Приложение. Положение об архиве Федеральной службы по надзору в сфере природопользования

Приложение
к приказу Федеральной службы по
надзору в сфере природопользования
от 24 декабря 2009 г. N 386

Положение об архиве Федеральной службы по надзору в сфере природопользования

1. Общие положения

1.1. Документы Федеральной службы по надзору в сфере природопользования (далее - Росприроднадзор), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством (далее - Росархив), хранятся в Росприроднадзоре.

1.2. Росприроднадзор:

обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности;

обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Росприроднадзора.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Росприроднадзора несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Росприроднадзоре для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Росприроднадзор обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием.

1.4. Функции архива Росприроднадзора (далее - архив) возлагаются на отдел делопроизводства Управления делами и правового обеспечения (далее - Отдел).

Ответственность за ведение архива возлагается на начальника Отдела.

1.5. В своей работе по ведению архива Отдел руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Росприроднадзора, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ) и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководителем Росприроднадзора (далее - Руководитель) по согласованию с ГА РФ.

1.7. Работы по архиву ведутся по планам, утверждаемым Руководителем.

1.8. Контроль за деятельностью Отдела в части ведения архива осуществляет Руководитель.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Отдела в части ведения архива осуществляет ГА РФ.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Росприроднадзора (далее - структурные подразделения), документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Росприроднадзору;

2.4. личные фонды ведущих работников Росприроднадзора, поступившие в архив;

2.5. служебные и ведомственные издания;

2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции Отдела в части ведения архива

3.1. Основными задачами Отдела в части ведения архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Росприроднадзора.

3.2. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами по ведению архива осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики представлений описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее - ЭПК ГА РФ) и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

3.2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после приема дел в архив, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Росприроднадзора (далее - ЭК) и ЭПК ГА РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ;

3.2.6. организует использование документов:

информирует руководство Росприроднадзора и структурные подразделения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

оказывает помощь структурным подразделениям в исполнении запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера;

в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК;

3.2.8. оказывает методическую помощь структурным подразделениям в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников структурных подразделений;

3.2.10. ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГА РФ документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права Отдела в части ведения архива

Для выполнения возложенных задач и функций в части ведения архива Отдел имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы Отдела, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на него задач и функций.

5. Ответственность начальника Отдела в части ведения архива

Начальник Отдела несет ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций в части ведения архива.