Приложение. Положение об отделе по работе с обращениями граждан Тюменской областной Думы

Приложение
к распоряжению
Председателя
Тюменской областной Думы
от 11 ноября 2011 г. N 170-рп

Положение
об отделе по работе с обращениями граждан Тюменской областной Думы

С изменениями и дополнениями от:

2 апреля 2013 г., 21 января 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Отдел по работе с обращениями граждан Тюменской областной Думы (далее - отдел) является структурным подразделением аппарата Тюменской областной Думы (далее - областная Дума).

1.2. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с депутатами областной Думы, помощниками депутатов, комитетами, постоянными комиссиями областной Думы, советниками председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы, структурными подразделениями аппарата областной Думы, органов государственной власти Тюменской области и субъектов Российской Федерации, а также органами местного самоуправления, учреждениями и организациями.

1.3. Правовую основу деятельности отдела составляют Конституция Российской Федерации, законодательство Российской Федерации и Тюменской области, Регламент Тюменской областной Думы, Инструкция по работе с обращениями граждан в Тюменской областной Думе, Инструкция по работе с документами в Тюменской областной Думе, настоящее Положение.

1.4. Служащие отдела несут ответственность за разглашение ставших им известными в ходе исполнения должностных обязанностей сведений, касающихся частной жизни гражданина, в соответствии с действующим законодательством.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 2 апреля 2013 г. N 57-рп в раздел 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

2. Функции отдела

2.1. Организация работы с обращениями граждан, поступившими в областную Думу, обеспечение их своевременного рассмотрения.

2.2. Осуществление в пределах полномочий деятельности по сбору, анализу и обобщению информации о практике применения нормативных правовых актов, принятых Тюменской областной Думой, в целях обеспечения принятия, изменения или признания утратившими силу нормативных правовых актов (мониторинга правоприменения).

2.3. Регистрация обращений граждан, поступивших в адрес председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы, председателей и заместителей председателей комитетов, постоянных комиссий областной Думы, руководителя аппарата областной Думы, а также документов по рассмотрению обращений.

2.4. Подготовка проектов ответов гражданам по вопросам, поставленным в обращениях.

2.5. Подготовка проектов сопроводительных писем и направление обращений на рассмотрение в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

2.6. Подготовка проектов запросов в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностным лицам о предоставлении информации, необходимой для всестороннего и полного рассмотрения поставленных в обращениях вопросов.

2.7. Осуществление упреждающего контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан.

2.8. Уведомление граждан о направлении обращения в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенции которых находится решение вопросов, а также о продлении срока рассмотрения обращений в областной Думе.

2.9. Организация и проведение личного приема граждан председателем областной Думы, заместителями председателя областной Думы.

2.10. Личный прием граждан служащими отдела: собеседование, правовые консультации, разъяснения на поставленные в обращениях вопросы.

2.11. Организация работы с обращениями, полученными на личном приеме.

2.12. Анализ состояния работы с обращениями граждан в областной Думе.

2.13. Анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в обращениях.

2.14. Подготовка не позднее 15 числа следующего за отчетным периодом месяца ежеквартальной информации о рассмотрении обращений граждан депутатами областной Думы.

2.15. Подготовка справочных, статистических, информационно-аналитических и методических материалов по вопросам ведения отдела.

2.16. Подготовка и размещение на официальном портале областной Думы графика личного приема граждан председателем областной Думы, заместителями председателя областной Думы, депутатами областной Думы.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 21 января 2015 г. N 9-рп пункт 2.17 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.17. Оказание помощникам депутатов консультационной помощи в процессе работы в системе электронного документооборота (далее- СЭД) по вопросам ведения отдела.

2.18. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 2.18

2.19. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 2.19

2.20. Оказание практической, методической, информационной помощи по вопросам ведения отдела помощникам депутатов областной Думы, служащим аппарата областной Думы, осуществляющим работу с обращениями граждан.

2.21. Разработка предложений и проведение мероприятий по совершенствованию работы с обращениями граждан в областной Думе.

2.22. Организация и проведение совещаний и семинаров с помощниками депутатов областной Думы по вопросам ведения отдела.

2.23. Подготовка проектов локальных правовых актов областной Думы, регулирующих работу с обращениями граждан.

2.24. Изучение опыта работы с обращениями граждан в законодательных органах государственной власти других субъектов Российской Федерации.

3. Структура отдела

3.1. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от замещаемой должности распоряжением председателя областной Думы в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 21 января 2015 г. N 9-рп в пункт 3.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. Служащие отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей распоряжением председателя областной Думы в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе.

3.3. Категории должностей государственных гражданских служащих отдела, численность служащих отдела устанавливаются штатным расписанием аппарата Тюменской областной Думы.

4. Обязанности государственных гражданских служащих отдела

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 2 апреля 2013 г. N 57-рп в подраздел 4.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

4.1. Начальник отдела

4.1.1. Руководит деятельностью отдела, обеспечивает выполнение возложенных на отдел функций, исполнение должностных обязанностей служащими отдела.

4.1.2. Согласовывает работу отдела с руководителем аппарата областной Думы, координирует работу отдела с руководителями структурных подразделений аппарата областной Думы.

4.1.3. Организует и осуществляет в отделе контроль за работой с обращениями граждан.

4.1.4. Ведет предварительную запись граждан на личный прием к председателю областной Думы, заместителям председателя областной Думы.

4.1.5. Организует и принимает участие в личном приеме граждан председателем областной Думы, заместителями председателя областной Думы согласно графику личного приема и предварительной записи граждан.

4.1.6. Ведет личный прием граждан, дает правовые консультации и разъяснения по интересующим их вопросам.

4.1.7. Осуществляет предварительное рассмотрение поступивших в областную Думу обращений.

4.1.8. Передает обращения для рассмотрения и резолюции председателю областной Думы, заместителям председателя областной Думы, председателям и заместителям председателей комитетов, постоянной комиссии областной Думы.

4.1.9. Рассматривает по поручению председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы обращения граждан, организует при необходимости проверки фактов, содержащихся в обращениях, сбор дополнительных материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений граждан.

4.1.10. Согласовывает с председателем областной Думы, заместителями председателя областной Думы, председателями, заместителями председателей комитетов, постоянной комиссии областной Думы подготовленные в отделе и представленные на подпись проекты ответов заявителям, сопроводительных писем и запросов в органы государственной власти, органы местного самоуправления, должностным лицам.

4.1.11. Организует упреждающий контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан исполнителями.

4.1.12. Организует и осуществляет контроль за подготовкой в отделе информационных и иных материалов по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

4.1.13. Организует подготовку информации по итогам работы депутатов областной Думы с обращениями граждан и направляет указанную информацию в адрес председателя областной Думы, депутатов областной Думы, руководителя аппарата областной Думы.

4.1.14. Направляет в правовое управление информацию о мониторинге правоприменения ежегодно.

4.1.15. Организует подготовку информации для размещения на официальном портале областной Думы.

4.1.16. Участвует в подготовке информации о деятельности областной Думы и ее аппарата.

4.1.17. Организует подготовку ежегодного отчета о работе отдела.

4.1.18. Осуществляет контроль за формированием и ведением текущего архива документов в отделе.

4.1.19. Организует и осуществляет контроль за подготовкой обращений граждан для передачи на постоянное хранение в архив.

4.1.20. Осуществляет контроль за подготовкой к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

4.1.21. Организует и осуществляет в отделе контроль за работой со служебной корреспонденцией.

4.1.22. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.1.22

4.1.23. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.1.23

4.1.24. Оказывает практическую, методическую, информационную помощь по вопросам ведения отдела помощникам депутатов областной Думы, служащим аппарата областной Думы, осуществляющим работу с обращениями граждан.

4.1.25. Организует подготовку и проведение совещаний и семинаров с помощниками депутатов областной Думы по вопросам ведения отдела.

4.1.26. Готовит проекты локальных правовых актов областной Думы по вопросам ведения отдела.

4.1.27. Визирует проекты распоряжений председателя областной Думы, другие документы по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

4.1.28. Осуществляет контроль за исполнением распоряжений председателя областной Думы, ответственность за выполнение которых возложена на отдел.

4.1.29. Ежеквартально представляет в отдел организационного обеспечения заседаний областной Думы информацию о ходе выполнения распоряжений председателя областной Думы, ответственность за выполнение которых возложена на отдел.

4.1.30. Информирует председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы, руководителя аппарата по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

4.1.31. Присутствует на заседаниях областной Думы, заседаниях комитетов и постоянных комиссий областной Думы.

4.1.32. Участвует в еженедельном аппаратном совещании при руководителе аппарата областной Думы.

4.1.33. Проводит аппаратное совещание со служащими отдела.

4.1.34. Вносит руководителю аппарата областной Думы предложения о структуре и штатной численности отдела, о графике отпусков служащих отдела, о применении к служащим отдела поощрений и дисциплинарных взысканий, об установлении, изменении, отмене надбавок к должностным окладам служащих отдела, о премировании служащих отдела, о направлении служащих отдела на повышение квалификации, в служебные командировки.

4.1.35. Подписывает документы в пределах своей компетенции.

4.1.36. Визирует документы по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 21 января 2015 г. N 9-рп в пункт 4.1.37 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1.37. Подписывает табель учета служебного (рабочего) времени служащих отдела.

4.1.38. Дает поручения служащим отдела по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

4.1.39. Вносит предложения председателю областной Думы, руководителю аппарата областной Думы о возложении обязанностей временно отсутствующего служащего отдела (в случае отпуска, болезни и т.д.).

4.1.40. Составляет годовой отчет о своей профессиональной служебной деятельности.

4.1.41. Исполняет другие обязанности в соответствии с должностным регламентом.

4.2. Заместитель начальника отдела

4.2.1. Ведет личный прием граждан, дает правовые консультации и разъяснения по интересующим их вопросам.

4.2.2. Осуществляет предварительное рассмотрение поступивших в областную Думу обращений.

4.2.3. Осуществляет сбор дополнительных материалов и документов, необходимых для всестороннего и полного рассмотрения обращений граждан.

4.2.4. Осуществляет в соответствии с поручениями начальника отдела дополнительные проверки фактов, изложенных в обращениях граждан.

4.2.5. Готовит проекты ответов гражданам на поставленные в обращениях вопросы.

4.2.6. Готовит проекты сопроводительных писем для направления обращений на рассмотрение в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

4.2.7. Готовит проекты запросов в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностным лицам о предоставлении информации, необходимой для всестороннего и полного рассмотрения вопросов, поставленных в обращениях граждан.

4.2.8. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.2.8

4.2.9. Готовит информацию об изменениях в нормативных правовых актах, регулирующих работу с обращениями граждан (в течение трех рабочих дней с момента вступления в законную силу нормативного правового акта), для размещения на официальном портале областной Думы.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 21 января 2015 г. N 9-рп пункт 4.2.10 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2.10. Готовит ежеквартально, не позднее 15 числа следующего за отчетным периодом месяца, информационно-аналитический обзор и сводный отчет в виде статистической информации о рассмотрении обращений граждан, поступивших в адрес депутатов областной Думы.

4.2.11. Проводит анализ состояния работы с обращениями граждан, а также вопросов, поставленных заявителями в обращениях, для подготовки информационных и аналитических материалов о состоянии работы с обращениями граждан в областной Думе.

4.2.12. Принимает участие в подготовке проектов локальных правовых актов областной Думы, регулирующих работу с обращениями граждан.

4.2.13. Принимает участие в подготовке материалов для проведения совещаний, семинаров с помощниками депутатов областной Думы по вопросам ведения отдела.

4.2.14. Консультирует помощников депутатов областной Думы по вопросам действующего законодательства, регулирующего работу с обращениями граждан.

4.2.15. Взаимодействует со структурными подразделениями аппарата областной Думы, помощниками депутатов областной Думой по вопросам ведения отдела.

4.2.16. Изучает и анализирует материалы и правовые акты по работе с обращениями граждан законодательных органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

4.2.17. Вносит начальнику отдела предложения по совершенствованию работы с обращениями граждан.

4.2.18. Составляет годовой отчет о своей профессиональной служебной деятельности.

4.2.19. Выполняет поручения начальника отдела в пределах компетенции отдела.

4.2.20. Исполняет другие обязанности в соответствии с должностным регламентом.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 2 апреля 2013 г. N 57-рп в подраздел 4.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

4.3. Консультант отдела

4.3.1. Готовит проекты ответов гражданам на поставленные в обращениях вопросы.

4.3.2. Готовит проекты сопроводительных писем для направления обращений на рассмотрение в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

4.3.3. Готовит проекты запросов в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностным лицам о предоставлении информации, необходимой для всестороннего и полного рассмотрения вопросов, поставленных в обращениях граждан.

4.3.4. Осуществляет сбор дополнительных материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений граждан.

4.3.5. Составляет номенклатуру дел отдела и передает ее в отдел корреспонденции и документооборота областной Думы.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 21 января 2015 г. N 9-рп пункт 4.3.6 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3.6. Принимает участие в подготовке ежеквартального информационно-аналитического обзора и сводного статистического отчета о рассмотрении обращений граждан депутатами областной Думы.

4.3.7. Осуществляет подготовку информации по мониторингу правоприменения в рамках компетенции отдела.

4.3.8. Представляет в управление по обеспечению информационной политики областной Думы ежеквартально, не позднее 25 числа следующего за отчетным периодом месяца, информационно-аналитический обзор по итогам работы с обращениями граждан для размещения на официальном портале областной Думы.

4.3.9. Принимает участие в подготовке материалов для проведения совещаний, семинаров по вопросам ведения отдела.

4.3.10. Поддерживает в актуальном состоянии информацию о порядке обращения граждан в областную Думу на официальном портале областной Думы.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 21 января 2015 г. N 9-рп пункт 4.3.11 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3.11. Оказывает помощникам депутатов консультационную помощь в процессе работы в СЭД по вопросам ведения отдела.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 21 января 2015 г. N 9-рп пункт 4.3.12 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3.12. Готовит ответы на наиболее часто задаваемые вопросы граждан для размещения на официальном портале областной Думы.

4.3.13. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.3.13

4.3.14. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.3.14

4.3.15. Принимает участие в подготовке проектов локальных правовых актов областной Думы, регулирующих работу с обращениями граждан.

4.3.16. Взаимодействует со структурными подразделениями аппарата областной Думы, помощниками депутатов областной Думой по вопросам ведения отдела.

4.3.17. Изучает и анализирует материалы и правовые акты по работе с обращениями граждан законодательных органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

4.3.18. Вносит начальнику отдела предложения по совершенствованию работы с обращениями граждан.

4.3.19. Составляет годовой отчет о своей профессиональной служебной деятельности.

4.3.20. Выполняет поручения начальника отдела в пределах компетенции отдела.

4.3.21. Исполняет другие обязанности в соответствии с должностным регламентом.

4.4. Ведущий специалист отдела

4.4.1. Ведет делопроизводство отдела согласно установленной номенклатуре дел.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 21 января 2015 г. N 9-рп в пункт 4.4.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4.2. Регистрирует обращения граждан, поступившие в адрес председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы, председателей, заместителей председателей комитетов и постоянных комиссий областной Думы, руководителя аппарата областной Думы, а также документы по рассмотрению обращений с использованием СЭД, готовит ежемесячно информацию об исполнении указанных обращений.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 21 января 2015 г. N 9-рп в пункт 4.4.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4.3. Регистрирует служебные документы, поступающие в отдел, с использованием СЭД, готовит ежемесячно информацию об исполнении документов.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 21 января 2015 г. N 9-рп в пункт 4.4.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4.4. Не реже двух раз в день отслеживает поступление обращений в форме электронных документов на электронный адрес Reception@duma72.ru из интернет-приемной областной Думы, направляет электронную регистрационную карточку обращения в приемную соответствующего депутата.

4.4.5. Сканирует документы по рассмотрению обращений граждан для их направления в форме электронного документа.

4.4.6. Обеспечивает отправку исходящей корреспонденции по обращениям граждан через отдел корреспонденции и документооборота областной Думы.

4.4.7. Не позднее 5 дней до истечения срока рассмотрения обращений граждан, зарегистрированных в отделе, в порядке упреждающего контроля доводит до сведения исполнителей и начальника отдела соответствующую информацию.

4.4.8. Обеспечивает копирование обращений граждан, документов по их рассмотрению.

4.4.9. Формирует обращения граждан, документы по их рассмотрению в дела, обеспечивает их сохранность.

4.4.10. Осуществляет подготовку обращений граждан для передачи на постоянное хранение в архив.

4.4.11. Осуществляет подготовку к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

4.4.12. Ежеквартально, не позднее 15 числа следующего за отчетным периодом месяца, на основании предоставленных помощниками депутатов областной Думы сведений готовит информацию о графике личного приема граждан депутатами областной Думы с указанием лиц, ответственных за организацию приема, а также адреса, номеров телефонов, по которым можно получить информацию справочного характера.

4.4.13. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.4.13

4.4.14. Осуществляет ведение перечня распоряжений председателя областной Думы, ответственность за выполнение которых возложена на отдел, а также подготовку сводной информации о ходе их исполнения.

4.4.15. Взаимодействует с непосредственными исполнителями распоряжений председателя областной Думы с целью подготовки ежеквартальной информации о ходе выполнения данных распоряжений.

4.4.16. Ежеквартально, не позднее 25 числа последнего месяца квартала, готовит информацию о ходе исполнения распоряжений председателя областной Думы, ответственность за выполнение которых возложена на отдел, и представляет ее начальнику отдела.

4.4.17. Взаимодействует со служащими отдела организационного обеспечения заседаний областной Думы по вопросам подготовки информации о выполнении распоряжений председателя областной Думы.

4.4.18. Осуществляет обеспечение служащих отдела через Управление делами областной Думы необходимыми материалами и канцелярскими принадлежностями.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 21 января 2015 г. N 9-рп в пункт 4.4.19 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4.19. Ведет табель учета служебного (рабочего) времени служащих отдела, подписывает у начальника отдела и ежемесячно сдает в управление государственной службы и кадров областной Думы.

4.4.20. Взаимодействует со структурными подразделениями аппарата областной Думы, помощниками депутатов областной Думой по вопросам, связанным с ведением делопроизводства в областной Думе.

4.4.21. Изучает и анализирует материалы и правовые акты по делопроизводству законодательных органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

4.4.22. Вносит начальнику отдела предложения по совершенствованию работы отдела.

4.4.23. Составляет годовой отчет о своей профессиональной служебной деятельности.

4.4.24. Выполняет поручения начальника отдела в пределах компетенции отдела.

4.4.25. Исполняет другие обязанности в соответствии с должностным регламентом.

5. Заключительные положения

Изменения в настоящее Положение вносятся распоряжением председателя областной Думы по предложению начальника отдела и представлению руководителя аппарата областной Думы.