитетами и управлениями администрации города Иркутска), постановлений, распоряжений, поручений мэра города.

Ежегодно не позднее 1 декабря комитеты и управления администрации города Иркутска представляют в контрольный отдел подготовленные в соответствии с программой комплексного социально-экономического развития города, иными программами развития города, правовыми актами Думы города Иркутска, постановлениями, распоряжениями, поручениями мэра города предложения в комплексный план администрации города Иркутска на очередной календарный год. Контрольный отдел обобщает представленные предложения, в установленном настоящим Регламентом порядке готовит проект распоряжения мэра города Иркутска об утверждении комплексного плана администрации города Иркутска, согласовывает его и представляет на подпись мэру города.

2.2.3. Квартальный план работы ВАК (далее - план ВАК) разрабатывается контрольным отделом исходя из плана работы Думы города Иркутска, комплексного плана администрации города Иркутска, предложений комитетов и управлений администрации города Иркутска, постановлений, распоряжений, поручений мэра города, а также иных документов.

Предложения в план ВАК должны быть представлены комитетами и управлениями администрации города Иркутска в контрольный отдел не позднее 5-го числа месяца, предшествующего очередному кварталу. Контрольный отдел обобщает представленные предложения, в установленном настоящим Регламентом порядке готовит проект распоряжения мэра города Иркутска об утверждении плана ВАК, согласовывает его и представляет на подпись мэру города.

2.2.4. В случае, если предложения комитетов и управлений администрации города Иркутска в комплексный план администрации города Иркутска или план ВАК касаются вопросов, относящихся к компетенции других структурных подразделений администрации города, до представления в контрольный отдел данные предложения должны быть согласованы с соответствующими структурными подразделениями администрации города.

2.2.5. Ответственность за выполнение комплексного плана администрации города Иркутска, плана ВАК несут вице-мэр, заместители мэра, начальники управлений администрации города Иркутска в соответствии с компетенцией. Общий контроль за выполнением комплексного плана администрации города Иркутска, плана ВАК возлагается на аппарат администрации города Иркутска.

2.2.6. Квартальные планы работы аппарата администрации, комитетов и управлений администрации города Иркутска, разрабатываются исходя из программы комплексного социально-экономического развития города, иных программ развития города, комплексного плана администрации города Иркутска на очередной календарный год, плана работы ВАК, постановлений, распоряжений, поручений мэра города.

Квартальные планы работы аппарата администрации, комитетов и управлений администрации города Иркутска не позднее 25-го числа месяца, предшествующего очередному кварталу, передаются для утверждения мэру города.

2.2.7. В срок до 12 числа каждого месяца комитеты и управления администрации города Иркутска представляют в отдел организационной работы организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска (далее - отдел организационной работы) информацию для подготовки плана основных мероприятий администрации города Иркутска на следующий месяц. На основании данной информации отдел организационной работы формирует проект плана. После подписания заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска план представляется мэру города Иркутска. Копии плана рассылаются отделом организационной работы вице-мэру, заместителям мэра, начальникам управлений администрации города Иркутска, помощнику мэра, в аппарат Думы города Иркутска, Контрольно-счетную палату города Иркутска, Избирательную комиссию города Иркутска, Администрацию Иркутской области, Законодательное собрание Иркутской области.

Кроме того, отдел организационной работы на основании информации комитетов и управлений администрации города Иркутска, представляемой в срок до 7 числа каждого месяца, формирует перечень основных мероприятий администрации города Иркутска с участием губернатора Иркутской области на следующий месяц. После подписания заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска указанный перечень представляется в Управление Губернатора Иркутской области по региональной политике.

Контроль за исполнением плана основных мероприятий администрации города Иркутска, перечня основных мероприятий администрации города Иркутска с участием губернатора Иркутской области осуществляется отделом организационной работы. Структурные подразделения администрации города Иркутска обязаны по требованию отдела организационной работы представлять информацию об их выполнении.

2.3. Порядок работы со служебной информацией.

2.3.1. Служебной информацией для целей настоящего Регламента признается любая информация, независимо от формы представления, ставшая известной муниципальному служащему в связи с исполнением должностных обязанностей, за исключением общеизвестной информации, а также информации, составляющей государственную тайну, иных сведений, отнесенных в соответствии с федеральными законами к сведениям конфиденциального характера. Порядок работы со сведениями конфиденциального характера регулируется федеральным законодательством и принимаемыми в соответствии с ним специальными муниципальными правовыми актами города Иркутска.

2.3.2. Служебная информация может использоваться только в служебных целях (целях, связанных с муниципальной службой) в соответствии с полномочиями муниципальных служащих, работающих или знакомящихся с ней.

Муниципальный служащий не вправе разглашать служебную информацию. В том числе, не подлежит разглашению служебная информация, содержащаяся в проектах муниципальных правовых актов города Иркутска, проектах иных подготавливаемых в администрации города документов.

2.3.3. Не является разглашением служебной информации:

- предоставление или распространение информации о компетенции органов местного самоуправления города Иркутска; номерах служебных телефонов, месте нахождения, режиме работы структурных подразделений администрации города; порядке обращения в администрацию города и ее структурные подразделения;

- предоставление или распространение (в том числе, официальное опубликование, обнародование) информации в случаях, когда такое предоставление или распространение является обязательным в соответствии с требованиями законодательства, решений Думы города Иркутска, постановлений, распоряжений мэра города Иркутска, при условии соблюдения установленного порядка предоставления, распространения данной информации;

- предоставление или распространение информации, содержащейся в официально-опубликованных правовых актах.

В иных случаях передача, предоставление служебной информации сторонним лицам или распространение такой информации допускается только с разрешения соответствующего заместителя мэра (для муниципальных служащих Комитета по жилищно-коммунальному хозяйству администрации города Иркутска - вице-мэра), начальника управления администрации города. Вице-мэр, заместитель мэра, начальник управления администрации города вправе разрешить передачу, предоставление, распространение, непосредственно осуществить передачу, предоставление, распространение данной информации, если это не повлечет нарушение законодательства, прав и законных интересов администрации города, иных лиц.

2.3.4. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации, в том числе копий документов, осуществляется через Управление по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города Иркутска.

2.3.5. Иные требования к работе с документированной служебной информацией содержатся в других пунктах настоящего Регламента.

Иные требования к работе со служебной информацией, обрабатываемой в электронном виде и содержащейся в муниципальных базах и банках данных, могут быть предусмотрены специальными муниципальными правовыми актами города Иркутска.

2.4. Порядок подготовки проектов постановлений и распоряжений мэра города Иркутска, решений Думы города Иркутска, постоянных комиссий Думы города Иркутска в администрации города.

2.4.1. Проекты постановлений и распоряжений мэра готовятся заинтересованными структурными подразделениями администрации города Иркутска. Проекты решений Думы города Иркутска, решений постоянных комиссий Думы города Иркутска готовятся и вносятся в порядке, предусмотренном Регламентом Думы города Иркутска.

2.4.2. Проект постановления или распоряжения мэра, решения Думы города Иркутска, постоянной комиссии Думы города Иркутска (далее по тексту - проект) по форме и содержанию должен соответствовать требованиям законодательства, нормативных правовых актов органов местного самоуправления города Иркутска, правилам орфографии, пунктуации, иным правилам русского языка. Не допускается использование в проектах эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений.

Проект должен быть подготовлен с соблюдением правил юридической техники, в том числе, содержание проекта должно соответствовать предмету регулирования, заявленному в наименовании (заголовке) проекта. Проект должен быть кратким, конкретным, логически последовательным, объективным по содержанию, не допускающим различного толкования, составленным таким образом, чтобы с его принятием, по возможности, исключалась необходимость издания дополнительных документов по затронутым в проекте вопросам.

2.4.3. Проект должен состоять из двух частей: констатирующей и постановляющей. Констатирующая часть (обоснование издания проекта) должна содержать краткую характеристику положения дел по существу рассматриваемого вопроса, мотивы и цели принятия данного постановления, распоряжения или решения, ссылку на нормативные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный акт. В констатирующей части проекта индивидуального правового акта мэра города, Думы города Иркутска могут не указываться мотивы и цели его принятия, характеристика положения дел, если предписываемые данным актом действия не нуждаются в разъяснении и обосновании.

В постановляющей части проекта должны быть указаны:

- реальные, конкретные, обеспеченные материально-технической базой и финансированием положения, решения, указания, предложения или мероприятия, объемы соответствующих работ, сроки исполнения и исполнители (для проектов постановлений и распоряжений мэра города - Комитет, управление или иное структурное подразделение администрации, должностное лицо и т.д., для проектов решений Думы города Иркутска - депутат Думы города Иркутска, администрация города, и т.д.);

- соответствующие муниципальные правовые акты или их отдельные положения, подлежащие отмене в связи с принятием данного акта.

Кроме того, в постановляющей части проектов постановлений, распоряжений мэра города, как правило, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного акта (должностное лицо, в компетенцию которого входит организация его исполнения).

2.4.4. К проекту в необходимых случаях, в целях его обоснования прилагается справка (докладная записка) объемом не более 5 страниц с анализом состояния дел по рассматриваемому вопросу. Справка подписывается руководителем структурного подразделения администрации города Иркутска, курирующим данный вопрос.

2.4.5. Если проект предусматривает необходимость обращения по отдельным вопросам в государственные органы или иные организации, к нему прилагается проект соответствующего обращения (письма). Проект обращения (письма) готовит структурное подразделение администрации города Иркутска, подготовившее проект постановления, распоряжения, решения.

2.4.6. Приложения к проекту должны иметь подписи заместителя мэра (вице-мэра), курирующего данный вопрос, руководителя структурного подразделения, подготовившего приложение, а также информацию об исполнителе (наименование должности, Ф.И.О. и рабочий телефон).

2.4.7. Согласование проекта (лист согласования) оформляется на обратной стороне последнего листа проекта словом в заголовке "Согласовано" и визами (подписями) с указанием должностей, Ф.И.О. лиц, завизировавших проект, и даты согласования. В листе согласования должны содержаться наименование должности, Ф.И.О., рабочий телефон и подпись непосредственного исполнителя проекта, согласования руководителя структурного подразделения, подготовившего проект, заместителя мэра (вице-мэра), курирующего данный вопрос.

Проекты, подготовленные в подразделениях администрации города, имеющих в своей структуре юридическую службу (юриста), также должны быть согласованы с руководителем данной юридической службы (юристом).

Кроме того, проект подлежит согласованию со структурными подразделениями администрации города Иркутска, организациями, перечисленными в порученческих пунктах, а также с иными заинтересованными структурными подразделениями администрации города Иркутска, органами, должностными лицами. При этом предусмотренные проектами постановлений, распоряжений мэра города поручения о внесении в оригиналы правовых актов информационных справок с начальником контрольного отдела, начальником архивного отдела организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска не согласовываются.

2.4.8. Проекты, предполагающие расходование средств бюджета города Иркутска либо перечисление денежных средств в бюджет города Иркутска, установление, изменение тарифов, цен, надбавок к тарифам, ценам, подлежат согласованию с Комитетом по экономике и финансам администрации города Иркутска.

2.4.9. Проекты, касающиеся оказания социальной поддержки населению, согласовываются с Департаментом здравоохранения и социальной помощи населению Комитета по социальной политике и культуре администрации города Иркутска.

2.4.10. Проекты постановлений и распоряжений мэра города Иркутска, проекты решений постоянных комиссий Думы города Иркутска, решений Думы города Иркутска, касающиеся вопросов размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд города Иркутска, а также вопросов подготовки, заключения, изменения, расторжения, исполнения договоров, соглашений, контрактов, подлежат согласованию с отделом договорной работы Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска (далее - отдел договорной работы).

Проекты постановлений мэра города Иркутска, предполагающие внесение указанных в них вопросов на рассмотрение Думы города Иркутска, соответствующие проекты решений постоянных комиссий Думы города Иркутска, решений Думы города Иркутска, подготовленные Комитетом по жилищно-коммунальному хозяйству, Комитетом по экономике и финансам, Комитетом по социальной политике и культуре, Управлением по мобилизационной подготовке и гражданской обороне, Управлением по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города Иркутска (за исключением предусмотренных абзацем 1 настоящего пункта), проекты муниципальных правовых актов города Иркутска о долгосрочных целевых программах, ведомственных целевых программах, подготовленные указанными структурными подразделениями администрации города Иркутска, а также проекты постановлений мэра города Иркутска об утверждении отчетов об исполнении бюджета города Иркутска за первый квартал, полугодие и девять месяцев текущего финансового года подлежат согласованию с отделом муниципального законодательства Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска (далее - отдел муниципального законодательства).

Проекты постановлений и распоряжений мэра города Иркутска, проекты решений постоянных комиссий Думы города Иркутска, решений Думы города Иркутска, подготовленные отделом кадровой работы Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска (далее - отдел кадровой работы), отделом учета и предоставления жилья Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска, подлежат согласованию с начальником Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска (если иное не определено заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска).

Остальные проекты постановлений, распоряжений мэра города Иркутска, проекты решений постоянных комиссий Думы города Иркутска, решений Думы города Иркутска (за исключением подготовленных начальником Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска, отделом муниципального законодательства, отделом договорной работы) подлежат согласованию с юридическим отделом Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска (далее - юридический отдел).

2.4.11. Если представленный проект в какой-либо своей части противоречит действующему законодательству либо настоящему Регламенту по замечанию работника юридического отдела, отдела муниципального законодательства, отдела договорной работы, начальника Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска проект должен быть приведен в соответствие с законодательством, настоящим Регламентом.

Информация об изменениях:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 16 июля 2008 г. N 031-10-870/8 в подпункт 2.4.12 пункта 2.4 настоящего регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.4.12. Проекты, предусматривающие внесение изменений и (или) дополнений в структуру и штатное расписание администрации города, в обязательном порядке подлежат согласованию с отделом кадровой работы, начальником Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска, а также с заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска.

Проекты, предусматривающие утверждение Положений о структурных подразделениях администрации города Иркутска, внесение изменений и (или) дополнений в Положения о структурных подразделениях администрации города Иркутска, подлежат согласованию с отделом кадровой работы.

Проекты постановлений, распоряжений мэра города Иркутска, предусматривающие командирование за рубеж мэра города Иркутска, муниципальных служащих, работников органов местного самоуправления города Иркутска, депутатов Думы города Иркутска, подлежат согласованию с отделом кадровой работы не менее чем за три рабочих дня до даты выезда соответствующих лиц в командировку.

2.4.13. В случае внесения проекта постановления или распоряжения на рассмотрение ВАК, он подлежит согласованию с заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска.

2.4.14. Проекты решений Думы города Иркутска, проекты решений постоянных комиссий Думы города Иркутска, подготовленные на основании принятых ранее постановлений мэра (за исключением существенно отличающихся по своему содержанию от принятых ранее постановлений мэра) подлежат согласованию по сокращенной схеме: согласовываются с заместителем мэра (вице-мэром), курирующим данный вопрос, после чего в соответствии п.2.4.10 настоящего Регламента передаются на согласование начальнику Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска, в отдел муниципального законодательства, отдел договорной работы или юридический отдел.

2.4.15. Подготовленные структурными подразделениями администрации города Иркутска проекты решений Думы города Иркутска подлежат согласованию с заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска.

2.4.16. В случае, если к тексту постановления, распоряжения, решения необходимо организовать ограниченный доступ, то его проект с приложением списка должностных лиц, имеющих доступ к тексту данного документа, подлежит согласованию с заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска.

2.4.17. Проекты постановлений, распоряжений мэра, решений Думы города Иркутска, постоянных комиссий Думы города Иркутска, подготовленные Комитетом по жилищно-коммунальному хозяйству администрации города или Комитетами по управлению округами администрации города, подлежат согласованию с вице-мэром - председателем Комитета по жилищно-коммунальному хозяйству администрации города Иркутска.

2.4.18. Лист согласования окончательного варианта проекта постановления или распоряжения мэра, решения Думы города Иркутска, постоянной комиссии Думы города Иркутска должен быть оформлен в соответствии с приложением N 1 к настоящему Регламенту.

2.4.19. В случаях, когда муниципальными правовыми актами города Иркутска предусмотрен специальный порядок подготовки проектов по определенным вопросам, требования настоящего Регламента применяются в части, не противоречащей специальному порядку.

2.4.20. Должностное лицо обязано в течение 2 рабочих дней (в случае необходимости подготовки отдельного заключения, анализа большого объема документов - в течение 3 рабочих дней, а в случае согласования в Комитете по экономике и финансам администрации города Иркутска проектов правовых актов об установлении, изменении цен, тарифов, утверждении смет либо иных проектов, требующих проведения трудоемких детальных расчетов - в течение 10 рабочих дней) согласовать проект или подготовить замечания на проект. Согласование проекта оформляется визами в листе согласования к проекту. При несогласии с проектом должностные лица излагают свои замечания в письменном виде, о чем в листе согласования к проекту при визировании делается отметка "Замечания прилагаются".

2.4.21. При наличии замечаний по проекту он возвращается исполнителю для доработки и устранения замечаний. В случае принципиального несогласия исполнителя с замечаниями проект с аргументированной справкой направляется заместителю мэра - руководителю аппарата администрации города Иркутска.

2.4.22. Проект, не прошедший процедуру согласования в установленном настоящим Регламентом порядке, не может быть передан на подпись мэру, внесен на рассмотрение ВАК, Думы города Иркутска, постоянной комиссии Думы города Иркутска.

2.4.23. В листе согласования к проекту также указывается перечень структурных подразделений администрации города Иркутска и других лиц, которым надлежит его разослать.

2.4.24. В случае, если в проекте предусматривается отмена постановления, распоряжения мэра, решения Думы города Иркутска либо внесение изменений и (или) дополнений в постановление или распоряжение мэра, решение Думы города Иркутска, то при передаче на согласование в соответствии с п.2.4.10. настоящего Регламента к проекту в обязательном порядке прилагается копия отменяемого документа, документа, в который предполагается внести изменения и (или) дополнения, а также копии всех ранее внесенных в первоначальный документ изменений и (или) дополнений.

2.4.25. Согласованные в соответствии с требованиями настоящего Регламента проекты постановлений и распоряжений мэра города Иркутска на бумажных носителям передаются в сектор контроля контрольного отдела для внесения их на рассмотрение ВАК или в сектор делопроизводства контрольного отдела для передачи на подпись мэру города. Одновременно в сектор делопроизводства контрольного отдела в обязательном порядке должен быть представлен электронный вариант проекта, а также все документы (за исключением правовых актов), на основании которых проект подготовлен (включая документы, указанные в констатирующей части проекта), если не установлен иной порядок хранения указанных документов.

Работники контрольного отдела обязаны проверить представленный на бумажном носителе проект на предмет надлежащего оформления, а также наличия необходимых согласований.

2.4.26. Проекты решений Думы города Иркутска, проекты решений постоянных комиссий Думы города Иркутска, согласованные в порядке, установленном настоящим Регламентом, (с приложением необходимых материалов и документов) на бумажном носителе и в электронном варианте передаются в отдел организационной работы для последующего согласования с мэром города и передачи в аппарат Думы города Иркутска. В случае, если проектом решения Думы города Иркутска предполагается изменение, дополнение либо отмена ранее принятого решения, к проекту решения в обязательном порядке прилагается служебная записка (справка) о причинах таких изменений, дополнений, отмены.

Работники отдела организационной работы обязаны проверить представленный на бумажном носителе проект на предмет надлежащего оформления, а также наличия необходимых согласований.

2.4.27. Представленный в контрольный отдел, отдел организационной работы текст электронного варианта проекта должен соответствовать тексту проекта, представленному на бумажном носителе. Ответственность за соответствие текста электронного варианта проекта тексту проекта на бумажном носителе несет исполнитель проекта.

2.4.28. Проекты с нечетким изображением, ненадлежащим образом оформленные либо несоответствующие требованиям настоящего Регламента, контрольным отделом, отделом организационной работы не принимаются.

2.4.29. Согласованные мэром города проекты решений Думы города Иркутска, проекты решений постоянных комиссий Думы города Иркутска (с приложением необходимых материалов и документов) передаются отделом организационной работы в аппарат Думы города Иркутска не позднее, чем за 9 рабочих дней до дня заседания Думы города Иркутска. Одновременно копии проектов решений Думы города Иркутска (с приложением необходимых материалов и документов) направляются отделом организационной работы в прокуратуру города Иркутска.

Информационные материалы для депутатских слушаний передаются отделом организационной работы в аппарат Думы города Иркутска не позднее, чем за 7 рабочих дней до дня депутатских слушаний.

2.4.30. Доработка проектов постановлений и распоряжений с учетом высказанных на заседании ВАК замечаний производится должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса в течение 5 рабочих дней (если иной срок не установлен в ходе заседания ВАК). Проекты постановлений и распоряжений, доработанные с учетом высказанных на заседании ВАК замечаний, в обязательном порядке подлежат согласованию в соответствии с п.2.4.10 настоящего Регламента, после чего представляются в сектор делопроизводства контрольного отдела для передачи на подпись мэру.

Контроль за соблюдением сроков доработки проектов постановлений и распоряжений осуществляет сектор контроля контрольного отдела, который еженедельно информирует о состоянии дел начальника контрольного отдела.

2.4.31. В случае, если на заседании Думы города Иркутска, постоянной комиссии Думы города Иркутска принято решение о направлении соответствующего проекта на доработку, отдел организационной работы незамедлительно получает данный проект для последующей передачи должностным лицам, ответственным за подготовку вопроса.

Доработка проектов решений Думы города Иркутска, проектов решений постоянных комиссий Думы города Иркутска с учетом замечаний, высказанных на заседании Думы города Иркутска, постоянной комиссии Думы города Иркутска, производится должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса в сроки, установленные Регламентом Думы города Иркутска.

Доработанный проект решения постоянной комиссии Думы города Иркутска подлежит согласованию в соответствии с п.2.4.10 настоящего Регламента, после чего представляется в отдел организационной работы для передачи на подпись в установленном порядке.

Проект решения Думы города Иркутска, доработанный с учетом высказанных на заседании Думы города Иркутска замечаний, подлежит согласованию в соответствии с п.п. 2.4.10, 2.4.15 настоящего Регламента, после чего представляется в отдел организационной работы для передачи на подпись в установленном порядке.

Контроль за соблюдением сроков доработки проектов решений Думы города Иркутска, проектов решений постоянных комиссий Думы города Иркутска осуществляется отделом организационной работы.

2.4.32. Сектор делопроизводства контрольного отдела обеспечивает регистрацию в компьютерной базе данных подписанных мэром постановлений и распоряжений в день их подписания. Тиражирование и рассылка зарегистрированных постановлений и распоряжений осуществляется сектором делопроизводства контрольного отдела не позднее, чем в двухдневный срок.

2.4.33. Аппарат Думы города Иркутска в соответствии с Регламентом Думы города Иркутска осуществляет регистрацию решений Думы города Иркутска, решений постоянных комиссий Думы города Иркутска.

2.5. Подготовка и оформление распоряжений вице-мэра, заместителей мэра города, приказов должностных лиц администрации города Иркутска.

2.5.1. Распоряжения вице-мэра, заместителей мэра, приказы должностных лиц администрации города издаются по вопросам их компетенции, определенной трудовыми договорами, муниципальными правовыми актами.

2.5.2. Требования к оформлению проектов постановлений, распоряжений мэра города Иркутска, предусмотренные п.п. 2.4.2. - 2.4.5 настоящего Регламента, распространяются также на проекты распоряжений вице-мэра, заместителей мэра, приказов должностных лиц администрации города.

2.5.3. Согласование проекта распоряжения вице-мэра, заместителя мэра, приказа должностного лица администрации города (лист согласования) оформляется на обратной стороне последнего листа проекта словом в заголовке "Согласовано" и визами (подписями) с указанием должностей, Ф.И.О. лиц, завизировавших проект, и даты согласования. В листе согласования должны содержаться наименование должности, Ф.И.О., рабочий телефон и подпись непосредственного исполнителя проекта, согласования руководителя структурного подразделения, подготовившего проект.

Проекты распоряжений вице-мэра, заместителей мэра, приказов должностных лиц администрации города об утверждении должностных инструкций подлежат согласованию с отделом кадровой работы.

Должностное лицо обязано в течение 2 рабочих дней (в случае необходимости подготовки отдельного заключения, анализа большого объема документов - в течение 3 рабочих дней) согласовать проект или подготовить замечания на проект. Согласование проекта оформляется визами в листе согласования к проекту. При несогласии с проектом должностные лица излагают свои замечания в письменном виде, о чем в листе согласования к проекту при визировании делается отметка "Замечания прилагаются".

При наличии замечаний по проекту он возвращается исполнителю для доработки и устранения замечаний. В случае принципиального несогласия исполнителя с замечаниями проект с аргументированной справкой передается на подпись.

2.5.4. Вице-мэром, заместителями мэра, должностными лицами администрации города, уполномоченными издавать приказы, могут быть установлены дополнительные требования к оформлению и согласованию проектов подписываемых ими муниципальных правовых актов.

2.5.5. Регистрация, тиражирование и рассылка распоряжений первого заместителя мэра - председателя Комитета по экономике и финансам, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска осуществляется сектором делопроизводства контрольного отдела.

2.5.6. Регистрация, тиражирование и рассылка распоряжений вице-мэра - председателя Комитета по жилищно-коммунальному хозяйству, заместителей мэра - председателей Комитетов по градостроительной политике, по социальной политике и культуре, по потребительскому рынку, по управлению округами администрации города Иркутска и по управлению муниципальным имуществом города Иркутска, приказов должностных лиц администрации города осуществляется в соответствующих структурных подразделениях администрации города.

2.6. Оформление копий постановлений, распоряжений мэра города Иркутска, распоряжений вице-мэра, заместителей мэра, приказов должностных лиц администрации города Иркутска.

2.6.1. Копии постановлений и распоряжений мэра города, распоряжений первого заместителя мэра - председателя Комитета по экономике и финансам, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации Иркутска заверяются подписью работника сектора делопроизводства контрольного отдела и печатью сектора делопроизводства контрольного отдела.

2.6.2. Копии распоряжений вице-мэра - председателя Комитета по жилищно-коммунальному хозяйству, заместителей мэра - председателей Комитетов по градостроительной политике, по социальной политике и культуре, по потребительскому рынку, по управлению округами администрации города Иркутска и Комитета по управлению муниципальным имуществом города Иркутска, копии приказов должностных лиц администрации города Иркутска заверяются подписью уполномоченного работника и печатью соответствующего структурного подразделения администрации города (если такая печать имеется).

2.6.3. Действие пунктов 2.6.1. - 2.6.2. настоящего Регламента не распространяется на правовые акты, оригиналы которых переданы на постоянное хранение в архивный отдел организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска (далее - архивный отдел). Копии таких правовых актов заверяются подписью работника архивного отдела и печатью архивного отдела.

III. Организация документооборота

3.1. Регистрация входящей корреспонденции.

3.1.1. Поступающая в администрацию города корреспонденция (кроме документов секретного характера и иных документов, перечень которых утвержден распоряжением мэра города Иркутска) подлежит регистрации в компьютерной базе данных в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации документов в администрации города Иркутска.

3.1.2. При регистрации входящей корреспонденции работником соответствующего структурного подразделения администрации города Иркутска проверяется правильность ее доставки, наличие и полнота вложенных в конверт документов. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается по назначению.

3.1.3. В случае получения неправильно оформленных документов (отсутствия указанных в тексте приложений, даты и номера документа, отсутствия подписи и т.п.) они возвращаются отправителю с сопроводительным письмом, подписанным руководителем структурного подразделения администрации города Иркутска, осуществляющего регистрацию документа. Работник, осуществляющий регистрацию входящей корреспонденции, безотлагательно готовит сопроводительное письмо с указанием причин возврата.

Настоящий пункт не распространяется на обращения граждан.

3.2. Служебные записки мэра города подлежат регистрации в компьютерной базе данных в секторе делопроизводства контрольного отдела, после чего рассылаются исполнителям.

3.3. Общий порядок прохождения документов

3.3.1. Зарегистрированные документы направляются на исполнение вице-мэру, заместителям мэра, начальникам управлений администрации города Иркутска в соответствии с их компетенцией, а в случаях предусмотренных нормативными правовыми актами органов местного самоуправления города Иркутска - на рассмотрение мэру города Иркутска.

3.3.2. Вопросы, требующие решения по поступившим документам, решаются вице-мэром, заместителями мэра, начальниками управлений администрации города самостоятельно в пределах компетенции.

При необходимости вице-мэр, заместители мэра, начальники управлений администрации города информируют мэра города о сути проблемы и содержании направленного ими ответа, а в отдельных случаях предварительно докладывают мэру города проекты ответов. В случае, когда по мнению вице-мэра, заместителя мэра, начальника управления администрации города необходимо проинформировать мэра о сути проблемы, вице-мэр, заместитель мэра, начальник управления докладывает существо вопроса лично мэру города не позднее 5 рабочих дней со дня получения документа.

3.3.3. Должностные лица, указанные в пункте 3.3.1. настоящего Регламента, на бланке резолюции, приложенном к поступившему документу, указывают лиц, ответственных за исполнение документа или подлежащих ознакомлению с документом, сроки исполнения.

Вице-мэр, заместитель мэра, начальник управления администрации города Иркутска вправе направить документ на исполнение в подведомственное структурное подразделение администрации города либо с аргументированной запиской передать его на рассмотрение мэру города.

3.3.4. Документы, подлежащие исполнению несколькими структурными подразделениями администрации города Иркутска, передаются им в копиях.

3.3.5. В случае резолюции мэра "На ВАК" копия документа передается в контрольный отдел.

3.3.6. В случае резолюции мэра "Ознакомить" для ознакомления с документом каждому должностному лицу отводится не более 2-х рабочих дней.

3.3.7. Доставка корреспонденции в структурные подразделения администрации города осуществляется специально назначенными лицами. Они обязаны забирать в секторе делопроизводства контрольного отдела почту, адресованную соответствующему должностному лицу, ежедневно после 17 часов. Документы передаются специально назначенным лицам под расписку в журнале.

3.3.8. Документы, требующие срочного рассмотрения, документы с грифом "срочно" незамедлительно передаются работником, осуществляющим регистрацию входящей корреспонденции, заместителю мэра (вице-мэру), курирующему данное направление, с информированием мэра о поступлении данного документа с указанием ответственного исполнителя.

3.3.9. Документы, поступившие в контрольный отдел, отдел организационной работы для отметки в компьютерной базе данных и дальнейшей передачи их по назначению после 15 часов, считаются поступившими на следующий день.

3.3.10. В случае поступления на рассмотрение вице-мэру, заместителю мэра, начальнику управления администрации города документа, содержащего вопросы, входящие в компетенцию других структурных подразделений администрации города, данный документ в течение 3-х дней с момента регистрации может быть переадресован служебной запиской в соответствующей части в данные структурные подразделения администрации города. Переадресация документов по истечении 3-х дней с момента регистрации не допускается. Предусмотренная настоящим пунктом возможность переадресации документов не распространяется на документы, переданные на рассмотрение вице-мэру, заместителю мэра, начальнику управления администрации города на основании резолюции мэра города.

3.3.11. Работники администрации города несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них на исполнении (рассмотрении) и хранении документов.

Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, переводом на другую работу, увольнением работник обязан передать находящиеся у него на исполнении (рассмотрении) и хранении документы по акту приема-передачи работнику, на которого возлагается исполнение его обязанностей, или непосредственному руководителю, если исполнение обязанностей данного работника не возлагается на другое лицо.

В случае утраты документа работник администрации города Иркутска, ответственный за его сохранность, немедленно докладывает об этом непосредственному руководителю, который в свою очередь информирует о данном факте вышестоящего заместителя мэра (вице-мэра), начальника управления администрации города. При получении такой информации вице-мэр, заместитель мэра, начальник управления администрации города принимает меры, направленные на предотвращение и (или) минимизацию ущерба, который может быть причинен администрации города, иным лицам в результате утраты документа, а также на недопущение подобных фактов впредь. При необходимости, с учетом значимости и важности утраченного документа, а также ущерба, который может быть причинен администрации города, иным лицам в результате его утраты, вице-мэр, заместитель мэра, начальник управления администрации города информирует о факте утраты документа мэра города.

3.3.12. Порядок подготовки, заключения, исполнения договоров, соглашений, контрактов (далее - договоры) в администрации города Иркутска, процедура прохождения и рассмотрения обращений граждан, государственных органов, органов местного самоуправления, иных организаций, должностных лиц, парламентских запросов (запросов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации), обращений, депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, депутатов Думы города Иркутска в администрации города Иркутска, документов, поступающих из Контрольно-счетной палаты города Иркутска по результатам проводимых проверок, обследований и экспертиз, регулируются специальными Положениями, утвержденными мэром города. Мэром города также может быть утвержден специальный порядок прохождения и рассмотрения иных категорий документов. В указанных случаях настоящий Регламент применяется в части, не противоречащей специальному Положению, порядку.

3.4. Порядок прохождения нормативных правовых актов органов государственной власти

3.4.1. Один экземпляр нормативного правового акта органов государственной власти направляется заместителю мэра - руководителю аппарата администрации города Иркутска. Важнейшие документы по принципиальным вопросам деятельности местного самоуправления передаются мэру города с соответствующей отметкой заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска.

Второй экземпляр - передается в кодификационный сектор, который обеспечивает информирование о поступивших нормативных правовых актах мэра города, председателя Думы города Иркутска, председателя Контрольно-счетной палаты города Иркутска, председателя Избирательной комиссии города Иркутска, вице-мэра, заместителей мэра, начальников управлений администрации города в соответствии с их компетенцией, начальника Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска, юридический отдел, отдел муниципального законодательства, отдел договорной работы, начальника контрольного отдела, а при необходимости - руководителей других структурных подразделений города в соответствии с их компетенцией.

3.4.2. Мэр города, вице-мэр, заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска, председатель Думы города Иркутска, председатель Контрольно-счетной палаты города Иркутска, председатель Избирательной комиссии города Иркутска, начальник Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска, юридический отдел, отдел муниципального законодательства подлежат ознакомлению с поступившими нормативными правовыми актами органов государственной власти в обязательном порядке.

Кодификационный сектор также информирует мэра города, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска, председателя Думы города Иркутска, председателя Контрольно-счетной палаты города Иркутска, председателя Избирательной комиссии города Иркутска, начальника Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска, юридический отдел, отдел муниципального законодательства о нормативных правовых актах органов государственной власти, требующих исполнительных действий органов местного самоуправления города Иркутска.

3.4.3. Через сектор делопроизводства контрольного отдела с обязательной отметкой в компьютерной базе данных ознакомление с нормативными правовыми актами органов государственной власти осуществляется на основании соответствующей резолюции мэра города. После ознакомления сектор делопроизводства контрольного отдела передает нормативные правовые акты органов государственной власти в кодификационный сектор.

3.5. Перечни документов, поступивших по линии Ассоциации Сибирских и Дальневосточный Городов и Союза Российских Городов (далее - АСДГ и СРГ), передаются кодификационным сектором для ознакомления мэру, вице-мэру, заместителям мэра, а также во все структурные подразделения администрации города Иркутска. Анонсы, информационные бюллетени АСДГ и СРГ передаются кодификационным сектором для ознакомления мэру, вице-мэру, заместителям мэра.

3.6. Порядок прохождения документов, связанных с рассмотрением дел в судах, с исполнительным производством

3.6.1. Исковые заявления, заявления в суды общей юрисдикции, в арбитражный суд, судебные извещения и вызовы, судебные постановления судов общей юрисдикции, судебные акты арбитражных судов, апелляционные, кассационные, надзорные жалобы, заявления и представления о пересмотре судебных актов в порядке надзора, иные поступившие в администрацию города Иркутска документы, непосредственно связанные с рассмотрением дел в судах или с исполнительным производством, за исключением частных определений суда и исполнительных документов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджета города Иркутска, передаются для наложения резолюции начальнику Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска.

Частные определения суда регистрируются в секторе делопроизводства контрольного отдела и передаются для наложения резолюции заместителю мэра - руководителю аппарата администрации города Иркутска.

3.6.2. Документы с резолюцией заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска, начальника Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска через сектор делопроизводства контрольного отдела передаются указанным в резолюции ответственным исполнителям.

3.6.3. Исполнительные документы, предусматривающие обращение взыскания на средства бюджета города Иркутска, передаются в Комитет по экономике и финансам администрации города Иркутска. Копии данных документов направляются начальнику Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска в целях их проверки на предмет наличия оснований для возврата взыскателю или в суд.

3.7. Порядок оформления исходящих и внутренних документов.

3.7.1. Все исходящие и внутренние документы оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

3.7.2. Мэр города (должностное лицо, временно исполняющее обязанности главы администрации) лично подписывает инициативные письма, письма-запросы на имя руководителей федеральных государственных органов, заключения к проектам нормативных правовых актов органов государственной власти, ответы на поступившие в адрес мэра города Иркутска, администрации города Иркутска парламентские запросы (запросы Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации), запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения руководителей федеральных государственных органов, губернатора Иркутской области и его заместителей.

Второй экземпляр инициативного письма, письма-запроса, заключения, ответа должен быть завизирован непосредственным его исполнителем и соответствующим заместителем мэра (вице-мэром).

Проекты инициативных писем, писем-запросов, заключений, ответов, касающиеся вопросов размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд города Иркутска, а также вопросов подготовки, заключения, изменения, расторжения, исполнения договоров, соглашений, контрактов (за исключением проектов, подготовленных юридическим отделом, отделом муниципального законодательства, начальником Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска), до передачи их на подпись мэру подлежат визированию начальником отдела договорной работы.

Проекты иных инициативных писем, писем-запросов, заключений, ответов (за исключением проектов, подготовленных отделом договорной работы, отделом муниципального законодательства, начальником Департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска) до передачи их на подпись мэру подлежат визированию начальником юридического отдела.

3.8. Организация машинописных и копировально-множительных работ

3.8.1. Все передаваемые в печать документы должны быть написаны темными чернилами, оформлены в соответствии с требованиями настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству, тщательно отредактированы. Документы, написанные неразборчиво, с большим количеством поправок либо исполненные карандашом, в печать не принимаются.

Материалы объемом не более 1 печатного листа, телеграммы печатаются в структурных подразделениях администрации города Иркутска.

3.8.2. Тиражирование документов производится по заказам структурных подразделений администрации города Иркутска и регистрируется работником копировально-множительного бюро в специальной книге учета.

Документы с нечетким изображением на тиражирование не принимаются.

3.8.3. Заведующий копировально-множительным бюро (КМБ) производственно-технического отдела хозяйственного управления аппарата администрации города Иркутска ежемесячно представляет письменный отчет начальнику хозяйственного управления аппарата администрации города Иркутска об объемах выполненных работ.

3.9. Составление номенклатуры и формирование дел

3.9.1. Законченные делопроизводством документы хранятся в соответствии с номенклатурой дел.

Копии протоколов публичных слушаний, инициатором которых выступает мэр города, должностное лицо, временно исполняющее обязанности главы администрации города, а также копии материалов к данным протоколам в течение 7 рабочих дней с момента проведения публичных слушаний представляются организатором слушаний в отдел организационной работы.

3.9.2. Номенклатура дел разрабатывается структурными подразделениями администрации города Иркутска. Номенклатура дел составляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России.

Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

3.9.3. Экспертиза ценности документов, образующихся в процессе деятельности администрации города Иркутска, комплектование и оформление дел согласно номенклатуры осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства, Положения о порядке комплектования архивных фондов муниципального архива администрации города Иркутска архивными документам# постоянного хранения и иных муниципальных правовых актов города Иркутска.

Формированию в дела подлежат только исполненные документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в том числе, дела по личному составу. Постановления и распоряжения мэра города, распоряжения вице-мэра, заместителей мэра, приказы должностных лиц администрации города группируются раздельно, в хронологическом порядке. Обращения граждан и организаций и переписка по ним формируются в дела за каждый календарный год по номерам в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом, обращением.

IV. Организация контроля в администрации города

4.1. Система контроля.

4.1.1. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления городским хозяйством на основе систематической проверки исполнения документов и принятия своевременных мер по их безусловному выполнению.

4.1.2. Основные задачи системы контроля:

- непосредственная проверка и регулирование хода исполнения документов, своевременное выявление отклонений в сроках и объемах работ по их выполнению;

- обеспечение выполнения взятых на контроль документов;

- обеспечение мэра города своевременной информацией о ходе и результатах выполнения документов;

- повышение ответственности и исполнительской дисциплины руководителей и специалистов структурных подразделений администрации города,

- поощрение качественной работы.

4.1.3. Система контроля исполнения документов включает в себя:

- постановку на контроль;

- организацию контроля за сроками исполнения;

- проверку хода и качества исполнения;

- снятие с контроля;

- учет и анализ состояния исполнительской дисциплины;

- предложения по депремированию.

4.1.4. Общее руководство системой контроля в администрации города осуществляет мэр города. Организационное руководство системой контроля администрации возлагается на заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска. Организационное обеспечение системы контроля администрации возлагается на контрольный отдел и отдел организационной работы.

4.1.5. Ответственность за своевременное и качественное исполнение всех документов в структурных подразделениях администрации возлагается на их руководителей.

4.2. Постановка на контроль.

4.2.1. Виды контроля:

- внешний контроль;

- особый контроль;

- внутренний контроль;

- дополнительный контроль.

4.2.2. Внешний контроль за исполнением документов устанавливается в случае, если документ поступает в администрацию города из органов государственной власти с сопроводительным письмом, предусматривающим направление ответа в органы государственной власти (за исключением документов, подлежащих постановке на особый контроль).

4.2.3. Особый контроль за исполнением документов устанавливает мэр города, вице-мэр, заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска (только за постановлениями и распоряжениями мэра) путем проставления на документе отметки "К" или слова "Контроль".

Кроме того, постановке на особый контроль подлежат постановления и распоряжения мэра города, контроль за исполнением которых возложен на мэра или вице-мэра; все служебные записки мэра; комплексный план администрации города Иркутска, план работы ВАК; поручения с заседаний ВАК; предложения мэру города Иркутска, внесенные в ходе заседаний Думы города Иркутска либо по результатам обсуждения вопросов на депутатских слушаниях; адресованные мэру города, вице-мэру, администрации города парламентские запросы (запросы Совета Федерации или Государственной Думы Федерального Собрания РФ), обращения и депутатские запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, депутатские запросы депутатов Думы города Иркутска, обращения председателя Думы города Иркутска; документы с резолюцией мэра города "На ВАК", а также договоры, заключенные от имени администрации города (кроме договоров, заключенных в пределах компетенции структурного подразделения администрации города, определенной Положением о данном структурном подразделении, в рамках утвержденных бюджетных ассигнований, городских программ на соответствующий финансовый год (далее - договоры, заключенные в пределах компетенции структурного подразделения администрации));

4.2.4. Внутренний контроль за исполнением документов устанавливается контрольным отделом, отделом организационной работы.

Постановке на внутренний контроль подлежат обращения граждан, организаций, поступающие в адрес администрации города Иркутска, на имя мэра города Иркутска, (за исключением обращений по определенным вопросам, для которых установлена специальная процедура прохождения и рассмотрения, не предусматривающая их поступление в контрольный отдел), обращения депутатов Думы города Иркутска на имя мэра города, в адрес администрации города Иркутска, решения Думы города Иркутска, поручения мэра города Иркутска, не поставленные на особый контроль, постановления и распоряжения мэра города в случае, если они предполагают создание, реорганизацию или ликвидацию муниципальных унитарных предприятий (муниципальных учреждений), либо содержат один из следующих порученческих пунктов:

- о внесении на рассмотрение Думы города Иркутска;

- о внесении на рассмотрение ВАК;

- об официальном опубликовании либо обнародовании;

- о заключении договора, соглашения, контракта.

4.2.5. Дополнительный контроль за исполнением документов (за исключением муниципальных правовых актов) устанавливается в случае продления сроков исполнения документов в соответствии с настоящим Регламентом.

4.2.6. В контрольном отделе постановке на контроль подлежат следующие виды документов:

- постановления и распоряжения мэра города (как документ в целом, так и отдельные пункты);

- поручения мэра города;

- служебные записки мэра города;

- договоры, заключенные от имени администрации (кроме договоров, заключенных в пределах компетенции структурного подразделения администрации);

- зарегистрированные в контрольном отделе обращения организаций, поступившие в адрес мэра, администрации города;

- зарегистрированные в контрольном отделе обращения граждан, поступившие в адрес мэра города, администрации города;

- распорядительные документы органов государственной власти, их запросы, а также иные документы в случае соответствующей резолюции мэра города, вице-мэра либо заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска.

4.2.7. В отделе организационной работы постановке на контроль подлежат следующие виды документов:

- решения Думы города Иркутска;

- парламентские запросы, обращения и депутатские запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, председателя и депутатов Думы города Иркутска, на имя мэра, вице-мэра, в адрес администрации города;

- предложения мэру города, внесенные в ходе заседаний Думы города Иркутска, а также по результатам обсуждения вопросов на депутатских слушаниях,

- обращения избирательных комиссий на имя мэра, вице-мэра, в адрес администрации города.

4.2.8. Организация контроля за исполнением постановления, распоряжения мэра города Иркутска, не подлежащего постановке на особый и внутренний контроль, возлагается на должностное лицо, указанное в пункте о контроле постановляющей части данного постановления, распоряжения. Данное должностное лицо обязано по требованию контрольного отдела представлять информацию об исполнении указанных постановлений, распоряжений.

4.2.9. До передачи документа на исполнение работником соответствующего структурного подразделения администрации города Иркутска проставляется отметка о виде контроля.

4.2.10. Ответственным исполнителем считается должностное лицо или структурное подразделение администрации города, указанное в резолюции, регистрационной карточке системы базы данных автоматизированной системы документооборота и делопроизводства "Гран-Док" или соответствующем пункте постановляющей части муниципального правового акта первым.

Ответственным исполнителем решения Думы города Иркутска считается заместитель мэра (вице-мэр), в непосредственном подчинении которого находится структурное подразделение, подготовившее данное решение.

4.2.11. Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа, поручения в целом, независимо от того, что исполнение отдельных его частей может не входить в его компетенцию.

Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для обобщения и составления итогового документа.

4.2.12. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель направляет мэру города, иному адресату обобщенный ответ, итоговый документ, согласованный всеми соисполнителями.

4.2.13. Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому лицу может быть осуществлена по резолюции заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска.

4.2.14. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, переводом на другую работу, увольнением ответственный исполнитель обязан передать неисполненные поручения, документы лицу, на которого возлагается исполнение его обязанностей, с сообщением об этом в контрольный отдел, отдел организационной работы (в соответствии с пунктами 4.2.6. - 4.2.7. настоящего Регламента).

4.2.15. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов применяются в случаях, когда помимо настоящего Регламента данные сроки в императивном порядке установлены законом, иными нормативными правовыми актами, а также в случаях, когда другой срок исполнения не указан в тексте документа, резолюции, не согласован с инициатором запроса, обращения.

Типовые сроки исполнения документов:

- документы органов государственной власти - 1 месяц или иной срок, установленный законодательством;

- поручения мэра, вице-мэра - 1 месяц;

- служебные записки мэра, вице-мэра - 15 рабочих дней;

- обращения организаций - 1 месяц или иной срок, установленный законодательством;

- документы, поручения, по которым мэром установлен особый контроль - 2 недели;

- обращения граждан - в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами города Иркутска,

- парламентский запрос - 15 дней;

- запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос) - 30 дней;

- обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью - безотлагательно, а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней с обязательным информированием об этом соответствующего члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- запрос депутата или группы депутатов Законодательного Собрания Иркутской области (депутатский запрос) - 15 дней или иной срок, установленный законодательством;

- обращение депутата или группы депутатов Законодательного Собрания Иркутской области (депутатское обращение) - 1 месяц или иной срок, установленный законодательством;

- депутатский запрос депутата, группы депутатов Думы города Иркутска - 1 месяц или иной срок, установленный законодательством;

- обращение депутата Думы города Иркутска, обращения председателя Думы города Иркутска - 1 месяц или иной срок, установленный законодательством;

- исполнительные документы, предусматривающие обращение взыскания на средства бюджета города Иркутска - 3 месяца;

- иные документы - 1 месяц или иной срок, установленный законодательством, муниципальными правовыми актами города Иркутска.

В случае, если исполнение служебной записки мэра или вице-мэра, поручений мэра и вице-мэра объективно невозможно в установленные настоящим Регламентом типовые сроки, мэр или вице-мэр устанавливают индивидуальные сроки в каждом конкретном случае.

4.2.16. Срок исполнения документа исчисляется с даты его регистрации в администрации города Иркутска, в том числе и документов, которые передаются для дальнейшего исполнения в структурные подразделения администрации города.

4.3. Продление срока исполнения документа, стоящего на контроле в администрации города Иркутска.

4.3.1. Срок исполнения документа может быть продлен лицом, органом, установившим контроль:

- по документам, стоящим на внешнем контроле - соответствующим органом государственной власти,

- по документам, стоящим на особом контроле - мэром города, вице-мэром, заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска,

- по документам, стоящим на внутреннем контроле - контрольным отделом, отделом организационной работы.

4.3.2. Для продления срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет в контрольный отдел, отдел организационной работы (в соответствии с пунктами 4.2.6. - 4.2.7. настоящего Регламента) мотивированную докладную записку с объяснением причин невыполнения не менее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения. В случае, если документ стоит на особом контроле, контрольный отдел, отдел организационной работы (в соответствии с пунктами 4.2.6. - 4.2.7. настоящего Регламента) передает докладную записку на согласование должностному лицу, установившему особый контроль.

В случае продления сроков рассмотрения обращений, запросов поступивших в администрацию города, ответственный исполнитель обязан направить заявителю промежуточный ответ в сроки, определенные в соответствии с пунктом 4.2.15 настоящего Регламента.

4.3.3. Конкретный срок исполнения, указанный в тексте постановлений и распоряжений мэра, распоряжений вице-мэра и заместителей мэра, приказов должностных лиц администрации города Иркутска, решений Думы города Иркутска, может быть изменен (продлен) только путем внесения в них соответствующих изменений.

4.3.4. Продление срока исполнения документа считается оформленным, если на докладной записке (промежуточном ответе заявителю) имеется резолюция согласия руководителя структурного подразделения органа государственной власти, осуществляющего контроль за исполнением документа (в случае внешнего контроля); мэра города, вице-мэра либо заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска (в случае установления ими особого контроля); соответствующая отметка контрольного отдела, отдела организационной работы (в случае внутреннего контроля).

4.3.5. Не подлежат продлению сроки исполнения парламентских запросов, депутатских запросов и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, депутатских запросов депутатов Думы города Иркутска.

4.4. Организация контроля за сроками исполнения, проверка хода и качества исполнения.

4.4.1. На документы, стоящие на контроле, ответственный исполнитель заводит контрольные дела, в которых накапливаются материалы о ходе исполнения данных документов.

4.4.2. Информация во исполнение контролируемых документов (вместе с контрольным делом) представляется в структурное подразделение администрации города Иркутска, на контроле в котором находится данный документ. В случае, если документ поставлен на особый контроль, то информация во исполнение документа передается на рассмотрение должностному лицу, установившему контроль.

4.4.3. Информация во исполнение контролируемых документов, стоящих на особом контроле, с резолюцией, визой должностного лица, установившего особый контроль, возвращается в структурное подразделение администрации города Иркутска, осуществляющее контроль.

Информация во исполнение документов, стоящих на внешнем и внутреннем контроле с заключением работника, осуществляющего контроль, после отметки в компьютерной базе данных возвращается исполнителю.

4.4.4. В случае непредставления информации о ходе исполнения документа в установленные сроки работник, осуществляющий контроль, вправе направить ответственному исполнителю напоминание с установлением срока представления информации. Направление напоминания не влечет продления срока исполнения документа. В случае непредставления информации об исполнении документа по истечении срока, указанного в повторном контрольном напоминании, структурное подразделение администрации города, осуществляющий контроль, вправе направить служебную записку мэру города Иркутска по факту неисполнения документа.

4.4.5. Контроль за исполнением постановлений и распоряжений мэра города, решений Думы города Иркутска, и иных документов, имеющих долговременный характер исполнения, может быть осуществлен путем включения вопроса о ходе исполнения документа в план работы ВАК.

4.5. Снятие с контроля.

4.5.1. Основанием для снятия документов с контроля является наличие справки за подписью ответственного исполнителя, в которой излагается исполнение документа по существу (для постановлений и распоряжений мэра - по каждому пункту), и (или) ответа заявителю или любого конкретного документа, подтверждающего фактическое исполнение документа. Устная информация ответственного исполнителя не является основанием для снятия документа с контроля. Исключение составляют случаи принятия на заседании Думы города Иркутска проектов решений, рассмотрения на заседании ВАК информации, принятия на заседании ВАК проекта постановления или распоряжения, подготовленных по поручению мэра города, а также заключения договора, соглашения, контракта, официального опубликования, обнародования информации в соответствии с поручением, предусмотренным в постановлении, распоряжении мэра города, в которых для снятия с контроля соответствующего поручения представления письменной справки об исполнении не требуется.

4.5.2. Справка об исполнении документа, ответ (вместе с контрольным делом) представляется работнику, осуществляющему контроль, для согласования.

4.5.3. Работник, осуществляющий контроль, вправе возвратить ответственному исполнителю на доработку ответ или справку об исполнении документа, не отвечающие требованиям настоящего Регламента и (или) не содержащие информации о разрешении по существу всех поставленных вопросов. На доработку документов по письменным замечаниям работника, осуществляющего контроль, отводится 2 дня в случае возврата ввиду недостатков оформления и 5 дней в случае возврата ввиду недостатков содержания, при этом сроки исполнения документа не продляются.

4.5.4. Снятию с контроля может подлежать документ, полное или частичное исполнение которого объективно невозможно в связи с изменением социально-экономических условий, изменением или отменой правовых актов.

4.5.5. Документы, стоящие на внешнем контроле, парламентские запросы, депутатские запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области снимаются с контроля после отправки ответа в соответствующие органы государственной власти. Депутатские запросы депутатов Думы города Иркутска снимаются с контроля после принятия соответствующего решения Думы города Иркутска.

Документы, стоящие на особом и внутреннем контроле, снимается с контроля, если на справке об исполнении и (или) ответе заявителю, имеется резолюция должностного лица, установившего контроль, "Снять с контроля".

4.5.6. Для документов, стоящих на внешнем контроле, парламентских запросов, депутатских запросов и обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области датой снятия с контроля считается дата отправки ответа. Датой снятия с контроля документов, стоящих на особом или внутреннем контроле, считается дата представления справки об исполнении документа и (или) ответа заявителю в структурное подразделение администрации города Иркутска, осуществляющее контроль за исполнением документа. Датой снятия с контроля депутатских запросов депутатов Думы города Иркутска считается дата принятия соответствующего решения Думы города Иркутска.

4.5.7. Документ считается снятым с контроля с нарушенным сроком исполнения в случае, если справка об исполнении документа и (или) ответ заявителю поступили в структурное подразделение администрации города Иркутска, осуществляющее контроль, позже установленных в соответствии с настоящим Регламентом сроков исполнения.

4.6. Учет и анализ результатов исполнительской дисциплины.

4.6.1. Начальник контрольного отдела, начальник отдела организационной работы анализируют информацию о результатах выполнения контролируемых документов и ежеквартально готовят соответствующие аналитические записки. После согласования с заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска указанные аналитические записки передают на рассмотрение мэру города. Данная информация учитывается при решении вопросов поощрения по итогам работы за квартал.

4.7. Организация контроля исполнения в структурных подразделениях администрации города.

4.7.1. Контроль исполнения документов в структурных подразделениях администрации города Иркутска организуется руководителями данных структурных подразделений и осуществляется должностными лицами, ответственными за контроль исполнения.

Вице-мэр, заместители мэра города вправе издать собственные инструкции, регламентирующие порядок прохождения документов в подведомственных им структурных подразделениях администрации города Иркутска и организации контроля за их исполнением. Указанные инструкции не должны противоречить требованиям настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству.

4.7.2. Ответственность за организацию работы по контролю за своевременным и качественным исполнением документов несут руководители структурных подразделений администрации города, которые обязаны:

- рассматривать документы и доводить их до непосредственного исполнителя в день поступления;

- лично осуществлять контроль за своевременным и качественным исполнением документов;

- не реже одного раза в неделю лично рассматривать состояние исполнения документов;

- по письменному запросу представлять в контрольный отдел, отдел организационной работы информацию о ходе выполнения поручений, содержащихся в документах, исполнение которых возложено на данное структурное подразделение администрации города;

- систематически подводить итоги исполнения документов, принимать соответствующие меры воздействия к нарушителям исполнительской дисциплины.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата мэра г.Иркутска

Е.Е.Войцехович

Начальник контрольного отдела

Н.И.Попова