Приложение. Положение о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени

Приложение
к распоряжению
Администрации
г. Тюмени
от 10 февраля 2014 г. N 61-рк

Положение
о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в городе Тюмени определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (далее - документы), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в территориальных, отраслевых (функциональных) органах Администрации города Тюмени и подведомственных организациях (далее - организации).

Требования настоящего Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в организациях, должны обеспечивать выполнение требований Положения.

1.2. Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. На этих документах (в необходимых случаях и на их проектах) проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - документы ДСП).

1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

а) муниципальные правовые акты Администрации города Тюмени, устанавливающие правовой статус организаций, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

б) сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования города Тюмени, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

в) описание структуры организаций, их функций, направлений и форм деятельности, а также их адреса;

г) порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

д) решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

е) сведения об исполнении бюджета и использовании иных государственных и муниципальных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

ж) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.5. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах ДСП, определяется ответственным исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.4 настоящего Положения.

1.7. Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению (распространению) без санкции должностного лица, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.

1.8. Руководитель организации приказом определяет:

а) подразделение (должностное лицо), ответственное за ведение специального (конфиденциального) делопроизводства, организацию учета и хранения документов ДСП;

б) организацию защиты служебной информации ограниченного распространения и порядок её передачи другим организациям;

в) категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;

г) комиссию по проверке наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

д) перечень конфиденциальной информации в соответствии с действующим законодательством.

1.9. Обязанности уполномоченного органа, осуществляющего координацию работы и контроль за соблюдением порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения в организациях, возлагаются на сектор специальных мероприятий Администрации города Тюмени.

1.10. Снятие с документов ДСП пометки "Для служебного пользования" осуществляется должностными лицами, уполномоченными относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением своей подписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов.

О снятии пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения в учетных формах делаются соответствующие записи, о чём информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

2. Порядок обращения с документами ДСП

2.1. Подготовка, оформление, учет, прохождение, контроль исполнения документов ДСП осуществляются в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени с учетом особенностей, установленных настоящим Положением.

2.2. Учет входящих, внутренних и исходящих документов ДСП осуществляется автоматизировано в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД), либо при отсутствии в организации СЭДД - по журналам (журнальный учет), карточкам (карточный учет).

2.3. Документы ДСП учитываются совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП". В регистрационно-контрольных карточках в СЭДД Администрации города Тюмени указанная пометка вносится в поле "Дело" после номера дела.

2.4. Печатание документов ДСП производится с соблюдением требований по защите информации. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, осуществляющему их учёт.

Дополнительно размноженные экземпляры подготовленного документа учитываются за номером этого документа, о чём делается отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документа продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа.

2.5. Снятие копий и подготовка выписок из документов ДСП осуществляется по письменному указанию должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.

Копии документов и выписки из документов учитываются за новыми учётными номерами. При этом на оригиналах документов делается отметка, когда и сколько экземпляров копий снято или в каком количестве экземпляров сделана выписка, а также за какими номерами учтены копии или выписки.

На копиях документов в правом верхнем углу первой страницы пишется слово "Копия". На выписках из документов после наименования документа пишется слово "Выписка".

2.6. Исполненные документы ДСП группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.7. Уничтожение дел, документов, машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учётных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.8. Документы ДСП:

а) передаются сотрудникам организации или сторонним организациям под расписку;

б) пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

в) изготавливаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя, учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

г) хранятся отдельно от документов общего делопроизводства в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах, хранилищах).

2.9. На всех черновиках, проектах и экземплярах подготавливаемых документов ДСП, устанавливается гриф ограничения доступа к документу. Соответствующая отметка печатается в правом верхнем углу каждого листа документа. Номер экземпляра, необходимый для осуществления поэкземплярного учёта, контроля движения и местонахождения, проставляется на оригиналах ниже грифа ограничения доступа к документу, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему.

2.10. При производстве и рассылке документов ДСП до 5 экземпляров на обороте последнего листа каждого экземпляра указывается учётный номер и дата печатания документа, адреса, в которые направлен документ, фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона, фамилия отпечатавшего документ (приложение 1 к Положению).

Если при разработке документа использовался другой документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, то дополнительно указывается учётный номер этого документа (приложение 2 к Положению).

2.11. На документ, предназначенный для направления в более 5 адресов, составляется список рассылки, который подписывается руководителем подразделения, где готовился документ, а на каждом направляемом экземпляре указывается фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона (приложение 3 к Положению).

2.12. Каждое приложение к документу, если оно является документом ДСП, учитывается за отдельным номером и должно иметь самостоятельную порядковую нумерацию листов или страниц.

2.13. При отправке документа с сопроводительным письмом после слова "Приложение" указываются наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер, номер (номера) экземпляра (экземпляров), количество листов в экземпляре, пометка "Для служебного пользования" (приложение 4 к Положению).

Если у отправителя не остаётся копий пересылаемых приложений, то в сопроводительном письме указывается "Только в адрес".

2.14. Документы ДСП могут направляться адресатам за своими номерами без сопроводительных писем, если назначение этих документов не требует пояснений.

3. Защита информации ограниченного распространения, обрабатываемой с использованием средств вычислительной техники

3.1. Обработка информации ограниченного распространения с использованием средств вычислительной техники осуществляется с разрешения руководителя организации.

Защита информации ограниченного распространения осуществляется в соответствии с федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

3.2. Запрещается обработка информации ограниченного распространения с использованием средств вычислительной техники, имеющих выход в открытые телекоммуникационные сети.

3.3. Все машинные носители, содержащие информацию ограниченного распространения, предварительно регистрируются в порядке, предусмотренном пунктом 2.1 настоящего Положения, с проставлением на них регистрационного номера, номера экземпляра, пометки "Для служебного пользования". Допускается также проставление других реквизитов, идентифицирующих носитель.

3.4. Учёт несъёмных носителей информации ограниченного распространения осуществляется в составе средств вычислительной техники, в которых они установлены. Такие средства вычислительной техники подлежат опечатыванию работниками, ответственными за обеспечение безопасности информации.

Учёт всех видов носителей информации ограниченного распространения производится в журнале учёта машинных носителей информации и машинных документов (приложение 5 к Положению).

4. Проверка наличия документов

4.1. Проверка наличия документов, дел и изданий, машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначенной приказом руководителя организации.

Ответственный за организацию учёта и хранения документов ДСП включается в состав комиссии.

Результаты проверки оформляются актом.

4.2. При выявлении фактов утраты дел, документов, машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования", либо разглашения этой информации, в течение 3 рабочих дней со дня выявления указанных фактов ставится в известность руководитель организации и в течение 7 рабочих дней с момента его уведомления руководителем организации назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

Результаты расследования докладываются комиссией руководителю организации в течение 3 рабочих дней со дня окончания расследования обстоятельств утраты или разглашения.

4.3. На утраченные дела, документы, машинные носители информации с пометкой "Для служебного пользования" в течение 3 рабочих дней с момента обнаружения указанного факта комиссией составляется акт, на основании которого ответственным за организацию учета и хранения документов ДСП делаются отметки в учётных формах.

На основании акта, указанного в абзаце первом настоящего пункта, ответственным за организацию учета и хранения документов ДСП в течение 3 рабочих дней со дня составления акта делаются отметки в учетных формах.

Акты на утраченные дела постоянного срока хранения в течение 3 рабочих дней со дня их утверждения руководителем организации передаются в архив для включения в дело фонда.

4.4. В течение 3 рабочих дней со дня снятия пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.