Приказ Федеральной службы по надзору в сфере природопользования от 11 августа 2005 г. N 192 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере природопользования" (утратил силу)

Приказ Федеральной службы по надзору в сфере природопользования от 11 августа 2005 г. N 192
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере природопользования"

ГАРАНТ:

Приказом Росприроднадзора от 2 марта 2017 г. N 114 настоящий приказ признан утратившим силу

В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства приказываю:

1. Утвердить прилагаемые:

Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере природопользования;

образцы оформления и формы документов Федеральной службы по надзору в сфере природопользования.

2. Управлению делами (Тихоненко А.В.) до 05.09.2005 подготовить проект приказа об утверждении образцов бланков документов, печатей и штампов Федеральной службы и порядка их изготовления, использования и хранения.

ГАРАНТ:

Об утверждении образцов бланков документов, печатей и штампов см. приказ Росприроднадзора от 5 сентября 2005 г. N 213

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной службы Алпатова А.А.

Руководитель

С.И. Сай

Инструкция
по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере природопользования
(утв. приказом Федеральной службы по надзору в сфере природопользования от 11 августа 2005 г. N 192)

ГАРАНТ:

См. Инструкцию по делопроизводству в Росприроднадзоре, утвержденную приказом Росприроднадзора от 2 марта 2017 г. N 114

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере природопользования (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Федеральной службе по надзору в сфере природопользования (далее - Федеральная служба).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации на основе п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68.

1.3. Федеральная служба организует и ведет делопроизводство на основе настоящей Инструкции и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации.

Выполнение Инструкции обязательно для всех работников центрального аппарата Федеральной службы.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Федеральной службе, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Федеральной службы (далее - структурные подразделения) осуществляются начальником Управления делами.

2. Подготовка и оформление документов

2.1. Общие требования

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 14 (для оформления текстовых материалов) и N 12 (для оформления табличных материалов), через интервалы:

"Одинарный" - для основного текста;

"Точно" 12 пт - для оформления адресатов, заголовков, приложений и должности подписавшего.

2.2. Документация Федеральной службы

Федеральная служба издает следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, инструкция, регламент.

Приказами, как правило, оформляются решения Федеральной службы по наиболее существенным вопросам ее деятельности, а также о назначении и увольнении работников.

Распоряжениями оформляются решения Федеральной службы по оперативным вопросам.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Регламент принимается в том случае, если необходимо устанавливать правила взаимодействия между структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к компетенции Федеральной службы.

Инструкция (регламент) принимается как индивидуальный правовой акт, который подписывается Руководителем (заместителем Руководителя), или как акт, утверждаемый Федеральной службой; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа об их утверждении. Решение о порядке принятия инструкции (регламента) находится в ведении Федеральной службы.

2.3. Приказ, распоряжение

2.3.1. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя Федеральной службы (далее - Руководитель), его заместителей, либо в инициативном порядке.

Приказы (распоряжения) подписываются Руководителем или заместителем Руководителя, которому такое право предоставлено приказом Руководителя Росприроднадзора.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров и государственной службы Управления делами на основании соответствующих представлений начальников структурных подразделений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности проектов приказов (распоряжений) является обязанностью Управления делами.

2.3.2. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и направляются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа (распоряжения), обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу, распоряжения нумеруются отдельно.

2.3.3. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры Управление делами заверяет печатью и направляет адресатам в соответствии со схемой рассылки, которая составляется исполнителем и подписывается начальником структурного подразделения.

Схема рассылки готовится исполнителем одновременно с подготовкой проекта приказа (распоряжения) в двух экземплярах.

При определении тиража исполнитель исходит из того, чтобы документ рассылался только заинтересованным организациям.

2.3.4. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Наименование Федеральной службы.

Наименование вида документа - приказ (распоряжение).

Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера, например:

                      08.02.2005          N 21

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом, состоящий из двух и более строк - через межстрочный интервал "Точно" (12 пт), выравнивается по центру. Количество знаков в строке заголовка должна составлять примерно две трети от количества знаков в строке текста. Перенос слов в заголовке недопустим.

Например:

Об утверждении образцов бланков, печатей и штампов

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через межстрочный интервал "Одинарный" от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула приказа завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку.

Текст приказа (распоряжения) должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения, может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. При необходимости в последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".

Названия организаций и структурных подразделений, упоминаемых в приказе, должны точно соответствовать их полным наименованиям. Если организация или структурное подразделение упоминается один раз, то дается их полное наименование. В случаях неоднократного упоминания - в первый раз дается полное наименование организации или структурного подразделения и в скобках установленное сокращенное название. В дальнейшем указывается сокращенное название.

В распоряжениях допускается применять узаконенные сокращенные названия организаций и структурных подразделений без приведения их полных наименований.

Визы включают личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта приказа (распоряжения).

Проект приказа (распоряжения) представляемый на подпись Руководителю, должен быть завизирован в следующем порядке:

исполнитель;

начальник управления, подготовившего документ;

корректор (редактор);

начальники заинтересованных структурных подразделений;

заинтересованные заместители Руководителя;

начальник Правового управления;

заместитель Руководителя, курирующий структурное подразделение, которым документ подготовлен;

начальник Управления делами.

Имеющиеся возражения по проекту приказа (распоряжения) излагаются в отдельной справке, которая подписывается начальником структурного подразделения и прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения, то он подлежит повторному визированию.

Исправления и дополнения в приказах (распоряжениях) после их подписания не допускаются

На оборотной стороне последнего листа подлинника проекта приказа (распоряжения) указываются: наименование структурного подразделения, подготовившего проект, фамилии курирующего заместителя Руководителя и начальников заинтересованных структурных подразделений, фамилия исполнителя и его телефон.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается через межстрочный интервал "Точно", пробел между инициалами и фамилией не ставится, например:

Руководитель                                                     С.И. Сай

или

Заместитель Руководителя                                     А.А. Алпатов

Приказ (распоряжение) подписывает Руководитель, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Приложения к приказу (распоряжению) подписываются начальником структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Первая страница приложения к приказу оформляется в следующем виде:

а)

                                                   Приложение

                                         к приказу Федеральной службы по

                                       надзору в сфере природопользования

                                              от 23.09.2005 N 100

(если пункт приказа оканчивается словами "... согласно приложению.". В этом случае применяется сквозная нумерация страниц приказа вместе с приложением.);

б)

                                                    УТВЕРЖДЕНО

                                         приказом Федеральной службы по

                                       надзору в сфере природопользования

                                                от 23.09.2005 N 100

(если пункт приказа начинается словами "Утвердить прилагаемое ... .". В этом случае нумерация приложения начинается с его первой страницы).

2.3.5. Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка, с указанием названия Федеральной службы, других федеральных органов исполнительной власти или организаций.

При оформлении совместного приказа (распоряжения):

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ (распоряжение); располагается по центру страницы;

дата совместного приказа (распоряжения) - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру страницы;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне и заверяются гербовыми печатями.

Проекты совместных приказов (распоряжений) должны готовиться в нескольких экземплярах (из расчета получения каждым Федеральной службой или ведомством, подписавшим документ, по одному подлиннику).

2.3.6. Снятие копий и досылка приказов (распоряжений) структурным подразделениям и другим организациям производится только с разрешения руководителя Управления делами или его заместителя. В случае досылки документа делается соответствующая отметка в схеме рассылки.

2.4. Инструкция, регламент

2.4.1. Порядок подготовки проекта инструкции (регламента) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

2.4.2. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту инструкции (регламента) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью инструкции (регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения инструкции (регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.5. Протокол, подготовка и оформление документов совещания (заседания)

2.5.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 5 дней до даты, предусмотренной планом работы. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей.

Ведение записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на секретаря - работника структурного подразделения, готовившего вопрос к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются структурным подразделением, ответственным за подготовку.

2.5.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в структурное подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.5.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

2.5.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний у Руководства, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

2.5.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со схемой рассылки, которую составляет и подписывает секретарь заседания. Копии протоколов заверяются печатью Управления делами.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Управления делами.

2.5.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке Федеральной службы формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через интервал "Точно" (12 пт) и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал "Одинарный".

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно через межстрочный интервал "Точно" (12 пт) и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии также печатаются через межстрочный интервал "Точно" (12 пт).

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал "Точно" (12 пт) и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через межстрочный интервал "Полуторный" и центруется по отношению к нему.

2.6. Служебные письма

2.6.1. Служебные письма Федеральной службы готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Федеральной службы;

как ответы о выполнении поручений Министра природных ресурсов Российской Федерации и его заместителей по вопросам, относящимся к компетенции Федеральной службы;

как ответы на запросы различных юридических и физических лиц;

как инициативные письма.

2.6.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Руководителя или его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов.

В общем случае срок подготовки ответного письма не должен превышать 30 дней, при резолюции "оперативно" - 10 дней, "срочно" - 3 дней, "сверхсрочно" - 1 дня.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Руководителя или его заместителей. Срок подготовки инициативного письма Федеральной службы определяется ее Руководством (далее - Руководство) или начальником подразделения.

2.6.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами компьютерной техники запрещается.

Если текст содержит 8 и более строк, то перед ним в обязательном порядке составляется заголовок, который печатается шрифтом N 12 через межстрочный интервал "Точно" (12 пт).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Федеральной службы, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

2.6.4. Текст излагается от третьего или от первого лица единственного числа, например: "Федеральная служба считает...", "Федеральная служба рассмотрела ...", "прошу ...", "направляю ...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.6.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания, которая проставляется Управлением делами.

Правом подписи служебных писем обладают Руководитель, его заместители в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным Руководителем, а также начальники структурных подразделений в соответствии с их компетенцией и функциями, установленными соответствующими положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов, печати и штампы

3.1.1. Документы Федеральной службы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

3.1.2. Бланки документов Федеральной службы утверждаются отдельным приказом и изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм).

3.1.3. Правовые акты, распорядительные документы и письма Федеральной службы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.1.4. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

3.1.5. Документы Федеральной службы, как правило, заверяются печатями и штампами.

3.1.6. Порядок изготовления, использования и хранения бланков, печатей и штампов Федеральной службы, ее структурных подразделений и территориальных органов утверждается отдельным приказом.

Порядок изготовления, а также использования и хранения гербовой печати Федеральной службы определяется приказом Федеральной службы.

3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники Федеральной службы обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

3.2.1. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", - "О выделении...", "Об изменении ...", и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

3.2.2. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (правовые акты, распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждения документа (план, инструкция, регламент, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (11 января 2005 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (08.02.2005).

3.2.3. Подпись документа.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, руководителям федеральных органов исполнительной власти, руководителям органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации подписываются Руководителем или по его поручению заместителем Руководителя.

Документы, направляемые заместителям руководителей органов власти, указанных выше, подведомственным и другим организациям, а также гражданам подписываются заместителями Руководителя, или руководителями подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При использовании бланка письма полное название Федеральной службы в наименовании должности не указывается. Наименование должности печатается через межстрочный интервал "Точно" (12 пт), например:

Заместитель Руководителя                                     А.А. Алпатов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность должностного лица, подписавшего документ и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

3.2.4. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Адресат печатается через межстрочный интервал "Точно" (12 пт), например:

                                          Министерство природных ресурсов

                                          Российской Федерации

                                          Департамент управления делами,

                                          государственной службы и кадров

При направлении документа конкретному должностному лицу, его должность и фамилия указывается в дательном падеже, например:

                                          Директору

                                          Департамента управления делами,

                                          государственной службы и

                                          кадров МПР России

                                          А.В. Чернову

При выборе того или иного варианта написания адресата следует иметь в виду, что:

а) должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом;

б) не допускается указывать только должность без фамилии и инициалов лица, к которому обращаются.

При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                И.П. Калинину

                                                ул. Садовая, д. 5, кв. 12

                                                Киреевский р-н, г. Липки

                                                Тульская обл., 301264

Адрес указывается во всех случаях кроме тех, когда адресатом является подведомственная организация или письмо направляется нарочным (Правительство Российской Федерации, Государственная Дума и другие высшие государственные органы власти).

При направлении документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно, например:

                                            Руководителям территориальных

                                            органов Росприроднадзора

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

3.2.5. Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и начальником (ответственным исполнителем) структурного подразделения, которое готовило проект документа, корректором, начальниками структурных подразделений, которым были даны Руководством поручения по данному вопросу, начальником Правового управления (в случае необходимости).

Документы представляемые на подпись Руководителю, помимо изложенных требований, визируются корректором (редактором) и курирующим заместителем Руководителя.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа или лицевой стороны второго экземпляра исходящего письма.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник Правового управления     (личная подпись)           И.О.Фамилия

08.02.2005

Замечания докладываются должностному лицу Федеральной службы, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования документа включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:

        СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов

    Российской Федерации

(личная подпись)      И.О.Фамилия

08.02.2005

или

        СОГЛАСОВАНО

     Письмо Росархива

от 24.10.2005 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Федеральной службы;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости, с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (горный, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий с согласия этих органов.

3.2.6. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                     Руководитель

                                            Федеральной службы по надзору

                                             в сфере природопользования

                                       (личная подпись)       И.О.Фамилия

                                       23.09.2005

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Федеральной службы.

                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                          приказом Федеральной службы по

                                       надзору в сфере природопользования

                                                от 23.09.2005 N 121

3.2.7. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция "оперативно" означает срок - 10 дней, "срочно" - 3 дня, "сверхсрочно" - 1 день. Если срок исполнения не указан, документ должен быть выполнен в срок, не превышающий 30 дней.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.2.8. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу оборотной или лицевой (при подготовке писем подведомственным организациям, подлежащих тиражированию) стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, которые печатаются шрифтом N 12, например:

Иванова Мария Петровна

254-0581

или

Иванова М.П.

254-0581

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.2.9. Оформление приложений к документу.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют шрифтом N 14 через межстрочный интервал "Точно" (12 пт).

Слово "Приложение" печатается без абзаца, например:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если направляется один экземпляр, то количество экземпляров не указывается, например:

Приложение: на 5 л.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

            2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо МПР России от 20.03.2005 N 01-07-18/2338 и

            приложение к нему, всего на 5 л. в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в первый адрес

Приложения к правовым актам, распорядительным документам и письмам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера, например:

                                                       Приложение

                                                к письму Федеральной

                                              службы по надзору в сфере

                                                  природопользования

                                             от 23.09.2005 N АА-01-46/911

3.2.10. Ссылка на номер и дату входящего документа.

Данный реквизит используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка и т.д.).

Ссылка на номер и дату входящего документа, на который дается ответ, указывается в специально отведенном для этого месте бланка письма.

Ссылка на номер и дату поручения вышестоящего номера, при наличии заголовка к тексту документа, дается после него ниже черты. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты входящего документа в тексте ответа, например:

О финансировании строительства
газопровода Нюксеница-Плесецк
_________________________

поручение Правительства
Российской Федерации
от 24.06.2005 N МФ-П13-3101

3.2.11. Отметка об исполнении входящего документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает:

краткие сведения об исполнении (располагаются в нижней части посередине первого листа входящего документа), если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, подпись исполнителя и дату внесения сведений;

отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ (располагаются в верхней части справа первого листа входящего документа); подпись руководителя структурного подразделения и дату проставления отметки.

Все сведения об исполнении резолюций и документа в целом вносятся исполнителями в систему электронного делопроизводства, принятую в Федеральной службе.

4. Организация документооборота и исполнения документов

4.1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в Федеральной службе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Федеральной службе, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

4.2. Организация доставки документов

4.2.1. Доставка документов в Федеральную службу осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электросвязи.

С помощью почтовой связи в Федеральную службу доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

4.2.2. По каналам электросвязи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

4.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

4.3.1. Документы, поступающие в Федеральную службу на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками Управления делами.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

4.3.2. Документы, адресованные Руководству, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в Управлении делами, а затем направляются Руководству или в соответствующее структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Руководством и направляемые в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Федеральной службе распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные Руководством документы возвращаются в секретариат Управления делами, где в систему электронного делопроизводства вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, а остальным исполнителям секретариат Управления делами направляет копии.

4.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение Руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

4.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

4.4.1. Документы, отправляемые Федеральной службой, передаются посредством почтовой и электросвязи. При необходимости - при помощи фельдъегерской связи.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Управлением делами в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Документы для отправки по почте передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с приложением схемы рассылки. Если в схеме рассылки имеются организации, которые отсутствуют в схемах рассылки, разработанных Управлением делами, исполнитель обязан указать их почтовый адрес.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника Управления делами.

4.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

4.4.3. Телеграммы, составленные в Федеральной службе, принимаются работниками Управления делами завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556). Телеграммы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием телеграфного адреса или с приложением стандартной схемы рассылки, разработанной Управлением делами. Схемы рассылки, разработанные самими исполнителями, должны в обязательном порядке содержать телеграфные адреса.

4.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и регистрируется самим исполнителем.

4.5. Порядок прохождения внутренних документов

4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

4.5.2. Проекты индивидуальных правовых актов (распорядительных документов) и писем после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются в Правовое управление для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, правильности их оформления, а затем Управление делами, которое осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись Руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

4.5.3. Копии подписанных Руководством правовых актов, распорядительных документов, писем в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство.

4.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

4.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Федеральной службы, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

4.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте и имеющие электронную цифровую подпись, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

4.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со схемой рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а при необходимости распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

4.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной начальником структурного подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего структурного подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно. Регистрация факсограмм производится при наличии на поступившем документе обязательных реквизитов в соответствии с требованиями делопроизводства (номер, дата и подпись);

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их начальниками.

4.7. Работа исполнителей с документами

4.7.1. Начальники структурных подразделений Федеральной службы обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

4.7.2. При рассмотрении документов начальник структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения, которые немедленно передает исполнителю.

4.7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Руководством или начальниками структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит схему рассылки.

4.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

4.7.5. При указании ответственного исполнителя все остальные соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за исполнение документа, полноту и достоверность информации, использованной при его подготовке.

4.7.6. Если исполнение документа Руководством возложено на руководителей нескольких структурных подразделений, то ответственным за его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа.

Документ, подготовленный по этому поручению, должен представляться подписанным или завизированным всеми исполнителями, указанными в резолюции.

4.7.7. Передача документов на исполнение из одного структурного подразделения в другое производится только с разрешения того должностного лица, чья резолюция имеется на документе. Передачу документов осуществляют работники структурных подразделений, ответственных за делопроизводство. При этом вводится соответствующая запись в электронную карточку документа.

4.7.8. Вся информация о ходе исполнения документа, о решении вопроса и подшивке в дело вносится в систему автоматизированного делопроизводства работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

4.8. Работа с обращениями и запросами депутатов

4.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется Федеральной службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

4.8.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в Федеральная служба должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном Законом Российской Федерации "О государственной тайне".

Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.

4.8.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в трехдневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется в срок не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.

4.8.4. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

4.8.5. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется Управлением делами в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

4.8.6. В структурных подразделениях по обращениям и запросам в соответствии с указаниями Руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

4.8.7. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел в Управлении делами.

4.8.8. В Управлении делами анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом Руководство.

5. Поисковая система по документам

5.1. Порядок регистрации входящих документов, поступающих в Федеральную службу

5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

5.1.2. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрации подлежат все входящие документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Не подлежат регистрации:

факсы, являющиеся ответами на запросы Федеральной службы, направленные территориальным органам или подведомственным организациям;

документы без подписи;

материалы информационно-справочного характера (справочники, рекламные буклеты, брошюры), присланные для сведения;

газеты, журналы, иные периодические издания;

поздравительные открытки, телеграммы и т.п.

5.1.3. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

исходящие реквизиты;

наименование вида документа (номенклатура);

количество листов;

дата поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

5.1.4. Входящие документы регистрируются один раз в день поступления. На входящем документе Управлением делами проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа. Порядковая нумерация документов ведется в пределах одного календарного года.

5.1.5. После рассмотрения документа Руководителем или его заместителем работники Управления делами, к которым относятся и работники секретариатов заместителей Руководителя, вносят резолюцию в систему электронного документооборота, рассылают электронные карточки всем исполнителям в соответствии с резолюцией, а документ передают на исполнение ответственному исполнителю.

Ответственным исполнителем считается начальник структурного подразделения, фамилия которого стоит первой.

5.2. Регистрация исходящих и внутренних документов

5.2.1. Исходящие и внутренние документы регистрируются один раз в день подписания или утверждения.

5.2.2. В Федеральной службе применяется сквозная регистрация по отдельности: исходящих писем; приказов Федеральной службы по основной деятельности; приказов по личному составу; распоряжений; служебных записок; договоров; протоколов совещаний, поручений Руководства, телеграмм.

5.2.3. Регистрация всех исходящих писем, приказов, распоряжений, служебных записок и протоколов совещаний за подписью Руководства, поручений Руководства, договоров, телеграмм производится в Управлении делами.

Регистрация служебных записок и протоколов совещаний за подписью начальников структурных подразделений производится в соответствующих подразделениях.

5.2.4. Документы регистрируются в системе автоматизированного документооборота и делопроизводства в виде электронных карточек.

5.2.5. Регистрационный номер документа.

Номера исходящих писем Федеральной службы, подписанных Руководством, состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, подписавшего письмо (далее - буквенный индекс), через тире - индекс подразделения, подготовившего письмо (далее - подразделение), через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: АА-01-46/760.

Номера исходящих писем, подписанных начальниками структурных подразделений, состоят из следующих элементов: индекс подразделения, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: 03-21/551.

Номера приказов по основной деятельности состоят только из цифр.

Номера кадровых приказов имеют индекс "к", например: 133-к.

Номера распоряжений имеют индекс "р", например: 99-р.

Номера служебных записок заместителей Руководителя состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - порядковый номер, через тире - индекс "с", например: АА-5-с.

Номера служебных записок начальников структурных подразделений состоят из следующих элементов: индекс подразделения, порядковый номер, через тире - индекс "с", например: 03-55-с.

Номера договоров (контрактов, соглашений) состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - порядковый номер, через тире - индекс "д", например: АА-2-д.

Номера протоколов совещаний у Руководства состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - порядковый номер, через тире - индекс "пр", например: СС-11-пр.

Номера протоколов совещаний у руководителей подразделений состоят из следующих элементов: индекс подразделения, через тире - порядковый номер, через тире - индекс "пр", например: 02-52-пр.

Номера поручений Руководства состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - порядковый номер, через тире - индекс "п", например: ОМ-55-п.

Номера исходящих телеграмм состоят из следующих элементов: порядковый исходящий номер, через тире - индекс "т", например: 155-т.

5.2.6. Для получения регистрационного номера на исходящее письмо исполнитель обязан представить на регистрацию следующий пакет документов, оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией:

1) первый экземпляр письма с подписью, приложение (при наличии), подписанное ответственным должностным лицом;

2) второй экземпляр письма с визами, приложение (при наличии) с визой, основание (входящий документ);

3) третий экземпляр письма.

5.2.7. Перед регистрацией исходящего письма или приказа (распоряжения) они в обязательном порядке визируется заместителем начальника Управления делами - начальником отдела делопроизводства.

5.3. Организация поисковой системы по документам

5.3.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Федеральной службе действует поисковая система по документам в рамках существующей системы автоматизированного документооборота и делопроизводства.

5.3.2. Поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в аннотации искомого документа).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста аннотации.

5.3.3. Поисковая система обеспечивает поиск информации о деятельности Федеральной службы, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

6. Организация контроля исполнения документов

6.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование Руководства о состоянии исполнительской дисциплины.

6.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, имеющие конкретные задания Федеральной службе и требующие исполнения:

поручения Президента Российской Федерации и его Администрации в адрес Федеральной службы;

поручения в адрес Федеральной службы, содержащиеся в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации;

поручения Правительства Российской Федерации и его Аппарата;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его комиссий;

обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (парламентские и депутатские запросы);

поручения, содержащиеся в документах Министерства природных ресурсов Российской Федерации;

поручения, содержащиеся в приказах и распоряжениях Федеральной службы;

поручения, содержащиеся в протоколах совещаний у Руководителя или его заместителей.

При постановке документа на контроль на документе делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль", а в электронной карточке ставится соответствующий символ в поле "Контроль".

Руководитель либо его заместитель, которому передан документ, определяют исполнителей и сроки исполнения поручений в своей резолюции.

6.3. Исполнение документов, поставленных на контроль Руководством или по поручению Руководителя, руководством Управления делами, контролируется Управлением делами.

Управление делами контролирует:

своевременность и полноту исполнения контрольных поручений руководителя Федеральной службы и его заместителей по реализации заданий, содержащихся в контролируемых документах.

Своевременность и полнота исполнения приказов и распоряжений, контроль за исполнением которых Руководитель оставил за собой, контролируется помощником Руководителя.

Помощники заместителей Руководителя контролируют своевременность и полноту исполнения:

приказов, постановлений и распоряжений, контроль за исполнением которых возложен на заместителей Руководителя;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Руководства;

разовых поручений заместителей Руководителя;

решений, принятых заместителями Руководителя при рассмотрении служебной корреспонденции;

своевременность рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, направленных заместителем Руководителя для рассмотрения и принятия мер в структурные подразделения или организации Федеральной службы;

своевременность и полноту исполнения принятых заместителями Руководителя решений при приеме граждан по личным вопросам.

Документы, поставленные на контроль начальником структурного подразделения, контролируются в самом структурном подразделении.

Руководители структурных подразделений Федеральной службы обеспечивают контроль за своевременным и полным исполнением:

поручений Руководства по подготовке проектов документов во исполнение постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

поручений Руководства по входящей корреспонденции, поступившей на исполнение в структурное подразделение;

приказов, постановлений и распоряжений Федеральной службы, подготовленных структурным подразделением;

предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших на исполнение в структурное подразделение.

Контроль за своевременным получением ответов на запросы, направленные в организации, осуществляется непосредственно исполнителями.

Лица, ответственные за контроль исполнения документов в структурных подразделениях центрального аппарата Федеральной службы, выполняют основную работу по проверке исполнения, заблаговременно докладывают руководству структурных подразделений о наступлении срока исполнения, а также о документах, не исполненных в установленный срок; готовят за подписью руководителя структурного подразделения информацию о ходе исполнения документов для представления в Управление делами.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений.

6.4. Сроки исполнения поступивших документов исчисляются в календарных днях:

из Министерства природных ресурсов Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Администрации Президента Российской Федерации - с даты подписания (утверждения) документа;

из других организаций - с даты их поступления в Федеральную службу.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "сверхсрочно" - исполняются в однодневный срок; имеющие пометку "срочно" - исполняются в трехдневный срок; "оперативно" - в десятидневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня регистрации в Федеральной службе;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатские запросы) - не позднее чем через 30 дней со дня регистрации в Федеральной службе;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным Федеральной службе по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного ведомства-исполнителя на согласование - до 10 дней;

по обращениям граждан, поступившим в Федеральную службу и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным - не более 15 дней;

срочные телеграммы по основной деятельности Федеральной службы исполняются в течение суток;

поручения Руководителя и его заместителей с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок;

неконтрольная корреспонденция должна исполняться в течение 1 месяца.

В срок исполнения документа входит весь цикл обработки и подготовки документа, начиная с момента поступления на регистрацию в Федеральную службу до его подписания и регистрации на исходящем участке.

В случае если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Руководителя или курирующего заместителя Руководителя, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Министра природных ресурсов Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае, Руководитель представляет Министру мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее, чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Управление делами для внесения изменений в электронную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать или отменять исполнение документов (поручений, резолюций по ним), имеют право только их автор.

6.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник структурного подразделения, ответственного за исполнение документов, обязан передать другому работнику по согласованию с Управлением делами, все контролируемые документы.

6.7. Управление делами еженедельно составляет справку о ходе исполнения структурными подразделениями контролируемых документов для информирования Руководства о состоянии исполнительской дисциплины в центральном аппарате Федеральной службы.

6.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Снятие с контроля документов, контролируемых Управлением делами по поручению Руководителя, осуществляется руководством Управления делами и оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Сведения о снятии с контроля вносятся в подлинник документа.

7. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Федеральной службы (далее - Архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Федеральной службы.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

7.1. Составление номенклатур дел

7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Федеральной службе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Федеральной службе и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Федеральной службы, их виды, состав и содержание.

7.1.3. В Федеральной службе составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел Федеральной службы.

7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с Управлением делами, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Управление делами.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в Управление делами.

7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Управлением делами на основе номенклатур дел структурных подразделений.

7.1.6. Сводная номенклатура дел Федеральной службы подписывается начальником Управления делами, согласовывается с центральной экспертной комиссией Федеральной службы, с экспертной проверочной комиссией федерального архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается Руководителем. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Федеральной службе.

7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Федеральной службы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами. Второй - используется в Управлении делами в качестве рабочего. Третий - применяется в Архиве. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Федеральной службы.

7.1.11. Наименованиями разделов номенклатуры дел Федеральной службы являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Федеральной службы.

7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Федеральной службы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

7.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Федеральной службе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 07-05, где 07 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Федеральной службы или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с ВНИИДАДом по вопросам научно-методической работы

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с губернаторами субъектов Российской Федерации о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль" о работе автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой (примерной) номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

7.1.14. Если в течение года в Федеральной службе возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

7.2. Формирование и оформление дел

7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2.2. Дела формируются в Федеральной службе, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

7.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем в службу Управление делами или работнику структурного подразделения, ответственному за ведение делопроизводства, в зависимости от индекса номенклатуры дел для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Управлением делами.

7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

7.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Правовые акты и другие распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные приказами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.7. Дела Федеральной службы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной подписи. Оформление дел проводится работниками Управления делами и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и оформление дел, при методической помощи и под контролем Архива.

7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Федеральной службы; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Федеральной службы указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Федеральной службы; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Федеральной службы, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих правовые акты и другую распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Федеральной службы, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Федеральной службы по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

7.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.3. Организация оперативного хранения документов

7.3.1. С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в Архив.

7.3.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководства Управления делами. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дату его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя Руководителя, курирующего Управление делами, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Федеральной службы являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Федеральная служба образует Архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в Архив включает работу работников Управления делами и структурных подразделений, ответственных за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

8.1.2. Экспертиза ценности документов в Федеральной службе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Архив.

8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Федеральной службе создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях.

8.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Руководителем (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Федеральной службы непосредственно работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством работника Управления делами, ответственного за Архив.

8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Федеральной службы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Федеральной службы.

8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

8.1.11. В Федеральной службе в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника Управления делами, ответственного за Архив. По этим описям документы сдаются в Архив.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Федеральной службы, которую готовит Архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

8.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в Архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

8.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же". При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления делами и утверждается руководителем структурного подразделения.

При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

8.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

8.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются Руководителем только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого Федеральная служба имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей Федеральной службы. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения.

8.2. Подготовка и передача документов в Архив

8.2.1. В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в Архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.2.4. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления делами.

8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив работником Управления делами, ответственным за Архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Федеральной службы. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.

8.2.6. Прием каждого дела производится работником Управления делами, ответственным за Архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего Архивом и работника, передавшего дела.

Вместе с делами в Архив передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой базы данных включается в опись.

8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Федеральной службы, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Руководитель Федерального архивного агентства

В.П. Козлов