Приложение 2. Регламент работы с сообщениями в АСДД "Гран-Док", направляемыми гражданами в муниципальную информационную систему "Портал управления городом "Тюмень - наш дом"

Приложение 2
к Регламенту

Регламент
работы с сообщениями в АСДД "Гран-Док", направляемыми гражданами в муниципальную информационную систему "Портал управления городом "Тюмень - наш дом"

При публикации сообщения на Портале управления городом "Тюмень - наш дом" (далее - Портал) в АСДД "Гран-Док" создается автоматически регистрационно-контрольная карточка сообщения (далее - регистрационная карточка). Для корректной работы с сообщениями в АСДД "Гран-Док" и размещения ответов на Портал следует выполнять нижеприведенный порядок действий.

1. Запустить программу АСДД "Гран-Док".

Щелкнуть по ярлыку программы, расположенному на рабочем столе компьютера (рис. 1).

В диалоговом окне "Вход в систему":

ввести "Имя пользователя" и "Пароль" (ввод осуществляется латинскими буквами или цифрами, все символы пароля будут отображены символом "*");

Рис. 1

- нажать кнопку Да (или <Enter> на клавиатуре).

При правильном заполнении полей откроется главное окно автоматизированной системы документооборота (рис. 2).

Рис. 2

2. Открыть папку "Сообщения с портала "Тюмень - наш дом" в работе".

Выполнить команду главного меню системы Папки > Работа с папками > Каталог папок или в панели с левой стороны нажать кнопку. Откроется список папок. Если заголовок папки выделен красным цветом, значит в ней находятся сообщения с Портала, когда папка выделена черным цветом, это значит папка пустая (рис. 3).

Рис. 3

Открыть двойным щелчком левой кнопки мышки папку "Сообщения с портала "Тюмень - наш дом" в работе" (рис. 4).

Рис. 4

3. Выделить щелком левой кнопки мышки необходимую строку в реестре сообщений. Открыть регистрационную карточку двойным щелчком левой кнопки мышки.

4. Просмотреть информацию в регистрационной карточке (рис. 5):

Рис. 5

- ФИО автора, поле "Корреспондент;

- тема сообщения, поле "Тема";

- адрес объекта, поле "О чем";

- плановый срок подготовки ответа, поле "Внутренний контроль. Дата";

- статус сообщения, поле "Результат рассмотрения";

- текст сообщения, поле "Дополнительные сведения" (для открытия окна сообщения нажать кнопку,(рис. 5);

- файлы, опубликованные с сообщением на Портале, блок информации "Исходные документы" (для открытия списка файлов нажать кнопку, (рис. 5).

5. Добавить в регистрационную карточку информацию о сотрудниках, участвующих в подготовке ответа на сообщение.

Нажать кнопку в регистрационной карточке (рис. 5).

Добавить в окне "Исполнители" нажатием кнопки (рис. 6) строки исполнителей.

Заполнить поля "Тип переписки", "Организация", "Должность", "Ф.И.О.", "Поручение", "Дата поручения", "Срок исполнения" (рис. 7).

Рис. 6

Рис. 7

6. Подготовить ответ на сообщение.

Сканировать подписанный руководителем письменный ответ.

При наличии фотоматериала к ответу на сообщение проверить соответствие формата файла одному из "JPG", "PNG", "BMP", "GIF". В случае расхождения привести в соответствие.

7. Прикрепить к регистрационной карточке файлы ответа.

Нажать кнопку в регистрационной карточке (рис. 5). В окне "Объекты для документа N ...." правой кнопкой мыши нажать на папку с наименованием "Материалы ответа". В выпадающем меню выбрать "Добавить файл" (рис. 8).

Рис. 8

Выбрать с помощью проводника сканированный ответ, фотографию или др. (рис. 9).

Рис. 9

Нажать кнопку в окне "Объекты для документа N ..." (рис. 10).

Рис. 10

8. Добавить в регистрационную карточку информацию об ответе на сообщение.

Открыть регистрационную карточку на редактирование, нажав кнопку (рис. 11).

Рис. 11

Открыть поле "Отметка об исполнении" (рис. 12), добавить текст ответа и нажать кнопку (рис. 13).

Рис. 12

Рис. 13

Заполнить поле "Исполнено" в блоке "Внутренний контроль" датой подготовки ответа на сообщение (рис. 14).

Рис. 14

В поле "Результат рассмотрения" правой кнопкой мыши выбрать из словаря значение (рис. 15): "Запланировано", "Мотивированный отказ", "Проблема не обнаружена", "Проблема решена".

Внимание! Если сообщению присвоен статус "Запланировано", то необходимо заполнять регистрационную карточку в соответствии с пунктом 11 настоящего Регламента.

Рис. 15

Внимание! Поле "Дата" в блоке "Дело" не заполняется, в противном случае ответ не уйдет на модерацию на Портал и не будет опубликован (рис. 16).

Нажать на кнопку для сохранения изменений в регистрационной карточке (рис. 16).

Рис. 16

При условии, если заполнены вышеуказанные поля, а материалы ответа прикреплены к регистрационной карточке, то ответ уходит на модерацию для опубликования на Портале. При этом поле "Дата" в блоке "Дело" заполнится датой отправки ответа (рис. 17).

Регистрационные карточки с результатом рассмотрения "Мотивированный отказ", "Проблема не обнаружена", "Проблема решена", "Запланировано" перемещаются в динамическую папку "Отработанные сообщения с портала "Тюмень - наш дом".

Регистрационные карточки с результатом рассмотрения "Запланировано" отдельно перемещаются в динамическую папку "Сообщения с портала "Тюмень - наш дом" Запланировано".

Рис. 17

9. Заполнить в регистрационной карточке в блоке "Исполнители" поле "Фактическое выполнение".

Необходимо открыть окно "Исполнители", нажав кнопу "Исполнители" (рис. 17).

Открыть строку исполнителя на редактирование, нажав кнопку (рис. 18).

Рис. 18

Заполнить дату фактического выполнения и нажать кнопку (рис. 19).

Рис. 19

При успешном прохождении модерации ответ публикуется на Портале. В противном случае сообщение возвращается на доработку. Регистрационные карточки сообщений, отправленные модератором Портала на доработку, перемещаются из папки "Отработанные сообщения с портала "Тюмень - наш дом" в папку "Сообщения с портала "Тюмень - наш дом" возврат на доработку". В таком случае цвет папки "Сообщения с портала "Тюмень - наш дом" возврат на доработку" становится красный (рис. 20).

Рис. 20

Для работы с динамической папкой "Сообщения с портала "Тюмень - наш дом" возврат на доработку" необходимо выполнить действия, указанные в пункте 10 настоящего Регламента.

10. Открыть в папке "Сообщения с портала "Тюмень - наш дом" возврат на доработку" регистрационную карточку, просмотреть замечания модератора, исправить ответ на сообщение.

Открыть регистрационную карточку сообщения двойным нажатием левой кнопкой мыши (рис. 21).

Рис. 21

Обратить внимание на изменение полей в регистрационной карточке сообщения (рис. 22):

- поле "Дата" в блоке "Дело" пустое;

- поле "Результат рассмотрения" имеет значение "Возврат на доработку";

- поле "Исполнено" в блоке "Внутренний контроль" пустое.

Рис. 22

Открыть блок "Исполнители", нажав кнопку (рис. 22).

В окне "Исполнители" двойным нажатием левой кнопки мыши открыть строку, значение поля "Кто" которой содержит ФИО модератора (рис. 23).

Рис. 23

Просмотреть текст замечаний модератора к ответу на сообщение (рис. 24).

Рис. 24

Нажать кнопку (рис. 24).

В окне "Объекты для документа N ..." в папке "Комментарий модератора от ..." открыть текстовый файл с замечаниями модератора (рис. 25, 26).

Рис. 25

Рис. 26

Выполнить пункты с 6 по 9 настоящего Регламента.

11. Заполнить поля регистрационной карточки с результатом рассмотрения "Запланировано".

A. Первоначальный ответ на сообщение.

Для публикации первоначального ответа на сообщение необходимо выполнить пункты с 5 по 9 настоящего Регламента.

В ходе выполнения пункта 8 в поле "Исполнено" в блоке "Внутренний контроль" указать дату принятия заявления (сообщения) в список запланированных работ (рис. 27).

Рис. 27

При опубликовании на Портале первоначального ответа поле "Дата" в блоке "Дело" заполнится датой отправки ответа, поле "Исполнено" в блоке "Внутренний контроль" примет пустое значение. Поле "Дата" в блоке "Внутренний контроль" будет заполнено запланированной датой выполнения работ модератором Портала (рис. 28).

После размещения на Портале первоначального ответа выполнить действия, указанные в пункте 5 настоящего Регламента. В ходе выполнения данного пункта в поле "Тип переписки" в окне "Исполнители" указать "Дополнительный контроль".

Рис. 28

B. Промежуточный ответ на сообщение.

Для публикации промежуточного ответа на сообщение необходимо выполнить пункты с 6 по 7 настоящего Регламента.

Затем открыть регистрационную карточку с первоначальным ответом для редактирования, нажав кнопку (рис. 28).

Открыть поле "Отметка об исполнении", изменить текст ответа, нажать кнопку (рис. 29)

Рис. 29

Указать в поле "Исполнено" в блоке "Внутренний контроль" дату промежуточного ответа (рис. 30).

Поле "Результат рассмотрения" остается без изменений (рис. 30).

Очистить поле "Дата" в блоке "Дело" для последующей отправки промежуточного ответа модератору на Портал (рис. 30).

Сохранить изменения в регистрационной карточке сообщения, нажав кнопку (рис. 30).

Рис. 30

При опубликовании на Портале промежуточного ответа поле "Дата" в блоке "Дело" заполнится датой отправки ответа, поле "Исполнено" в блоке "Внутренний контроль" примет пустое значение. Поле "Дата" в блоке "Внутренний контроль" будет заполнено новой запланированной датой выполнения работ модератором Портала (рис. 31).

После размещения на Портале первоначального ответа выполнить действия, указанные в пункте 5 настоящего Регламента. В ходе выполнения данного пункта в поле "Тип переписки" в окне "Исполнители" указать "Дополнительный контроль".

Рис. 31

C. Итоговый ответ на сообщение.

Для публикации итогового ответа на сообщение выполнить пункты с 6 по 7 настоящего Регламента.

Открыть регистрационную карточку с первоначальным и (или) промежуточным ответом для редактирования, нажав кнопку (рис. 31).

Открыть поле "Отметка об исполнении", изменить текст ответа, нажать кнопку (рис. 32).

Рис. 32

Указать в поле "Исполнено" в блоке "Внутренний контроль" дату фактического выполнения запланированных работ (рис. 33).

Изменить статус сообщения в поле "Результат рассмотрения" (рис. 33).

Очистить поле "Дата" в блоке "Дело" для последующей отправки итогового ответа модератору на Портал (рис. 33).

Сохранить изменения в регистрационной карточке, нажав кнопку (рис. 33).

Рис. 33

После сохранения изменений итоговый ответ будет отправлен на Портал для прохождения модерации и последующего опубликования (рис. 34).

Рис. 34

Панель инструментов АСДД "Гран-Док" для работы в регистрационной карточке Командные кнопки:

- редактировать карточку;

- сохранить изменения, внесенные в карточку;

- отменить изменения, внесенные в карточку;

- перейти к печати установленных форм для выбранной карточки;

- просмотреть протокол ввода и редактирования карточки;

- просмотреть полнотекстовый исходный документ для данной карточки;

- просмотреть и редактировать список ключевых слов документа;

- отправить карточку (точнее ссылку на документ) в статическую папку;

- создать повторный документ;

- выйти из регистрационной карточки документа.