Приложение. Положение о системе электронного документооборота и делопроизводства

Приложение
к распоряжениюПравительства
Тюменской области
от 23 апреля 2012 г. N 636-рп

Положение
о системе электронного документооборота и делопроизводства

С изменениями и дополнениями от:

21 января 2013 г., 17 марта 2014 г., 22 сентября 2015 г., 25 марта, 21 июня 2016 г.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 25 марта 2016 г. N 120-п в пункт 1 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 апреля 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

1. В настоящем Положении термины используются в следующих значениях:

СЭД - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Оператор СЭД - уполномоченная организация, обеспечивающая технологическое и консультативное сопровождение СЭД, поддержание СЭД в рабочем состоянии, а также ее функциональное развитие.

Автоматизированное рабочее место - персональный компьютер и (или) мобильное устройство с установленным на нем специализированным программным обеспечением СЭД, подключенный к СЭД.

Участник СЭД - исполнительный орган государственной власти Тюменской области, государственное учреждение Тюменской области, эксплуатирующие СЭД; иной орган или учреждение, присоединившееся к СЭД на основании соглашения об организации информационного взаимодействия.

Пользователь СЭД - сотрудник исполнительного органа государственной власти Тюменской области, сотрудник государственного учреждения Тюменской области, эксплуатирующие СЭД; сотрудник иного органа, учреждения, присоединившегося к СЭД на основании соглашения об организации информационного взаимодействия.

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

Бумажный документ - документ, изготовленный на бумажном носителе, оформленный по общим правилам делопроизводства и имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать.

Электронный документ - документ, созданный в соответствии с приложением N 2 к настоящему Положению и хранящийся в СЭД в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, оформленный по общим правилам делопроизводства и имеющий реквизиты бумажного документа.

Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная электронной подписью пользователя СЭД, вводящего его в СЭД, и созданного в соответствии с приложением N 2 к настоящему Положению.

Электронный документ, заверенный электронной подписью - документ, имеющий электронную подпись пользователя СЭД, уполномоченного на его подписание.

Электронный документ, согласованный электронной подписью - документ, имеющий электронную подпись пользователя СЭД, уполномоченного на его согласование.

Регистрационно-контрольная карточка (РКК) - карточка документа, содержащая всю информацию о нем и его состоянии;

Входящие документы - поступившие электронные или бумажные документы, в том числе обращения граждан.

Иные понятия используются в настоящем распоряжении в значениях, аналогичных используемым в федеральном законодательстве.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 25 марта 2016 г. N 120-п в пункт 2 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 апреля 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Движение в исполнительном органе государственной власти Тюменской области и государственном учреждении Тюменской области документов, предусмотренных номенклатурой дел данного органа, учреждения (документооборот органа), осуществляется исключительно посредством СЭД (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 3 настоящего положения) при:

- регистрации входящих документов (при регистрации входящих документов формируется регистрационно-контрольная карточка по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению);

- подготовке и подписании резолюций к входящим документам;

- контроле сроков исполнения входящих документов;

- подготовке и согласовании исходящих документов;

- регистрации исходящих документов;

- подготовке и регистрации приказов исполнительных органов государственной власти Тюменской области, локальных нормативных актов государственных учреждений Тюменской области;

- регистрации письменных и устных обращений граждан (при регистрации обращений формируется регистрационно-контрольная карточка по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению);

- контроле сроков ответов на письменные и устные обращения;

- подготовке писем о направлении обращений граждан по компетенции и соответствующих уведомлений гражданам о перенаправлении обращений;

- формировании, исполнении и контроле исполнения поручений;

- подготовке и согласовании распоряжений исполнительных органов государственной власти Тюменской области, локальных нормативных актов государственных учреждений Тюменской области;

- подготовке и согласовании проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Тюменской области.

Регламенты выполнения типовых операций в СЭД (в том числе регистрация входящей корреспонденции, регистрации исходящей корреспонденции, работа со вспомогательными справочниками), а также список сокращенных наименований и кодов для участников СЭД размещаются уполномоченным органом по организационному и методологическому обеспечению работы пользователей СЭД на Официальном портале органов государственной власти Тюменской области и в СЭД.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Тюменской области от 21 января 2013 г. N 27-рп пункт 2 настоящего приложения дополнен подпунктом 2.1

2.1. Закон, принятый областной Думой, а также постановление о его принятии, направленные Губернатору области для обнародования, регистрируются в СЭД, а затем направляются на соответствующее согласование и на подписание Губернатору Тюменской области в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства Тюменской области, утвержденным постановлением Правительства Тюменской области от 20.09.2007 N 220-п.

3. Не допускается создание в СЭД электронного документа, содержащего информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами, региональными правовыми актами.

4. Электронные документы оформляются в СЭД в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству Участника СЭД. При этом электронные документы оформляются в СЭД с использованием соответствующих редакторов, шрифтом Arial размером 13 с междустрочным одинарным интервалом. При оформлении объемных приложений к документам в табличном исполнении допускается уменьшение размера шрифта до 10.

5. Обмен электронными документами между исполнительными органами государственной власти Тюменской области, государственными учреждениями Тюменской области осуществляется в формате OpenDocument Format в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300 - 2010 либо PDF.

6. Для подтверждения юридической значимости электронных документов и электронных образов документов в СЭД используется сертификат электронной подписи, выданный удостоверяющим центром оператора СЭД либо удостоверяющим центром, входящим в единую систему удостоверяющих центров в области электронной цифровой подписи. Хранение и использование ключей электронной подписи осуществляется согласно регламенту удостоверяющего центра, выдавшего сертификат электронной подписи.

7. Электронный документ, заверенный электронной подписью, приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при выполнении следующих условий:

- лицо, заверившее электронной подписью электронный документ, имеет право на подписание данного документа согласно должностному регламенту, трудовому договору;

- лицо, заверившее электронной подписью электронный документ, идентично лицу, указанному в сертификате ключа электронной подписи;

- сертификат электронной подписи действителен на момент заверения электронного документа;

- оператором СЭД подтверждается отсутствие изменений, внесенных в электронный документ после его подписания;

- условия использования сертификата электронной подписи включают функцию "цифровая подпись".

Конфликтные ситуации, связанные с использованием электронной подписи, разбираются в соответствии с регламентом удостоверяющего центра, выдавшего сертификат электронной подписи.

8. Создаваемые в СЭД электронные документы, которые согласно номенклатуре дел органа, учреждения имеют постоянный срок хранения или срок хранения более 10 лет, а также электронные документы, которые должны быть направлены в иные органы (организации, гражданам) в виде бумажного документа, после заверения электронной подписью уполномоченного пользователя СЭД, изготавливаются в виде бумажного документа, который собственноручно подписывается тем уполномоченным пользователем СЭД, который заверил данный электронный документ электронной подписью. Для подтверждения соответствия бумажного и электронного документов пользователь СЭД, изготовивший бумажный документ с электронного документа, заверенного электронной подписью, визирует бумажный документ собственноручной подписью.

8.1. Создаваемые в СЭД электронные документы, подписываемые Губернатором Тюменской области, которые согласно пункту 8 настоящего Положения направляются в виде бумажного документа, после их надлежащего согласования в СЭД изготавливаются в виде бумажного документа консультантом Губернатора Тюменской области (далее - консультант Губернатора) и предоставляются на подпись Губернатору. После подписания Губернатором бумажного документа консультант Губернатора заверяет своей электронной подписью в СЭД электронный документ, идентичный собственноручно подписанному Губернатором.

Вице-Губернатор Тюменской области, заместители Губернатора Тюменской области могут поручить консультантам, помощникам, иным уполномоченным ими лицам заверять электронной подписью соответственно консультанта, помощника, иного уполномоченного лица в СЭД электронные документы, идентичные собственноручно подписанным Вице-Губернатором, заместителями Губернатора в случае, когда такие документы должны быть направлены в виде бумажного документа согласно пункту 8 настоящего Положения.

При этом ответственность за идентичность бумажного документа, собственноручно подписанного Губернатором, Вице-Губернатором, заместителями Губернатора, электронному документу несут лица, указанные в абзаце первом и втором настоящего пункта, заверившие данный документ своей электронной подписью в СЭД.

9. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа, учреждения и подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел органа для хранения аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы постоянного срока хранения по истечении срока хранения в органе, учреждении передаются в государственные архивы вместе с бумажными документами. Электронные документы временного срока хранения уничтожаются, что подтверждается соответствующим актом, подписанным уполномоченным должностным лицом.

10. Пользователи СЭД обязаны:

- руководствоваться требованиями настоящего Положения и регламентами выполнения типовых операций в СЭД, размещенными уполномоченным органом по организационному и методологическому обеспечению работы пользователей СЭД на Официальном портале органов государственной власти Тюменской области по адресу: http://www.admtyumen.ru/ogv_ru/index.htm;

- предоставлять возможность доступа к создаваемому в СЭД электронному документу или электронному образу документа только тем пользователям СЭД, которые имеют к нему соответствующее право доступа;

- сообщать обо всех инцидентах, возникающих при работе в СЭД (с обязательным указанием контактной информации), в службу поддержки оператора СЭД по адресу электронной почты: sed@72to.ru, либо по телефонному номеру, определяемому оператором.

11. Оператор СЭД:

- устанавливает и настраивает, в том числе на рабочих местах, пользователей СЭД;

- обеспечивает работоспособность и осуществляет устранение инцидентов;

- осуществляет обработку запросов и консультативное сопровождение пользователей СЭД;

- осуществляет управление учетными записями пользователей СЭД (создание, удаление несуществующих), изменение состава пользователей СЭД (включение пользователей в группы в соответствии с установленными для них правами доступа к информации, отключение временно отсутствующих пользователей);

- обеспечивает поддержку режима конфиденциальности информации (реализует меры по защите информации, содержащейся в СЭД);

- развивает функциональные возможности СЭД.

12. Для участников, присоединившихся к СЭД на основании соответствующих соглашений об организации информационного взаимодействия, заключенных с уполномоченным органом по методологическому обеспечению работы пользователей СЭД, использование СЭД определяется данными соглашениями.

13. Исполнительные органы государственной власти Тюменской области осуществляют ведение электронного реестра в справочнике "Судебные процессы" СЭД в отношении следующих категорий судебных дел:

13.1. Судебные дела, стороной в которых является Губернатор Тюменской области и (или) Правительство Тюменской области.

13.2. Иные судебные дела, в которых участвуют исполнительные органы государственной власти Тюменской области и которые:

могут повлечь формирование судебной практики не в пользу исполнительных органов государственной власти Тюменской области (в том числе повлечь возложение расходных обязательств на бюджет Тюменской области по данной категории дел);

касаются взыскания средств бюджета Тюменской области на сумму не менее 10 миллионов рублей.

14. Руководители исполнительных органов государственной власти Тюменской области определяют сотрудников, ответственных за заполнение справочника "Судебные процессы" СЭД.

Информация о судебном заседании (состоянии судебного дела) заносится в справочник "Судебные процессы" СЭД ответственными сотрудниками исполнительного органа государственной власти Тюменской области в течение двух рабочих дней со дня проведения судебного заседания либо поступления ответственному сотруднику документов (информации) о судебном деле.

При заполнении информации о судебном деле в справочнике "Судебные процессы" СЭД ответственными сотрудниками исполнительного органа государственной власти Тюменской области прикрепляются документы о движении судебного дела.

15. Исполнительные органы государственной власти Тюменской области осуществляют электронный обмен документами с федеральными органами исполнительной власти и высшими исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации с использованием СЭД в соответствии с Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.12.2014 N 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия", инструкциями и положениями, регламентирующими электронный обмен документами, расположенными в СЭД, используя при обмене документами формат PDF.

Направление документов с использованием СЭД в указанные органы осуществляется исполнительными органами государственной власти Тюменской области самостоятельно. Контроль доставки документов до адресата осуществляется исполнительными органами государственной власти Тюменской области самостоятельно.

Получение документов с использованием СЭД от указанных органов осуществляется через аппарат высшего должностного лица Тюменской области.

Перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов в электронном виде, утвержден распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.04.2015 N 583-р.

Перечень корреспондентов, с которыми возможен обмен в электронном виде, ежемесячно актуализируется Оператором в соответствующем справочнике СЭД.

16. Участники СЭД осуществляют электронный обмен документами с Тюменской областной Думой с использованием СЭД в соответствии с условиями соглашения об организации информационного взаимодействия.

17. Не реже чем один раз в квартал Оператором осуществляется проверка активности участников СЭД путем рассылки официального письма от имени уполномоченного органа по организационному и методологическому обеспечению работы пользователей СЭД.

Результаты анализа доводятся Оператором до сведения руководителя участника СЭД официальным письмом, в случаях если установлено прекращение использование СЭД участником СЭД.

Уполномоченным органом в соответствии с действующим законодательством инициируется расторжение заключенного соглашения о присоединении к СЭД и отключение участника СЭД (за исключением исполнительных органов государственной власти Тюменской области, государственных учреждений Тюменской области) от возможности осуществления электронного обмена, в случае если использование СЭД не возобновляется в течение 30 календарных дней с даты направления Оператором официального письма.