Приложение. Правила использования информационной системы "Система электронного документооборота и делопроизводства"

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Тюменской области от 27 сентября 2017 г. N 1120-рп настоящее приложение дополнено приложением

Приложение
к Положению
об информационной системе "Система
электронного документооборота и
делопроизводства"

Правила
использования информационной системы "Система электронного документооборота и делопроизводства"

С изменениями и дополнениями от:

29 ноября, 25 декабря 2017 г.

Информация об изменениях:

Раздел 1 изменен с 29 ноября 2017 г. - Распоряжение Правительства Тюменской области от 29 ноября 2017 г. N 1415-рп

См. предыдущую редакцию

1. Термины и определения

Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;

входящие документы - поступившие электронные или документы на бумажном носителе, в том числе обращения граждан и организаций;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документ на бумажном носителе - документ, изготовленный на бумажном носителе, оформленный по общим правилам делопроизводства и имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать;

единица учета архивных документов - единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках;

единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) - процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе;

фонд пользования (архива) - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа;

электронный документ - документ, созданный и хранящийся в ИС "СЭД" в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронный документ, согласованный электронной подписью - документ, имеющий электронную подпись пользователя ИС "СЭД", уполномоченного на его согласование;

электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел;

электронная копия документа - копия документа на бумажном носителе, созданная в электронной форме, заверенная электронной подписью пользователя ИС "СЭД", вводящего его в ИС "СЭД";

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

Иные понятия используются в настоящих Правилах в значениях, аналогичных используемым в федеральном законодательстве.

2. Создание электронных документов, электронных копий документов в ИС "СЭД"

1. Электронные документы (электронные копии документов) оформляются в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству Участника в формате OpenDocument Format в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 либо PDF/A, размер которых не должен превышать 20 МБ.

2. Для подтверждения юридической значимости электронных документов (электронных копий документов) используется сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный удостоверяющим центром Оператора ИС "СЭД", либо удостоверяющим центром, входящим в единую систему удостоверяющих центров в области электронной цифровой подписи. Хранение и использование ключей электронной подписи осуществляется согласно регламенту удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа проверки электронной подписи.

Информация об изменениях:

Пункт 3 изменен с 29 ноября 2017 г. - Распоряжение Правительства Тюменской области от 29 ноября 2017 г. N 1415-рп

См. предыдущую редакцию

3. Электронный документ, заверенный электронной подписью, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу в случае если лицо, заверившее электронной подписью электронный документ, имеет право на подписание данного документа согласно должностному регламенту (должностной инструкции), служебному контракту (трудовому договору) и идентично лицу, указанному в сертификате ключа проверки электронной подписи, сертификат ключа проверки электронной подписи действителен на день проверки действительности указанного сертификата, Оператором ИС "СЭД" подтверждается отсутствие изменений, внесенных в электронный документ после его подписания, условия использования сертификата ключа проверки электронной подписи включают функцию "цифровая подпись". Конфликтные ситуации, связанные с использованием электронной подписи, разбираются в соответствии с регламентом удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа проверки электронной подписи.

4. Создание электронных документов (электронных копий документов), содержащих информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами, региональными нормативными правовыми актами и ненормативными правовыми актами, не допускается.

Информация об изменениях:

Пункт 5 изменен с 29 ноября 2017 г. - Распоряжение Правительства Тюменской области от 29 ноября 2017 г. N 1415-рп

См. предыдущую редакцию

5. Создаваемые электронные документы, которые согласно номенклатуре дел Участника ИС "СЭД" имеют постоянный срок хранения или срок хранения более 10 лет, а также электронные документы, которые должны быть направлены в иные органы (организации, гражданам) в виде документа на бумажном носителе, после заверения электронной подписью пользователя, уполномоченного на заверение, изготавливаются в виде документа на бумажном носителе, который собственноручно подписывается тем пользователем, который заверил данный электронный документ электронной подписью. Для подтверждения соответствия документа на бумажном носителе и электронного документа пользователь, уполномоченный на изготовление документа, визирует документ на бумажном носителе собственноручной подписью, за исключением случаев, когда пользователь, изготовивший документ на бумажном носителе, и пользователь, уполномоченный на заверение документа на бумажном носителе, совпадают.

Информация об изменениях:

Пункт 6 изменен с 29 ноября 2017 г. - Распоряжение Правительства Тюменской области от 29 ноября 2017 г. N 1415-рп

См. предыдущую редакцию

6. Создаваемые электронные документы, подписываемые Губернатором Тюменской области, которые направляются в виде документа на бумажном носителе, после их согласования в ИС "СЭД" изготавливаются в виде документа на бумажном носителе консультантом Губернатора Тюменской области (далее - консультант Губернатора) и предоставляются на подпись Губернатору Тюменской области. После подписания Губернатором Тюменской области бумажного документа консультант Губернатора Тюменской области заверяет своей электронной подписью электронный документ, идентичный собственноручно подписанному Губернатором Тюменской области.

3. Взаимодействие с другими участниками ИС "СЭД"

1. Участники, подключившиеся к ИС "СЭД", исключают дублирование в бумажном виде процессов делопроизводства и документооборота, доступных в ИС "СЭД", кроме документов, которые согласно номенклатуре дел принятой у Участника относятся к документам постоянного срока хранения или срока хранения более 10 лет.

2. Взаимодействие Участников ИС "СЭД" с Тюменской областной Думой осуществляется в соответствии с условиями соглашения об организации информационного взаимодействия между Уполномоченным органом и Тюменской областной Думой, размещенными на сайте Оператора ИС "СЭД".

3. Организация взаимодействия ИС "СЭД" с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) обеспечивается Оператором ИС "СЭД" в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, определенными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ и Федеральной службы охраны РФ от 27 мая 2015 г. N 186/258.

4. Взаимодействие Участников ИС "СЭД" с абонентами МЭДО осуществляется в соответствии с инструкциями, разработанными Оператором ИС "СЭД" и размещенными в ИС "СЭД".

4. Перечень типовых маршрутов, разработанных В ИС "СЭД", для обязательного использования в деятельности исполнительных органов государственной власти Тюменской области

1. Типовой маршрут "Согласование документа".

Автоматизирует процесс согласования (визирования) инициативного документа, создаваемого в исполнительных органах государственной власти Тюменской области, от создания его инициатором, согласования и до утверждения документа руководителем, лицом, его замещающим, с созданием новой регистрационно-контрольной карточки регистратором (в случае если требуется регистрация инициативного документа).

Участниками процесса являются сотрудники исполнительных органов государственной власти Тюменской области и подведомственных учреждений.

Аналогичным образом осуществляется согласование протокола Губернатора Тюменской области, перечня поручений Губернатора Тюменской области, предложений в план Губернатора Тюменской области, телеграммы Губернатора Тюменской области.

2. Типовой маршрут "Согласование нормативного правового акта (НПА) и ненормативного правового акта (ННПА)".

Автоматизирует процесс согласования проектов постановлений, распоряжений Губернатора Тюменской области и Правительства Тюменской области, проектов административных регламентов исполнения государственных функций при осуществлении регионального государственного контроля (надзора), административных регламентов предоставления государственных услуг.

3. Типовой маршрут "Внесение изменений в Перечень государственных и муниципальных услуг Тюменской области".

Автоматизирует процесс внесения исполнительными органами государственной власти Тюменской области, предоставляющими (исполняющими) государственные услуги (функции), изменений в раздел "Перечень государственных и муниципальных услуг Тюменской области" на Официальном портале органов государственной власти Тюменской области.

4. Типовой маршрут "Порядок замещения вакантных должностей".

Автоматизирует процесс согласования замещения вакантных должностей, образовавшихся в исполнительных органах государственной власти Тюменской области, государственных учреждениях Тюменской области.

5. Типовой маршрут "Обмен задачами между ИОГВ ТО, ОМСУ ТО и ПУ".

Автоматизирует процесс оперативного взаимодействия пользователей, использующих модули: "СЭД исполнительных органов государственной власти Тюменской области", "СЭД Подведомственных учреждений Тюменской области, территориальных органов федеральных органов государственной власти в Тюменской области", "СЭД Органов местного самоуправления Тюменской области, подведомственных им организаций, сельских поселений".

6. Типовой маршрут (Мастер действий) "Заявление на отпуск".

Автоматизирует процесс согласования (визирования) и подписания заявлений и приказов о предоставлении отпуска, создаваемых в исполнительных органах государственной власти Тюменской области.

Типовой маршрут предусматривает подготовку сотрудником исполнительного органа государственной власти Тюменской области в электронном виде заявления, вложение его в задачу, созданную им с помощью "Быстрый запуск" "Кадровые типовые маршруты" "Заявление на отпуск", подписание заявления электронной подписью (далее - ЭП) и направления его на согласование непосредственному руководителю и (или) иным должностным лицам, которым он подчиняется согласно должностному регламенту (должностной инструкции).

При этом согласование заявления о предоставлении отпуска с юридической службой, кадровой службой и бухгалтерией, а также с лицами, на которых возложено выполнение указанных выше обязанностей, запрещается.

После согласования заявления непосредственным руководителем заявление автоматически поступает для работы в кадровую службу (специалисту, на которого возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства) для подготовки проекта приказа.

Затем проект приказа автоматически поступает на подпись руководителю исполнительного органа государственной власти Тюменской области или иному уполномоченному лицу, которому руководителем делегировано право подписи приказов о предоставлении отпуска (далее - уполномоченное лицо). При этом согласование приказа о предоставлении отпуска с юридической службой и бухгалтерией, а также с лицами, на которых возложено выполнение указанных выше обязанностей, также запрещается.

После подписания приказа о предоставлении отпуска ЭП руководителем исполнительного органа государственной власти Тюменской области или уполномоченным им лицом он возвращается в кадровую службу (специалисту, на которого возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства) для регистрации.

Зарегистрированный приказ автоматически поступает сотруднику исполнительного органа государственной власти Тюменской области для ознакомления и в бухгалтерию (специалисту, на которого возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета) для начисления и выплаты отпускных.

Сотрудники исполнительных органов государственной власти Тюменской области, которым оформлен допуск к сведениям, составляющим государственную тайну, в случае выезда в отпуск за пределы Российской Федерации в процессе запуска заявления о предоставлении отпуска на согласование в графе "Отпуск за границей" выбирают "Да", в этом случае запустится процесс согласования выезда за рубеж, предусмотренный распоряжением Губернатора Тюменской области от 23.12.2016 N 98-р "О порядке согласования выезда за границу лиц, имеющих допуск к сведениям, составляющим государственную тайну.

7. Типовой маршрут (Мастер действий) "Работа с информационным ресурсом ИОГВ ТО".

Автоматизирует процесс актуализации сведений и документов в разделах Информационного ресурса исполнительных органов государственной власти Тюменской области, созданного в соответствии с распоряжением Правительства Тюменской области от 13.05.2013 N 715-рп "Об Информационном ресурсе исполнительных органов государственной власти Тюменской области".

8. Типовой маршрут (Мастер действий) "Заявка на бронирование".

Автоматизирует процесс согласования заявок на бронирование залов заседаний, размещенных в зданиях исполнительных органов государственной власти Тюменской области.

9. Типовой маршрут "Согласование перечня Поручений Губернатора".

Автоматизирует процесс согласования перечня Поручений Губернатора Тюменской области с заинтересованными исполнительными органами государственной власти Тюменской области и их учета в Аппарате Губернатора Тюменской области.

10. Типовой маршрут "Согласование Предложений в План Губернатора".

Автоматизирует процесс согласования Предложений в План Губернатора Тюменской области внутри исполнительного органа государственной власти Тюменской области и с Аппаратом Губернатора Тюменской области.

11. Типовой маршрут "Согласование Протокола Губернатора".

Автоматизирует процесс согласования Протокола Губернатора Тюменской области с заинтересованными исполнительными органами государственной власти Тюменской области и их учета в Аппарате Губернатора Тюменской области.

12. Типовой маршрут (Мастер действий) "Согласование телеграммы Губернатора".

Автоматизирует процесс согласования телеграммы с заинтересованными лицами, направляемой от имени Губернатора Тюменской области.

Информация об изменениях:

Пункт 13 изменен с 25 декабря 2017 г. - Распоряжение Правительства Тюменской области от 25 декабря 2017 г. N 1569-рп

См. предыдущую редакцию

13. Типовой маршрут (Мастер действий) "Согласование приказа о назначении".

Автоматизирует процесс согласования приказа о назначении в исполнительном органе государственной власти Тюменской области, а также процесс создания учетной записи для назначенного на должность государственной гражданской службы государственного гражданского служащего (далее - сотрудник) в системе электронного документооборота и делопроизводства и системе электронной почты Правительства Тюменской области, изготовления служебного удостоверения сотруднику, выпуска карты (электронного пропуска) и его учета в списках сотрудников, подлежащих направлению на диспансеризацию.

Типовой маршрут предусматривает подготовку кадровой службой (специалистом, на которого возложены обязанности по ведению кадровой работы в исполнительном органе государственной власти Тюменской области) в электронном виде приказа о назначении и направление его на подпись руководителю исполнительного органа государственной власти Тюменской области или иному уполномоченному им лицу (далее - уполномоченное лицо).

После подписания приказа о назначении ЭП руководителем исполнительного органа государственной власти Тюменской области или уполномоченным им лицом он возвращается в кадровую службу (специалисту, на которого возложены обязанности по ведению кадровой работы в исполнительном органе государственной власти Тюменской области Тюменской области) для регистрации.

Зарегистрированный приказ одновременно автоматически поступает:

в службу технической поддержки (ГКУ ТО "ЦИТТО") для создания учетной записи сотрудника в системе электронного документооборота и делопроизводства и системе электронной почты Правительства Тюменской области;

в Управление делами Правительства Тюменской области для изготовления служебного удостоверения сотруднику и выпуска карты (электронного пропуска в здания, где располагаются исполнительные органы государственной власти Тюменской области);

в Департамент здравоохранения Тюменской области для включения в списки лиц, подлежащих направлению на диспансеризацию;

сотруднику для ознакомления и подготовки документов для получения ЭП (в случае необходимости), для предоставления фотографии в Управление делами Правительства Тюменской области для оформления служебного удостоверения;

в бухгалтерию (специалисту, на которого возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета и отчетности в исполнительном органе государственной власти Тюменской области) для учета в работе.

14. Типовой маршрут (Мастер действий) "Отправка законов в Тюменскую областную Думу" (Главное правовое управление Правительства Тюменской области).

Автоматизирует процесс согласования проектов законов внутри Главного правового управления Правительства Тюменской области и Аппарата Губернатора Тюменской области и подготовки их для рассмотрения на Президиуме Правительства Тюменской области.

15. Типовой маршрут (Мастер действий) "Согласование проектных документов".

Автоматизирует процесс согласования документов, разрабатываемых в рамках распоряжения Правительства Тюменской области от 19.12.2016 N 1475-рп "Об утверждении Порядка осуществления проектной деятельности в Тюменской области": решений о реализации проекта, паспорта областного проекта, сводного плана областного проекта и итогового отчета о реализации областного проекта.