Приложение N 1. Положение об архивном отделе организационно-контрольного Управления аппарата мэра города Иркутска

Приложение N 1

к Распоряжению мэра г.Иркутска

от 12 апреля 2006 г. N 031-10-455/6

Положение
об архивном отделе организационно-контрольного Управления
аппарата мэра города Иркутска

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел организационно-контрольного управления (далее именуемый - Отдел) является структурным подразделением аппарата мэра города Иркутска (далее именуемый - аппарат мэра) и входит в состав организационно-контрольного управления аппарата мэра.

Отдел имеет угловой штамп и бланк со своим наименованием.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законодательством РФ и Иркутской области, Уставом города Иркутска, нормативно-методическими документами Росархива, архивного управления Иркутской области, Уставом города Иркутска, иными правовыми актами органов местного самоуправления, Положением об аппарате мэра города Иркутска, Положением об организационно-контрольном управлении и настоящим Положением.

1.3. Штат Отдела утверждается распоряжением мэра города Иркутска.

2. Задачи отдела

2.1. Отдел осуществляет комплектование, учет, хранение и использование архивных документов; руководство и контроль за деятельностью ведомственных архивов структурных подразделений администрации г.Иркутска и организаций - источников комплектования.

3. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами в порядке и в пределах, установленных законодательством РФ и правовыми актами органов местного самоуправления города Иркутска, выполняет следующие функции:

3.1. Учет и обеспечение сохранности:

3.1.1. Архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Иркутской области, в т.ч. образовавшихся в результате деятельности органов городского самоуправления города Иркутска, деятельности муниципальных организаций - источников комплектования архива;

3.1.2. Архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Иркутской области, образовавшихся в процессе деятельности органов городского самоуправления города Иркутска по реализации отдельных государственных полномочий, которыми они наделены в установленном законодательством порядке;

3.1.3. Архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Иркутской области;

3.1.4. Печатных, аудиовизуальных и других документов, дополняющих архивные фонды Отдела;

3.1.5. Учетных документов, архивных справочников и других материалов Отдела, необходимых для осуществления его деятельности.

3.1.6. Создание и ведение научно-справочного аппарата к архивным документам, хранящимся в Отделе.

3.1.7. Создание и ведение автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании архивных документов.

3.2. Комплектование Отдела документами постоянного хранения, в т.ч. имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города Иркутска, в том числе:

3.2.1. Ведение списков организаций-источников комплектования Отдела, утверждаемых распоряжением мэра города Иркутска и согласованных с архивным управлением Иркутской области;

3.2.2. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов для определения состава архивных документов, подлежащих государственному хранению.

3.2.3. Отбор и прием документов на постоянное хранение в Отдел.

3.3. Использование архивных документов, хранящихся в Отделе:

3.3.1. Информационное обеспечение структурных подразделений администрации города Иркутска;

3.3.2. Организация использования архивных документов, обеспечивающая осуществление прав граждан и организаций на архивную информацию, в т.ч.: изготовление копий документов, выписок из документов, архивных справок по их запросам;

3.3.3. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;

3.3.4. Исполнение тематических запросов по архивным документам.

3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией делопроизводства в организациях - источниках комплектования Отдела, в т.ч.:

3.4.1. Проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, а также по личному составу;

3.4.2. Рассмотрение и согласование Положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкций по делопроизводству;

3.4.3. Рассмотрение и представление в архивное управление Иркутской области на утверждение Экспертно-проверочной комиссией описей документов постоянного хранения, которые подлежат приему в Отдел в установленном порядке;

3.4.4. Оказание организационно-методической помощи, проведение семинаров, консультаций по вопросам архивного дела и делопроизводства;

3.4.5. Разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации делопроизводства; повышению квалификации работников делопроизводственных служб.

4. Права Отдела

Для осуществления возложенных на него функций и задач Отдел имеет право:

4.1. Запрашивать и получать от должностных лиц организаций-источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии их ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.2. Проверять соблюдение требований законодательства об архивном деле в организациях - источниках комплектования.

4.3. Давать в пределах своей компетенции организациям - источникам комплектования обязательные для исполнения указания.

4.4. Иметь представителя Отдела в составе ликвидационных комиссий муниципальных организаций для участия в решении вопросов по сохранности документов.

4.5. Вносить на рассмотрение заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра и Архивного управления Иркутской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования; готовить проекты постановлений и распоряжений мэра г.Иркутска по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

5. Организация работы Отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник, который находится в непосредственном подчинении заместителя руководителя аппарата мэра г.Иркутска - начальника организационно-контрольного управления.

Начальник Отдела назначается и освобождается от должности мэром города Иркутска по представлению заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра.

5.2. При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждается заместителем главы администрации - руководителем аппарата мэра города Иркутска.

5.3. Начальник Отдела:

5.3.1. Осуществляет руководство Отделом и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций в соответствии с законодательством.

5.3.2. Организует работу Отдела в соответствии с нормативными правовыми актами об архивном деле, на основе планов работы, утверждаемых заместителем главы администрации - руководителем аппарата мэра, с учетом рекомендаций архивного управления Иркутской области.

5.3.3. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в организациях - источниках комплектования перед заместителем главы администрации - руководителем аппарата мэра и в установленном порядке - перед Архивным управлением Иркутской области.

5.3.4. Представляет администрацию города Иркутска по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

5.3.5. Вносит на рассмотрение мэра города Иркутска проекты постановлений, распоряжений мэра по вопросам деятельности Отдела.

5.3.6. Обеспечивает в установленном законодательством порядке сроки исполнения письменных обращений граждан и организаций, поступивших в Отдел.

5.4. Требования начальника Отдела, специалистов Отдела в пределах компетенции, установленной настоящим Положением, обязательны для исполнения должностными лицами, специалистами администрации города Иркутска и муниципальных организаций#

5.5. В случае упразднения Отдела архивные фонды и архивные документы передаются соответствующему структурному подразделению администрации города Иркутска или соответствующей муниципальной организации, или передаются на постоянное хранение в областное государственное учреждение "Государственный архив Иркутской области".

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата мэра г.Иркутска

Е.Е.Войцехович