Приложение N 2. Перечень документов, представляемых Субъектом контроля

Приложение N 2
к Административному регламенту

Перечень
документов, представляемых Субъектом контроля:

1. Перечень документов, представляемых государственными, муниципальными архивами:

1) учредительные, правоустанавливающие документы:

устав;

положение об архивном отделе (управлении, секторе);

положения о проверяемых структурных подразделениях архива;

должностные инструкции, должностные регламенты сотрудников, направления работы которых подлежит проверке;

2) организационно-распорядительные документы:

приказы директора государственного архива, постановления (распоряжения) органов местного самоуправления МО, относящиеся к основной деятельности архива, в том числе о назначении ответственных, возложении обязанностей;

положение о СИФ, НСБ архива;

положения о дирекции и комиссиях архива (экспертной, методической и др.);

протоколы заседаний и решения дирекции, комиссий; инструкция по делопроизводству; номенклатура дел;

инструкция о порядке работы архива при чрезвычайных ситуациях;

инструкция об охранном режиме архива; инструкция о мерах пожарной безопасности в архиве;

договоры с охранными предприятиями, акты, предписания органов надзора за охранным и пожарным режимами;

схема эвакуации людей и документов;

3) планово-отчетные документы:

основные направления развития архивного дела и отчеты об их выполнении за проверяемый период;

отраслевые разделы программы социально-экономического развития, отчеты о ходе их реализации;

акты и справки по итогам предыдущей проверки;

4) учетные документы:

порядок учета документов;

схема учета документов;

паспорт архива и пояснительная записка к нему;

сведения об изменениях в составе и объеме фондов;

книги учета поступлений документов;

список фондов;

листы и карточки фондов;

листы учета аудиовизуальных документов;

дела фондов;

реестр описей;

описи дел;

паспорт архивохранилища;

список фондов, содержащих особо ценные документы;

опись (или номерник) особо ценных дел;

реестр описей (номерников) особо ценных дел, документов;

опись страхового фонда;

карточки постеллажного и пофондового топографических указателей; карты-заместители;

карточки учета архивных документов с повреждениями носителя;

текста;

книга учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища;

книга учета выдачи дел во временное пользование;

карточки учета необнаруженных архивных документов;

карточки учета технического состояния аудиовизуальных документов;

журнал учета температурно-влажностного режима;

5) документы по работе с источниками комплектования: список организаций - источников комплектования архива;

список физических лиц (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования архива;

наблюдательные дела организаций - источников комплектования архива;

контрольные описи дел организаций - источников комплектования архива;

планы-графики приема документов на постоянное хранение в архив, утверждения и согласования описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, согласования номенклатур дел, положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству;

базы данных по работе с источниками комплектования;

договоры об отношениях и сотрудничестве с организациями негосударственной собственности, физическими лицами - источниками комплектования архива;

документы по проведению и учету лекций, семинаров, учеб лиц, ответственных за делопроизводство и архив организаций - источников комплектования;

6) документы по использованию архивных документов: каталоги, указатели, обзоры документов;

книги (базы данных) регистрации поступающих запросов; заявления, письма граждан и организаций о получении архивной справки по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справок; порядок работы читального зала архива; личные дела пользователей;

журнал учета посетителей и тематики исследований; тематико-экспозиционные планы выставок;

тексты лекций, экскурсий, школьных уроков, опубликованных теле-, радиопередач, статей в СМИ, Интернете;

журналы учета проведения лекций, экскурсий, школьных уроков;

журналы учета опубликованных теле-, радиопередач, статей в СМИ, Интернете.

2. Перечень документов, представляемых Субъектом контроля (исключая государственные и муниципальные архивы):

1) Организационно-распорядительные и планово-отчетные документы: приказы (распоряжения) о назначении ответственных, возложении обязанностей, создании экспертной комиссии;

положение об архиве;

положение об экспертной комиссии (далее - ЭК); протоколы заседаний и решения ЭК;

инструкция по делопроизводству; номенклатура дел;

инструкция об охранном режиме архива;

инструкция о мерах пожарной безопасности в архиве;

схема эвакуации людей и документов;

акты и справки по итогам предыдущей проверки; план работы архива;

2) Учетные документы:

паспорт архива организации и пояснительная записка к нему;

книга учета поступления и выбытия документов;

список фондов;

лист фонда;

дело фонда;

реестр описей;

описи дел;

паспорт архивохранилища;

опись особо ценных дел;

карточки постеллажного и пофондового топографических указателей; книга учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища;

книга учета выдачи дел во временное пользование; карточки учета необнаруженных архивных документов; журнал учета температурно-влажностного режима;

3) Документы по использованию архивных документов:

книги (базы данных) регистрации поступающих запросов;

заявления, письма граждан и организаций о получении архивной справки по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справок.