Приложение 1. Регламент работы администрации г.Иркутска

Информация об изменениях:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 5 июля 2004 г. N 031-10-796/4 в настоящий Регламент внесены изменения

См. текст Регламента в предыдущей редакции

Приложение 1

к Распоряжению мэра г.Иркутска

от 10 июня 1999 г. N 031-10-551/9

Регламент
работы администрации города Иркутска

С изменениями и дополнениями от:

6 апреля, 30 июня 2000 г., 22 марта 2001 г., 31 декабря 2003 г., 5 июля 2004 г., 14 февраля, 21 апреля 2006 г.

I. Общие положения

1.1. Администрация г.Иркутска является органом городского самоуправления г.Иркутска, осуществляющим исполнительные и распорядительные функции.

В состав городской администрации входят мэр, вице-мэр, заместители мэра, а также структурные подразделения, реализующие исполнительные и распорядительные функции в конкретной сфере управления.

1.2. Высшим должностным лицом городского самоуправления является глава городского самоуправления - мэр города Иркутска, который руководит деятельностью администрации города, утверждает структуру и штаты администрации города, назначает и освобождает от должности руководителей структурных подразделений администрации города, определяет их полномочия.

1.3. Администрация г.Иркутска в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Законами РФ и Иркутской области, Уставом Иркутской области и Уставом городского самоуправления в г.Иркутске и другими нормативными актами.

1.4. Администрация г.Иркутска, осуществляя практическую деятельность:

- разрабатывает и представляет мэру города проект городского бюджета и отчет об его исполнении, проекты программ социально-экономического развития города и проекты нормативно-правовых актов по вопросам городского самоуправления;

- обеспечивает исполнение городского бюджета, программ социально-экономического развития территории города и правовых актов органов городского самоуправления;

- контролирует деятельность физических и юридических лиц в области рационального и целевого использования городских земель, благоустройства и застройки территории города, транспортных перевозок городского значения, торгового и бытового обслуживания населения, охраны окружающей среды;

- руководит муниципальным здравоохранением, дошкольным, школьным и профессиональным образованием и эксплуатацией муниципального жилищного фонда, объектов коммунального и дорожного хозяйства и другими муниципальными предприятиями, учреждениями;

- обеспечивает охрану общественного порядка на территории города, создает за счет городского бюджета дополнительные подразделения милиции общественной безопасности, содействует социальной защите жителей города, развитию физкультуры и спорта, исторических, национальных и культурных традиций города;

- осуществляет управление объектами муниципальной собственности и реализует иные полномочия, отнесенные законодательством к компетенции администрации города;

- осуществляет полномочия, переданные администрации города на основании Закона, на договорной основе органами государственной власти, органами местного самоуправления других муниципальных образований.

1.5. Администрация города осуществляет организационно-техническое, юридическое, информационное и хозяйственное обеспечение городской Думы г.Иркутска - представительного органа городского самоуправления.

II. Организация работы администрации города

2.1. Высший Административный комитет администрации г.Иркутска.

2.1.1.Высший Административный комитет (далее по тексту Комитет) создается мэром города и является коллегиальным совещательным органом.

На заседании Комитета может быть обсужден любой вопрос, входящий в компетенцию администрации г.Иркутска.

2.1.2. Комитет возглавляет мэр города, а в его отсутствие - вице-мэр.

Персональный состав Комитета утверждается мэром города.

Мэр города, а в его отсутствие вице-мэр, вправе поручать ведение заседания Комитета заместителям мэра.

2.1.3. В работе Комитета принимают обязательное участие:

- начальник контрольного отдела;

- начальник юридического отдела;

- начальник Информационно-аналитического управления.

2.1.4. В работе Комитета вправе принимать участие депутаты городской Думы, прокурор города, начальник государственной налоговой инспекции по г.Иркутску, представители общественных организаций, средств массовой информации (по согласованию с руководителем аппарата мэра), жители г.Иркутска.

2.1.5. Мэр, а в его отсутствие вице-мэр, вправе назначить закрытое заседание Комитета.

На закрытом заседании Комитета присутствуют только члены Комитета.

2.1.6. Заседания Комитета проводятся еженедельно.

Мэр города, а в его отсутствие вице-мэр, вправе отменить, перенести очередное заседание Комитета или назначить дополнительное.

2.1.7. Работа Комитета строится на основе квартальных планов, утверждаемых мэром города.

2.1.8. Проект повестки заседания Комитета формируется не позднее, чем за 15 календарных дней до дня заседания.

Проект повестки формируется в соответствии с планом работы Комитета, постановлениями, распоряжениями, поручениями, оперативными резолюциями мэра города, вице-мэра и предложениями заместителя мэра, одобренными мэром, а в его отсутствие вице-мэром, либо руководителем аппарата мэра.

2.1.9. Всем должностным лицам, ответственным за подготовку вопросов, включенных в проект повестки заседания Комитета, контрольный отдел направляет уведомления не позднее, чем за 15 дней до дня заседания.

2.1.10. Не позднее, чем за 12 дней до дня заседания помощники председателей отраслевых комитетов и специалисты по контролю территориальных комитетов информируют контрольный отдел о готовности вопросов, включенных в проект повестки заседания Комитета.

2.1.11. Реализующие документы по вопросам, включенным в проект повестки заседания Комитета, должны быть представлены в контрольный отдел не позднее, чем за 12 дней до дня заседания до 16.00.

После 16.00 документы принимаются только с разрешения руководителя аппарата.

К документам в обязательном порядке прилагается информационная справка с указанием:

- Ф.И.О. и должности докладчика;

- времени доклада;

- времени обсуждения;

- списка приглашенных (Ф.И.О. и должность).

Оповещение приглашенных возлагается на должностных лиц, ответственных за подготовку вопроса.

При приеме документов работник контрольного отдела проверяет оформление документов в соответствии с настоящим Регламентом и инструкцией по делопроизводству.

2.1.12. Исключение вопросов из повестки дня заседания Комитета, изменение срока их рассмотрения производится мэром города или вице-мэром на основании мотивированных докладных записок заместителей мэра.

Докладные записки об исключении вопросов из проекта повестки заседания Комитета, изменении сроков их рассмотрения должны быть представлены в контрольный отдел не позднее, чем за 12 дней до дня заседания.

2.1.13. За 11 дней до дня заседания руководитель аппарата мэра составляет повестку дня заседания Комитета и представляет ее на согласование мэру города, а в его отсутствие вице-мэру.

2.1.14. Формирование папок для членов Комитета, прокуратуры, депутата-координатора, Информационно-аналитического управления, юридического и контрольного отделов осуществляет работник контрольного отдела за 7 дней до дня заседания и раздает материалы последующего заседания на текущем заседании ВАК.

2.1.15. Заседания Комитета оформляются рабочими протоколами работником контрольного отдела, ведется запись на магнитофонную пленку, которая хранится в течение 3-х месяцев со дня заседания.

2.1.16. Поручения, данные на заседании Комитета, оформляются работником контрольного отдела, регистрируются в компьютерной базе данных в секторе делопроизводства контрольного отдела, на следующий день после заседания рассылаются исполнителям сектором делопроизводства.

2.1.17. Начальник Информационно-аналитического управления в установленном порядке оперативно информирует население города о вопросах, рассмотренных на заседании Комитета.

2.2. Планирование работы администрации города

2.2.1. Деятельность администрации осуществляется в соответствии с программами социально-экономического развития города, квартальными планами работы Высшего Административного комитета и комитетов администрации города.

2.2.2. Квартальный план работы Комитета разрабатывается исходя из плана работы городской Думы г.Иркутска, предложений комитетов администрации города, постановлений, распоряжений и поручений мэра города и вице-мэра, а также иных документов.

2.2.3. Предложения в план работы Комитета должны быть представлены в контрольный отдел не позднее 5-го числа месяца, предшествующего очередному кварталу.

2.2.4. Контрольный отдел обобщает представленные материалы, готовит проект плана работы Комитета, согласовывает его с заместителями мэра и представляет его на рассмотрение руководителю аппарата не позднее 15-го числа месяца, предшествующего очередному кварталу.

2.2.5. После согласования с вице-мэром руководитель аппарата вносит проект плана Комитета на заседание Комитета в последнюю среду месяца, предшествующего очередному кварталу, информирует мэра, Комитет о выполнении плана предыдущего квартала.

2.2.6. Ответственность за выполнение плана работы Комитета несут заместители мэра в соответствии с распределением обязанностей.

Общий контроль за выполнением плана работы Комитета возлагается на аппарат мэра.

2.2.7. Квартальные планы работы комитетов администрации города разрабатываются исходя из программ социально-экономического развития города, решений городской Думы, плана работы Комитета, постановлений, распоряжений, поручений мэра.

2.2.8. Квартальные планы - работы комитетов, аппарата мэра администрации г.Иркутска не позднее 25-го числа последнего месяца текущего квартала передаются для утверждения мэру города.

Информация об изменениях:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 21 апреля 2006 г. N 031-10-519/6 в пункт 2.3. настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3. Порядок подготовки и оформления проектов постановлений и распоряжений мэра и вице-мэра, решений городской Думы.

2.3.1. Проекты постановлений и распоряжений мэра и вице-мэра готовятся и вносятся руководителями заинтересованных комитетов.

Проекты нормативно-правовых актов готовятся и вносятся в порядке, предусмотренном Положением о нормативно-правовых актах мэра города и городской Думы.

Проекты решений городской Думы готовятся и вносятся в порядке, предусмотренном Регламентом городской Думы г.Иркутска.

2.3.2. Проект постановления или распоряжения мэра, вице-мэра, решения городской Думы (далее по тексту-проект) должен быть кратким, законным, объективным по содержанию, не допускающим различных толкований.

Проект постановления, распоряжения мэра, вице-мэра, решения городской Думы должен состоять, как правило, из двух частей: констатирующей и постановляющей.

2.3.3. Констатирующая часть проекта содержит ссылку на нормативные акты, краткую характеристику положения дел по существу рассматриваемого вопроса, мотивы и цели принятия данного постановления, распоряжения или решения городской Думы.

2.3.4. В постановляющей части проекта необходимо, чтобы:

- предложения были реальными и конкретными, обеспечены финансированием;

- с принятием исключалась необходимость издания дополнительных распорядительных документов по вопросам, затронутым в проекте;

- были указаны конкретные мероприятия или объемы работ, сроки исполнения и исполнители (для проектов постановлений и распоряжений - Комитет, управление или иное структурное подразделение администрации, для проекта решения городской Думы - депутат или администрация города);

- были учтены действующие нормативные правовые акты по урегулированным в проекте вопросам;

- если данный проект предусматривает отмену правовых актов, ранее принятых по рассматриваемому вопросу, то в нем указывается какой конкретно акт (или его отдельные пункты) следует считать утратившими силу;

- контроль за исполнением постановления или распоряжения мэра возлагался в соответствии с п.4.2.12 Регламента на должностное лицо, в компетенцию которого входит организация его исполнения.

2.3.5. К проекту в необходимых случаях, в целях его обоснования прилагается справка (докладная записка) объемом не более 5 страниц с анализом состояния дел по рассматриваемому вопросу. Справка подписывается руководителем структурного подразделения, курирующим данный вопрос.

2.3.6. Если проект предусматривает необходимость обращения по отдельным вопросам в государственные или иные органы, к нему прилагается проект соответствующего обращения (письма). Проект обращения (письма) готовит структурное подразделение, подготовившее проект постановления, распоряжения, решения.

2.3.7. Приложения к проекту должны иметь подпись заместителя мэра, курирующего данный вопрос, руководителя структурного подразделения, подготовившего приложение, а также информацию об исполнителе (наименование должности, Ф.И.О. и рабочий телефон).

2.3.8. Все проекты должны иметь подпись исполнителя проекта, визу руководителя структурного подразделения, подготовившего проект, и заместителя мэра, курирующего данный вопрос, депутата городской Думы, участвующего в подготовке проекта решения городской Думы.

2.3.9. Согласование с проектом оформляется словом в заголовке "СОГЛАСОВАНО" и визами на обратной стороне последнего листа с указанием должностей лиц, завизировавших проект, расшифровкой подписи и даты согласования.

2.3.10. Проекты, подготовленные в подразделениях администрации города, имеющих в своей структуре юридическую службу (юриста), должны иметь визу юридической службы (юриста).

2.3.11. Проект подлежит согласованию с отделами, управлениями, Комитетами и иными организациями, перечисленными в порученческих пунктах, а также с заинтересованными органами, должностными лицами.

2.3.12. Прохождение проектов, предусматривающих предоставление земельных участков и перерегистрацию прав на ранее предоставленные земельные участки, осуществляется в соответствии с порядком утвержденным решением городской Думы.

2.3.13. Проекты, предполагающие расходование денежных средств, оперативное управление которыми осуществляет Комитет по экономике и финансам, установление тарифов и цен подлежат согласованию с Комитетом по экономике и финансам.

2.3.14. Проекты, касающиеся оказания социальной поддержки населения, согласовываются также с Департаментом социальной защиты населения г.Иркутска.

2.3.15. Проекты, предусматривающие внесение изменений и (или) дополнений в правовые акты мэра г.Иркутска, вице-мэра г.Иркутска, заместителей главы администрации г.Иркутска, хранящиеся в архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска, согласованию с начальником архивного отдела организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска не подлежат.

2.3.16. Проекты, предусматривающие внесение изменений и (или) дополнений в структуру и штатное расписание администрации города, подлежат согласованию с отделом кадровой работы аппарата мэра и руководителем аппарата мэра.

2.3.17. Проекты постановлений и распоряжений мэра города, распоряжений вице-мэра (за исключением подготовленных отделом муниципального законодательства) подлежат согласованию с юридическим отделом аппарата мэра.

Если представленный проект постановления или распоряжения в какой-либо своей части противоречит действующему законодательству, то по замечанию работника юридического отдела пункт должен быть приведен в соответствие с законодательством.

2.3.18. В случае внесения проекта постановления или распоряжения на рассмотрение Комитета, он подлежит согласованию с руководителем аппарата мэра.

2.3.19. Проекты решений городской Думы о снятии с контроля подлежат согласованию в организационном отделе.

2.3.20. Проекты решений городской Думы, подготовленные на основании принятых ранее постановлений мэра, подлежат согласованию с заместителем мэра, курирующим данный вопрос, после чего передаются на согласование в отдел муниципального законодательства.

2.3.21. Проекты решений городской Думы подлежат согласованию с отделом муниципального законодательства (за исключением подготовленных юридическим отделом аппарата мэра) и руководителем аппарата мэра.

Если представленный проект решения городской Думы в какой-либо своей части противоречит действующему законодательству, то по замечанию служащего отдела муниципального законодательства пункт должен быть приведен в соответствие с законодательством.

2.3.22. При наличии замечаний по проекту постановления или распоряжения мэра, распоряжения вице-мэра, решению городской Думы он возвращается исполнителю для проработки и устранения замечаний. В случае принципиального несогласия исполнителя с высказанными замечаниями проект с аргументированной справкой направляется руководителю аппарата мэра.

2.3.23. В случае, если исполнитель считает, что к тексту подготовленного им постановления или распоряжения мэра, решения городской Думы необходимо организовать ограниченный доступ, то данный проект подлежит согласованию с руководителем аппарата мэра с обязательным приложением к нему списка должностных лиц, имеющих доступ к тексту данного документа.

2.3.24. Проекты постановлений мэра о представлении к наградам, проекты распоряжений мэра о поощрении, проекты постановлений и распоряжений мэра, решений Думы, подготовленные Комитетом по управлению муниципальным имуществом, Комитетом по городскому обустройству и Комитетами по управлению округами, подлежат согласованию с вице-мэром после получения всех виз и согласований, предусмотренных настоящим регламентом.

2.3.25. Лист согласования окончательного варианта проекта постановления или распоряжения мэра, решения городской Думы должен быть оформлен в соответствии с приложениями 1, 2.

2.3.26. Должностное лицо обязано в течение 2 рабочих дней (в случае необходимости подготовки отдельного заключения, анализа большого объема документов - в течение 3 рабочих дней, в случае согласования в отделе цен, тарифов и денежного обращения Комитета по экономике и финансам - в течение 10 дней) выдать заключение о согласии или несогласии с проектом.

Согласие с проектом оформляется визами на обратной стороне последнего листа с указанием даты согласования.

При несогласии с проектом должностные лица излагают свои замечания в письменном виде, о чем на проекте при визировании делается отметка "Замечания прилагаются".

2.3.27. Проект, не прошедший процедуры согласований в установленном настоящим регламентом порядке, не может быть передан на подпись мэру, внесен на рассмотрение Комитета или городской Думы.

2.3.28. На обратной стороне последнего листа проекта указывается перечень структурных подразделений администрации и сторонних организаций, которым надлежит его разослать.

2.3.29. В случае, если в проекте предусматривается предоставление земельных участков под строительство объектов, перерегистрация прав на ранее предоставленные земельные участки под строительство объектов, или аренда муниципальных нежилых помещений,то к проекту в обязательном порядке должны быть приложены справки органов государственной налоговой инспекции об отсутствии у соответствующего лица задолженности перед бюджетом города по уплате налогов и иных обязательных платежей и информация из Комитета по управлению муниципальным имуществом г.Иркутска об отсутствии у соответствующего лица задолженности по арендной плате и коммунальным платежам.

2.3.30. В случае, если в проекте предусматривается внесение изменений в постановление или распоряжение мэра, решение городской Думы,то к проекту акта в обязательном порядке прилагается заверенная копия документа, в который предполагается внести изменения.

В случае, если в проекте предусматривается внесение изменения в положение постановления или распоряжения мэра, решения городской Думы, в которое ранее уже были внесены изменения, то к проекту акта в обязательном порядке прилагаются заверенные копии документов, в который предполагается внести изменения и которым уже были внесены изменения.

2.3.31. Проекты постановлений и распоряжений, согласованные в порядке, установленном настоящим регламентом, передаются в контрольный отдел для внесения их на рассмотрение Комитета или в сектор делопроизводства контрольного отдела для передачи на подпись мэру.

Работники сектора делопроизводства контрольного, отдела обязаны проверить наличие виз и согласований в соответствии с настоящим регламентом и оформление текста в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах городского самоуправления г.Иркутска.

2.3.32. Проекты решений городской Думы, согласованные в порядке, установленном настоящим регламентом, передаются в организационный отдел для внесения их на рассмотрение городской Думы.

Работники организационного отдела обязаны проверить наличие виз и согласований в соответствии с настоящим регламентом и оформление текста в соответствии, с Инструкцией по делопроизводству в органах городского самоуправления г.Иркутска.

2.3.33. Проекты, не имеющие четкого изображения, на подпись мэру города не передаются.

2.3.34. Постановления и распоряжения, подписанные мэром в рабочем порядке или принятые на заседании Комитета без замечаний и подписанные мэром, оформляются сектором делопроизводства контрольного отдела безотлагательно.

Решение городской Думы, принятое на заседании без замечаний и подписанное главой городского самоуправления оформляются организационным отделом безотлагательно.

2.3.35. Доработка проектов постановлений и распоряжений с учетом внесенных на заседании Комитета дополнений и изменений производится должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса в течение 5 рабочих дней после дня голосования комитета и получения документа в секторе делопроизводства контрольного отдела (если не установлен иной срок в ходе заседания Комитета).

Проекты постановлений и распоряжений, доработанные с учетом высказанных на заседании замечаний, в обязательном порядке подлежат согласованию с контрольным, юридическим отделами (за исключением случаев, предусмотренных п.2.3.17), после чего представляются в сектор делопроизводства контрольного отдела для передачи на подпись мэру.

Контроль за соблюдением сроков доработки проектов постановлений и распоряжений осуществляет протокольный сектор, который еженедельно информирует о состоянии дел начальника контрольного отдела.

2.3.36. Доработка проектов решений городской Думы с учетом внесенных на заседании дополнений и изменений производится должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса в течение 5 рабочих дней после получения документа в организационном отделе.

Проект решений городской Думы, доработанный с учетом высказанных на заседании замечаний, в обязательном порядке подлежит согласованию с отделом муниципального законодательства и руководителем аппарата , после чего представляется в организационный отдел для передачи на подпись главе городского самоуправления.

Контроль за соблюдением сроков доработки проектов решений городской Думы осуществляет организационный отдел.

2.3.37. Протокольный сектор обеспечивает регистрацию в компьютерной базе данных и тиражирование, а сектор делопроизводства осуществляет рассылку подписанных мэром и вице-мэром постановлений и распоряжений, в течение 2 рабочих дней со дня подписания.

В случае, если постановление или распоряжение подлежит официальному опубликованию (в тексте имеется указание на официальное опубликование документа), сектор делопроизводства контрольного отдела направляет копию документа в Информационно-аналитическое управление для официального опубликования.

2.3.38. Организационный отдел обеспечивает регистрацию в компьютерной базе данных, тиражирование и рассылку изданных решений городской Думы, не позднее, чем в 5-дневный срок со дня подписания.

В случае, если решение городской Думы подлежит официальному опубликованию (в тексте имеется указание на официальное опубликование документа), организационный отдел направляет копии документов в Информационно-аналитическое управление для официального опубликования.

2.3.39. Распоряжения по вопросам, входящим в компетенцию заместителей мэра, могут издаваться только во исполнение и на основе постановлений мэра и решений городской Думы и подписываются ими без согласований в юридическом отделе аппарата мэра.

Регистрация, тиражирование и рассылка распоряжений заместителей мэра - председателей Комитетов по экономике и финансам, по городскому обустройству, по делам горожан, по потребительскому рынку, заместителя мэра - руководителя аппарата мэра осуществляется сектор делопроизводства контрольного отдела.

Регистрация, тиражирование и рассылка распоряжений заместителей мэра - председателей Комитетов по управлению округами и по управлению муниципальным имуществом г.Иркутска осуществляется в соответствующих Комитетах администрации.

2.3.40. Копии постановлений и распоряжений мэра, распоряжений вице-мэра, распоряжений заместителей мэра - председателей Комитетов по экономике и финансам, по городскому обустройству,по делам горожан, по потребительскому рынку, заместителя мэра - руководителя аппарата мэра заверяются печатью сектора делопроизводства контрольного отдела.

Копии решений городской Думы заверяются печатью организационного отдела.

Копии распоряжений заместителей мэра - председателей Комитетов по управлению округами и по управлению муниципальным имуществом г.Иркутска заверяются печатью соответствующего комитета администрации города.

III. Организация документооборота

3.1. Регистрация входящей корреспонденции.

3.1.1. Вся поступающая в администрацию города корреспонденция (кроме документов секретного характера) подлежит регистрации в компьютерной базе данных в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации документов.

Порядок регистрации обращений граждан, депутатов и организаций в администрацию г. Иркутска и в городскую Думу г. Иркутска, а также порядок регистрации материалов административных правонарушений на рассмотрение административных комиссий, определяется мэром города и инструкцией о порядке регистрации документов.

3.1.2. При регистрации работником соответствующего структурного подразделения проверяется правильность доставки корреспонденции, полнота и наличие вложенных в конверт документов. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается по назначению.

3.1.3. В случае получения неправильно оформленных документов (отсутствия в них приложений, даты и номера документа, неправильной подписи или без подписи и т.п.) они возвращаются корреспонденту с сопроводительным письмом, подписанным руководителем структурного подразделения, осуществляющего регистрацию документа.

Работник, осуществляющий регистрацию входящей корреспонденции, безотлагательно готовит сопроводительное письмо с указанием причин возврата.

Данное положение не распространяется на обращения, заявления, жалобы жителей города.

3.1.4. Служебные записки мэра и вице-мэра подлежат регистрации в компьютерной базе данных в секторе делопроизводства, после чего рассылаются исполнителям.

3.2. Общий порядок прохождения документов

3.2.1. Все зарегистрированные документы направляются на исполнение заместителям мэра в соответствии с их компетенцией.

3.2.2. Все вопросы, требующие решения по поступившим документам, решаются заместителями мэра самостоятельно в пределах своей компетенции.

При необходимости заместитель мэра города информирует мэра о сути проблемы и содержании направленного им ответа, а в отдельных случаях подготавливает проект ответа, который докладывает мэру лично.

В тех случаях, когда по мнению заместителя мэра города имеется необходимость информировать мэра, заместитель мэра докладывает существо вопроса лично мэру, не позднее 5 дней со дня получения документа.

3.2.3. Заместители мэра на бланке резолюции, приложенному к поступившему документу, указывают должностных лиц, ответственных за исполнение документа или подлежащих ознакомлению с документом, сроки исполнения.

3.2.4. Заместитель мэра вправе направить документ на исполнение в подведомственное структурное подразделение (если оно входит в компетенцию Комитета), либо с аргументированной запиской передать его на рассмотрение мэру или вице-мэру.

3.2.5. Документы, которые исполняются несколькими подразделения ми, передаются им в копиях.

3.2.6. В случае резолюции мэра или вице-мэра "На Административный комитет" копия данного документа передается в контрольный отдел.

3.2.7. В случае резолюции мэра "Ознакомить" для ознакомления с документом каждому должностному лицу отводится не более 2 дней.

3.2.8. Доставка корреспонденции в подразделения администрации города осуществляется специально назначенными лицами. Они обязаны забирать почту в секторе делопроизводства, адресованную заместителю мэра или иному должностному лицу, ежедневно - после 17.00.

Документы передаются специально назначенным лицам под расписку в журнале.

3.2.9. Документы, требующие срочного рассмотрения, с грифом "срочно", правительственные телеграммы и т.п. незамедлительно передаются работником, осуществляющим регистрацию входящей корреспонденции, заместителю мэра, курирующему данное направление, с информированием мэра о поступлении данного документа с указанием исполнителя.

3.2.10. Работники администрации города несут персональную ответственность за сохранность документов.

3.2.11. Порядок подготовки проектов договоров, заключения договоров и контроля за исполнением сторонами обязательств по договорам определяется мэром города.

3.2.12. Порядок прохождения обращений организаций, граждан, депутатов в администрацию города и городскую Думу определяется мэром города.

3.2.13. Документы, поступившие в контрольный отдел аппарата мэра администрации г.Иркутска, для отметки в компьютерной базе данных и дальнейшей передачи их по назначению после 15-00, считаются поступившими на следующий день.

3.3. Порядок прохождения законодательных актов органов государственной власти.

3.3.1. Один экземпляр законодательного акта органов государственной власти РФ направляются руководителю аппарата мэра. Важнейшие документы по принципиальным вопросам деятельности городского самоуправления передаются мэру города с соответствующей отметкой руководителя аппарата.

Остальные документы направляются заместителям мэра в соответствии с распределением обязанностей.

Второй экземпляр - передается в кодификационный сектор, который обеспечивает информирование о поступивших законодательных актах заместителей мэра, юридический отдел аппарата мэра, отдел муниципального законодательства.

3.3.2. Юридический отдел аппарата мэра и отдел муниципального законодательства подлежат ознакомлению с поступившими законодательными правовыми актами органов государственной власти в обязательном порядке и в первую очередь.

3.3.3. Через сектор делопроизводства с обязательной отметкой в компьютерной базе данных, осуществляется ознакомление с законодательными актами органов государственной власти только в соответствии с резолюцией мэра или вице-мэра.

3.3.4. После ознакомления сектор делопроизводства передает законодательные, правовые акты РФ, Иркутской области в сектор кодификации.

3.3.5. Все поступившие по линии АСДГ и СРГ документы передаются сектором кодификации мэру, вице-мэру, заместителям мэра для ознакомления.

3.4. Порядок прохождения документов, поступающих из судебных органов.

3.4.1. Исковые заявления в суды общей компетенции и исковые заявления в арбитражный суд передаются на резолюцию руководителю аппарата мэра.

3.4.2. Документ с резолюцией возвращается в сектор делопроизводства для отметки в компьютерной базе данных и передается ответственному исполнителю.

3.4.3. Отзыв на исковое заявление, повестка о назначении даты слушания по делу, решение суда общей компетенции, кассационная жалоба, надзорная жалоба регистрируются в секторе делопроизводства под тем же регистрационным номером, что и исковое заявление по данному делу и передаются ответственному исполнителю.

3.4.4. Определение о назначении дела к производству, решение арбитражного суда, апелляционная жалоба, кассационная жалоба регистрируются в секторе делопроизводства под тем же регистрационным номером, что исковое заявление по данному делу, и передаются ответственному исполнителю.

3.5. Порядок прохождения запросов депутатов ФС РФ, ЗС Иркутской области и городской Думы г.Иркутска.

3.5.1. Все зарегистрированные в течение дня запросы передаются на рассмотрение мэру города.

3.5.2. Мэр на бланке резолюции, приложенной к поступившему документу, указывает должностных лиц, ответственных за исполнение или подлежащих ознакомлению с документом, сроки исполнения.

3.5.3. Работник организационного отдела осуществляет тиражирование и передачу документов исполнителям в соответствии с резолюцией мэра.

В случае резолюции "На Административный комитет" копия данного документа передается в контрольный отдел.

3.6. Порядок оформления исходящих документов.

3.6.1. Все исходящие и внутренние документы оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству (приложение 3).

3.6.2. Мэр города лично подписывает инициативные письма (письма-запросы) на имя руководителей федеральных государственных органов, заключения к проектам нормативных правовых актов органов государственной власти и ответы на обращения губернатора Иркутской области и его заместителей, руководителей федеральных государственных органов.

Второй экземпляр ответа должен быть подписан конкретным исполнителем обращения и заместителем мэра, председателем соответствующего комитета.

Проекты ответов до передачи их на подпись мэру подлежат визированию в юридическом отделе аппарата мэра, за исключением документов, подготовленных отделом муниципального законодательства.

Исходящие документы за подписью мэра или вице-мэра подлежат регистрации в компьютерной базе данных в секторе делопроизводства, после чего направляются по принадлежности.

3.6.3. Исходящие документы за подписью заместителей мэра, их заместителей,начальников управлений и их заместителей, заведующих отделов и их заместителей подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях.

3.6.4. Все законченные делопроизводством документы хранятся в соответствии с номенклатурой дел.

3.7. Организация машинописных и копировально-множительных работ.

3.7.1. Все передаваемые в печать документы должны быть оформлены с учетом требований настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству, тщательно отредактированы и написаны темными чернилами.

Документы, написанные исполнителем неразборчиво, с большим количеством поправок, исполненные карандашом, в печать не принимаются.

3.7.2. Материалы объемом не более 1 печатного листа, телеграммы печатаются в структурных подразделениях.

3.7.3. Тиражирование документов для работников администрации г.Иркутска производится по заказам с разрешения начальников контрольного, организационного, юридического отделов и отдела муниципального законодательства (для работников соответствующих отделов), помощников заместителей мэра (для заместителей мэра, председателей комитетов), начальника хозяйственного управления (для остальных работников администрации) и регистрируется в специальной книге учета.

Тиражирование документов объемом более 15 листов осуществляется в течение 1 часа.

При отсутствии четкого изображения документы на тиражирование не принимаются.

Заведующий копировально-множительным бюро ежемесячно представляет письменный отчет заместителю начальника хозяйственного управления об объемах выполненных работ.

3.8. Составление номенклатуры и формирование дел.

3.8.1.Номенклатура дел разрабатывается структурными подразделениями, не обладающими правами юридического лица, сводится сектором делопроизводства в единую (сводную) номенклатуру дел администрации.

Сводная номенклатура дел составляется на календарный год, согласовывается с архивным отделом администрации Иркутской области и утверждается руководителем аппарата администрации города.

Структурные подразделения, обладающие правами юридического лица, самостоятельно разрабатывают сводную номенклатуру дел, которая согласовывается с контрольным отделом аппарата мэра и архивным отделом администрации Иркутской области и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.

3.8.2. Номенклатура дел составляется и оформляется в соответствии с ГОСТом 6.38-20 с обязательным указанием срока хранения документов.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце имеется в виду ГОСТ 6.38-90 "Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

3.8.3. По окончанию календарного года работник контрольного отдела,ответственный за архив делает в номенклатуре дел итоговую запись о количестве заведенных дел.

3.8.4. Формирование дел осуществляется в строгом соответствии с номенклатурой дел.

Формированию в дела подлежат только исполненные документы одного календарного года, кроме переходящих дел (личные дела работников администрации).

Постановления и распоряжения мэра города, распоряжения вице-мэра, заместителей мэра, решения городской Думы группируются раздельно, в хронологическом порядке.

Обращения граждан и организаций и переписка по ним формируются в дела за каждый календарный год по номерам в хронологической последовательности. Документ - ответ помещается за документом - запросом.

Документ в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в деле, заявление о приеме на работу, анкета, листок по учету кадров, автобиография, копия документа об образовании, копии распоряжений мэра города или приказов руководителя аппарата о назначении, перемещении или увольнении, сведения о результатах аттестования, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Включаемые в дела документы должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству.

3.8.5. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) формируются на скоросшивателях, внутренние описи не составляются.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) формируются в дела с обязательной прошивкой листов. К этим делам составляется внутренняя опись, которая помещается в начале дела. Обложка при заведении этих дел оформляется в соответствии с ГОСТом 1914-72.

3.8.6. Дела постоянного и долговременного хранения по истечении 3-х лет с момента завершения их делопроизводства подлежат передаче в государственный архив Иркутской области.

Документы по личному составу хранятся в администрации города 75 лет.

3.8.7. Отбор документов на уничтожение осуществляется назначаемой руководителем аппарата мэра города экспертной комиссией, в состав которой включается сотрудник государственного архива Иркутской области (по согласованию).

Уничтожение документов оформляется актом, который подписывают председатель и члены комиссии и утверждает руководитель аппарата мэра.

3.8.8. Дела с грифом "Для служебного пользования" выдаются под расписку. Выдавать дела для работы на дому запрещается.

IV. Организация контроля в администрации города

4.1. Система контроля

4.1.1. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления городским хозяйством на основе систематической проверки исполнения документов и принятия своевременных мер по их безусловному выполнению, повышение ответственности и исполнительской дисциплины руководителей и специалистов администрации города, а также поощрение качественной работы.

4.1.2. Основные задачи системы контроля:

- непосредственная проверка и регулирование хода исполнения документов, своевременное выявление отклонений в сроках и объемах работ по их выполнению;

- обеспечение выполнения взятых на контроль документов;

- обеспечение мэра города своевременной информацией о ходе и результатах выполнения документов; - систематическое повышение общего уровня исполнительской дисциплины, поощрение качественной работы.

4.1.3.Система контроля исполнения документов включает в себя:

- постановку на контроль;

- организацию контроля за сроками исполнения;

- проверку хода и качества исполнения;

- снятие с контроля;

- учет и анализ результатов исполнительской дисциплины;

- предложения по депремированию.

4.1.4. Общее руководство системой контроля в администрации города осуществляет мэр города. Организационное руководство системой контроля возлагается на руководителя аппарата мэра. Организационное обеспечение системы контроля возлагается на контрольный и организационный отделы.

4.1.5. Ответственность за своевременное и качественное исполнение всех документов в структурных подразделениях администрации возлагается на их руководителей.

4.2. Постановка на контроль

4.2.1. Виды контроля:

- внешний контроль,

- особый контроль,

- внутренний контроль,

- дополнительный контроль.

4.2.2. Внешний контроль за исполнением документов устанавливается в случае, если документ поступает в администрацию города из органов государственной власти и управления с сопроводительным письмом, предусматривающим направление ответа в органы государственной власти и управления.

Информация об изменениях:

Постановлением мэра г.Иркутска от 14 февраля 2006 г. N 031-06-184/6 в подпункт 4.2.3. пункта 4.2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.2.3. Особый контроль за исполнением документов устанавливает мэр, вице-мэр, руководитель аппарата (только за постановлениями и распоряжениями мэра) путем проставления на документе отметки "К" или слова "Контроль".

Постановке на особый контроль подлежат постановления и распоряжения мэра, контроль за исполнением которых возложен на мэра или вице-мэра, все служебные записки мэра и вице-мэра, поручения с заседаний Высшего Административного комитета, рабочих совещаний, заседаний городской Думы и депутатских слушаний, обращения и депутатские запросы депутатов ФС РФ и ЗС Иркутской области, депутатские запросы депутатов городской Думы, документы с резолюцией мэра города или вице-мэра "Внести на рассмотрение ВАК", а также договоры, заключенные от имени администрации города за исключением договоров, заключенных в пределах компетенции структурного подразделения администрации города.

4.2.4. Внутренний контроль за исполнением документов устанавливает начальник контрольного или организационного отделов.

Постановке на внутренний контроль подлежат все обращения граждан, депутатов городской Думы и организаций, поступающие на имя мэра и вице-мэра, решения городской Думы, не поставленные на особый контроль, постановления и распоряжения мэра города в случае, если они предполагают создание, реорганизацию или ликвидацию муниципальных унитарных предприятий (учреждений), а также если они содержат один из следующих порученческих пунктов:

- внесение на рассмотрение городской Думы,

- внесение на рассмотрение Комитета,

- опубликование (доведение до сведения населения),

- заключение договора.

4.2.5. Дополнительный контроль за исполнением документов (за исключением постановлений и распоряжений мэра города, распоряжений вице-мэра, распоряжений заместителей мэра, решений городской Думы) устанавливается в случае продления сроков исполнения документов в соответствии с настоящим регламентом.

Информация об изменениях:

Постановлением мэра г.Иркутска от 14 февраля 2006 г. N 031-06-184/6 в подпункт 4.2.6. пункта 4.2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.2.6. В контрольном отделе постановке на контроль подлежат следующие виды документов:

- постановления и распоряжения мэра города, распоряжения вице-мэра (как документ в целом, так и отдельные пункты);

- поручения мэра города;

- договоры, заключенные от имени администрации за исключением договоров, заключенных в пределах компетенции структурного подразделения администрации города;

- обращения организаций в адрес мэра города или вице-мэра;

- служебные записки мэра и вице-мэра;

- распорядительные документы органов государственной власти и управления и их запросы, а также иные документы (в случае соответствующей резолюции мэра);

- служебная переписка мэра и вице-мэра.

4.2.7. В приемной по обращениям граждан постановке на контроль подлежат обращения, заявления и жалобы граждан к мэру города или вице-мэру.

4.2.8. В организационном отделе постановке на контроль подлежат следующие виды документов:

- решения городской Думы;

- поручения с заседаний городской Думы и депутатских слушаний;

- обращения и депутатские запросы депутатов ФС РФ, ЗС Иркутской области и городской Думы г.Иркутска;

- обращения граждан и организаций в городскую Думу.

4.2.9. До передачи документа на исполнение работником структурного подразделения, осуществляющего регистрацию документа, проставляется отметка о виде контроля.

4.2.10. Ответственным исполнителем считается должностное лицо или структурное подразделение администрации города, указанное в резолюции или постановляющей части постановления или распоряжения мэра города, распоряжений вице-мэра первым.

Ответственным исполнителем решения городской Думы считается заместитель мэра - в чьем подчинении находится структурное подразделение, подготовившее данное решение.

4.2.11. Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, независимо от того, что исполнение тех или иных пунктов документа может не входить в его компетенцию.

Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа мэру города.

4.2.12. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения, минуя контрольный или организационный отделы.

Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ мэру города, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель направляет мэру обобщенный ответ , завизированный всеми соисполнителями.

4.2.13. Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому лицу может быть осуществлена по резолюции руководителя аппарата мэра.

4.2.14. Перед увольнением, уходом в отпуск, отъездом в командировку ответственный исполнитель обязан передать неисполненные документы другому лицу, на кого возложено исполнение обязанностей, с сообщением об этом в контрольный или организационный отделы.

4.2.15. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

4.2.16. Типовые сроки исполнения документов применяются тогда, когда срок исполнения не указан в тексте документа либо в резолюции.

Устанавливаются следующие типовые сроки исполнения документов:

- документы органов государственной власти и управления - 1 месяц;

- постановления и распоряжения мэра города, решения городской Думы срок исполнения оговаривается с ответственным исполнителем;

- поручения мэра - 1 месяц;

- служебные записки мэра - 15 рабочих дней;

- письма-ходатайства от юридических лиц - 1 месяц;

- обращения граждан и организаций - 1 месяц;

- поручения с заседаний городской Думы и депутатских слушаний - 1 месяц;

- обращения депутатов ФС РФ и депутатов городской Думы г.Иркутска - 20 дней;

- обращения депутатов ЗС Иркутской области - 10 дней (в случае необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения вопросов - 30 дней с обязательным направлением письменной информации депутату);

- депутатские запросы депутатов ФС РФ - 15 дней;

- депутатские запросы депутатов ЗС Иркутской области - в срок, установленный ЗС Иркутской области с направлением в 3-дневный срок устной или письменной информации ЗС о принятии депутатского запроса к рассмотрению;

- депутатские запросы депутатов городской Думы г.Иркутска - в срок, установленный на заседании городской Думы;

- заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - 7 рабочих дней;

- телеграммы, требующие срочного решения - 2 дня;

- иные документы - 1 месяц.

В случае, если исполнение служебной записки мэра или вице-мэра, поручений мэра и вице-мэра объективно невозможно в установленные настоящим регламентом сроки, мэр или вице-мэр устанавливают индивидуальные сроки в каждом конкретном случае.

4.2.17. Срок исполнения документа исчисляется с даты его регистрации в администрации, в том числе и документов, которые передаются для дальнейшего исполнения в структурные подразделения администрации города.

4.3. Продление срока исполнения документа.

4.3.1. Срок исполнения документа, стоящего на внешнем контроле, может быть продлен только тем органом государственной власти и управления, который установил контроль.

Срок исполнения документа, стоящего на особом контроле, может быть продлен только мэром или вице-мэром.

Срок исполнения документа, стоящего на внутреннем контроле, может быть продлен только начальником контрольного или организационного отделов.

Срок исполнения документа может быть продлен заместителем мэра только по документам, поступившим в комитет непосредственно и адресованным заместителю мэра.

4.3.2. Продление срока исполнения должно быть оформлено в виде мотивированной докладной записки с объяснением причин невыполнения не менее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения. Докладная записка представляется в контрольный или организационный отделы для передачи на согласование мэру города или вице-мэру, если документ стоит на особом контроле.

В случае продления сроков рассмотрения заявлений, обращений, запросов и жалоб, поступивших в администрацию города, ответственный исполнитель обязан направить заявителю промежуточный ответ в сроки, установленные п.4.2.17.

4.3.3. Конкретный срок исполнения, указанный в тексте постановлений и распоряжений мэра, распоряжений вице-мэра и заместителей мэра, решений городской Думы, может быть изменен (продлен) путем внесения в них соответствующих изменений.

4.3.4. Продление срока исполнения документа считается оформленным, если на докладной записке (промежуточном ответе заявителю) имеется резолюция согласия руководителя структурного подразделения органов государственной власти, осуществляющего контроль за исполнением документа (в случае внешнего контроля); мэра города (в случае установления им особого контроля); вице-мэра (в случае установления им особого контроля); начальника контрольного или организационного отделов (в случае внутреннего контроля).

4.3.5. Не подлежат продлению сроки исполнения депутатских запросов и обращений депутатов ФС РФ и ЗС Иркутской области, депутатских запросов депутатов городской Думы.

4.4. Организация контроля за сроками исполнения, проверка хода и качества исполнения.

4.4.1. На каждый документ, стоящий на контроле, ответственный исполнитель заводит контрольное дело, в котором накапливаются материалы о ходе исполнения документа.

4.4.2.Информация во исполнение контролируемых документов (вместе с контрольным делом) предоставляется в структурное подразделение, на контроле в котором находится данный документ.

В случае, если документ поставлен на особый контроль, то информация во исполнение документа передается на рассмотрение мэру города или вице-мэру.

4.4.3. Информация во исполнение контролируемых документов ( стоящих на особом контроле) с резолюцией мэра города или вице-мэра возвращается в структурное подразделение, осуществляющее контроль.

Информация во исполнение контролируемых документов ( стоящих на внутреннем контроле) с заключением работника, осуществляющего контроль, после отметки в компьютерной базе данных возвращается исполнителю.

4.4.4. В случае непредоставления информации о ходе исполнения документа, в установленные сроки, работник, осуществляющий контроль, вправе направить ответственному исполнителю напоминание с установлением срока представления информации.

4.4.5. Контроль за исполнением постановлений и распоряжений мэра города, решений городской Думы, имеющих долговременный характер исполнения, может быть осуществлен путем включения вопроса о ходе исполнения контрольного документа в план работы Высшего Административного комитета или городской Думы.

Периодичность включения вопроса в план работы (ежеквартально, 1 раз в полугодие, 1 раз в год) согласовывается с ответственным исполнителем документа.

4.5. Снятие с контроля

4.5.1. Основанием для снятия документов с контроля является наличие справки за подписью ответственного исполнителя, в которой излагается исполнение документа по существу (для постановлений и распоряжений мэра - по каждому пункту), и (или) ответа заявителю или любого конкретного документа, подтверждающего фактическое исполнение документа.

Устная информация ответственного исполнителя не является основанием для снятия документа с контроля .

4.5.2. Справка об исполнении документа (вместе с контрольным делом) представляется, работнику, осуществляющему контроль, для согласования.

4.5.3. Работник, осуществляющий контроль, вправе возвратить ответственному исполнителю на доработку ответы или справку об исполнении документа, не отвечающие требованиям настоящего регламента и не содержащие информации о разрешении по существу всех поставленных вопросов.

На доработку документов по письменным замечаниям работника, осуществляющего контроль, устанавливается 2 дня (в случае возврата по оформлению) и 5 дней (в случае возврата по содержанию), сроки исполнения документа не продляются.

4.5.4. Снятию с контроля может подлежать документ, полное или частичное исполнение которого не может быть возможным в связи с изменением социально-экономических условий, изменением или отменой правовых актов, во исполнение которых был принят тот или иной документ.

4.5.5. Документы, стоящие на внешнем контроле, депутатские запросы и обращения депутатов ФС РФ и ЗС Иркутской области снимаются с контроля после отправки ответа в соответствующие органы государственной власти и управления. Депутатские запросы депутатов городской Думы снимаются с контроля после принятия соответствующего решения городской Думы.

Документ, стоящий на особом контроле, снимается с контроля если на справке об исполнении и (или) ответе заявителю, имеется резолюция мэра города или вице-мэра "Снять с контроля".

Решение городской Думы, стоящее на особом или внутреннем контроле, может быть снято с контроля путем принятия решения городской Думы о снятии с контроля, в случае, если на то имеется указание главы городского самоуправления.

Документы, стоящие на внутреннем контроле, снимается с контроля, если на справке об исполнении и (или) ответе заявителю имеется резолюция начальника контрольного или организационного отделов "Снять с контроля".

В случаях принятия на заседаниях Комитета проекта постановления или распоряжения, подготовленного по поручению мэра, контрольный отдел аппарата мэра автоматически снимает данное поручение с контроля.

4.5.6. Датой снятия с контроля считается дата отправки ответа для документов, стоящих на внешнем контроле, депутатских запросов и обращений депутатов ФС РФ и ЗС Иркутской области.

Датой снятия с контроля документов, стоящих на особом или внутреннем контроле, считается дата представления справки об исполнении документа и (или) ответа заявителю в структурное подразделение аппарата мэра, осуществляющее контроль за исполнением документа.

Датой снятия с контроля депутатских запросов депутатов городской Думы считается дата принятия соответствующего решения городской Думы.

4.5.7. Документ считается снятым с контроля с нарушенным сроком исполнения в случае, если справка об исполнении документа и (или) ответ заявителю поступили в подразделение, осуществляющее контроль, позже установленных настоящим Регламентом сроков исполнения.

4.6. Учет и анализ результатов исполнительской дисциплины.

4.6.1. Начальники контрольного или организационного отделов анализирует информацию, поступающую от исполнителей о результатах выполнения контролируемых документов. На основании этих сведений оценивается уровень исполнительской дисциплины в администрации города, составляется аналитическая записка и ежеквартально представляется мэру города.

Начальник юридического отдела на основании анализа подготовки проектов постановлений и распоряжений мэра, распоряжений вице-мэра оценивает уровень правовой дисциплины в администрации города, составляет информационную справку и ежеквартально представляет ее мэру города.

4.6.2. Данная информация учитывается при решении вопросов поощрения по итогам работы за квартал.

4.7. Организация контроля исполнения в структурных подразделениях администрации города.

4.7.1. Контроль исполнения документов организуется руководителями структурных подразделений и осуществляется должностными лицами, ответственными за контроль исполнения.

Заместители мэра города вправе издать собственную инструкцию, регламентирующую порядок прохождения документов и организации контроля за их исполнением, которая не должна противоречить требованиям настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству.

4.7.2. Ответственность за организацию работы по контролю, своевременного и качественного исполнения документов несут руководители структурных подразделений, которые обязаны:

- рассматривать документы и доводить их до непосредственного исполнителя в день поступления;

- лично осуществлять контроль за своевременным и качественным исполнением документов;

- не реже 1 раза в неделю лично рассматривать состояние контроля исполнения;

- по письменному запросу представлять информацию в контрольный отдел о ходе выполнения поручений, содержащихся в документах, исполнение которых возложено на данное структурное подразделение;

- систематически подводить итоги исполнения документов, принимать соответствующие меры воздействия к нарушителям исполнительской дисциплины.

Заместитель мэра,

руководитель аппарата мэра

Е.Е.Войцехович