Приложение 2

Приложение 2
к распоряжениюПредседателя
Тюменской областной Думы
от 28 июня 2011 г. N 109-рп

1. В пункте 1.8:

1) абзац второй изложить в следующей редакции:

"обращение гражданина - направленное в областную Думу или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина;";

2) в абзаце третьем слова "в письменном виде" исключить;

3) в абзаце восьмом после слова "должностными" дополнить словами "либо уполномоченными";

4) после абзаца восьмого дополнить абзацем следующего содержания:

"электронное обращение - обращение, поступившее в интернет-приемную областной Думы (далее - интернет-приемная), на официальный электронный адрес областной Думы либо на электронный адрес депутата областной Думы;";

5) дополнить абзацем следующего содержания:

"идентичное обращение - обращение от одного и того же лица (группы лиц), поступившее по другому каналу связи, но одинаковое по содержанию с первичным обращением;".

2. Первое предложение пункта 2.1 изложить в следующей редакции:

"2.1. Письменные, устные и электронные обращения подлежат обязательной регистрации с использованием автоматизированной информационной системы "Обращения граждан" (далее - АИС).".

3. В пункте 2.2:

1) после слова "Письменные" дополнить словами "и электронные";

2) дополнить абзацем следующего содержания:

"Поступление электронных обращений из интернет-приемной в АИС отслеживается сотрудником отдела по работе с обращениями граждан и помощником депутата областной Думы не реже двух раз в день.".

4. Раздел 2 дополнить новым пунктом 2.5 следующего содержания, изменив последующую нумерацию пунктов:

"2.5. Электронные обращения после поступления в отдел по работе с обращениями граждан либо в приемную депутата распечатываются для регистрации и последующей работы.

Печать обращений, поступивших через интернет-приемную, осуществляется в виде заданной в АИС формы (приложение 1).

Печать обращений, поступивших на электронный адрес областной Думы либо на электронный адрес депутата, осуществляется таким образом, чтобы отображался электронный адрес, а также имеющиеся контактные данные отправителя письма.".

5. Пункты 2.5 - 2.8 изложить в следующей редакции:

"2.6. При регистрации обращения в АИС заполняется электронная регистрационная карточка (далее - ЭРК), в которую вносится имеющаяся информация о поступившем обращении и его отправителе. Одновременно обращение проверяется на повторность поступления, при наличии чего делается отметка в ЭРК.

2.7. При сохранении ЭРК обращению автоматически присваивается регистрационный номер.

Регистрационный номер первичного обращения состоит из буквенного обозначения ("ОДЛ" - в отделе по работе с обращениями граждан, "ОД" - в приемных депутатов), номера избирательного округа депутата, записанного через дефис порядкового номера поступления в пределах календарного года, записанные через дробь две последние цифры года поступления обращения, например: ОД1-117/11.

2.8. Регистрационный номер повторного обращения состоит из регистрационного номера первичного обращения с добавлением записанного через дефис номера, кратного числу повторности обращения в скобках, например: ОД1-117/11-2.

В случае поступления идентичного обращения до подписания окончательного ответа заявителю обращение приобщается к материалам первичного обращения с отметкой в АИС о дате и форме поступления идентичного обращения. В случае поступления идентичного обращения после подписания окончательного ответа заявителю обращение регистрируется как первичное с соответствующей отметкой в АИС.

2.9. В процессе работы с обращением в ЭРК дополнительно вносятся сведения об этапах рассмотрения обращения: направление запроса для предоставления дополнительной информации по обращению, переадресация обращений соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (далее - переадресация обращения по компетенции), получение входящих документов по рассмотрению обращения, направление уведомлений, ответов заявителю.

В случае регистрации электронного обращения в АИС после сохранения ЭРК на имеющийся адрес электронной почты заявителя направляется автоматически сформированное уведомление с регистрационным номером и PIN-кодом обращения для доступа на страницу своего обращения в интернет-приемной. В случае с письменными обращениями регистрационный номер и PIN-код сообщается гражданину в письменном уведомлении о переадресации обращения по компетенции.".

6. Раздел 2 дополнить пунктом 2.11 следующего содержания:

"2.11. При необходимости зарегистрированные письменные обращения, а также документы по их рассмотрению сканируются сотрудником отдела по работе с обращениями граждан либо помощником депутата, после чего полученные электронные образы прикрепляется к ЭРК обращения.".

7. Наименование раздела 3 изложить в следующей редакции:

"3. Рассмотрение обращений".

8. Пункт 3.1 изложить в следующей редакции:

"3.1. Письменные и электронные обращения, поступившие в областную Думу и относящиеся к компетенции областной Думы, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, за исключением случаев, установленных пунктами 4.4, 4.6 настоящей Инструкции.".

9. В пункте 3.2. слова "в связи с обращением гражданина" исключить.

10. В пунктах 3.3, 3.4 и подпункте 3.4.1 после слова "письменные" в соответствующем падеже дополнить словами "и электронные" в соответствующем падеже.

11. В абзаце четвертом подпункта 3.4.1 после слов "о переадресации обращения" дополнить словами "(для электронных обращений обязателен адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме)".

12. Пункт 3.5 изложить в следующей редакции:

"3.5. Поручения к исполнению обращений оформляются на бланках установленной формы либо могут быть оформлены как резолюции на самих обращениях.".

13. Пункт 3.6 изложить в следующей редакции:

"3.6. Содержание резолюции (поручения) заносится в ЭРК АИС.".

14. В подпункте 3.6.1 после слова "дата" дополнить словами ", регистрационный номер документа, к которому относится поручение".

15. В подпункте 3.6.2 третье предложение исключить.

16. Пункт 3.8 изложить в следующей редакции:

"3.8. Обращение вместе с поручением и приложенными к нему документами передается исполнителям в день наложения резолюции или не позднее следующего дня, о чем делается отметка в АИС.".

17. В пунктах 3.9, 3.11 и подпункте 3.11.1 слово "письменное" в соответствующем числе и падеже исключить.

18. Пункт 3.10. изложить в следующей редакции:

"3.10. В государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам могут направляться запросы о предоставлении дополнительных документов и материалов для рассмотрения обращения, при необходимости с приложением копии обращения заявителя.".

19. Пункт 3.12 изложить в следующей редакции:

"3.12. В случае переадресации зарегистрированного письменного либо электронного обращения для рассмотрения от одного депутата другому одновременно осуществляется переадресация ЭРК обращения в АИС.".

20. Пункт 3.14 дополнить абзацем следующего содержания:

"В случае отсутствия в электронном обращении почтового адреса заявителя в реквизит "Адресат" в исходящем ответе на обращение вместо почтового адреса заносится имеющийся адрес электронной почты.".

21. В пункте 3.15:

1) слова "электронную регистрационную карточку" заменить словом "ЭРК";

2) слова "или другую учетную форму" исключить.

22. Пункт 3.17 изложить в следующей редакции:

"3.17. Подготовленный проект исходящего документа по обращению подписывается должностным лицом, в адрес которого поступило обращение, либо уполномоченным им лицом.

Документы по обращениям, поступившим в адрес председателя областной Думы и его заместителей, председателей и заместителей председателей комитетов и постоянной комиссии областной Думы, передаются исполнителями для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.".

23. Пункт 3.18 дополнить абзацем следующего содержания:

"Исходящие документы, предназначенные для отправки на адрес электронной почты заявителя, сканируются и направляются заявителю в виде электронных копий сотрудником отдела по работе с обращениями граждан либо помощником депутата областной Думы.".

24. Пункт 3.20 изложить в следующей редакции:

"3.20. Обращения и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с Инструкцией по работе с документами в Тюменской областной Думе и хранятся в течение срока полномочий депутатов в отделе по работе с обращениями граждан (обращения, рассмотренные председателем областной Думы и его заместителями, председателями и заместителями председателей комитетов и комиссии областной Думы) и в приемных депутатов областной Думы (обращения, рассмотренные депутатами областной Думы).

Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.".

25. Пункт 3.21 изложить в следующей редакции:

"3.21. Экспертиза ценности документов, оформление документов и дел к уничтожению либо для передачи на хранение в Государственный архив Тюменской области осуществляется в соответствии с Инструкцией по работе с документами в Тюменской областной Думе.

Экспертиза ценности поступивших в адрес депутата обращений вместе с документами по их рассмотрению, а также их оформление для уничтожения либо передачи на хранение в Государственный архив Тюменской области и муниципальные архивы осуществляется заблаговременно, но не позднее двух недель до окончания срока полномочий депутата областной Думы и только с согласия депутата.".

26. В пунктах 4.2, 4.6 слово "письменное" в соответствующем числе и падеже исключить.

27. В пункте 4.4 после слов "судебное решение," дополнить словами "в течение семи дней".

28. В пункте 4.6:

1) после слов "о чем" дополнить словами "в течение семи дней";

2) после слов "поддаются прочтению" дополнить словами "либо имеется адрес электронной почты".

29. Раздел 5 изложить в следующей редакции:

"5. Функционирование АИС.".

5.1. Функционирование АИС обеспечивают отдел по работе с обращениями граждан, помощники депутатов областной Думы и информационно-аналитическое управление областной Думы.

5.2. АИС включает в себя три программных модуля: основной модуль "Обращения граждан", модуль "Приемная депутата Тюменской областной Думы", модуль "Интернет-приемная Тюменской областной Думы".

5.3. Основной программный модуль "Обращения граждан" (далее - модуль "Обращения граждан"), установленный на рабочих местах сотрудников отдела по работе с обращениями граждан, формирует единую базу обращений граждан, поступивших в Тюменскую областную Думу.

5.4. Программный модуль "Приемная депутата Тюменской областной Думы" (далее - модуль "Приемная депутата") - веб-приложение, обеспечивающее удаленный доступ депутатов Тюменской областной Думы и их помощников к базе обращений граждан, поступивших в приемные депутатов.

Доступ депутатов областной Думы, их помощников к модулю "Приемная депутата" осуществляется по интернет-адресу - http://obr.duma72.ru.

5.5. Программный модуль "Интернет-приемная" - приложение, позволяющее гражданину через официальный портал Тюменской областной Думы в сети Интернет направлять обращение в областную Думу, а впоследствии - отслеживать этапы и результат рассмотрения своего обращения.

5.5.1. Доступ граждан к модулю "Интернет-приемная" осуществляется через официальный портал Тюменской областной Думы (www.duma72.ru) в разделе "Работа с обращениями граждан" или по ссылке "Задайте вопрос", размещенной на каждой персональной странице депутата областной Думы.

5.5.2. Информация об этапах рассмотрения обращения отображается в модуле в виде информационных полей, формируемых из ЭРК обращений в АИС.

5.5.3. Ответственность за содержание информационных полей в модуле "Интернет-приемная" несут:

- по обращениям, зарегистрированных на имя председателя, заместителей председателей областной Думы, председателей и заместителей председателей комитетов и комиссии областной Думы, - сотрудники отдела по работе с обращениями граждан;

- по обращениям, зарегистрированных на имя депутатов областной Думы, - помощники соответствующих депутатов.

5.6. Администрирование АИС, а также консультационную помощь пользователям при работе с АИС осуществляют ответственный сотрудник отдела по работе с обращениями граждан и сотрудники информационно-аналитического управления областной Думы.

5.6.1. Сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, ответственный за администрирование АИС:

- обеспечивает ведение и поддержку в актуальном состоянии справочников АИС: "Социальное положение", "Категории льгот", "Города, районы", "Тематика обращений", "Работники", "Номенклатура дел обращений", "Журналы регистрации обращений";

- корректирует шаблоны почтовых уведомлений в формате Word (о регистрации обращения, продлении срока рассмотрения и отправке ответа на обращение), отправляемых гражданам на электронный адрес;

- удаляет по заявке пользователей ошибочно созданные ЭРК обращений;

- анализирует потребности в предоставлении информации о поступающих обращениях, результатах их рассмотрения;

- осуществляет обучение сотрудников отдела по работе с обращениями граждан, помощников депутатов Тюменской областной Думы работе с АИС;

- обобщает и анализирует замечания пользователей по эксплуатации АИС и передает информацию об отмеченных недостатках в информационно-аналитическое управление Тюменской областной Думы;

- следит за обеспечением целостности, достоверности и сохранности циркулирующих в АИС данных;

- готовит с использованием возможностей АИС статистические сведения о поступивших в адрес депутатов областной Думы обращениях граждан, результатах их рассмотрения.

5.6.2. Сотрудники информационно-аналитического управления областной Думы:

- выполняют системное администрирование базового программного обеспечения АИС:

для модулей "Обращения граждан" и "Интернет-приемная" - системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM;

для модуля "Приемная депутата" - системы управления веб-проектами "1С-Битрикс";

- выполняют регистрацию пользователей, ответственных за работу в модулях "Обращения граждан" и "Приемная депутата";

- обеспечивают интеграцию модуля "Интернет-приемная" и официального портала Тюменской областной Думы;

- в течение месяца после даты окончания срока полномочий депутата закрывают доступ к АИС соответствующему депутату областной Думы, его помощникам. ЭРК обращений граждан, документов по их рассмотрению помещают в электронный архив АИС.".

30. В пунктах 6.1, 6.7, 6.18 после слов "заместители председателя областной Думы" в соответствующем падеже дополнить словами ", председатели и заместители председателей комитетов и постоянной комиссии областной Думы" в соответствующем падеже.

31. Пункт 6.2 изложить в следующей редакции:

"6.2. Информация о графике приема граждан должностными лицами областной Думы готовится в отделе по работе с обращениями граждан, в том числе на основании предоставляемой помощниками депутатов информации по установленной форме (приложение 5), ежеквартально обновляется и размещается на информационных стендах в здании областной Думы, а также на официальном портале областной Думы.".

32. Раздел 6 дополнить новым пунктом 6.3 следующего содержания, изменив последующую нумерацию пунктов:

"6.3. Прием граждан председателями и заместителями председателей комитетов и постоянной комиссии областной Думы проводится по вопросам, решение которых входит в ведение соответствующего комитета.".

33. В пунктах 6.3, 6.6 после слова "председатель" в соответствующем падеже дополнить словами ", заместители председателя областной Думы, председатели и заместители председателей комитетов и постоянной комиссии" в соответствующем падеже.

34. Пункт 6.11 изложить в следующей редакции:

"6.11. В ходе проведения личного приема информация о заявителе, содержание обращения заносится сотрудником отдела по работе с обращениями граждан либо помощником депутата в ЭРК АИС.".

35. Пункт 6.17 исключить.

36. Подпункт 6.19.1 исключить, изменив последующую нумерацию подпунктов.

37. В подпункте 6.19.2 после слов "подлежат регистрации" дополнить словами "в порядке, установленном настоящей Инструкцией.".

38. В пункте 7.2:

1) после слова "Письменные" дополнить словами "и электронные";

2) во втором абзаце слово "письменных" исключить.

39. В пункте 7.4 после слов "заместителям председателя областной Думы" дополнить словами ", председателям и заместителям председателей комитетов и постоянной комиссии областной Думы".

40. Пункт 7.5 дополнить абзацем следующего содержания:

"Не является основанием для снятия с контроля направление промежуточного ответа заявителю о переадресации обращения по компетенции либо о продлении срока рассмотрения обращения.".

41. Пункт 8.1 изложить в следующей редакции:

"8.1. Обращения граждан систематически изучаются и обобщаются с целью выявления проблем, изучения общественного мнения по тому или иному вопросу на определенной территории, в избирательных округах, определения круга обращающихся лиц в разрезах социального положения, льготной категории и других.".

42. В пункте 8.2:

1) в первом абзаце слова "и статистической информации по установленным формам" исключить;

2) после слов "направляет ее" дополнить словами "за подписью депутата";

3) второй абзац исключить.

43. В пункте 8.4 слово "сводной" исключить.

44. Приложение 1 к Инструкции изложить в следующей редакции:

Приложение 1
(к п. 2.5)

                        Интернет-приемная

                    Тюменской областной Думы

Кому
От кого
Почтовый адрес
Телефон
Электронная почта
Социальное положение
Категория льгот
Дата обращения
Обращение

45. В приложении 2 к Инструкции слова "Приложение 2 (к п. 2.9)" заменить словами "Приложения 2 (к п. 2.10)".

46. В приложении 2а к Инструкции слова "Приложение 2а (к п. 2.9.)", заменить словами "Приложение 2а (к п. 2.10.)".

47. Приложение 5 к Инструкции изложить в следующей редакции:

Приложение 5
(к п. 6.2)

                              График

    личного приема граждан депутатом Тюменской областной Думы

           (по состоянию на ______________ 201__ года)

N п/п	ФИО депутата	Место приема	Время приема	Ответственные за организацию приема, телефон	Примечания
1.
2.

Помощник депутата ________________ ______________________________________

                     (подпись)             (расшифровка подписи)