Приложение N 1. Инструкция по делопроизводству в органах городского самоуправления г.Иркутска

Приложение N 1

к Распоряжению мэра г.Иркутска

от 9 декабря 2003 г. N 031-10-1715/3

Инструкция
по делопроизводству в органах городского самоуправления г.Иркутска

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах городского самоуправления г.Иркутска (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава, форм управленческих документов и технологий работы с ними.

Инструкция устанавливает общие требования к оформлению документов в органах городского самоуправления г.Иркутска.

1.2. Инструкция разработана с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.3. Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации г.Иркутска осуществляется контрольным отделом аппарата мэра администрации г.Иркутска.

2. Документация органов городского самоуправления г.Иркутска

2.1. Деятельность органов городского самоуправления г.Иркутска обеспечивается системой взаимоувязанной документации. Ее состав определяется компетенцией органов городского самоуправления г.Иркутска, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между городской Думой г.Иркутска, администрацией г.Иркутска, органами государственной власти и организациями.

2.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.

3. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - герб города Иркутска;

02 - наименование автора документа;

03 - справочные данные об авторе документа;

04 - наименование вида документа;

05 - дата документа;

06 - регистрационный номер документа;

07 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

08 - место составления или издания документа;

09 - адресат;

10 - гриф утверждения документа;

11 - резолюция;

12 - заголовок к тексту;

13 - сведения о принятии решения городской Думы г.Иркутска;

14 - отметка о контроле;

15 - текст документа;

16 - отметка о наличии приложения;

17 - подпись;

18 - гриф согласования документа;

19 - визы;

20 - рассылка;

21 - оттиск печати;

22 - отметка о заверении копии;

23 - отметка об исполнителе документа;

24 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

25 - отметка о поступлении документа;

26 - идентификатор электронной копии документа.

4. Требования к оформлению реквизитов документов

4.1. Герб города Иркутска помещают на бланках документов в соответствии с решением городской Думы г.Иркутска от 27.02.1996 N 165-гД "О символике г.Иркутска".

4.2. Наименование автора документа (городская Дума г.Иркутска, мэр г.Иркутска, администрация г.Иркутска, ее структурное подразделение или должностное лицо администрации г.Иркутска) должно соответствовать наименованию, закрепленному в соответствующих правовых актах.

4.3. Справочные данные об авторе документа включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению автора документа (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

4.4. Наименование вида документа определено Уставом города, Положением об администрации города, Положениями о структурных подразделениях администрации.

4.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более структурными подразделениями администрации г.Иркутска должны иметь одну (единую дату).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 5 июня 2003 г.

В правовых актах органов городского самоуправления г.Иркутска дату проставляют в день подписания.

В решениях городской Думы г.Иркутска дату отделяют от подписи 3 межстрочными интервалами и печатают от левой границы бланка, например:

     30 марта 2003 г.

4.6. Регистрационный номер документа оформляют в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации документов.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более структурными подразделениями администрации г.Иркутска, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрационный номер решения городской Думы г.Иркутска отделяют от реквизита "Дата документа" 1 межстрочным интервалом, печатают от левой границы бланка.

4.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

4.8. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Например, г.Иркутск.

4.9. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные лица, граждане. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

                                       Минюст России

                                       Департамент информатизации

                                       и научно-технического

                                       обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                       Генеральному директору

                                       ОАО "Северные регионы"

                                       В.А.Лагутину

или

                                       ОАО "Электроцентрмонтаж"

                                       Главному бухгалтеру

                                       В.М.Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                       Комитеты по управлению

                                       округами администрации

                                       г.Иркутска

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма организации указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                       Муниципальное унитарное

                                       предприятие

                                       "Трест жилищного хозяйства"

                                       Трудовая ул., д.111, г.Иркутск

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                       Образцову О.П.

                                       ул.Седова, д.5, кв.12

                                       г.Иркутск

4.10. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Порядок утверждения документов определяется соответствующими нормативными правовыми актами, инструкциями.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                       УТВЕРЖДАЮ

                                       Председатель Комитета по

                                       городскому обустройству

                                       администрации г.Иркутска

                                       Личная подпись О.И.Шандрук

                                       13.05.2003 г.

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу.

4.11. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения (при необходимости), подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (специальном бланке).

4.12. Заголовок к тексту должен отражать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

О проведении конкурса...;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего специалиста.

Заголовок постановлений и распоряжений мэра города, распоряжений вице-мэра и заместителей мэра, приказов печатают от границы левого поля на ширину 28 печатных знаков. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк), то его допускается печатать до границы правого поля документа.

Заголовок решений городской Думы г.Иркутска центрируют относительно самой длинной строки.

Точку в конце заголовка не ставят.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок допускается не указывать.

4.13. Сведения о принятии решения городской Думы г.Иркутска отделяют от заголовка 3 межстрочными интервалами и оформляют следующим образом:

Принято на 27-ом заседании

городской Думы 3-его созыва                             28 марта 2003 года

4.14. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом "Контроль" или штампом утвержденного образца в правом верхнем углу документа.

4.15. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной или постановляющей) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации, сообщения. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). Первую строку абзаца начинают на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

В тексте документа, подготовленного на основании других документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Текст можно разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты (не более 4 уровней), которые нумеруют арабскими цифрами.

При наличии в тексте ссылки на сноску, ее оформляют звездочкой или цифрой. Текст сноски печатают через 1 межстрочный интервал в конце соответствующей страницы или после текста в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатают с прописной буквы. В конце текста сноски ставят точку. На одной странице не должно содержаться более 3 сносок.

В правовых актах органов городского самоуправления г.Иркутска (решении, постановлении, распоряжении, приказе) постановляющую часть отделяют от констатирующей 2 межстрочными интервалами, пункты постановляющей части отделяют друг от друга 1 межстрочным интервалом. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый документ, должны соответствовать структуре изменяемого, дополняемого документа.

В решении городской Думы г.Иркутска постановляющую часть завершают словом РЕШИЛА, которое печатают в разрядку заглавными буквами.

В постановлении мэра г.Иркутска постановляющую часть завершают словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатают в разрядку заглавными буквами.

В приказе постановляющую часть завершают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатают в разрядку заглавными буквами.

В тексте решения городской Думы г.Иркутска, постановления мэра г.Иркутска употребляют полные официальные наименования органов и организаций.

В тексте распоряжений и приказов допускается употребление сокращенных официальных наименований органов и организаций.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает", "комитет считает возможным").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляют следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня

Место проведения заседания (совещания) - указывают в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений указывают в тексте протокола или прилагают к нему; в последнем случае делают в тексте сноску "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатают полностью, при необходимости приводят итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывают в тексте протокола после соответствующего решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируют только принятые решения по соответствующим вопросам.

Протокол подписывает председательствующий на заседании и секретарь. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваивают регистрационные номера в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации документов.

Стенограмма представляет собой дословную расшифровку всех выступлений на заседании (совещаний), ее составляют на основании записей на электромагнитные носители. Расшифровка записей возлагается на лицо, осуществляющее запись заседания (совещания).

Фамилию и инициалы выступающего печатают от левой границы и выделяют жирным шрифтом, дословную расшифровку выступления печатают через тире и выравнивают по левой и правой границам. Одно выступление от другого отделяют 2 межстрочными интервалами.

В случае, если на заседании (совещании) председательствующим были даны поручения, то они оформляются следующим образом: наименование вопроса формулируют в соответствии с повесткой дня заседания (совещания), текст поручения печатают через 2 межстрочных интервала, выравнивают на ширину текстового поля.

В документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

Служебные письма должностных лиц администрации г.Иркутска готовят:

- как информацию о выполнении поручений мэра, вице-мэра, заместителей мэра;

- как ответы на обращения различных организаций, граждан;

- как ответы на запросы органов государственной власти;

- как инициативные письма.

При оформлении документа на 2 и более страницах вторая и последующие страницы нумеруют по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Право подписи служебных писем устанавливается в нормативных правовых актах органов городского самоуправления г.Иркутска и должностных инструкциях.

4.16. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

     Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, неназванное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров: при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

     Приложение: 1. Положение о контрольном отделе аппарата мэра на 5  л.

                    в 1 экз.

                 2. Инструкция о порядке регистрации документов на 3 л. в

                    1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к

                 нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

При наличии приложений к правовым актам в тексте на них обязательно делают ссылку, например: (Приложение N 1).

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                       Приложение N 1

                                       к постановлению мэра г.Иркутска

                                       от 05.06.2003 N 031-06-100/3

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту приложения правового акта печатают центрированным способом. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяют заглавными буквами, жирным шрифтом и могут печатать в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.); отделяют от даты и номера документа 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами (межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала).

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии приложений к приложению в тексте приложения на него обязательно делают ссылку, например: "Приложение N 1". Приложения к приложениям документов оформляют на отдельных листах бумаги. На первой странице приложения в правом верхнем углу пишут слово "Приложение", ниже через 1 межстрочный интервал делают ссылку на наименование документа, к которому оформлено приложение, например:

                                       Приложение N 1

                                       к Инструкции по делопроизводству

                                       в органах городского

                                       самоуправления

                                       г.Иркутска

Приложение к правовым актам заканчивают чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см. Подписи должностных лиц отделяют от черты 2 межстрочными интервалами. Данные об исполнителе приложения отделяют от последней подписи 3 межстрочными интервалами.

4