Приложение N 1. Инструкция о порядке регистрации документов в администрации г.Иркутска

Приложение N 1

к Распоряжению мэра г.Иркутска

от 2 апреля 2004 г. N 031-10-359/4

Инструкция
о порядке регистрации документов в администрации г.Иркутска

1. Общее положение

Регистрация документов - это присвоение документу уникального регистрационного номера, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней.

При регистрации на документе проставляется регистрационный номер и дата, вносятся исходные данные о документе в регистрационную карточку.

Каждый документ подлежит регистрации в администрации города и ее структурных подразделениях один раз.

Классификационная группа "Распорядительные документы" - это правовые акты мэра города и его заместителей, приказы руководителей структурных подразделений администрации г.Иркутска, а также иные документы (служебные записки, поручения, планы, протоколы и т.п.), обеспечивающие решение задач, возложенных на администрацию г.Иркутска и ее структурные подразделения.

Оригиналы распорядительных документов хранятся в администрации г.Иркутска.

Классификационная группа "Служебные документы" - это вся поступающая в администрацию города и ее структурные подразделения корреспонденция из государственных органов; от организаций и учреждений различных форм собственности, общественных объединений, структурных подразделений администрации г.Иркутска и т.п.

Классификационная группа "Исходящие документы" - это запросы или ответы, направляемые как в сторонние организации (государственные органы, организации и учреждения всех форм собственности, общественные объединения, жителям города и т.д.), так и в структурные подразделения администрации г.Иркутска.

Оригиналы исходящих документов отправляются адресатам, в администрации г.Иркутска хранятся копии исходящих документов.

Классификационная группа "Обращения" - это жалобы, заявления, обращения граждан в администрацию г.Иркутска и ее структурные подразделения, в том числе поступившее на устном приеме должностных лиц.

Классификационная группа "Договоры" - это муниципальные контракты, договоры, заключаемые от имени администрации г.Иркутска и договоры, заключаемые от имени структурных подразделений администрации г.Иркутска.

В классификационных группах "Служебные документы" и "Обращения" документы разделяют на первичные документы и вторичные документы.

Первичный документ - это документ, не имеющий ссылку на исходящий номер администрации или ее структурных подразделений (инициативный документ).

Вторичный документ - это документ, имеющий ссылку на исходящий номер (ответ). Такие документы подлежат регистрации под тем же номером, что и первичный документ.

Повторный документ - это обращение, поступившее в течение одного календарного года от одного и того же корреспондента (заявителя) по одному и тому же вопросу, по истечении установленного действующим законодательством срока ответа на первичное обращение.

2. Структура регистрационного номера

Регистрационный номер документа (за исключением распорядительных документов городской Думы г.Иркутска) имеет следующую структуру:

РРР-ДД-НННННН/Г-П, где

РРР - код группы документа для структурного подразделения администрации г.Иркутска (заполняется в соответствии с приложением N 1);

ДД - код вида регистрируемого документа (заполняется в соответствии с приложением N 2);

НННННН - порядковый номер;

Г - последняя цифра года;

П - номер повтора (проставляется у повторных документов).

Регистрационный номер распорядительных документов городской Думы г.Иркутска имеет следующую структуру:

ССС-ДД-ЗЗ0ННН/Г-П, где

ССС - номер созыва городской Думы г.Иркутска;

ДД - код вида регистрируемого документа (заполняется в соответствии с приложением N 2);

ЗЗ - номер заседания городской Думы г.Иркутска;

ННН - порядковый номер документа;

Г - последняя цифра года;

П - номер повтора (проставляется у повторных документов)

3. Регистрация распорядительных документов

Распорядительные документы подлежат регистрации в день их подписания.

Постановления и распоряжения мэра города; распоряжения вице-мэра; поручения с заседания Высшего Административного комитета и рабочих совещаний; служебные записки мэра; служебные записки вице-мэра подлежат регистрации в секторе делопроизводства контрольного отдела аппарата мэра администрации г.Иркутска.

Например,

031-06-26/4 - постановление мэра,

031 -10-27/4 - распоряжение мэра,

031-36-16/4 - распоряжение вице-мэра,

031-18-66/4 - поручение с Высшего административного комитета,

031 -45-37/4 - поручение с рабочего совещания,

031 -19-32/4 - служебная записка мэра.

Решения городской Думы, поручения с заседаний городской думы и депутатских слушаний подлежат регистрации в организационном отделе аппарата мэра администрации г.Иркутска.

Например,

003-20-400332/4 - решение городской Думы г.Иркутска,

003-62-400031/4 - поручение с заседания городской Думы г.Иркутска.

Приказы руководителя аппарата мэра подлежат регистрации в отделе кадровой работы аппарата мэра администрации г.Иркутска.

Например,

058-08-266/4.

Распоряжения заместителя мэра, приказы руководителя структурного подразделения регистрируются в соответствующих структурных подразделениях администрации г.Иркутска.

Например,

104-02-87/4 - распоряжение по общим вопросам первого заместителя мэра, председателя Комитета по экономике и финансам администрации г.Иркутска,

214-08-45/4 - приказ начальника Департамента образования комитета по делам горожан администрации г.Иркутска,

704-78-01/4 - распоряжение по кадрам заместителя мэра, председателя Комитета по управлению Октябрьским округом администрации г.Иркутска.

4. Регистрация служебных документов

Служебные документы подлежат регистрации в день поступления.

Служебные документы, поступившие на имя мэра и вице-мэра подлежат регистрации в секторе делопроизводства контрольного отдела аппарата мэра администрации г.Иркутска.

Например,

028-03-60/4 - письмо руководителя структурного подразделения администрации г.Иркутска на имя мэра,

028-51-61/4 - обращение организации на имя мэра,

028-11-62/4 - Указ Президента РФ,

028-16-63/4 - постановление ЗС Иркутской области,

028-26-44/4 - постановление суда.

Обращения и запросы депутатов городской Думы г.Иркутска, Законодательного Собрания Иркутской области и Федерального Собрания Российской Федерации регистритуются# в организационном отделе аппарата мэра администрации г.Иркутска.

Например,

019-17-11/4 - обращение депутата городской думы г.Иркутска,

019-33-5/4 - запрос депутата ЗС Иркутской области.

Служебные документы, поступающие на имя руководителей структурных подразделений администрации, подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях.

Например,

202-03-17/4 - письмо руководителя структурного подразделения администрации г.Иркутска на имя председателя Комитета по делам горожан администрации г.Иркутска,

103-51-72/4 - обращение организации на имя председателя Комитета по экономике и финансам администрации г.Иркутска,

111-03-117/4 - письмо руководителя структурного подразделения администрации г.Иркутска на имя начальника главного финансового управления Комитета по экономике и финансам администрации г.Иркутска,

052-51-12/4 - обращение организации на имя руководителя аппарата мэра администрации г.Иркутска,

602-03-47/4 - письмо руководителя структурного подразделения администрации г.Иркутска на имя председателя Комитета по управлению Ленинским округом администрации г.Иркутска.

5. Регистрация исходящих документов

Исходящие документы подлежат регистрации в день подписания.

Исходящие документы за подписью мэра, вице-мэра подлежат регистрации в секторе делопроизводства контрольного отдела аппарата мэра администрации г.Иркутска.

Например,

059-72-54/4 - исходящее письмо за подписью мэра,

059-73-26/4 - исходящее письмо за подписью вице-мэра.

Исходящие документы за подписью руководителей структурных подразделений подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях администрации г.Иркутска.

Например,

054-70-66/4 - письмо за подписью заместителя мэра, руководителя аппарата мэра администрации г.Иркутска,

204-70-66/4 - исходящее за подписью заместителя мэра, председателя Комитета по делам горожан,

204-71-25/4 - исходящее за подписью заместителя председателя Комитета по делам горожан,

225-74-66/4 - исходящее за подписью начальника департамента социальной защиты.

6. Регистрация обращений

Обращения подлежат регистрации в день поступления.

Обращения жителей к мэру города и вице-мэру подлежат регистрации в секторе контроля контрольного отдела аппарата мэра администрации г.Иркутска.

Например,

027-05-166/4.

Обращения жителей к мэру города по вопросам оказания материальной помощи подлежат регистрации в Департаменте социальной защиты населения Комитета по делам горожан.

Например,

222-05-78/4.

Обращения жителей с жалобами на действия должностных лиц администрации города подлежат регистрации в отделе кадровой работы аппарата мэра.

Например,

056-05-5/4.

Обращения жителей в городскую Думу г.Иркутска подлежат регистрации в организационном отделе аппарата мэра администрации г.Иркутска.

Например,

020-05-93/4.

Обращение жителей к руководителям структурных подразделений администрации города подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях.

Например,

051-05-63/4 - обращения жителей к руководителю аппарата мэра администрации г.Иркутска,

201-55-32/4 - обращение жителей к председателю Комитета по делам горожан администрации г.Иркутска (на устном приеме).

7. Регистрация договоров

Договоры, заключенные от имени администрации и заключенные от имени структурных подразделений, наделенных в установленном порядке правами юридического лица, регистрируются в секторе делопроизводства контрольного отдела аппарата мэра администрации г.Иркутска.

Например,

010-64-26/4 - договор, заключеный от имени администрации г.Иркутска,

211-66-6/4 - договор, заключенный от имени Департамента образования Комитета по делам горожан администрации г.Иркутска.

Заместитель мэра,

руководитель аппарата мэра

Е.Е.Войцехович

Начальник контрольного отдела

Ю.И.Баранов