Приложение N 1. Положение о порядке обеспечения наличными денежными средствами структурных подразделений администрации г.Иркутска, муниципальных бюджетных учреждений при казначейской системе исполнения бюджета города Иркутска

Приложение N 1

к Постановлению мэра г.Иркутска

от 22 марта 2005 г. N 031-06-496/5

Положение
о порядке обеспечения наличными денежными средствами
структурных подразделений администрации г.Иркутска,
муниципальных бюджетных учреждений при казначейской
системе исполнения бюджета города Иркутска

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с Бюджетным Кодексом Российской Федерации, нормативными документами Центрального банка Российской Федерации (Банка России), Министерства финансов Российской Федерации.

1.2. Положение о порядке обеспечения наличными денежными средствами структурных подразделений администрации г.Иркутска, муниципальных бюджетных учреждений при казначейской системе исполнения бюджета города Иркутска (далее - Положение) регламентирует порядок оформления и совершения в администрации г.Иркутска операций, связанных с выплатой наличных денежных средств на заработную плату, выплаты социального характера, хозяйственные расходы (далее - наличные деньги) структурным подразделениям администрации г.Иркутска, муниципальным бюджетным учреждениям (далее - бюджетополучатели) со счета Комитета по экономике и финансам администрации г.Иркутска (далее - Комитет по экономике и финансам).

1.3. В настоящем положении используются следующие понятия и термины:

- банк - учреждение Банка России, осуществляющее расчетно-кассовое обслуживание счета Комитета по экономике и финансам;

- муниципальное бюджетное учреждение - организация, созданная администрацией г.Иркутска для осуществления управленческих, социально-культурных или иных функций некомерческого характера, финансируемая частично или полностью из бюджета города на основе сметы доходов и расходов;

- ответственный работник - специалист структурного подразделения администрации г.Иркутска или муниципального бюджетного учреждения, с которым в установленном действующим законодательством порядке заключается договор о полной материальной ответственности;

- лицевой счет - карточка, предназначенная для отражения в учете объемов финансирования бюджетополучателей в пределах средств, предусмотренных в бюджете города;

- чековая книжка (денежная чековая книжка) - документ установленной формы, представляющий собой сброшюрованные, соединенные в виде книжки бланки денежных чеков;

- денежный чек - документ установленной формы, предназначенный для оформления операции выдачи наличных денег бюджетополучателям в кассе банка, заполненный в установленном порядке;

- объявление на взнос наличными - комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции, оформляемый при внесении бюджетополучателями наличных денег на счет Комитета по экономике и финансам.

1.4. Операции связанные с выплатой наличных денег бюджетополучателям со счета Комитета по экономике и финансам производятся в администрации г.Иркутска строго в соответствии с решением Думы г.Иркутска о бюджете города на соответствующий финансовый год и сводной бюджетной росписью.

1.5. Подготовка документов для выплаты наличных денег бюджетополучателям производится в соответствии со сводной кассовой заявкой на выплату наличных денежных средств на заработную плату, выплаты социального характера и хозяйственные расходы (далее - сводная кассовая заявка). Сводная кассовая заявка составляется отделом казначейского исполнения бюджета Главного финансового управления Комитета по экономике и финансам (далее - отдел казначейства) на основании кассовых заявок на выплату наличных денежных средств на заработную плату, выплаты социального характера и хозяйственные расходы (далее - кассовая заявка) бюджетополучателей (приложение 1) и ежеквартально представляется в банк. Кассовые заявки бюджетополучателей формируются в отдельное дело отделом казначейства.

2. Порядок работы с чековыми книжками

2.1. Чековые книжки Комитет по экономике и финансам по его заявлению получает в банке.

2.2. Полученные Комитетом по экономике и финансам чековые книжки, являющиеся документом строгой отчетности, подлежат регистрации в Журнале регистрации бланков денежных чековых книжек (приложение 2), который должен быть прошнурован, заверен подписями председателя Комитета по экономике и финансам или начальника Главного финансового управления Комитета по экономике и финансам, а также начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности Главного финансового управления Комитета по экономике и финансам и скреплен печатью Комитета по экономике и финансам.

Чековые книжки хранятся в операционном отделе Главного финансового управления Комитета по экономике и финансам (далее - операционный отдел) в охраняемом помещении в несгораемом металлическом шкафу, который по окончании каждого рабочего дня закрывается ключом и опечатывается.

Ответственность за сохранность чековых книжек до передачи их бюджетополучателю несет ответственный работник операционного отдела, назначаемый распоряжением председателя Комитета по экономике и финансам, с которым, в установленном действующим законодательством порядке, заключается договор о полной материальной ответственности. На время отсутствия ответственного работника операционного отдела по уважительной причине распоряжением председателя Комитета по экономике и финансам назначается другой ответственный работник операционного отдела, с которым, в установленном действующим законодательством порядке, заключается договор о полной материальной ответственности.

В Главном финансовом управлении Комитета по экономике и финансам (далее - Главное финансовое управление) осуществляются проверки условий хранения чековых книжек и соответствия фактического количества бланков чековых книжек данным Журнала регистрации бланков денежных чековых книжек (далее - проверки хранения чековых книжек). Проверки проводятся ежеквартально (внезапно), а также при смене лица, ответственного за сохранность чековых книжек.

Проверки хранения чековых книжек проводятся комиссией, назначаемой распоряжением председателя Комитета по экономике и финансам. Результаты проверок оформляются актами, которые хранятся в операционном отделе в течение пяти лет.

2.3. Полученные в банке чековые книжки выдаются Главным финансовым управлением бюджетополучателям бесплатно.

Представитель бюджетополучателя для получения чековой книжки представляет в операционный отдел доверенность от имени бюджетополучателя и заявление на выдачу денежных чековых книжек установленной формы (приложение 3).

Перед выдачей чековой книжки представителю бюджетополучателя ответственный работник операционного отдела проверяет:

- наличие всех денежных чеков в данной книжке путем полистного пересчета;

- правильность заполнения заявления на выдачу денежных чековых книжек и оформления доверенности, соответствие подписей и оттиска печати имеющимся образцам в карточке образцов подписей и оттиска печати бюджетополучателя.

Ответственный работник операционного отдела выдает представителю бюджетополучателя чековую книжку под расписку в Журнале регистрации бланков денежных чековых книжек. Ответственность за сохранность и учет полученных в Главном финансовом управлении чековых книжек несет бюджетополучатель.

2.4. Чековые книжки, являющиеся бланком строгой отчетности, должны храниться у бюджетополучателей в металлическом несгораемом шкафу. Ответственность за сохранность полученных чековых книжек несет назначаемый приказом руководителя бюджетополучателя ответственный работник бюджетополучателя, с которым в установленном действующим законодательством порядке заключается договор о полной материальной ответственности. На время отсутствия ответственного работника по уважительной причине приказом руководителя бюджетополучателя назначается другой ответственный работник бюджетополучателя, с которым в установленном действующим законодательством порядке, заключается договор о полной материальной ответственности.

2.5. Бюджетополучатели возвращают в операционный отдел чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и оставшимися неиспользованными денежными чеками для последующего их возврата в банк по заявлению в произвольной форме, в котором указываются номера подлежащих возврату неиспользованных чеков, в случае:

- закрытия лицевых счетов, открытых бюджетополучателям в Главном финансовом управлении;

- изменения наименования бюджетополучателя;

- закрытия или изменения номера счета, открытого Комитету по экономике и финансам в банке.

2.6. За два дня до получения наличных денег в банке бюджетополучатели представляют в операционный отдел реестр платежных документов в количестве 2-х экземпляров, к которому прилагаются: заявка на получение наличных денег в двух экземплярах (приложение 4), денежный чек, заполненный в установленном порядке, платежные поручения на перечисление налогов и взносов на социальные нужды и налога на доходы физических лиц.

В заявке на получение наличных денег (далее - заявка) указывается серия, номер и дата денежного чека, номер лицевого счета бюджетополучателя, должность, фамилия, имя и отчество представителя бюджетополучателя, на которого выписан денежный чек, данные его паспорта, показатели бюджетной классификации Российской Федерации, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку, и сумма.

Лицевая сторона денежного чека заполняется от имени Комитета по экономике и финансам.

На оборотной стороне денежного чека проставляются паспортные данные представителя бюджетополучателя, на которого выписан денежный чек, полное или сокращенное наименование бюджетополучателя, назначение сумм платежа в соответствии с номенклатурой символов отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России. Ответственность за достоверность проставленных в денежном чеке символов несет бюджетополучатель.

Подпись на корешке денежного чека представителя бюджетополучателя, на которого выписан денежный чек, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера бюджетополучателя или иных лиц, уполномоченных в соответствии с карточкой образцов подписей на право первой и второй подписи. Подписание незаполненных бланков денежных чеков запрещается.

2.7. Ответственный работник операционного отдела проверяет заявку на соответствие подписей образцам, имеющимся в карточке образцов подписей.

Ответственный работник отдела казначейства проверяет заявку на предмет:

- соответствия указанных в заявке показателей бюджетной классификации Российской Федерации содержанию операций;

- наличия остатка лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования расходов на лицевом счете бюджетополучателя по указанным в заявке показателям бюджетной классификации Российской Федерации.

Ответственный работник операционного отдела проверяет оформление представленного денежного чека на соответствие:

- сумм, указанных цифрами суммам, указанным прописью;

- данных паспорта, удостоверяющего личность представителя бюджетополучателя, данным, указанным в денежном чеке и заявке;

- представленного денежного чека заявке в части проставленных в них серии, номера и даты денежного чека и суммы, подлежащей получению.

2.8. В случае составления бюджетополучателем заявки на получение наличных денег, денежного чека или платежных поручений на перечисление налогов и взносов на социальные нужды и налога на доходы физических лиц не по установленной форме, с пропусками обязательных к заполнению граф и другими нарушениями Комитет по экономике и финансам отказывает в приеме указанных документов с указанием в реестре платежных документов причин отказа и возвращает их бюджетополучателю. При этом Комитет по экономике и финансам не несет ответственности за нарушение сроков выплаты наличных денег, уплаты налогов и взносов на социальные нужды, налога на доходы физических лиц бюджетополучателями.

2.9. В случае надлежащего оформления документов на лицевой стороне принятых от бюджетополучателей и проверенных операционным отделом денежных чеков ставятся подписи должностных лиц и печать Комитета по экономике и финансам, включенные в карточку образцов подписей и оттиска печати Комитета по экономике и финансам, представленную в банк в установленном порядке. Операционный отдел возвращает подписанный денежный чек представителю бюджетополучателя на следующий день, после даты представления в Главное финансовое управление пакета документов, предусмотренного в п.2.6. настоящего Положения.

2.10. Подписанные денежные чеки регистрируются ответственным работником операционного отдела в Журнале регистрации выданных денежных чеков (приложение 5). Журнал регистрации выданных денежных чеков должен быть пронумерован, прошнурован и заверен подписями председателя Комитета по экономике и финансам или начальника Главного финансового управления, а также подписью начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности и скреплен печатью Комитета по экономике и финансам.

2.11. Для получения наличных денег представитель бюджетополучателя, на имя которого выписан денежный чек, представляет в банк по месту открытия счета Комитета по экономике и финансам денежный чек и документ, удостоверяющий личность.

2.12. Отдел бухгалтерского учета и отчетности Главного финансового управления Комитета по экономике и финансам (далее - отдел бухгалтерского учета и отчетности) после подтверждения банком проведения операции по списанию денежных средств со счета Комитета по экономике и финансам проводит бухгалтерские записи.

Первый экземпляр исполненной заявки на получение наличных денег, оформленной подписями бюджетополучателя, прилагается к выписке из лицевого счета бюджетополучателя, остающейся в документах операционного дня операционного отдела. Второй экземпляр заявки с отметкой операционного отдела и отдела казначейства передается бюджетополучателю вместе с выпиской из его лицевого счета.

3. Возврат наличных денег

3.1. В целях недопущения превышения лимита остатка наличных денег в кассе, а также в случае возврата остатков денежных средств, выданных ранее подотчетным лицам, бюджетополучатели производят возврат неиспользованного остатка наличных денег на счет Комитета по экономике и финансам.

3.2. Взнос наличных денег в кассу банка производится бюджетополучателями на основании Объявления на взнос наличными (ф.0402001). В Объявлении на взнос наличными (ф. 0402001) в поле "Получатель" указывается полное наименование Комитета по экономике и финансам, номер его банковского счета, в скобках проставляется полное или сокращенное наименование бюджетополучателя, внесшего наличные деньги, а также номер его лицевого счета.

В поле "Источник взноса" бюджетополучатель указывает символы отчета о кассовых оборотах банка и показатели бюджетной классификации Российской Федерации, по которым вносимые денежные средства подлежат отражению на лицевом счете бюджетополучателя.

Ответственность за правильность заполнения и достоверность необходимых реквизитов Объявления на взнос наличными (ф.0402001) несет бюджетополучатель.

В случае, если показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указаны, в день возврата неиспользованных денежных средств в банк бюджетополучатели обязаны представить в отдел бухгалтерского учета и отчетности расшифровку внесенной суммы по показателям бюджетной классификации Российской Федерации, подписанную руководителем и главным бухгалтером и заверенную оттиском печати бюджетополучателя.

3.3. Квитанция к Объявлению на взнос наличными остается у бюджетополучателя.

3.4. Ответственный работник отдела бухгалтерского учета и отчетности на основании выписки банка из счета Комитета по экономике и финансам и приложенных к ней ордеров к Объявлениям на взнос наличными отражает внесенную сумму на лицевом счете соответствующего бюджетополучателя по соответствующим показателям бюджетной классификации Российской Федерации.

3.5. Ответственный работник операционного отдела на основании записей в Журнале регистрации выданных денежных чеков и выписок из счета Комитета по экономике и финансам осуществляет контроль за использованием денежных чеков. Не позднее следующего дня после истечения срока предъявления денежного чека к оплате бюджетополучатель возвращает в операционный отдел неиспользованный денежный чек. Начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности (или заместитель начальника) должен незамедлительно погасить каждый неиспользованный денежный чек путем перечеркивания его лицевой и оборотной сторон. Погашенные денежные чеки передаются ответственному работнику операционного отдела для отметки в Журнале регистрации выданных денежных чеков. После отметки в Журнале регистрации выданных денежных чеков ответственный работник операционного отдела погашенные денежные чеки возвращает бюджетополучателю.

3.6. Испорченные и погашенные денежные чеки хранятся вместе с корешками в кассовых документах бюджетополучателей.

4. Ответственность

4.1. Ответственность за неправильное использование выданных денежных чеков, убытки в результате утраты или хищения денежного чека, а также вследствие злоупотреблений со стороны лиц, уполномоченных бюджетополучателями на подписание денежных чеков, несут бюджетополучатели.

Степень ответственности определяется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

И.о. первого заместителя мэра,

председателя комитета

по экономике и финансам

В.В.Попов

Начальник главного

Финансового управления

Комитета по экономике и финансам

А.А.Валиулина