Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение 1
к Распоряжению мэра г.Иркутска
от 30 июня 2006 г. N 031-10-906/6
Регламент
работы администрации г.Иркутска
I. Общие положения
1.1. Администрация г.Иркутска (городская администрация) является органом городского самоуправления г.Иркутска, осуществляющим исполнительные и распорядительные функции.
В состав городской администрации входят мэр, вице-мэр, заместители главы администрации, структурные подразделения администрации, реализующие исполнительные и распорядительные функции в конкретных сферах управления, обеспечивающие деятельность органов городского самоуправления, их должностные лица.
1.2. Деятельностью администрации города руководит мэр города Иркутска, который утверждает штаты администрации города, назначает и освобождает от должности вице-мэра, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц администрации города, определяет их полномочия.
1.3. Администрация г.Иркутска в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами и законами Иркутской области, Уставом Иркутской области, Уставом города Иркутска и другими нормативными правовыми актами.
1.4. Администрация г.Иркутска, осуществляя практическую деятельность:
- разрабатывает и представляет мэру города проект бюджета города, проекты планов и программ развития города, отчетов об их исполнении, проекты иных правовых актов по вопросам городского самоуправления;
- обеспечивает исполнение бюджета города, планов и программ развития территории города, иных правовых актов органов городского самоуправления;
- в пределах компетенции контролирует деятельность физических и юридических лиц (в том числе, осуществляет муниципальный земельный контроль);
- руководит муниципальными учреждениями здравоохранения, образования, другими муниципальными учреждениями и муниципальными унитарными предприятиями, организует содержание муниципального жилищного фонда, эксплуатацию муниципальных объектов коммунального и дорожного хозяйства;
- содействует развитию физкультуры и спорта, сохранению исторических, национальных и культурных традиций;
- в соответствии с установленным Думой г.Иркутска порядком осуществляет управление и распоряжение муниципальным имуществом;
- реализует иные полномочия, отнесенные федеральными законами, законами Иркутской области, нормативными правовыми актами органов городского самоуправления г.Иркутска к компетенции администрации города;
- осуществляет отдельные государственные полномочия, переданные органам городского самоуправления г.Иркутска федеральными законами и законами Иркутской области.
1.5. Администрация города на основании соответствующих соглашений осуществляет организационное, правовое, информационное, материально-техническое и финансовое обеспечение деятельности Думы г.Иркутска, а также информационное, материально-техническое и финансовое обеспечение деятельности Контрольно-счетной палаты г.Иркутска и Избирательной комиссии г.Иркутска.
II. Организация работы администрации города
2.1. Высший Административный комитет администрации г.Иркутска
2.1.1. Высший Административный комитет (далее по тексту ВАК) создается мэром города и является коллегиальным совещательным органом.
На заседании ВАК может быть обсужден любой вопрос, входящий в компетенцию администрации г.Иркутска.
2.1.2. ВАК возглавляет мэр города, а в период его временного отсутствия - должностное лицо, исполняющее обязанности главы администрации города.
Персональный состав ВАК утверждается мэром города.
Мэр города, а в его отсутствие должностное лицо, временно исполняющее обязанности главы администрации города, вправе поручать ведение заседания ВАК заместителям главы администрации.
2.1.3. В работе ВАК принимают обязательное участие:
- начальник организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска;
- начальник Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска.
2.1.4. В работе ВАК вправе принимать участие депутаты Думы г.Иркутска, прокурор Иркутской области, иные должностные лица прокуратуры Иркутской области, представители других государственных органов, общественных организаций, представители средств массовой информации (по согласованию с начальником Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска), жители г.Иркутска.
2.1.5. Мэр города, должностное лицо, временно исполняющее обязанности главы администрации города, вправе назначить закрытое заседание ВАК. На закрытом заседании ВАК присутствуют только члены ВАК.
2.1.6. Заседания ВАК проводятся, как правило, еженедельно.
Мэр города, должностное лицо, временно исполняющее обязанности главы администрации города, вправе отменить, перенести очередное заседание ВАК или назначить дополнительное.
2.1.7. Работа ВАК строится на основе квартальных планов, утверждаемых мэром города.
2.1.8. Проект повестки заседания ВАК формируется контрольным отделом организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска (далее по тексту - контрольный отдел) не позднее, чем за 15 календарных дней до дня заседания.
Проект повестки формируется в соответствии с планом работы ВАК, постановлениями, распоряжениями, поручениями, оперативными резолюциями мэра города, вице-мэра и предложениями заместителей главы администрации, начальника Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, начальника Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска, одобренными мэром, а в его отсутствие должностным лицом, временно исполняющим обязанности главы администрации города, либо заместителем главы администрации - руководителем аппарата мэра г.Иркутска.
2.1.9. Всем должностным лицам, ответственным за подготовку вопросов, включенных в проект повестки заседания ВАК, контрольный отдел направляет уведомления не позднее, чем за 15 календарных дней до дня заседания.
2.1.10. Не позднее, чем за 8 календарных дней до дня заседания помощники председателей отраслевых комитетов, специалисты по контролю секторов по работе с обращения граждан общих отделов Управлений по работе с населением комитетов по управлению округами, а также соответствующие специалисты Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска информируют контрольный отдел о готовности вопросов, включенных в проект повестки заседания ВАК.
2.1.11. Реализующие документы по вопросам, включенным в проект повестки заседания ВАК, должны быть представлены в контрольный отдел не позднее, чем за 8 календарных дней до дня заседания до 16 часов. После 16 часов документы принимаются только с разрешения заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска.
К документам в обязательном порядке прилагается информационная справка с указанием:
- Ф.И.О. и должности докладчика;
- времени доклада;
- времени обсуждения;
- списка приглашенных (Ф.И.О. и должность).
Оповещение приглашенных возлагается на должностных лиц, ответственных за подготовку вопроса.
При приеме документов работник контрольного отдела проверяет оформление документов на соответствие настоящему Регламенту и Инструкции по делопроизводству в органах городского самоуправления г.Иркутска.
2.1.12. Исключение вопросов из проекта повестки заседания ВАК, изменение срока их рассмотрения производится мэром города или вице-мэром на основании мотивированных докладных записок заместителей главы администрации, начальника Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, начальника Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска.
Докладные записки об исключении вопросов из проекта повестки заседания ВАК, изменении сроков их рассмотрения должны быть представлены в контрольный отдел не позднее, чем за 8 календарных дней до дня заседания.
2.1.13. За 7 календарных дней до дня заседания заместитель главы администрации - руководитель аппарата мэра г.Иркутска представляет повестку заседания ВАК на согласование мэру города, а в его отсутствие - должностному лицу, временно исполняющему обязанности главы администрации города.
2.1.14. За 4 дня до дня заседания контрольный отдел формирует и рассылает папки с материалами членам ВАК, в Управление по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска, начальнику организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска. Рассылку папок осуществляет сектор делопроизводства контрольного отдела.
2.1.15. Контрольный отдел также информирует прокуратуру Иркутской области о повестке предстоящего заседания ВАК, обеспечивает представителям прокуратуры Иркутской области возможность ознакомления с материалы к заседанию ВАК.#
2.1.16. Заседания ВАК (кроме закрытых) записываются работником контрольного отдела на магнитофонную пленку, которая хранится в течение 3-х месяцев со дня заседания.
2.1.17. Поручения, данные на заседании ВАК, оформляются работником контрольного отдела, регистрируются в компьютерной базе данных в секторе делопроизводства контрольного отдела и на следующий день после заседания рассылаются сектором делопроизводства контрольного отдела исполнителям.
2.1.18. Управление по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска в установленном порядке оперативно информирует население города о вопросах, рассмотренных на заседании ВАК.
2.2. Планирование работы администрации города
2.2.1. Деятельность администрации города осуществляется в соответствии с программами социально-экономического развития города, комплексными планами администрации г.Иркутска по основным направлениям деятельности, планами нормотворческой деятельности администрации г.Иркутска, квартальными планами работы ВАК, комитетов администрации города и аппарата мэра, а также планами основных мероприятий администрации г.Иркутска на каждый месяц.
2.2.2. Комплексный план администрации г.Иркутска по основным направлениям деятельности (далее - комплексный план администрации г.Иркутска), план нормотворческой деятельности администрации г.Иркутска формируются на календарный год исходя из предложений комитетов, Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города, постановлений, распоряжений и поручений мэра города и вице-мэра.
Ежегодно не позднее 1 декабря комитеты, Департамент правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, Управление по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города представляют в контрольный отдел - предложения в комплексный план администрации г.Иркутска на очередной календарный год, в отдел муниципального законодательства Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска - предложения в план нормотворческой деятельности администрации г.Иркутска на очередной календарный год. Контрольный отдел, отдел муниципального законодательства Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска обобщают представленные предложения, готовят проекты соответствующих планов, согласовывают их с заместителями главы администрации, начальником Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, начальником Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска и представляет на рассмотрение заместителю главы администрации - руководителю аппарата мэра г.Иркутска. После согласования с вице-мэром заместитель главы администрации - руководитель аппарата мэра г.Иркутска представляет проекты комплексного плана администрации г.Иркутска и плана нормотворческой деятельности администрации г.Иркутска на утверждение мэру г.Иркутска.
2.2.3. Квартальный план работы ВАК разрабатывается исходя из плана работы Думы г.Иркутска, комплексного плана администрации г.Иркутска, плана нормотворческой деятельности администрации г.Иркутска, предложений комитетов, Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города, постановлений, распоряжений и поручений мэра города и вице-мэра, а также иных документов.
Предложения в план работы ВАК должны быть представлены комитетами, Департаментом правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, Управлением по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города в контрольный отдел не позднее 5-го числа месяца, предшествующего очередному кварталу. Контрольный отдел обобщает представленные материалы, готовит проект плана работы ВАК, согласовывает его с заместителями главы администрации, начальником Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, начальником Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска и представляет на рассмотрение заместителю главы администрации - руководителю аппарата мэра г.Иркутска не позднее 15-го числа месяца, предшествующего очередному кварталу. После согласования с вице-мэром заместитель главы администрации - руководитель аппарата мэра г.Иркутска представляет проект плана работы ВАК на утверждение мэру г.Иркутска.
2.2.4. Ответственность за выполнение комплексного плана администрации г.Иркутска, плана нормотворческой деятельности администрации г.Иркутска, плана работы ВАК несут заместители главы администрации, начальник Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, начальник Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска в соответствии с компетенцией. Общий контроль за выполнением комплексного плана администрации г.Иркутска, плана нормотворческой деятельности администрации г.Иркутска, плана работы ВАК возлагается на аппарат мэра г.Иркутска.
2.2.5. Квартальные планы работы комитетов администрации города и аппарата мэра разрабатываются исходя из программ социально-экономического развития города, решений Думы г.Иркутска, комплексного плана администрации г.Иркутска, плана нормотворческой деятельности администрации г.Иркутска, плана работы ВАК, постановлений, распоряжений, поручений мэра.
Квартальные планы работы комитетов администрации г.Иркутска, аппарата мэра г.Иркутска не позднее 25-го числа месяца, предшествующего очередному кварталу, передаются для утверждения мэру города.
2.2.6. В срок до 12 числа каждого месяца комитеты, Департамент правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, Управление по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска, структурные подразделения аппарата мэра г.Иркутска представляют в сектор организационной работы организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска (далее - сектор организационной работы) информацию для подготовки плана основных мероприятий администрации г.Иркутска на следующий месяц. На основании данной информации сектор организационной работы формирует проект плана. После подписания заместителем главы администрации - руководителем аппарата мэра г.Иркутска план представляется мэру г.Иркутска. Копии плана рассылаются сектором организационной работы вице-мэру, заместителям главы администрации, а также в отдел по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска аппарата мэра г.Иркутска (далее - отдел по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска).
Кроме того, сектор организационной работы на основании информации комитетов, Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска, структурных подразделений аппарата мэра г.Иркутска, представляемой в срок до 7 числа каждого месяца, формирует перечень основных мероприятий администрации г.Иркутска с участием губернатора Иркутской области на следующий месяц. После подписания заместителем главы администрации - руководителем аппарата мэра г.Иркутска указанный перечень представляется в Главное территориальное управление губернатора Иркутской области.
Контроль за исполнением плана основных мероприятий администрации г.Иркутска, перечня основных мероприятий администрации г.Иркутска с участием губернатора Иркутской области осуществляется сектором организационной работы. Структурные подразделения администрации обязаны по требованию сектора организационной работы представлять информацию об их выполнении.
2.3. Порядок подготовки и оформления проектов постановлений и распоряжений мэра и вице-мэра, решений Думы города Иркутска, постоянных комиссий Думы г.Иркутска.
2.3.1. Проекты постановлений и распоряжений мэра, распоряжений вице-мэра готовятся и вносятся заинтересованными структурными подразделениями администрации г.Иркутска.
Проекты решений Думы г.Иркутска, решений постоянных комиссий Думы г.Иркутска готовятся и вносятся в порядке, предусмотренном Регламентом Думы г.Иркутска.
2.3.2. Проект постановления или распоряжения мэра, распоряжения вице-мэра, решения Думы г.Иркутска, постоянной комиссии Думы г.Иркутска (далее по тексту - проект) по форме и содержанию должен соответствовать требованиям законодательства, нормативных правовых актов органов городского самоуправления г.Иркутска, правилам орфографии, пунктуации, иным правилам русского языка. Не допускается использование в проектах эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений.
Проект должен быть подготовлен с соблюдением правил юридической техники, в том числе, содержание проекта должно соответствовать предмету регулирования, заявленному в наименовании (заголовке) проекта.
Проект должен быть кратким, конкретным, логически последовательным, объективным по содержанию, не допускающим различного толкования, составленным таким образом, чтобы с его принятием, по возможности, исключалась необходимость издания дополнительных распорядительных документов по затронутым в проекте вопросам.
2.3.3. Проект должен состоять из двух частей: констатирующей и постановляющей.
Констатирующая часть (обоснование издания проекта) должна содержать краткую характеристику положения дел по существу рассматриваемого вопроса, мотивы и цели принятия данного постановления, распоряжения или решения, ссылку на нормативные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный акт. В констатирующей части проекта индивидуального правового акта мэра г.Иркутска, вице-мэра, Думы г.Иркутска могут не указываться мотивы и цели его принятия, характеристика положения дел, если предписываемые данным актом действия не нуждаются в разъяснении и обосновании.
В постановляющей части проекта должны быть указаны:
- реальные, конкретные, обеспеченные материально-технической базой и финансированием положения, решения, указания, предложения или мероприятия, объемы соответствующих работ, сроки исполнения и исполнители (для проектов постановлений и распоряжений мэра города, вице-мэра - Комитет, управление или иное структурное подразделение администрации, должностное лицо и т.д., для проектов решений Думы г.Иркутска - депутат Думы г.Иркутска, администрация города, и т.д.);
- соответствующие муниципальные правовые акты или их отдельные положения, подлежащие отмене в связи с принятием данного акта.
Кроме того, в постановляющей части проектов постановлений, распоряжений мэра города, вице-мэра, как правило, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного акта (должностное лицо, в компетенцию которого входит организация его исполнения).
2.3.4. К проекту в необходимых случаях, в целях его обоснования прилагается справка (докладная записка) объемом не более 5 страниц с анализом состояния дел по рассматриваемому вопросу. Справка подписывается руководителем структурного подразделения администрации г.Иркутска, курирующим данный вопрос.
2.3.5. Если проект предусматривает необходимость обращения по отдельным вопросам в государственные органы или иные организации, к нему прилагается проект соответствующего обращения (письма). Проект обращения (письма) готовит структурное подразделение администрации г.Иркутска, подготовившее проект постановления, распоряжения, решения.
2.3.6. Приложения к проекту должны иметь подписи заместителя главы администрации, курирующего данный вопрос, руководителя структурного подразделения, подготовившего приложение, а также информацию об исполнителе (наименование должности, Ф.И.О. и рабочий телефон).
2.3.7. Согласование проекта (лист согласования) оформляется на обратной стороне последнего листа проекта словом в заголовке "Согласовано" и визами (подписями) с указанием должностей, Ф.И.О. лиц, завизировавших проект, и даты согласования. В листе согласования должны содержаться наименование должности, Ф.И.О., рабочий телефон и подпись непосредственного исполнителя проекта, согласования руководителя структурного подразделения, подготовившего проект, заместителя главы администрации, курирующего данный вопрос.
Проекты, подготовленные в подразделениях администрации города, имеющих в своей структуре юридическую службу (юриста), должны также быть согласованы с руководителем данной юридической службы (юристом).
Кроме того, проект подлежит согласованию со структурными подразделениями администрации г.Иркутска, организациями, перечисленными в порученческих пунктах, а также с иными заинтересованными структурными подразделениями администрации г.Иркутска, органами, должностными лицами. При этом предусмотренные проектами постановлений, распоряжений мэра г.Иркутска, вице-мэра поручения о внесении в оригиналы правовых актов информационных справок с начальником архивного отдела организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска не согласовываются.
2.3.8. Подготовка и согласование проектов, предусматривающих предоставление земельных участков, разрешение строительства на ранее предоставленных земельных участках, осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным нормативными правовыми актами органов городского самоуправления г.Иркутска. В указанных случаях настоящий Регламент применяется в части, не противоречащей специальному порядку.
2.3.9. Проекты, предполагающие расходование денежных средств, оперативное управление которыми осуществляет Комитет по экономике и финансам администрации г.Иркутска, установление, изменение тарифов и цен, подлежат согласованию с Комитетом по экономике и финансам администрации г.Иркутска.
2.3.10. Проекты, касающиеся оказания социальной поддержки населению, согласовываются с Управлением здравоохранения и социальной помощи населению Комитета по социальной политике и культуре.
2.3.11. Проекты постановлений мэра г.Иркутска, предполагающие внесение указанных в них вопросов на рассмотрение Думы г.Иркутска, а также соответствующие проекты решений постоянных комиссий Думы г.Иркутска, решений Думы г.Иркутска, подготовленные Комитетом по жилищно-коммунальному хозяйству, Комитетом по экономике и финансам, Комитетом по социальной политике и культуре, Департаментом правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, Управлением по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска, подлежат согласованию с отделом муниципального законодательства Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска (далее - отдел муниципального законодательства).
Проекты постановлений и распоряжений мэра г.Иркутска, проекты распоряжений вице-мэра, проекты решений постоянных комиссий Думы г.Иркутска, решений Думы г.Иркутска, подготовленные отделом кадровой работы Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска, отделом учета и предоставления жилья Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска, подлежат согласованию с начальником Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска (если иное не определено заместителем главы администрации - руководителем аппарата мэра г.Иркутска).
Остальные проекты постановлений, распоряжений мэра г.Иркутска, проекты распоряжений вице-мэра, проекты решений постоянных комиссий Думы г.Иркутска, решений Думы г.Иркутска (за исключением подготовленных начальником Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска, отделом муниципального законодательства) подлежат согласованию с юридическим отделом Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска (далее - юридический отдел).
2.3.12. Если представленный проект в какой-либо своей части противоречит действующему законодательству либо настоящему Регламенту по замечанию работника юридического отдела, отдела муниципального законодательства, начальника Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска проект должен быть приведен в соответствие с законодательством, настоящим Регламентом.
2.3.13. Проекты, предусматривающие внесение изменений и (или) дополнений в структуру и штатное расписание администрации города, в обязательном порядке подлежат согласованию с отделом кадровой работы Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска, начальником Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска, а также с заместителем главы администрации - руководителем аппарата мэра г.Иркутска.
2.3.14. В случае внесения проекта постановления или распоряжения на рассмотрение ВАК, он подлежит согласованию с заместителем главы администрации - руководителем аппарата мэра г.Иркутска.
2.3.15. Проекты решений Думы г.Иркутска, проекты решений постоянных комиссий Думы г.Иркутска, подготовленные на основании принятых ранее постановлений мэра (за исключением существенно отличающихся по своему содержанию от принятых ранее постановлений мэра) подлежат согласованию по сокращенной схеме: согласовываются с заместителем главы администрации, курирующим данный вопрос, после чего в соответствии п.2.3.11 настоящего Регламента передаются на согласование начальнику Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска, в отдел муниципального законодательства или юридический отдел.#
2.3.16. Все проекты решений Думы г.Иркутска подлежат согласованию с заместителем главы администрации - руководителем аппарата мэра г.Иркутска.
2.3.17. При наличии замечаний по проекту постановления или распоряжения мэра, распоряжения вице-мэра, решения Думы г.Иркутска, решения постоянной комиссии Думы г.Иркутска он возвращается исполнителю для доработки и устранения замечаний. В случае принципиального несогласия исполнителя с замечаниями проект с аргументированной справкой направляется заместителю главы администрации - руководителю аппарата мэра г.Иркутска.
2.3.18. В случае, если исполнитель считает, что к тексту подготовленного им постановления или распоряжения мэра, решения Думы г.Иркутска необходимо организовать ограниченный доступ, то данный проект подлежит согласованию с заместителем главы администрации - руководителем аппарата мэра г.Иркутска с обязательным приложением к нему списка должностных лиц, имеющих доступ к тексту данного документа.
2.3.19. Проекты постановлений мэра о представлении к наградам, проекты распоряжений мэра о поощрении, проекты постановлений и распоряжений мэра, решений Думы г.Иркутска, подготовленные Комитетом по потребительскому рынку, Комитетом по жилищно-коммунальному хозяйству, Комитетом по градостроительной политике, Комитетами по управлению округами администрации г.Иркутска, подлежат согласованию с вице-мэром после получения всех согласований, предусмотренных настоящим Регламентом.
2.3.20. Лист согласования окончательного варианта проекта постановления или распоряжения мэра, решения Думы г.Иркутска должен быть оформлен в соответствии с приложениями 1, 2 к настоящему Регламенту.
2.3.21. Должностное лицо обязано в течение 2 рабочих дней (в случае необходимости подготовки отдельного заключения, анализа большого объема документов - в течение 3 рабочих дней, а в случае согласования в Комитете по экономике и финансам проектов правовых актов об установлении, изменении цен, тарифов, утверждении смет либо иных проектов, требующих проведения трудоемких детальных расчетов - в течение 10 рабочих дней) согласовать проект или подготовить замечания на проект. Согласование проекта оформляется визами в листе согласования к проекту. При несогласии с проектом должностные лица излагают свои замечания в письменном виде, о чем в листе согласования к проекту при визировании делается отметка "Замечания прилагаются".
2.3.22. Проект, не прошедший процедуру согласования в установленном настоящим Регламентом порядке, не может быть передан на подпись мэру, внесен на рассмотрение ВАК или Думы г.Иркутска.
2.3.23. В листе согласования к проекту также указывается перечень структурных подразделений администрации г.Иркутска и других лиц, которым надлежит его разослать.
2.3.24. В случае, если в проекте предусматривается отмена постановления, распоряжения мэра, решения Думы г.Иркутска либо внесение изменений и (или) дополнений в постановление или распоряжение мэра, решение Думы г.Иркутска, то к проекту в обязательном порядке прилагается копия отменяемого документа, документа, в который предполагается внести изменения и (или) дополнения, а также копии всех ранее внесенных в первоначальный документ изменений и (или) дополнений.
2.3.25. Проекты постановлений и распоряжений мэра г.Иркутска, распоряжений вице-мэра, согласованные в порядке, установленном настоящим Регламентом, передаются соответственно в сектор контроля контрольного отдела для внесения их на рассмотрение ВАК или в сектор делопроизводства контрольного отдела для передачи на подпись мэру города. В сектор делопроизводства контрольного отдела проект должен быть представлен как на бумажном носителе, так и в электронном варианте. Работники контрольного отдела обязаны проверить наличие необходимых согласований в соответствии с настоящим Регламентом и оформление текста проекта в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах городского самоуправления г.Иркутска.
2.3.26. Проекты решений Думы г.Иркутска, проекты решений постоянных комиссий Думы г.Иркутска, согласованные в порядке, установленном настоящим Регламентом, (с приложением необходимых материалов и документов) на бумажном носителе и в электронном варианте передаются в сектор организационной работы для последующего представления в отдел по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска. Работники сектора организационной работы обязаны проверить наличие необходимых согласований в соответствии с настоящим Регламентом, оформление текста проекта в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах городского самоуправления г.Иркутска.
2.3.27. Проекты, не имеющие четкого изображения и (или) не соответствующие требованиям настоящего Регламента либо Инструкции по делопроизводству в органах городского самоуправления г.Иркутска контрольным отделом и сектором организационной работы не принимаются.
2.3.28. Проекты решений Думы г.Иркутска, информационные материалы для депутатских слушаний не позднее, чем за 7 рабочих дней до дня заседания Думы г.Иркутска, депутатских слушаний передаются сектором организационной работы в отдел по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска.
2.3.29. Постановления и распоряжения, подписанные мэром города в рабочем порядке или принятые на заседании ВАК без замечаний и подписанные мэром города, оформляются сектором делопроизводства контрольного отдела безотлагательно.
2.3.30. Доработка проектов постановлений и распоряжений с учетом высказанных на заседании ВАК замечаний производится должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса в течение 5 рабочих дней (если иной срок не установлен в ходе заседания ВАК). Проекты постановлений и распоряжений, доработанные с учетом высказанных на заседании ВАК замечаний, в обязательном порядке подлежат согласованию в соответствии с п.2.3.11 настоящего Регламента, после чего представляются в сектор делопроизводства контрольного отдела для передачи на подпись мэру.
Контроль за соблюдением сроков доработки проектов постановлений и распоряжений осуществляет сектор контроля контрольного отдела, который еженедельно информирует о состоянии дел начальника контрольного отдела.
2.3.31. Доработка проектов решений Думы г.Иркутска, проектов решений постоянных комиссий Думы г.Иркутска с учетом замечаний, высказанных на заседании Думы г.Иркутска, постоянной комиссии Думы г.Иркутска, производится должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса в течение 5 рабочих дней после получения документа в отделе по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска. Доработанный проект решения постоянной комиссии Думы г.Иркутска подлежит согласованию в соответствии с п.п.2.3.11. настоящего Регламента, после чего представляется в сектор организационной работы для передачи на подпись в установленном порядке.
Проект решения Думы г.Иркутска, доработанный с учетом высказанных на заседании Думы г.Иркутска замечаний, подлежит согласованию в соответствии с п.п. 2.3.11, 2.3.16 настоящего Регламента, после чего представляется в сектор организационной работы для передачи на подпись в установленном порядке.
Контроль за соблюдением сроков доработки проектов решений Думы г.Иркутска, проектов решений постоянных комиссий Думы г.Иркутска осуществляет сектор организационной работы.
2.3.32. Сектор делопроизводства контрольного отдела обеспечивает регистрацию в компьютерной базе данных подписанных мэром и вице-мэром постановлений и распоряжений в день их подписания. Тиражирование и рассылка зарегистрированных постановлений и распоряжений осуществляется сектором делопроизводства контрольного отдела не позднее, чем в 2-дневный срок.
В случае, если постановление или распоряжение подлежит официальному опубликованию (в тексте имеется соответствующее указание), сектор делопроизводства контрольного отдела не позднее, чем в 2-дневный срок с момента подписания правового акта, с соблюдением указанных в нем сроков опубликования, направляет копию документа в Управление по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью, а также в кодификационный сектор отдела муниципального законодательства Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска (далее - кодификационный сектор).
2.3.33. Отдел по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска обеспечивает регистрацию в компьютерной базе данных решений Думы г.Иркутска, решений постоянных комиссий Думы г.Иркутска в день их подписания. Тиражирование и рассылка изданных решений Думы г.Иркутска осуществляется отделом по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска не позднее, чем в 7-дневный срок со дня их подписания.
В случае, если решение Думы г.Иркутска подлежит официальному опубликованию (в тексте имеется соответствующее указание), отдел по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска не позднее, чем в 2-дневный срок с момента подписания правового акта, с соблюдением указанных в нем сроков опубликования, направляет копию документа в Управление по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью, а также в кодификационный сектор.
2.3.34. В случае, если в тексте подлежащего официальному опубликованию постановления, распоряжения или решения не содержится указание на его официальное опубликование, обязанность по принятию в установленном порядке мер для официального опубликования такого акта возлагается на структурное подразделение, ответственное за подготовку данного акта.
2.4. Подготовка и оформление распоряжений заместителей главы администрации г.Иркутска.
2.4.1. Распоряжения заместителей главы администрации могут издаваться только по вопросам, входящим в их компетенцию, во исполнение и (или) на основе постановлений, распоряжений мэра и решений Думы г.Иркутска.
2.4.2. Регистрация, тиражирование и рассылка распоряжений первого заместителя главы администрации - председателя Комитета по экономике и финансам, заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска осуществляется сектором делопроизводства контрольного отдела.
2.4.3. Регистрация, тиражирование и рассылка распоряжений первого заместителя главы администрации - председателя Комитета по жилищно-коммунальному хозяйству, заместителей главы администрации - председателей Комитетов по градостроительной политике, по социальной политике и культуре, по потребительскому рынку, по управлению округами администрации г.Иркутска и по управлению муниципальным имуществом г.Иркутска осуществляется в соответствующих комитетах администрации.
2.5. Оформление копий постановлений, распоряжений мэра г.Иркутска, распоряжений вице-мэра, заместителей главы администрации, решений Думы г.Иркутска.
2.5.1. Копии постановлений и распоряжений мэра города, распоряжений вице-мэра, распоряжений первого заместителя главы администрации - председателя Комитета по экономике и финансам, заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска заверяются подписью работника сектора делопроизводства контрольного отдела и печатью сектора делопроизводства контрольного отдела.
2.5.2. Копии распоряжений первого заместителя главы администрации - председателя Комитета по жилищно-коммунальному хозяйству, заместителей главы администрации - председателей Комитетов по градостроительной политике, по социальной политике и культуре, по потребительскому рынку, по управлению округами администрации г.Иркутска и Комитета по управлению муниципальным имуществом г.Иркутска заверяются подписью уполномоченного работника и печатью соответствующего Комитета администрации города (если такая печать имеется).
2.5.3. Копии решений Думы г.Иркутска, решений постоянных комиссий Думы г.Иркутска заверяются подписью работника отдела по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска и печатью отдела по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска.
2.5.4. Действие пунктов 2.5.1.-2.5.3. настоящего Регламента не распространяется на правовые акты, оригиналы которых переданы на постоянное хранение в архивный отдел организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска (далее - архивный отдел). Копии таких правовых актов заверяются подписью работника архивного отдела и печатью архивного отдела.
III. Организация документооборота
3.1. Регистрация входящей корреспонденции.
3.1.1. Поступающая в администрацию города корреспонденция (кроме документов секретного характера и иных документов, перечень которых утвержден распоряжением мэра г.Иркутска) подлежит регистрации в компьютерной базе данных в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации документов в администрации г.Иркутска.
3.1.2. При регистрации входящей корреспонденции работником соответствующего структурного подразделения администрации г.Иркутска проверяется правильность ее доставки, наличие и полнота вложенных в конверт документов. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается по назначению.
3.1.3. В случае получения неправильно оформленных документов (отсутствия указанных в тексте приложений, даты и номера документа, неправильной подписи, отсутствия подписи и т.п.) они возвращаются отправителю с сопроводительным письмом, подписанным руководителем структурного подразделения администрации г.Иркутска, осуществляющего регистрацию документа. Работник, осуществляющий регистрацию входящей корреспонденции, безотлагательно готовит сопроводительное письмо с указанием причин возврата.
Настоящий пункт не распространяется на обращения, заявления, жалобы граждан.
3.2. Служебные записки мэра города и вице-мэра подлежат регистрации в компьютерной базе данных в секторе делопроизводства контрольного отдела, после чего рассылаются исполнителям.
3.3. Общий порядок прохождения документов
3.3.1. Зарегистрированные документы направляются на исполнение заместителям главы администрации, начальнику Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, начальнику Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска в соответствии с их компетенцией, а в случаях предусмотренных нормативными правовыми актами органов городского самоуправления г.Иркутска - на рассмотрение мэру г.Иркутска, вице-мэру.
3.3.2. Все вопросы, требующие решения по поступившим документам, решаются заместителями главы администрации, начальником Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, начальником Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска самостоятельно в пределах своей компетенции.
При необходимости заместитель главы администрации, начальник Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, начальник Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска информирует мэра города о сути проблемы и содержании направленного им ответа, а в отдельных случаях обеспечивает подготовку проекта ответа, который лично докладывает мэру. В тех случаях, когда по мнению заместителя главы администрации, начальника Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, начальника Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска имеется необходимость информировать мэра города, заместитель главы администрации, начальник Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, начальник Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска докладывает существо вопроса лично мэру, не позднее 5 рабочих дней со дня получения документа.
3.3.3. Должностные лица, указанные в пункте 3.3.1. настоящего Регламента, на бланке резолюции, приложенном к поступившему документу, указывают лиц, ответственных за исполнение документа или подлежащих ознакомлению с документом, сроки исполнения.
3.3.4. Заместитель главы администрации, начальник Департамента правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, начальник Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска вправе направить документ на исполнение в подведомственное структурное подразделение администрации г.Иркутска либо с аргументированной запиской передать его на рассмотрение мэру или вице-мэру.
3.3.5. Документы, подлежащие исполнению несколькими структурными подразделениями администрации г.Иркутска, передаются им в копиях.
3.3.6. В случае резолюции мэра или вице-мэра "На ВАК" копия документа передается в контрольный отдел.
3.3.7. В случае резолюции мэра "Ознакомить" для ознакомления с документом каждому должностному лицу отводится не более 2-х рабочих дней.
3.3.8. Доставка корреспонденции в структурные подразделения администрации города осуществляется специально назначенными лицами. Они обязаны забирать в секторе делопроизводства контрольного отдела почту, адресованную соответствующему заместителю главы администрации или иному должностному лицу, ежедневно после 17 часов. Документы передаются специально назначенным лицам под расписку в журнале.
3.3.9. Документы, требующие срочного рассмотрения, документы с грифом "срочно" незамедлительно передаются работником, осуществляющим регистрацию входящей корреспонденции, заместителю главы администрации, курирующему данное направление, с информированием мэра о поступлении данного документа с указанием исполнителя.
3.3.10. Работники администрации города несут персональную ответственность за сохранность документов.
3.3.11. Документы, поступившие в контрольный отдел, сектор организационной работы для отметки в компьютерной базе данных и дальнейшей передачи их по назначению после 15 часов, считаются поступившими на следующий день.
3.3.12. Порядок подготовки, заключения, исполнения договоров, соглашений, контрактов в администрации г.Иркутска (далее - договоры), Порядок рассмотрения обращений граждан, должностных лиц, обращений, депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, депутатов Думы г.Иркутска в администрации г.Иркутска регулируются Положениями, утвержденными мэром г.Иркутска. В указанных случаях настоящий Регламент применяется в части, не противоречащей специальному Положению.
3.4. Порядок прохождения нормативных правовых актов органов государственной власти
3.4.1. Один экземпляр нормативного правового акта органов государственной власти направляется заместителю главы администрации - руководителю аппарата мэра г.Иркутска. Важнейшие документы по принципиальным вопросам деятельности местного самоуправления передаются мэру города с соответствующей отметкой заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска.
Второй экземпляр - передается в кодификационный сектор, который обеспечивает информирование о поступивших нормативных правовых актах мэра г.Иркутска, председателя Думы г.Иркутска, председателя Контрольно-счетной палаты г.Иркутска, председателя Избирательной комиссии г.Иркутска, заместителей главы администрации, Департамент правоохранительной работы, мобилизационной подготовки, гражданской обороны, Управление по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска в соответствии с их компетенцией, начальника Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска, юридический отдел, отдел муниципального законодательства, заместителя начальника контрольного отдела по правовым вопросам, а при необходимости - руководителей других структурных подразделений г.Иркутска в соответствии с их компетенцией.
3.4.2. Мэр города, заместитель главы администрации - руководитель аппарата мэра г.Иркутска, председатель Думы г.Иркутска, председатель Контрольно-счетной палаты г.Иркутска, председатель Избирательной комиссии г.Иркутска, начальник Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска, юридический отдел и отдел муниципального законодательства подлежат ознакомлению с поступившими нормативными правовыми актами органов государственной власти в обязательном порядке.
Кодификационный сектор также информирует мэра города, заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска, председателя Думы г.Иркутска, председателя Контрольно-счетной палаты г.Иркутска, председателя Избирательной комиссии г.Иркутска, начальника Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска, юридический отдел, отдел муниципального законодательства о нормативных правовых актах органов государственной власти, требующих исполнительных действий органов городского самоуправления.
3.4.3. Через сектор делопроизводства контрольного отдела с обязательной отметкой в компьютерной базе данных ознакомление с нормативными правовыми актами органов государственной власти осуществляется только на основании соответствующей резолюции мэра города или вице-мэра. После ознакомления сектор делопроизводства контрольного отдела передает нормативные правовые акты органов государственной власти в кодификационный сектор.
3.5. Перечни документов, поступивших по линии Ассоциации Сибирских и Дальневосточный Городов и Союза Российских Городов (далее - АСДГ и СРГ), передаются кодификационным сектором для ознакомления мэру, вице-мэру, заместителям главы администрации, а также во все структурные подразделения администрации г.Иркутска.# Анонсы, информационные бюллетени АСДГ и СРГ передаются кодификационным сектором для ознакомления мэру, вице-мэру, заместителям главы администрации.
3.6. Порядок прохождения документов, связанных с рассмотрением дел в судах, с исполнительным производством
3.6.1. Исковые заявления, заявления в суды общей юрисдикции, в арбитражный суд, судебные извещения и вызовы, судебные постановления судов общей юрисдикции, судебные акты арбитражных судов, апелляционные, кассационные, надзорные жалобы, заявления и представления о пересмотре судебных актов в порядке надзора, иные поступившие в администрацию г.Иркутска документы (кроме частных определений суда), непосредственно связанные с рассмотрением дел в судах или с исполнительным производством, передаются для наложения резолюции начальнику Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска. Частные определения суда регистрируются в секторе делопроизводства контрольного отдела и передаются для наложения резолюции заместителю главы администрации - руководителю аппарата мэра г.Иркутска.
3.6.2. Документы с резолюцией заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска, начальника Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска через сектор делопроизводства контрольного отдела передаются указанным в резолюции ответственным исполнителям.
3.7. Порядок оформления исходящих и внутренних документов.
3.7.1. Все исходящие и внутренние документы оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах городского самоуправления г.Иркутска.
3.7.2. Мэр города (должностное лицо, временно исполняющее обязанности главы администрации) лично подписывает инициативные письма, письма-запросы на имя руководителей федеральных государственных органов, заключения к проектам нормативных правовых актов органов государственной власти, ответы на поступившие в адрес мэра г.Иркутска, администрации г.Иркутска парламентские запросы (запросы Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания РФ), запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, обращения руководителей федеральных государственных органов, губернатора Иркутской области и его заместителей.
Второй экземпляр инициативного письма, письма-запроса, заключения, ответа должен быть завизирован непосредственным его исполнителем и соответствующим заместителем главы администрации.
Проекты инициативных писем, писем-запросов, заключений, ответов до передачи их на подпись мэру подлежат визированию начальником юридического отдела (за исключением документов, подготовленных начальником Управления правовой и кадровой работы аппарата мэра, отделом муниципального законодательства).
3.7.3. Исходящие документы за подписью мэра или вице-мэра подлежат регистрации в компьютерной базе данных в секторе делопроизводства контрольного отдела после чего направляются адресату.
3.7.4. Исходящие документы за подписью заместителей главы администрации, их заместителей, начальников управлений, руководителей иных структурных подразделений администрации г.Иркутска подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях администрации г.Иркутска.
3.7.5. Законченные делопроизводством документы хранятся в соответствии с номенклатурой дел.
3.8. Организация машинописных и копировально-множительных работ
3.8.1. Все передаваемые в печать документы должны быть оформлены с учетом требований настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству в органах городского самоуправления г.Иркутска, тщательно отредактированы и написаны темными чернилами.
Документы, написанные исполнителем неразборчиво, с большим количеством поправок либо исполненные карандашом, в печать не принимаются.
Материалы объемом не более 1 печатного листа, телеграммы печатаются в структурных подразделениях администрации г.Иркутска.
3.8.2. Тиражирование документов для должностных лиц администрации г.Иркутска производится по заказам соответствующих структурных подразделений администрации г.Иркутска и регистрируется в специальной книге учета.
Тиражирование документов объемов более 15 листов осуществляется в течение 1 часа.
При отсутствии четкого изображения документы на тиражирование не принимаются.
3.8.3. Заведующий копировально-множительным бюро (КМБ) производственно-технического отдела хозяйственного управления аппарата мэра г.Иркутска ежемесячно представляет письменный отчет начальнику хозяйственного управления аппарата мэра г.Иркутска об объемах выполненных работ.
3.9. Составление номенклатуры и формирование дел
3.9.1. Номенклатура дел разрабатывается структурными подразделениями администрации г.Иркутска. Номенклатура дел составляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г., в редакции решения Федеральной архивной службы России от 27.10.2003 г.
Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.
3.9.2. Формирование дел осуществляется в строгом соответствии с номенклатурой дел. Формированию в дела подлежат только исполненные документы одного календарного года, кроме переходящих дел (в т.ч. дел по личному составу работников администрации г.Иркутска).
Постановления и распоряжения мэра города, распоряжения вице-мэра, заместителей главы администрации, решения Думы г.Иркутска, решения постоянных комиссий Думы г.Иркутска группируются раздельно, в хронологическом порядке.
Обращения граждан и организаций и переписка по ним формируются в дела за каждый календарный год по номерам в хронологической последовательности. Документ - ответ помещается за документом - запросом, обращением.
Документы в делах по личному составу работников администрации г.Иркутска располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в деле, заявление о приеме на работу, анкета, листок по учету кадров, автобиография, копия документа об образовании, копии распоряжений мэра города или приказов заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска о назначении, перемещении или увольнении, сведения о результатах аттестации, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
Включаемые в дела документы должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству в органах городского самоуправления г.Иркутска.
3.9.3. В целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ в установленном законодательством порядке проводится экспертиза ценности документов. До проведения экспертизы ценности документов их уничтожение запрещено.
Документы, не подлежащие включению в состав Архивного фонда РФ, (далее - документы временного хранения) формируются в дела на скоросшивателях без составления внутренних описей.
Документы, включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ, (далее - документы постоянного хранения) формируются в дела с обязательной прошивкой листов. К этим делам составляется внутренняя опись, которая помещается в начале дела.
3.9.4. Документы постоянного хранения подлежат временному хранению в соответствующих структурных подразделениях администрации г.Иркутска в течение установленных законодательством сроков. По истечении указанных сроков данные документы передаются на постоянное хранение в архивный отдел.
Документы временного хранения подлежат хранению в соответствующих структурных подразделениях администрации г.Иркутска в течение установленных нормативными правовыми актами сроков до их уничтожения.
3.9.5. Дела с грифом "Для служебного пользования" выдаются под расписку. Выдавать дела для работы на дому запрещается.
IV. Организация контроля в администрации города
4.1. Система контроля.
4.1.1. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления городским хозяйством на основе систематической проверки исполнения документов и принятия своевременных мер по их безусловному выполнению.
4.1.2. Основные задачи системы контроля:
- непосредственная проверка и регулирование хода исполнения документов, своевременное выявление отклонений в сроках и объемах работ по их выполнению;
- обеспечение выполнения взятых на контроль документов;
- обеспечение мэра города своевременной информацией о ходе и результатах выполнения документов;
- повышение ответственности и исполнительской дисциплины руководителей и специалистов структурных подразделений администрации города,
- поощрение качественной работы.
4.1.3. Система контроля исполнения документов включает в себя:
- постановку на контроль;
- организацию контроля за сроками исполнения;
- проверку хода и качества исполнения;
- снятие с контроля;
- учет и анализ состояния исполнительской дисциплины;
- предложения по депремированию.
4.1.4. Общее руководство системой контроля в администрации города осуществляет мэр города. Организационное руководство системой контроля администрации возлагается на заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска. Организационное обеспечение системы контроля администрации возлагается на контрольный отдел и сектор организационной работы организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска.
4.1.5. Ответственность за своевременное и качественное исполнение всех документов в структурных подразделениях администрации возлагается на их руководителей.
4.2. Постановка на контроль.
4.2.1. Виды контроля:
- внешний контроль;
- особый контроль;
- внутренний контроль;
- дополнительный контроль.
4.2.2. Внешний контроль за исполнением документов устанавливается в случае, если документ поступает в администрацию города из органов государственной власти с сопроводительным письмом, предусматривающим направление ответа в органы государственной власти (за исключением документов, подлежащих постановке на особый контроль).
4.2.3. Особый контроль за исполнением документов устанавливает мэр города, вице-мэр, заместитель главы администрации - руководитель аппарата мэра г.Иркутска (только за постановлениями и распоряжениями мэра) путем проставления на документе отметки "К" или слова "Контроль".
Кроме того, постановке на особый контроль подлежат постановления и распоряжения мэра города, контроль за исполнением которых возложен на мэра или вице-мэра, все служебные записки мэра и вице-мэра, комплексный план администрации г.Иркутска, план нормотворческой деятельности администрации г.Иркутска, план работы ВАК, поручения с заседаний ВАК, предложения мэру г.Иркутска, внесенные в ходе заседаний Думы г.Иркутска либо по результатам обсуждения вопросов на депутатских слушаниях, парламентские запросы (запросы Совета Федерации или Государственной Думы Федерального Собрания РФ), обращения и депутатские запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, депутатские запросы депутатов Думы г.Иркутска, документы с резолюцией мэра города или вице-мэра "На ВАК", а также договоры, заключенные от имени администрации города (кроме договоров, заключенных в пределах компетенции структурного подразделения администрации города, определенной Положением о данном структурном подразделении, в рамках утвержденных бюджетных ассигнований, городских программ на соответствующий финансовый год (далее - договоры, заключенные в пределах компетенции структурного подразделения администрации));
4.2.4. Внутренний контроль за исполнением документов устанавливается контрольным отделом, отделом по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска аппарата мэра г.Иркутска, сектором организационной работы.
Постановке на внутренний контроль подлежат все обращения граждан, депутатов Думы г.Иркутска и организаций, поступающие на имя мэра и вице-мэра, решения Думы г.Иркутска, поручения мэра г.Иркутска, не поставленные на особый контроль, постановления и распоряжения мэра города в случае, если они предполагают создание, реорганизацию или ликвидацию муниципальных унитарных предприятий (муниципальных учреждений), либо содержат один из следующих порученческих пунктов:
- о внесении на рассмотрение Думы г.Иркутска;
- о внесении на рассмотрение ВАК;
- об официальном опубликовании либо обнародовании;
- о заключении договора, соглашения, контракта.
4.2.5. Дополнительный контроль за исполнением документов (за исключением постановлений и распоряжений мэра города, распоряжений вице-мэра, распоряжений заместителей главы администрации, решений Думы г.Иркутска) устанавливается в случае продления сроков исполнения документов в соответствии с настоящим Регламентом.
4.2.6. В контрольном отделе постановке на контроль подлежат следующие виды документов:
- постановления и распоряжения мэра города, распоряжения вице-мэра (как документ в целом, так и отдельные пункты);
- поручения мэра города;
- договоры, заключенные от имени администрации (кроме договоров, заключенных в пределах компетенции структурного подразделения администрации);
- обращения организаций в адрес мэра и вице-мэра;
- служебные записки мэра и вице-мэра;
- заявления, жалобы, обращения граждан к мэру города или вице-мэру;
- распорядительные документы органов государственной власти, их запросы, а также иные документы в случае соответствующей резолюции мэра города, вице-мэра либо заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска.
4.2.7. В отделе по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска, как в структурном подразделении администрации г.Иркутска, постановке на контроль подлежат решения Думы г.Иркутска, за исключением решений об утверждении Концепций, Программ. Кроме того, в соответствии с поручениями органов и должностных лиц Думы г.Иркутска в данном отделе подлежат постановке на контроль документы, контроль за исполнением которых осуществляет Дума г.Иркутска (в т.ч. поручения Думы г.Иркутска органам и (или) должностным лицам Думы г.Иркутска, депутатам Думы г.Иркутска, обращения граждан и организаций в адрес Думы г.Иркутска).
4.2.8. В секторе организационной работы постановке на контроль подлежат следующие виды документов:
- решения Думы г.Иркутска об утверждении Концепций, Программ;
- парламентские запросы, обращения и депутатские запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, председателя и депутатов Думы г.Иркутска на имя мэра г.Иркутска, вице-мэра г.Иркутска;
- предложения мэру г.Иркутска, внесенные в ходе заседаний Думы г.Иркутска, а также по результатам обсуждения вопросов на депутатских слушаниях.
4.2.9. Организация контроля за исполнением постановления, распоряжения мэра г.Иркутска, распоряжения вице-мэра, не подлежащего постановке на особый и внутренний контроль, возлагается на должностное лицо, указанное в пункте о контроле постановляющей части данного постановления, распоряжения. Данное должностное лицо обязано ежеквартально (если иные сроки не предусмотрены в муниципальных правовых актах г.Иркутска) представлять в контрольный отдел информацию об исполнении указанных постановлений, распоряжений.
4.2.10. До передачи документа на исполнение работником соответствующего структурного подразделения администрации г.Иркутска проставляется отметка виде контроля.
4.2.11. Ответственным исполнителем считается должностное лицо или структурное подразделение администрации города, указанное в резолюции, регистрационной карточке системы базы данных автоматизированной системы документооборота и делопроизводства "Гран-Док" или соответствующем пункте постановляющей части постановления или распоряжения мэра города, распоряжения вице-мэра первым.
Ответственным исполнителем решения Думы г.Иркутска считается заместитель главы администрации, в подчинении которого находится структурное подразделение, подготовившее данное решение.
4.2.12. Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, независимо от того, что исполнение отдельных его частей может не входить в его компетенцию.
Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для обобщения и составления итогового документа.
4.2.13. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения.
Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель направляет мэру города, иному адресату обобщенный ответ, итоговый документ, согласованный всеми соисполнителями.
4.2.14. Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому лицу может быть осуществлена по резолюции заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска.
4.2.15. Перед увольнением, уходом в отпуск, отъездом в командировку ответственный исполнитель обязан передать неисполненные документы лицу, на которое возложено временное исполнение его обязанностей, с сообщением об этом соответственно в контрольный отдел, отдел по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска или сектор организационной работы.
4.2.16. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов применяются тогда, когда иной срок исполнения не указан в тексте документа, резолюции, не согласован с инициатором запроса, обращения.
Типовые сроки исполнения документов:
- документы органов государственной власти - 1 месяц;
- поручения мэра, вице-мэра - 1 месяц;
- служебные записки мэра, вице-мэра - 15 рабочих дней;
- обращения организаций - 1 месяц;
- обращения граждан - в соответствии с действующим законодательством и нормативными правовыми актами органов городского самоуправления г.Иркутска;
- заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - 7 рабочих дней;
- парламентский запрос - 15 дней;
- запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания РФ (депутатский запрос) - 30 дней;
- обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания РФ - безотлагательно, а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней с обязательным информированием об этом соответствующего члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
- запрос депутата или группы депутатов Законодательного Собрания Иркутской области (депутатский запрос) - 15 дней;
- обращение депутата или группы депутатов Законодательного Собрания Иркутской области (депутатское обращение) - 1 месяц;
- депутатский запрос депутата, группы депутатов Думы г.Иркутска - срок, установленный Думой г.Иркутска;
- обращение депутата Думы г.Иркутска - согласованные с депутатом сроки, а при необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов - не позднее 1 месяца с обязательным информированием об этом депутата Думы г.Иркутска в трехдневный срок;
- телеграммы, требующие срочного решения - 2 дня;
- иные документы - 1 месяц.
В случае, если исполнение служебной записки мэра или вице-мэра, поручений мэра и вице-мэра объективно невозможно в установленные настоящим Регламентом типовые сроки, мэр или вице-мэр устанавливают индивидуальные сроки в каждом конкретном случае.
4.2.17. Срок исполнения документа исчисляется с даты его регистрации в администрации г.Иркутска, в том числе и документов, которые передаются для дальнейшего исполнения в структурные подразделения администрации города.
4.3. Продление срока исполнения документа, стоящего на контроле в администрации г.Иркутска.
4.3.1. Срок исполнения документа может быть продлен лицом, органом, установившим контроль:
- по документам, стоящим на внешнем контроле - соответствующим органом государственной власти,
- по документам, стоящим на особом контроле - мэром города, вице-мэром, заместителем главы администрации - руководителем аппарата мэра,
- по документам, стоящим на внутреннем контроле - контрольным отделом, отделом по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска, сектором организационной работы.
Заместитель главы администрации вправе продлять срок исполнения только в отношении документов, поступивших в возглавляемое им структурное подразделение администрации города непосредственно и адресованных заместителю главы администрации.
4.3.2. Для продления срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет в контрольный отдел, отдел по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска или сектор организационной работы (в соответствии с п.п. - 4.2.6. - 4.2.8. настоящего Регламента) мотивированную докладную записку с объяснением причин невыполнения не менее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения. В случае, если документ стоит на особом контроле, контрольный отдел, отдел по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска или сектор организационной работы (в соответствии с п.п. - 4.2.6. - 4.2.8. настоящего Регламента) передает докладную записку на согласование должностному лицу, установившему особый контроль (мэру города, вице-мэру или заместителю главы администрации - руководителю аппарата мэра г.Иркутска).
В случае продления сроков рассмотрения заявлений, обращений, запросов и жалоб, поступивших в администрацию города, ответственный исполнитель обязан направить заявителю промежуточный ответ в сроки, определенные в соответствии с п.4.2.16 настоящего Регламента.
4.3.3. Конкретный срок исполнения, указанный в тексте постановлений и распоряжений мэра, распоряжений вице-мэра и заместителей главы администрации, решений Думы г.Иркутска, может быть изменен (продлен) только путем внесения в них соответствующих изменений.
4.3.4. Продление срока исполнения документа считается оформленным, если на докладной записке (промежуточном ответе заявителю) имеется резолюция согласия руководителя структурного подразделения органа государственной власти, осуществляющего контроль за исполнением документа (в случае внешнего контроля); мэра города, вице-мэра либо заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска (в случае установления ими особого контроля); соответствующая отметка контрольного отдела, отдела по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска или сектора организационной работы (в случае внутреннего контроля).
4.3.5. Не подлежат продлению сроки исполнения парламентских запросов, депутатских запросов и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, депутатских запросов депутатов Думы г.Иркутска.
4.4. Организация контроля за сроками исполнения, проверка хода и качества исполнения.
4.4.1. На каждый документ, стоящий на контроле, ответственный исполнитель заводит контрольное дело, в котором накапливаются материалы о ходе исполнения документа.
4.4.2. Информация во исполнение контролируемых документов (вместе с контрольным делом) предоставляется в структурное подразделение администрации г.Иркутска, на контроле в котором находится данный документ.
В случае, если документ поставлен на особый контроль, то информация во исполнение документа передается на рассмотрение должностному лицу, установившему контроль (мэру города, вице-мэру либо заместителю главы администрации - руководителю аппарата мэра г.Иркутска).
4.4.3. Информация во исполнение контролируемых документов, стоящих на особом контроле, с резолюцией должностного лица, установившего особый контроль, возвращается в структурное подразделение администрации г.Иркутска, осуществляющее контроль.
Информация во исполнение документов, стоящих на внешнем и внутреннем контроле с заключением работника, осуществляющего контроль, после отметки в компьютерной базе данных возвращается исполнителю.
4.4.4. В случае непредставления информации о ходе исполнения документа в установленные сроки работник, осуществляющий контроль, вправе направить ответственному исполнителю напоминание с установлением срока представления информации. Направление напоминания не влечет продления срока исполнения документа. В случае непредставления информации об исполнении документа по истечении срока, указанного в повторном контрольном напоминании, работник, осуществляющий контроль, вправе направить служебную записку мэру г.Иркутска по факту неисполнения документа.
4.4.5. Контроль за исполнением постановлений и распоряжений мэра города, распоряжений вице-мэра, решений Думы г.Иркутска, имеющих долговременный характер исполнения, может быть осуществлен путем включения вопроса о ходе исполнения контрольного документа в план работы ВАК. Периодичность включения вопроса в план работы ВАК (ежеквартально, 1 раз в полугодие, 1 раз в год) согласовывается с ответственным исполнителем документа.
4.5. Снятие с контроля.
4.5.1. Основанием для снятия документов с контроля является наличие справки за подписью ответственного исполнителя, в которой излагается исполнение документа по существу (для постановлений и распоряжений мэра - по каждому пункту), и (или) ответа заявителю или любого конкретного документа, подтверждающего фактическое исполнение документа. Устная информация ответственного исполнителя не является основанием для снятия документа с контроля.
4.5.2. Справка об исполнении документа (вместе с контрольным делом) представляется работнику, осуществляющему контроль, для согласования.
4.5.3. Работник, осуществляющий контроль, вправе возвратить ответственному исполнителю на доработку ответ или справку об исполнении документа, не отвечающие требованиям настоящего Регламента и (или) не содержащие информации о разрешении по существу всех поставленных вопросов. На доработку документов по письменным замечаниям работника, осуществляющего контроль, отводится 2 дня в случае возврата ввиду недостатков оформления и 5 дней в случае возврата ввиду недостатков содержания, при этом сроки исполнения документа не продляются.
4.5.4. Снятию с контроля может подлежать документ, полное или частичное исполнение которого объективно невозможно в связи с изменением социально-экономических условий, изменением или отменой правовых актов.
4.5.5. Документы, стоящие на внешнем контроле, депутатские запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области снимаются с контроля после отправки ответа в соответствующие органы государственной власти. Депутатские запросы депутатов Думы г.Иркутска снимаются с контроля после принятия соответствующего решения Думы г.Иркутска.
Документы, стоящие на особом и внутреннем контроле, снимается с контроля, если на справке об исполнении и (или) ответе заявителю, имеется резолюция должностного лица, установившего контроль, "Снять с контроля".
В случаях принятия на заседаниях ВАК проекта постановления или распоряжения, подготовленного по поручению мэра, контрольный отдел автоматически снимает данное поручение с контроля.
4.5.6. Для документов, стоящих на внешнем контроле, депутатских запросов и обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области датой снятия с контроля считается дата отправки ответа. Датой снятия с контроля документов, стоящих на особом или внутреннем контроле, считается дата представления справки об исполнении документа и (или) ответа заявителю в структурное подразделение администрации г.Иркутска, осуществляющее контроль за исполнением документа. Датой снятия с контроля депутатских запросов депутатов Думы г.Иркутска считается дата принятия соответствующего решения Думы г.Иркутска.
4.5.7. Документ считается снятым с контроля с нарушенным сроком исполнения в случае, если справка об исполнении документа и (или) ответ заявителю поступили в структурное подразделение администрации г.Иркутска, осуществляющее контроль, позже установленных в соответствии с настоящим Регламентом сроков исполнения.
4.6. Учет и анализ результатов исполнительской дисциплины.
4.6.1. Начальник контрольного отдела, начальник отдела по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска, заведующий сектором организационной работы анализируют информацию, поступающую от исполнителей о результатах выполнения контролируемых документов и ежеквартально представляют соответствующие аналитические записки начальнику организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска. Начальник организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска на основании этих сведений оценивает уровень исполнительской дисциплины в администрации города, составляет сводную аналитическую записку, согласовывает ее с заместителем главы администрации - руководителем аппарата мэра г.Иркутска и представляет мэру города. Данная информация учитывается при решении вопросов поощрения по итогам работы за квартал.
4.7. Организация контроля исполнения в структурных подразделениях администрации города.
4.7.1. Контроль исполнения документов в структурных подразделениях администрации г.Иркутска организуется руководителями данных структурных подразделений и осуществляется должностными лицами, ответственными за контроль исполнения.
Заместители главы администрации города вправе издать собственные инструкции, регламентирующие порядок прохождения документов в подведомственных им структурных подразделениях администрации г.Иркутска и организации контроля за их исполнением. Указанные инструкции не должны противоречить требованиям настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству в органах городского самоуправления г.Иркутска.
4.7.2. Ответственность за организацию работы по контролю за своевременным и качественным исполнением документов несут руководители структурных подразделений администрации города, которые обязаны:
- рассматривать документы и доводить их до непосредственного исполнителя в день поступления;
- лично осуществлять контроль за своевременным и качественным исполнением документов;
- не реже 1 раза в неделю лично рассматривать состояние исполнения документов;
- по письменному запросу представлять в контрольный отдел, сектор организационной работы организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска, отдел по обеспечению деятельности Думы г.Иркутска аппарата мэра г.Иркутска информацию о ходе выполнения поручений, содержащихся в документах, исполнение которых возложено на данное структурное подразделение администрации города;
- систематически подводить итоги исполнения документов, принимать соответствующие меры воздействия к нарушителям исполнительской дисциплины.
Заместитель главы
администрации - руководитель
аппарата мэра г.Иркутска |
Е.Е.Войцехович |
И.о. начальника
контрольного отдела |
Н.И.Попова |
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.