Приложение 1. Инструкция о порядке регистрации документов в администрации города Иркутска

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 29 декабря 2015 г. N 031-10-934/5 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 1

к Распоряжению мэра г.Иркутска

от 20 октября 2006 г. N 031-10-1463/6

Инструкция

о порядке регистрации документов в администрации города Иркутска

С изменениями и дополнениями от:

26 марта 2009 г., 9 июля 2012 г., 1 июля 2014 г., 14 мая, 29 декабря 2015 г.

1. Общие положения

Настоящая Инструкция регулирует порядок регистрации документов в администрации города Иркутска. Настоящая Инструкция не подлежит применению в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, регистрация которых осуществляется в порядке, установленном Правительством РФ.

Регистрация документа - это присвоение документу уникального регистрационного номера, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней. При регистрации на документе проставляются регистрационный номер и дата, вносятся исходные данные о документе в регистрационную карточку.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается мэром города Иркутска.

Каждый документ регистрируется в администрации города и ее структурных подразделениях только один раз.

Классификационная группа "Распорядительные документы" - это правовые акты мэра города, вице-мэра города, заместителей мэра, руководителей структурных подразделений администрации города, а также иные документы (служебные записки, поручения и т.п.), обеспечивающие решение задач, возложенных на мэра города, вице-мэра города, администрацию города и ее структурные подразделения. Оригиналы распорядительных документов хранятся в администрации города Иркутска.

Классификационная группа "Служебные документы" - это вся поступающая в администрацию города, ее структурные подразделения корреспонденция из государственных органов, органов местного самоуправления, от должностных лиц, организаций, структурных подразделений администрации города Иркутска, судебная корреспонденция (судебные извещения и вызовы, судебные постановления судов общей юрисдикции, судебные акты арбитражных судов, иные документы, непосредственно связанные с рассмотрением дел в судах или с исполнительным производством), а также адвокатские запросы, запросы нотариусов, редакций средств массовой информации.

Классификационная группа "Исходящие документы" - это запросы, письма и ответы, направляемые как в сторонние организации (государственные органы, органы местного самоуправления, организации, жителям города и т.д.), так и в структурные подразделения администрации города Иркутска. Оригиналы исходящих документов отправляются адресатам, в администрации города Иркутска хранятся копии исходящих документов.

Классификационная группа "Обращения" - это обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, парламентские запросы, обращения и депутатские запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, депутатов Думы города Иркутска, а также обращения Председателя Думы города Иркутска.

Классификационная группа "Договоры" - это муниципальные контракты, договоры, соглашения, заключаемые от имени администрации города Иркутска (муниципального образования город Иркутск).

Повторные обращения, служебные документы - это обращения, служебные документы, поступившие в течение одного календарного года от одного и того же корреспондента (заявителя) по одному и тому же вопросу по истечении установленного срока для ответа на первичное обращение, служебный документ.

2. Структура регистрационного номера

Регистрационный номер документа имеет следующую структуру:

РРР-ДД-НННННН/Г-П, где:

РРР - код группы документа для администрации города Иркутска и структурных подразделений администрации города Иркутска (заполняется в соответствии с Приложением N 1 к настоящей Инструкции);

ДЦ - код вида документа (заполняется в соответствии с Приложением N 2 к настоящей Инструкции);

НННННН - порядковый номер;

Г - последняя цифра года;

П - номер повтора.

3. Регистрация распорядительных документов

Распорядительные документы подлежат регистрации в день их подписания.

Постановления и распоряжения администрации города Иркутска, распоряжения вице-мэра города Иркутска, поручения, служебные записки мэра города и вице-мэра города, поручения с заседания Высшего административного комитета администрации города Иркутска и рабочих совещаний подлежат регистрации в отделе регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска (далее - отдел регистрации и архива).

Например,

031-06-26/4 - постановление администрации города Иркутска;

031-10-27/4 - распоряжение администрации города Иркутска;

031-18-28/4 - поручение с Высшего административного комитета администрации города Иркутска;

031-25-11/4 - служебная записка вице-мэра города Иркутска;

031-36-3/4 - распоряжение вице-мэра города Иркутска;

031-87-123/4 - поручение мэра города Иркутска;

031-91-36/4 - поручение вице-мэра города Иркутска.

Распоряжения заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города, распоряжения заместителей мэра - председателей комитетов по бюджетной политике и финансам, городского обустройства, по градостроительной политике, по управлению муниципальным имуществом, по социальной политике и культуре администрации города Иркутска, распоряжения заместителей мэра - глав округов администрации города Иркутска регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.

Приказы руководителей структурных подразделений администрации города Иркутска подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях.

Например,

053-02-87/4 - распоряжение по общим вопросам заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

214-08-1/4 - приказ начальника управления культуры комитета по социальной политике и культуре администрации города Иркутска.

4. Регистрация служебных документов

Служебные документы подлежат регистрации в день поступления.

Если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией, другими муниципальными нормативными правовыми актами города Иркутска, служебные документы, поступившие на имя мэра города, вице-мэра города, а также в адрес администрации города Иркутска, подлежат регистрации в отделе регистрации и архива.

Например,

018-03-64/4 - письмо руководителя структурного подразделения администрации города Иркутска на имя мэра города Иркутска;

018-51-61/4 - письмо органа государственной власти на имя мэра.

Обращения Председателя Думы города Иркутска, депутатские запросы и обращения депутатов Думы города Иркутска, связанные с рассмотрением вопросов на заседаниях Думы города Иркутска, постоянных комиссий Думы города Иркутска, депутатских слушаниях регистрируются в отделе организационной работы организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска (далее - отдел организационной работы).

Например,

019-17-11/4 - обращение депутата городской Думы.

Уведомления о проведении публичного мероприятия (собрания, митинга, демонстрации, шествия, пикетирования) подлежат регистрации в отделе по связям с общественностью управления реализации общественных инициатив комитета по социальной политике и культуре администрации города Иркутска.

Например,

562-86-59/4 - уведомление о проведении публичного мероприятия.

Служебные документы, поступающие на имя руководителей структурных подразделений администрации, подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях.

Например,

052-51-44/4 - обращение органа государственной власти на имя заместителя мэра - руководителя аппарата мэра администрации города Иркутска;

603-03-51/4 - письмо руководителя структурного подразделения администрации города Иркутска на имя заместителя мэра - председателя комитета по управлению Ленинским округом администрации города Иркутска.

5. Регистрация исходящих документов

Исходящие документы подлежат регистрации в день подписания.

Исходящие документы за подписью мэра города, вице-мэра города подлежат регистрации в отделе регистрации и архива.

Например,

059-72-50/4 - исходящее письмо за подписью мэра города;

059-73-56/4 - исходящее письмо за подписью вице-мэра города.

Исходящие документы за подписью руководителей структурных подразделений подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях администрации города Иркутска.

Например,

054-70-66/4 - письмо за подписью заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

204-70-86/4 - письмо за подписью заместителя мэра - председателя комитета по социальной политике и культуре администрации города Иркутска.

6. Регистрация обращений

Если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией, другими муниципальными правовыми актами города Иркутска, регистрация обращений граждан, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, парламентские запросы, обращения и депутатские запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, депутатов Думы города Иркутска, а также обращения председателя Думы города Иркутск к мэру города, вице-мэру города, в администрацию города Иркутска, а также заявок граждан, поступивших по телефону прямой (горячей) линии администрации города, осуществляется в отделе по работе с обращениями граждан и организаций организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска (далее - отдел по работе с обращениями граждан и организаций).

Например,

027-05-166/4 - письменное обращение;

027-17-261/4 - обращение депутата городской Думы;

027-31-269/4 - обращение депутата Законодательного Собрания Иркутской области;

027-32-138/4 - обращение депутата Федерального Собрания Российской Федерации;

029-98-174/4 - заявка, поступившая по телефону прямой (горячей) линии администрации города Иркутска.

Обращения к руководителям структурных подразделений администрации города подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях.

Например,

051-05-3/4 - обращение жителей к заместителю мэра - руководителю аппарата администрации города Иркутска;

102-05-12/4 - обращение жителей к заместителю мэра - председателю комитета по бюджетной политике и финансам администрации города Иркутска.

7. Регистрация договоров

Договоры, заключенные от имени администрации города Иркутска, за исключением указанных во втором абзаце данного раздела, регистрируются в отделе регистрации и архива.

Договоры, заключенные от имени администрации города Иркутска руководителями структурных подразделений администрации города в пределах компетенции, определенной Положениями о структурных подразделениях, в рамках утвержденных бюджетных ассигнований, городских программ на соответствующий финансовый год подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях администрации города.

Например,

010-64-26/4 - договор от имени администрации города Иркутска.

Заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска

Ю.С.Ефимова

Начальник отдела регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска

Э.О.Баландина