Приложение N 2. Регламент коллегии МПР России

Приложение N 2
к приказу МПР РФ
от 27 сентября 2004 г. N 650

Регламент
коллегии МПР России

Термины и определения

В настоящем Регламенте использованы следующие термины и определения:

Исполнитель - первое в списке обозначенных в плане работы коллегии структурное подразделение центрального аппарата МПР России. Федеральное агентство, Федеральная служба, ответственное за подготовку материалов и итоговых документов коллегии; координирует работу соисполнителей и несет ответственность за качество и своевременность подготовки материалов и итоговых документов.

Соисполнитель - структурное подразделение центрального аппарата МПР России, Федеральная служба и Федеральное агентство, обозначенное в плане работы коллегии в числе ответственных за подготовку материалов и итоговых документов коллегии.

Материалы коллегии - пакет материалов, необходимых для рассмотрения вопроса на заседании коллегии. Они являются рабочими материалами коллегии и, как правило, публикации не подлежат.

Итоговые документы коллегии - решение, протокол и иные документы, одобренные коллегией, подписанные Председателем коллегии - Министром (или заместителем Министра по поручению Министра) и зарегистрированные в установленном порядке; итоговые документы коллегии являются официальными документами Министерства.

Приглашенные - лица, персонально приглашенные на заседание коллегии.

Участники заседания коллегии - должностные лица, имеющие право участвовать на заседании коллегии по должности (за исключением членов коллегии) без персонального приглашения.

Курирующий заместитель Министра - заместитель Министра, ответственный за подготовку вопроса к заседанию коллегии и (или) курирующий направление деятельности Министерства по рассматриваемому вопросу.

Рабочая группа - временный коллектив должностных лиц и (или) специалистов, образованный приказом, распоряжением, поручением руководства Министерства для подготовки материалов и проектов итоговых документов коллегии.

План (планы) работы - перспективные (годовые) и текущие (полугодовые и/или квартальные) планы работы коллегии; если в тексте нет конкретизации, то имеются в виду как годовой, так и другие планы.

Председательствующий - член коллегии, председательствующий на заседании по поручению Председателя коллегии- Министра.

Общие положения

Регламент коллегии Министерства природных ресурсов Российской Федерации (далее - Регламент) устанавливает порядок планирования, организации подготовки и проведения заседаний коллегии и контроля за исполнением решений коллегии.

Регламент подготовлен на основе Положения о коллегии Министерства природных ресурсов Российской Федерации.

1. Планирование работы коллегии

1.1. План работы коллегии (далее - план) составляется на год и на кварталы и утверждается Председателем коллегии - Министром.

1.2. План на год является рабочим документом, на основе которого составляются квартальные планы, уточняющие подлежащие рассмотрению вопросы, сроки рассмотрения, учитывающие новые предложения, внесенные в установленном порядке. Планы могут быть дополнены и изменены в зависимости от приоритетов, возникновения ситуаций, требующих оперативного реагирования, и по иным объективным причинам.

1.3. Проекты планов составляются организационно-инспекторским отделом Департамента управления делами и кадров Министерства (далее - организационно-инспекторский отдел) на основе предложений членов коллегии, Департаментов Министерства, находящихся в ведении МПР России Федеральной службы и Федеральных агентств и их территориальных органов. Предложения Департаментов Министерства рассматриваются курирующим подразделение (направление) заместителем Министра, территориальных органов - руководителями Федеральной службы и Федеральных агентств, находящихся в ведении МПР России и, в случае одобрения, направляются в организационно-инспекторский отдел. В таком же порядке в организационно-инспекторский отдел направляются предложения организаций и общественных объединений.

1.4. Предложения, оформленные в установленной форме (Приложение 1), передаются в организационно-инспекторский отдел, не позднее, чем за 1 месяц до начала планируемого периода. Предложения, не отвечающие требованиям настоящего пункта и пункта 1.3, организационно-инспекторским отделом не принимаются.

1.5. Проекты планов направляются организационно-инспекторским отделом на согласование всем членам коллегии. Срок согласования 3 дня.

1.6. Проекты планов с учетом поступивших от членов коллегии замечаний и предложений рассматриваются на заседании коллегии и утверждаются Председателем коллегии - Министром.

2. Подготовка материалов к заседаниям коллегии

2.1. Материалы к заседаниям коллегии (далее материалы) в обязательном порядке включают: справку по рассматриваемому вопросу (объем 5 - 10 страниц), проект решения коллегии, список приглашенных, предложения по составу выступающих на коллегии. При необходимости могут быть подготовлены дополнительные справочные материалы, включая табличные и графические.

2.2. Структурное подразделение центрального аппарата Министерства, Федеральная служба и Федеральные агентства, находящиеся в ведении МПР России, ответственное за подготовку материалов, определено п. 4.1 Положения о коллегии Министерства природных ресурсов Российской Федерации, но может быть также определено приказом или распоряжением Министра.

Исполнитель обеспечивает своевременное получение материалов от соисполнителей, их свод, согласование и представление в организационно-инспекторский отдел за 10 дней до назначенной даты заседания коллегии.

2.3. При необходимости для подготовки материалов решением Министра (приказ, распоряжение) могут создаваться рабочие группы из состава работников центрального аппарата Министерства, находящихся в ведении Министерства Федеральной службы и Федеральных агентств и их территориальных органов, специалистов, ученых, представителей общественных и других организаций.

2.4. Материалы визируют руководители ответственных структурных подразделений Министерства, курирующие их заместители Министра, руководители ответственных Федеральной службы и Федеральных агентств, находящихся в ведении МПР России. Проект решения коллегии визируется также должностными лицами, поименованными в тексте документа. Подписи визирующих должны быть расшифрованы с указанием фамилии и даты согласования.

2.5. Материалы, не соответствующие установленным требованиям, организационно-инспекторским отделом возвращаются на доработку.

2.6. В исключительных случаях, когда по объективным причинам подготовка материалов к заседанию коллегии в установленный срок невозможна, исполнитель представляет Председателю коллегии Министру мотивированное предложение, согласованное при необходимости с курирующим заместителем Министра, о переносе срока рассмотрения вопроса с указанием планируемой даты. Такие предложения представляются не позднее, чем за 10 дней до назначенной даты заседания коллегии. О принятом Председателем коллегии - Министром решении исполнитель немедленно информирует организационно-инспекторский отдел.

2.7. Демонстрационные материалы к заседанию коллегии готовятся на бумажном носителе и в виде, обеспечивающем их показ электронными средствами и (или) проекционными устройствами. Текстовые материалы представляются на бумажном и электронном носителе (Приложение 2).

2.8. Материалы к закрытым заседаниям коллегии готовятся в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

2.9. Кандидатура докладчика по каждому вопросу повестки дня заседания коллегии предлагается курирующим заместителем Министра, руководителем Федеральной службы и руководителями Федеральных агентств находящихся в ведении МПР России и согласуется с Председателем коллегии - Министром в процессе подготовки материалов.

2.10. Проект повестки дня очередного заседания коллегии готовит организационно-инспекторский отдел в соответствии с утвержденным планом, распоряжениями Министра, предложениями членов коллегии и представляет на утверждение Председателю коллегии - Министру за 10 дней до дня заседания. Как правило, в повестку дня включается не более трех вопросов. Окончательно повестка дня заседания утверждается на самом заседании согласно п. 7.4. настоящего Регламента.

3. Техническое обеспечение заседаний коллегии

3.1. Техническое обеспечение заседания коллегии (далее техническое обеспечение) включает:

- подготовку зала заседания;

- проверку наличия и исправности микрофонов, демонстрационных средств для представления графических, табличных и текстовых материалов, звукозаписывающей аппаратуры;

- обеспечение (при необходимости) трансляции заседания коллегии по внутреннему радио и (или) компьютерной сети;

- решение других вопросов технического обеспечения.

3.2. Техническое обеспечение осуществляют административно-хозяйственная и специализированные технические службы под руководством организационно-инспекторского отдела.

4. Состав участников заседаний коллегии

4.1. Предложения по составу приглашенных на заседание коллегии (Приложение 3) готовит исполнитель, согласовывает (при необходимости) с курирующим вопрос заместителем Министра и представляет в организационно-инспекторский отдел в сроки, установленные п. 2.2 настоящего регламента. Список приглашенных утверждается Председателе коллегии - Министром по представлению организационно-инспекторского отдела.

4.2. Специалисты технического обеспечения могут присутствовать на заседании коллегии без включения в список приглашенных.

4.3. Организационно-инспекторский отдел совместно с исполнителем обеспечивает регистрацию участников коллегии (Приложение 3).

4.4. На закрытых заседаниях коллегии присутствуют только члены коллегии и лица, персонально приглашенные Председателем коллегии - Министром.

5. Участие представителей средств массовой информации на заседаниях коллегии

5.1. Возможность и необходимость участия на заседании коллегии представителей средств массовой информации (далее СМИ) определяется Председателем коллегии - Министром по представлению исполнителя.

5.2. Организационная работа по приглашению представителей СМИ и подготовка информационных материалов для них осуществляется #

6. Оповещение о заседании коллегии и рассылка материалов

6.1. Члены коллегии и официально приглашенные лица оповещаются о дате, времени и месте проведения заседания коллегии не позже, чем за 3 календарных дня до даты заседания коллегии. В эти же сроки им направляются повестка дня и материалы заседания коллегии.

6.2. Рассылку приглашений и материалов осуществляет Департамент управления делами и кадров (далее служба делопроизводства). Материалы заседания коллегии и список рассылки передаются организационно-инспекторским отделом в службу делопроизводства за 5 календарных дней до даты заседания коллегии. Служба делопроизводства на одном из экземпляров материалов отмечает факт их получения (с указанием даты) и возвращает этот экземпляр в организационно-инспекторский отдел.

6.3. Иногородние приглашенные участники заседания коллегии получают материалы при регистрации.

6.4. Проекты решений коллегии и проекты других документов подлежат возврату в организационно-инспекторский отдел после заседания. Их публикация и распространение не допускается.

6.5. Отсутствие члена коллегии на заседании персонально согласовывается с Председателем коллегии - Министром.

7. Порядок проведения заседаний коллегии

7.1. Заседания коллегии проводятся в установленный день недели согласно утвержденному плану работы. При необходимости по усмотрению Председателя коллегии - Министра проводятся внеочередные заседания коллегии.

7.2. Правомочность заседания коллегии определяется Положением о коллегии Министерства природных ресурсов Российской Федерации.

7.3. Заседание ведет Председатель коллегии - Министр или по его поручению один из заместителей Министра.

7.4. Повестка дня и регламент (продолжительность докладов, выступлений, порядок обсуждения и другие процедурные вопросы) заседания коллегии предлагаются председательствующим и принимаются общим согласием членов коллегии.

7.5. Участники заседания могут выступать в прениях, задавать вопросы, вносить предложения и давать справки по существу обсуждаемых вопросов. Предварительная запись на выступления до начала заседания осуществляется организационно-инспекторским отделом, в процессе заседания заявки направляются председательствующему. Очередность выступлений по докладам определяется председательствующим на заседании.

7.6. Тексты выступлений и заданных докладчикам вопросов в обязательном порядке в письменном виде передаются в организационно-инспекторский отдел.

7.7. Предложения к решению коллегии помимо их устного оглашения передаются в организационно-инспекторский отдел в письменном виде с четкими формулировками вносимых предложений. При этом обязательно указание фамилии, имени, отчества, места работы, должности и контактного телефона лица, вносящего предложение.

7.8. Во время заседания коллегии ведется магнитофонная и (или) стенографическая запись, которая при необходимости расшифровывается.

7.9. Протокол заседания ведется организационно-инспекторским отделом.

8. Подготовка и рассылка итоговых документов заседаний коллегии

8.1. Итоговыми документами заседания коллегии являются:

- решение коллегии;

- протокол (протокольное решение) коллегии;

- обращения, заявления и другие официальные материалы, принятые на заседании коллегии.

8.2. Проекты итоговых документов с учетом состоявшегося обсуждения готовит исполнитель с участием соисполнителей под руководством организационно-инспекторского отдела. Для подготовки итоговых документов коллегия может образовать редакционную комиссию из членов коллегии, представителей исполнителей, организационно-инспекторского отдела и других участников заседания коллегии.

8.3. Итоговые документы готовятся в следующие сроки:

- решение коллегии - в течение 5 рабочих дней, не считая дня заседания коллегии;

- протокол (протокольное решение) коллегии - в течение 2-х рабочих дней, не считая дня заседания коллегии;

- обращения, заявления и другие официальные материалы - в сроки, устанавливаемые Председателем коллегии - Министром. По усмотрению Председателя коллегии Министра сроки подготовки итоговых документов могут быть увеличены или сокращены.

8.4. Визирование итоговых документов осуществляется в соответствии с п. 2.4 настоящего Регламента.

8.5. Ответственность за соблюдение требований к оформлению итоговых документов возлагается на организационно-инспекторский отдел, который представляет итоговые документы на подпись Председателю коллегии - Министру.

8.6. Постановления коллегии подписываются Председателем коллегии - Министром, протоколы заседаний коллегии - Председателем коллегии - Министром и организационно-инспекторским отделом. Датой итоговых документов считается день заседания коллегии. Регистрация итоговых документов осуществляется организационно-инспекторским отделом в порядке, определенном службой делопроизводства.

8.7. Список рассылки итоговых документов готовит исполнитель совместно с организационно-инспекторским отделом.

8.8. Список рассылки и тираж итоговых документов передаются организационно-инспекторским отделом в Службу делопроизводства для рассылки. Итоговые документы доводятся до всех структурных подразделений центрального аппарата Министерства, Федеральной службы и Федеральных агентств, находящихся в ведении МИР# России.

9. Публикация материалов и итоговых документов заседаний коллегии

9.1. Официальные информационные материалы Министерства природных ресурсов Российской Федерации о заседаниях и решениях коллегии для публикации в СМИ готовятся структурным подразделением центрального аппарата, осуществляющим связь со СМИ, согласуются с организационно-инспекторским отделом и направляются на публикацию с разрешения Председателя коллегии - Министра.

9.2. По решению Председателя коллегии - Министра итоговые документы коллегии могут быть опубликованы в отраслевых изданиях, а также в виде отдельных изданий.