Приложение 2. Технологическая инструкция по вводу в базу данных документооборота полнотекстовых нормативно-распорядительных документов

Приложение 2

к распоряжению мэра

от 21 мая 1998 г. N 031-10-417/8

Технологическая инструкция
по вводу в базу данных документооборота
полнотекстовых нормативно-распорядительных документов

С изменениями и дополнениями от:

26 августа 1998 г.

1. Структура кода файлов распоряжений, постановлений, решений Думы. Файлам нормативно-распорядительных документов, подготовленным в " машбюро, переданным в протокольной сектор контрольного отдела или в организационный отдел работниками машбюро, протокольного сектора или организационного отдела должны быть присвоены имена в соответствии со следующей структурой:

Структура кода:

DNNNNNL.XXX, где D - тип документа,

NNNNN - порядковый номер документа для каждой из ПЭВМ и каждого типа документа.

L - буква, идентифицирующая ПЭВМ машбюро (а, b, с, d, е) ;

ПЭВМ протокольного сектора (р) ;

ПЭВМ организационного отдела (г).

XXX - расширение имени файла (txt, doc, xls и пр.).

Возможные типы документов:

r - распоряжение мэра;

р - постановление мэра;

d - решения Думы;

g - приложение к распоряжению, постановлению или решению Думы.

Например: r00012a.txt - имя файла распоряжения, подготовленного под N 12 на ПЭВМ "а" машбюро;

D00003 6с.txt - имя файла решения Думы, подготовленного под N 36 на ПЭВМ "а" машбюро;

д00341Ь.txt - имя файла приложения к распоряжению, постановлению или решению Думы подготовленного на ПЭВМ "Ь" машбюро под N 341;

р00026р.txt - имя файла постановления, записанного в протокольном секторе под N 26;

d00123r.doc - имя файла решения Думы, записанного в организационном отделе под N l23.

2. Порядок проведения работ в машбюро.

2.1. Все подготовленные в машбюро проекты нормативно-распорядительных документов должны быть зарегистрированы в машбюро в специальных журналах для каждой из ПЭВМ по форме, приведенной в таблице 1.

                                                                Таблица 1

Дата | Кто подготовил| О чем | Имена файлов поступления | | | документа и его документа | | | приложений -------------+----------------+---------+-----------------

2.2. Все изменения нормативно-распорядительных документов и соответствующих приложений, поступающие в машбюро, работниками машбюро, вносятся в файлы, соответствующие данному документу.

Информация об изменениях:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 26 августа 1998 г. N 031-10-855/8 подпункт 2.3 пункта 2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.3. Имя файла распоряжения или постановления мэра, решения городской Думы соответствующих приложений, работник машбюро, подготовивший документ печатает в левом нижнем углу последнего листа.

2.4. Файлы нормативно-распорядительных документов с соответствующими приложениями хранятся в специально выделенной области сервера в директориях POST, RASP, DUM, PRIL.

3. Порядок проведения работ в протокольном секторе и организационном отделе.

3.1. Файлы распоряжений, постановлений мэра и соответствующие приложения, подготовленные минуя машбюро, на электронном носителе передаются в протокольный сектор контрольного отдела вместе с проектами документов, подготовленными на подпись мэру.

3.2. Файлы решений городской Думы и соответствующие приложения, подготовленные минуя машбюро, на электронном носителе передаются в организационный отдел вместе с проектами документов, подготовленными на подпись главе городского самоуправления.

Информация об изменениях:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 26 августа 1998 г. N 031-10-855/8 в подпункт 3.3 пункта 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.3. Работник протокольного сектора или организационного отдела просматривает файлы документов и их приложений на достоверность, копирует их в специальную область сервера в директории POST, RASP, DUM, PRIL с именами, присвоенными в соответствии с п. 1. настоящей инструкции.

На листе согласования документа работник протокольного сектора или организационного отдела записывает имя файла документа и имена файлов его приложений, ставит свою подпись. Дискета возвращается владельцу.

Работник протокольного сектора или организационного отдела вправе не принимать проекты документов для передачи на подпись мэру или главе городского самоуправления, если при антивирусной проверке файлов на электронном носителе обнаружит, что они поражены компьютерными вирусами.

3.4. Все поступающие на подпись мэру (главе городского самоуправления) нормативно-распорядительные документы регистрируются в журнале "Регистрация проектов распоряжений, постановлений мэра" - для протокольного сектора или "Регистрация проектов решений Думы" - для организационного отдела по форме, приведенной в таблице 2.

                                                                Таблица 2

Дата пос- туп- ления доку- мента	Кто подго товил	О чем	Имена файлов документа и его приложений	Подпись работника протокольног о сектора. проверившего документ на достоверность	Отметка о возврате	Дата включения в БД Регистра- ционный номер документа
------	-------	-------	-----------	-------------	----------	-----------

3.5. Если документ возвращен на доработку после рассмотрения мэром (главой городского самоуправления), в журнале регистрации (табл.2) в графе "Отметка о возврате" записывается дата возврата и делается пометка о предполагаемом сроке возврата доработанного документа.

3.6. Все нормативно-распорядительные документы, подписанные мэром (главой городского самоуправления), подлежат регистрации в БД документооборота "Гран-Док". Файлы текстов документов и соответствующих приложений перед регистрацией документов в БД должны быть проверены на соответствие текстам документов на бланках. В журналах регистрации нормативно-распорядительных документов работник протокольного сектора или организационного отдела, проверивший документ на достоверность, ставит свою подпись и указывает дату проверки.

Если при проверке файлов документов выявляются несоответствия текстам документов, работник протокольного сектора или организационного отдела должен самостоятельно внести изменения в файлы документов и их приложения.

3.7. Для включения в БД "Гран-Док" полнотекстовых документов работник протокольного сектора или организационного отдела в окне "0бъекты для документов" (командная кнопка "Исходные документы" автоматизированной системы документооборота "Гран-Док") создает папки "Распоряжение", "Постановление", "Решение", "Приложения", в которые помещаются соответствующие файлы. Для просмотра и печати текстов документов, при обращении к ним, происходит их загрузка в редактор, в котором они были подготовлены.

3.8. Работник протокольного сектора, ответственный за включение полнотекстовых документов, ежедневно производит удаление файлов утвержденных и зарегистрированных в БД "Гран-Док" распоряжений, постановлений мэра из директорий сервера POST, RASP, PRIL на основе информации журнала регистрации проектов распоряжений, постановлений мэра в протокольном секторе.

Работник организационного отдела, ответственный за включение полнотекстовых документов, ежедневно производит удаление файлов утвержденных и зарегистрированных в БД "Гран-Док" решений городской Думы из директорий сервера DUM, PRIL на основе информации журнала регистрации проектов решений Думы БД в организационном отделе.

Файлы документов, которые были возвращены на доработку, удаляются с сервера работником протокольного сектора или организационного отдела ежемесячно, но не позднее, чем через 1 месяц после даты возврата документа.

Начальник управления информатизации

А.Ю. Губов

Вице-Мэр

Ю.В. Волков