Приложение 2. Технологическая инструкция по вводу в базу данных документооборота полнотекстовых нормативно-распорядительных документов

Приложение 2

к распоряжению мэра

от 21 мая 1998 г. N 031-10-417/8

Технологическая инструкция
по вводу в базу данных документооборота
полнотекстовых нормативно-распорядительных документов

1. Структура кода файлов распоряжений, постановлений, решений Думы. Файлам нормативно-распорядительных документов, подготовленным в " машбюро, переданным в протокольной сектор контрольного отдела или в организационный отдел работниками машбюро, протокольного сектора или организационного отдела должны быть присвоены имена в соответствии со следующей структурой:

Структура кода:

DNNNNNL.XXX, где D - тип документа,

NNNNN - порядковый номер документа для каждой из ПЭВМ и каждого типа документа.

L - буква, идентифицирующая ПЭВМ машбюро (а, b, с, d, е) ;

ПЭВМ протокольного сектора (р) ;

ПЭВМ организационного отдела (г).

XXX - расширение имени файла (txt, doc, xls и пр.).

Возможные типы документов:

r - распоряжение мэра;

р - постановление мэра;

d - решения Думы;

g - приложение к распоряжению, постановлению или решению Думы.

Например: r00012a.txt - имя файла распоряжения, подготовленного под N 12 на ПЭВМ "а" машбюро;

D00003 6с.txt - имя файла решения Думы, подготовленного под N 36 на ПЭВМ "а" машбюро;

д00341Ь.txt - имя файла приложения к распоряжению, постановлению или решению Думы подготовленного на ПЭВМ "Ь" машбюро под N 341;

р00026р.txt - имя файла постановления, записанного в протокольном секторе под N 26;

d00123r.doc - имя файла решения Думы, записанного в организационном отделе под N l23.

2. Порядок проведения работ в машбюро.

2.1. Все подготовленные в машбюро проекты нормативно-распорядительных документов должны быть зарегистрированы в машбюро в специальных журналах для каждой из ПЭВМ по форме, приведенной в таблице 1.

                                                                Таблица 1

Дата | Кто подготовил| О чем | Имена файлов поступления | | | документа и его документа | | | приложений -------------+----------------+---------+-----------------

2.2. Все изменения нормативно-распорядительных документов и соответствующих приложений, поступающие в машбюро, работниками машбюро, вносятся в файлы, соответствующие данному документу.

2.3. Имя файла распоряжения, постановления мэра или решения городской Думы и имена файлов соответствующих приложений работник машбюро, готовивший документ, записывает на листе согласования документа и ставит свою подпись.

2.4. Файлы нормативно-распорядительных документов с соответствующими приложениями хранятся в специально выделенной области сервера в директориях POST, RASP, DUM, PRIL.

3. Порядок проведения работ в протокольном секторе и организационном отделе.

3.1. Файлы распоряжений, постановлений мэра и соответствующие приложения, подготовленные минуя машбюро, на электронном носителе передаются в протокольный сектор контрольного отдела вместе с проектами документов, подготовленными на подпись мэру.

3.2. Файлы решений городской Думы и соответствующие приложения, подготовленные минуя машбюро, на электронном носителе передаются в организационный отдел вместе с проектами документов, подготовленными на подпись главе городского самоуправления.

3.3. Работник протокольного сектора или организационного отдела просматривает файлы документов и их приложений на достоверность, копирует их в специальную область сервера в директории POST, RASP, DUM, PRIL с именами, присвоенными в соответствии с п. 1. настоящей инструкции.

На листе согласования документа работник протокольного сектора или организационного отдела записывает имя файла документа и имена файлов его приложений, ставит свою подпись. Дискета возвращается владельцу.

3.4. Все поступающие на подпись мэру (главе городского самоуправления) нормативно-распорядительные документы регистрируются в журнале "Регистрация проектов распоряжений, постановлений мэра" - для протокольного сектора или "Регистрация проектов решений Думы" - для организационного отдела по форме, приведенной в таблице 2.

                                                                Таблица 2

Дата пос- туп- ления доку- мента	Кто подго товил	О чем	Имена файлов документа и его приложений	Подпись работника протокольног о сектора. проверившего документ на достоверность	Отметка о возврате	Дата включения в БД Регистра- ционный номер документа
------	-------	-------	-----------	-------------	----------	-----------

3.5. Если документ возвращен на доработку после рассмотрения мэром (главой городского самоуправления), в журнале регистрации (табл.2) в графе "Отметка о возврате" записывается дата возврата и делается пометка о предполагаемом сроке возврата доработанного документа.

3.6. Все нормативно-распорядительные документы, подписанные мэром (главой городского самоуправления), подлежат регистрации в БД документооборота "Гран-Док". Файлы текстов документов и соответствующих приложений перед регистрацией документов в БД должны быть проверены на соответствие текстам документов на бланках. В журналах регистрации нормативно-распорядительных документов работник протокольного сектора или организационного отдела, проверивший документ на достоверность, ставит свою подпись и указывает дату проверки.

Если при проверке файлов документов выявляются несоответствия текстам документов, работник протокольного сектора или организационного отдела должен самостоятельно внести изменения в файлы документов и их приложения.

3.7. Для включения в БД "Гран-Док" полнотекстовых документов работник протокольного сектора или организационного отдела в окне "0бъекты для документов" (командная кнопка "Исходные документы" автоматизированной системы документооборота "Гран-Док") создает папки "Распоряжение", "Постановление", "Решение", "Приложения", в которые помещаются соответствующие файлы. Для просмотра и печати текстов документов, при обращении к ним, происходит их загрузка в редактор, в котором они были подготовлены.

3.8. Работник протокольного сектора, ответственный за включение полнотекстовых документов, ежедневно производит удаление файлов утвержденных и зарегистрированных в БД "Гран-Док" распоряжений, постановлений мэра из директорий сервера POST, RASP, PRIL на основе информации журнала регистрации проектов распоряжений, постановлений мэра в протокольном секторе.

Работник организационного отдела, ответственный за включение полнотекстовых документов, ежедневно производит удаление файлов утвержденных и зарегистрированных в БД "Гран-Док" решений городской Думы из директорий сервера DUM, PRIL на основе информации журнала регистрации проектов решений Думы БД в организационном отделе.

Файлы документов, которые были возвращены на доработку, удаляются с сервера работником протокольного сектора или организационного отдела ежемесячно, но не позднее, чем через 1 месяц после даты возврата документа.

Начальник управления информатизации

А.Ю. Губов

Вице-Мэр

Ю.В. Волков