Приложение 1. Инструкция о порядке регистрации документов в администрации г.Иркутска

Приложение 1

к Распоряжению мэра г.Иркутска

от 20 октября 2006 г. N 031-10-1463/6

Инструкция
о порядке регистрации
документов в администрации г.Иркутска

1. Общее положение

Настоящая инструкция регулирует порядок регистрации документов в администрации г.Иркутска. Настоящая инструкция не подлежит применению в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, регистрация которых осуществляется в порядке, установленном Правительством РФ.

Регистрация документа - это присвоение документу уникального регистрационного номера, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней. При регистрации на документе проставляются регистрационный номер и дата, вносятся исходные данные о документе в регистрационную карточку.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается распоряжением мэра г.Иркутска.

Каждый документ регистрируется в администрации города и ее структурных подразделениях только один раз.

Классификационная группа "Распорядительные документы" - это правовые акты мэра города, вице-мэра администрации города, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации города, решения городской Думы, постоянных комиссий городской Думы, правовые акты должностных лиц городской Думы, а также иные документы (служебные записки, поручения и т.п.), обеспечивающие решение задач, возложенных на городскую Думы, администрацию г.Иркутска и ее структурные подразделения. Оригиналы распорядительных документов хранятся в администрации г.Иркутска.

Классификационная группа "Служебные документы" - это вся поступающая в администрацию города, ее структурные подразделения, городскую Думу корреспонденция из государственных органов, органов местного самоуправления, от должностных лиц, организаций, структурных подразделений администрации г.Иркутска, судебная корреспонденция (судебные извещения и вызовы, судебные постановления судов общей юрисдикции, судебные акты арбитражных судов, иные документы, непосредственно связанные с рассмотрением дел в судах или с исполнительным производством), а также адвокатские запросы, запросы нотариусов.

Классификационная группа "Исходящие документы" - это запросы, письма и ответы, направляемые как в сторонние организации (государственные органы, органы местного самоуправления, организации, жителям города и т.д.), так и в структурные подразделения администрации г.Иркутска. Оригиналы исходящих документов отправляются адресатам, в администрации г.Иркутска хранятся копии исходящих документов.

Классификационная группа "Обращения" - это обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан в администрацию г.Иркутска и ее структурные подразделения, городскую Думу, в том числе поступившие на личном приеме.

Классификационная группа "Договоры" - это муниципальные контракты, договоры, соглашения, заключаемые от имени администрации г.Иркутска (муниципального образования "Город Иркутск").

Повторное обращение, служебный документ - это обращение, служебный документ, поступивший в течение одного календарного года от одного и того же корреспондента (заявителя) по одному и тому же вопросу по истечении установленного срока для ответа на первичное обращение, служебный документ.

2. Структура
регистрационного номера

Регистрационный номер документа (за исключением решений городской Думы) имеет следующую структуру:

РРР-ДД-НННННН/Г-П, где

РРР - код группы документа для структурных подразделений администрации г.Иркутска, городской Думы (заполняется в соответствии с приложением N 1);

ДД - код вида регистрируемого документа (заполняется в соответствии с приложением N 2);

НННННН - порядковый номер;

Г - последняя цифра года;

П - номер повтора.

Регистрационный номер решений городской Думы имеет следующую структуру:

ССС-ДД-ЗЗ0ННН/Г-П, где

ССС - номер созыва городской Думы;

ДД - код вида регистрируемого документа (заполняется в соответствии с приложением N 2);

ЗЗ - номер заседания городской Думы;

ННН - порядковый номер документа;

Г - последняя цифра года;

П - номер повтора.

3. Регистрация
распорядительных документов

Распорядительные документы подлежат регистрации в день их подписания.

Постановления и распоряжения мэра города, распоряжения вице-мэра, поручения с заседания Высшего административного комитета администрации г.Иркутска и рабочих совещаний; служебные записки мэра; служебные записки вице-мэра подлежат регистрации в секторе делопроизводства контрольного отдела организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска (далее - сектор делопроизводства).

Например,

031-06-26/6 - постановление мэра,

031-10-27/6 - распоряжение мэра,

031-18-66/6 - поручение с Высшего административного комитета администрации г.Иркутска,

031-19-32/6 - служебная записка мэра.

Решения городской Думы, решения постоянных комиссий городской Думы, поручения с заседаний городской Думы и депутатских слушаний подлежат регистрации в отделе по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска аппарата мэра г.Иркутска (далее - отдел по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска).

Например,

004-20-400332/6 - решение городской Думы,

004-62-400031/6 - поручение с заседания городской Думы.

Распоряжения первого заместителя главы администрации - председателя Комитета по экономике и финансам администрации г.Иркутска, распоряжения заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска регистрируются в секторе делопроизводства. Распоряжения первого заместителя главы администрации - председателя Комитета по жилищно-коммунальному хозяйству, заместителей главы администрации - председателей Комитетов по градостроительной политике, по социальной политике и культуре, по потребительскому рынку, по управлению округами администрации г.Иркутска и по управлению муниципальным имуществом г.Иркутска регистрируются в соответствующих Комитетах.

Приказы заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска подлежат регистрации в отделе кадровой работы управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска. Приказы иных руководителей структурных подразделений администрации г.Иркутска регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.

Например,

104-02-87/6 - распоряжение по общим вопросам первого заместителя главы администрации - председателя Комитета по экономике и финансам администрации г.Иркутска,

214-08-45/6 - приказ начальника Управления образования Комитета по социальной политике и культуре администрации г.Иркутска,#

4. Регистрация
служебных документов

Служебные документы подлежат регистрации в день поступления.

Если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией, другими нормативными правовыми актами органов городского самоуправления г.Иркутска, служебные документы, поступившие на имя мэра и вице-мэра, а также в адрес администрации г.Иркутска, подлежат регистрации в секторе делопроизводства.

Например,

028-03-60/6 - письмо руководителя структурного подразделения администрации г.Иркутска на имя мэра,

028-51-61/6 - обращение организации на имя мэра,

028-11-62/6 - Указ Президента РФ,

028-16-63/6 - постановление Законодательного собрания Иркутской области,

Парламентские запросы, обращения и запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, депутатов Законодательного собрания Иркутской области, городской Думы на имя мэра, вице-мэра регистрируются в секторе организационной работы организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска (далее - сектор организационной работы).

Например,

019-17-11/6 - обращение депутата городской Думы,

019-33-5/6 - запрос депутата Законодательного собрания Иркутской области.

Уведомления о проведении публичного мероприятия (собрания, митинга, демонстрации, шествия, пикетирования) подлежат регистрации в отделе по связям с общественностью управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска.

Например, 562-86-59/6 - уведомление о проведении публичного мероприятия.

Служебные документы, поступающие на имя руководителей структурных подразделений администрации, подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях.

Например,

202-03-17/6 - письмо руководителя структурного подразделения администрации г.Иркутска на имя заместителя главы администрации - председателя Комитета по социальной политике и культуре администрации г.Иркутска,

103-51-72/6 - обращение организации на имя первого заместителя главы администрации - председателя Комитета по экономике и финансам администрации г.Иркутска,

111-03-117/6 - письмо руководителя структурного подразделения администрации г.Иркутска на имя начальника Главного финансового управления Комитета по экономике и финансам администрации г.Иркутска,

052-51-12/6 - обращение организации на имя заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра администрации г.Иркутска,

603-03-47/6 - письмо руководителя структурного подразделения администрации г.Иркутска на имя заместителя главы администрации - председателя Комитета по управлению Ленинским округом администрации г.Иркутска.

Служебные документы в адрес городской Думы регистрируются в отделе по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска.

Например, 002-51-34/6 - обращение организации на имя председателя городской Думы.

5. Регистрация
исходящих документов

Исходящие документы подлежат регистрации в день подписания.

Исходящие документы за подписью мэра, вице-мэра подлежат регистрации в секторе делопроизводства.

Например,

059-72-54/6 - исходящее письмо за подписью мэра,

059-73-26/6 - исходящее письмо за подписью вице-мэра.

Исходящие документы за подписью руководителей структурных подразделений подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях администрации г.Иркутска.

Например,

054-70-66/6 - письмо за подписью заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска,

204-70-66/6 - письмо за подписью заместителя главы администрации - председателя Комитета по социальной политике и культуре администрации г.Иркутска,

204-71-25/6 - письмо за подписью заместителя председателя Комитета по социальной политике и культуре администрации г.Иркутска.

Исходящие документы городской Думы подлежат регистрации в отделе по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска.

Например, 005-39-46/6 - письмо за подписью председателя городской Думы.

6. Регистрация обращений

Если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией, другими нормативными правовыми актами органов городского самоуправления г.Иркутска, регистрация обращений к мэру города и вице-мэру осуществляется в секторе по работе с обращениями граждан контрольного отдела организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска (далее - секторе по работе с обращениями граждан).

Устные обращения по телефону прямой (горячей) линии администрации г.Иркутска принимаются управлением по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска. Работник управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска, принимающий данные обращения, ежедневно до 11.00 часов заполняет на них регистрационные карточки в базе данных автоматизированной системы "Гран-Док". Должностные лица, ответственные за регистрацию обращений граждан в аппарате мэра г.Иркутска, комитетах, управлении по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью, управлении по мобилизационной подготовке и гражданской обороне администрации г.Иркутска, ежедневно с 11.00 до 13.00 часов передают распечатки оформленных в этот день регистрационных карточек по обращениям, поступивших по телефону прямой (горячей) линии администрации г.Иркутска, на рассмотрение соответствующим заместителям главы администрации, начальникам управлений. Сектор по работе с обращениями граждан контролирует работу по данным обращениям, заводит на них контрольные дела.

Например,

027-05-166/6 - письменное обращение,

027-98-174/6 - устное обращение, поступившее по телефону прямой (горячей) линии администрации г.Иркутска.

Обращения по вопросам оказания материальной помощи подлежат регистрации в структурных подразделениях администрации г.Иркутска, в которые в соответствии с правовыми актами г.Иркутска данные обращения поступают.

Обращения в городскую Думу подлежат регистрации в отделе по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска.

Например,

001-05-93/6.

Обращения к руководителям структурных подразделений администрации города подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях.

Например,

051-05-63/6 - обращение жителей к заместителю главы администрации - руководителю аппарата мэра г.Иркутска,

201-55-32/6 - обращение жителей к заместителю главы администрации - председателю Комитета по социальной политике и культуре администрации г.Иркутска (с личного приема).

7. Регистрация договоров

Договоры, заключенные от имени администрации г.Иркутска, за исключением указанных во втором абзаце данного раздела, регистрируются в секторе делопроизводства.

Договоры, заключенные от имени администрации г.Иркутска руководителями структурных подразделений администрации города в пределах компетенции, определенной Положениями о структурных подразделениях, в рамках утвержденных бюджетных ассигнований, городских программ на соответствующий финансовый год (далее - договоры, заключенные в пределах компетенции структурных подразделений администрации города) подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях администрации города.

Например, 010-64-26/6.

Заместитель главы

администрации - руководитель

аппарата мэра г.Иркутска

Е.Е.Войцехович

Начальник контрольного отдела

Ю.И.Баранов