Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2011 г. N 163 "Об организационно-документационном обеспечении деятельности Администрации города Тюмени"
- Приложение 2. Инструкция по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени
Приложение 2. Инструкция по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени
Приложение 2
к распоряжению
Администрации
г. Тюмени
от 3 февраля 2011 г. N 163
Инструкция
по документационному обеспечению управления в Администрации
города Тюмени
С изменениями и дополнениями от:
23 сентября, 14 декабря 2011 г., 8 ноября 2012 г., 13 января, 13 мая, 4, 27 июня, 30 июля, 31 декабря 2014 г., 27 января, 31 июля, 10, 22 декабря 2015 г., 9 февраля, 11 мая, 8 июня, 22 июля, 8 ноября, 7, 16 декабря 2016 г., 31 марта, 16, 25 августа 2017 г., 13 июня, 27 июля, 17 декабря 2018 г., 29 апреля, 5, 8, 30 июля, 3 октября 2019 г., 3 февраля, 26 июня, 18 сентября 2020 г., 5 февраля, 15 марта 2021 г.
I. Общие положения
Информация об изменениях:
Пункт 1.1 изменен. - Распоряжение Администрации города Тюмени от 15 марта 2021 г. N 180
1.1. Настоящая Инструкция по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени (далее - Инструкция по ДОУ) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 (далее - Правила делопроизводства), и устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в Администрации города Тюмени (далее - Администрация города), территориальных, отраслевых (функциональных) органах Администрации города (далее - органы Администрации города).
Положения настоящей Инструкции по ДОУ распространяются на муниципальные казенные учреждения города Тюмени. Муниципальные казенные учреждения могут разрабатывать документы, регулирующие вопросы документационного обеспечения учреждения, не противоречащие действующему законодательству и настоящей Инструкции по ДОУ.
Особенности работы с документами с грифом "Для служебного пользования" установлены распоряжением Администрации города Тюмени от 10.02.2014 N 61-рк "Об утверждении Положения о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени".
ГАРАНТ:
Настоящий абзац вступает в силу со дня интеграции информационных систем Администрации города Тюмени, обеспечивающих работу с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией, с системой электронного документооборота Администрации города Тюмени
Инструкция по ДОУ применяется к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. При наличии специальных нормативных правовых актов, регулирующих работу с указанными документами, их подготовку к передаче на архивное хранение, применяются положения специальных нормативных правовых актов.
Особенности оформления и выдачи доверенностей регулируется главой 14 Регламента Администрации города Тюмени (приложение 1 к настоящему распоряжению).
Порядок подготовки муниципальных правовых актов Администрации города регулируется Инструкцией по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города (приложение 4 к настоящему распоряжению).
Особенности организации договорной работы в Администрации города и в органах Администрации города при заключении договоров (соглашений) от имени муниципального образования городской округ город Тюмень, Администрации города, а также дополнительных соглашений к указанным договорам, изменяющих их условия или прекращающих их действие, определены Инструкцией по организации договорной работы в Администрации города Тюмени (приложение 5 к настоящему распоряжению).
Положения Инструкции по ДОУ распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Система электронного делопроизводства и документооборота (далее - СЭДД), применяемая в Администрации города, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции по ДОУ.
Техническое обеспечение работоспособности СЭДД в соответствии с требованиями муниципальных правовых актов осуществляет муниципальное казенное учреждение "Комитет по информатизации города Тюмени.
Документооборот и делопроизводство при предоставлении муниципальных и государственных услуг (выполнении функций) в органах Администрации города, муниципальных казенных учреждениях может осуществляться в государственных или муниципальных информационных системах (далее - ВИС). В этом случаи документооборот и делопроизводство ведется исключительно в ВИС без дублирования в СЭДД и такие информационные системы приравниваются к системе электронного делопроизводства и документооборота Администрации города. В указанных информационных системах в автоматическом режиме может осуществляться регистрация входящих и исходящих документов, направление межведомственных запросов и получение ответов на них, подготовка результатов рассмотрения входящих документов и могут выполняться иные действия в пределах функциональных возможностей системы. Документооборот и делопроизводство в ВИС осуществляется с особенностями, обусловленными нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление соответствующей муниципальной и государственной услуги (выполнение функции), использование ВИС, и функциональными возможностями ВИС. О применении таких ВИС при ведении документооборота и делопроизводства издается приказ руководителя органа Администрации города (муниципального казенного учреждения), в котором указываются: наименование ВИС, наименование муниципальной или государственной услуги (функции), при предоставлении (выполнении) которой документооборот и делопроизводство будет вестись в ВИС, перечень действий по документообороту и делопроизводству, которые будут осуществляться в ВИС. Копия такого приказа в течение 5 рабочих дней со дня издания направляется в управление по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Администрации города (далее - управление по обращениям граждан и делопроизводству).
Организация работы в органах Администрации города, муниципальных учреждениях с использованием технологических решений платформы обратной связи федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" осуществляется в соответствии с правовыми актами Тюменской области.
Информация об изменениях:
Пункт 1.2 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
1.2. Инструкция по ДОУ разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, информационных технологий и защиты информации, архивного дела, нормативными правовыми и правовыми актами Тюменской области, национальными стандартами в сфере делопроизводства и архивного дела, Уставом города Тюмени, Регламентом работы Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).
1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией по ДОУ, обязательны для работников всех органов Администрации города. Работники органов Администрации города несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по ДОУ, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной в них информации. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю органа Администрации города. Передача работниками органа Администрации города документов или их копий работникам сторонних организаций, гражданам допускается только с разрешения руководителей органов Администрации города.
Информация об изменениях:
Пункт 1.4 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
1.4. Вновь принятых работников руководитель органа Администрации города (работник или служба, определяемая руководителем органа Администрации города) знакомит с настоящей Инструкцией по ДОУ и Регламентом работы Администрации города под роспись в течение 5 рабочих дней со дня приема на работу.
1.5. Перед увольнением, уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя органа Администрации города передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными. При увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
Информация об изменениях:
Пункт 1.6 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в Администрации города возлагается на административный департамент Администрации города (далее - административный департамент). Ведение делопроизводства в органах Администрации города - на работников, на которых возложены эти обязанности.
1.7. Делопроизводство, подготовка и передача дел на архивное хранение в органах Администрации города осуществляются работником или службой, определяемыми руководителем органа Администрации города. Обязанности и права такого работника или службы устанавливаются в должностной инструкции или положении о службе соответственно.
Информация об изменениях:
Пункт 1.8 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
1.8. В органах Администрации города могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции по ДОУ индивидуальные положения, методические рекомендации, альбомы унифицированных форм документов. Вновь разработанные документы согласовываются с комитетом по архивному делу административного департамента (далее - комитет по архивному делу).
Информация об изменениях:
Пункт 1.9 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
1.9. Методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства осуществляет управление по обращениям граждан и делопроизводству.
Информация об изменениях:
Пункт 1.10 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
1.10. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции по ДОУ:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации города;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;
входящие документы - поступившие электронные или документы на бумажном носителе, в том числе обращения граждан и организаций;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
официальный документ - документ, созданный должностным лицом Администрации города либо органом Администрации города, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации города, органа Администрации города;
документ на бумажном носителе - документ, изготовленный на бумажном носителе, оформленный по общим правилам делопроизводства и имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать;
метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе;
электронный документ - документ, созданный и хранящийся в СЭДД в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронный документ, согласованный электронной подписью, - документ, имеющий электронную подпись пользователя СЭДД, уполномоченного на его согласование;
электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел;
электронная подпись - усиленная квалифицированная электронная подпись в соответствии с федеральным законодательством в области использования электронных подписей;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации города, органе Администрации города, с указанием сроков их хранения.
Информация об изменениях:
Раздел 1 дополнен пунктом 1.11 с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
1.11. Иные понятия используются в настоящей Инструкции по ДОУ в тех же значениях, что и в нормативных правовых актах Российской Федерации, Тюменской области и муниципальных правовых актах города Тюмени.
II. Документирование управленческой деятельности. Состав
управленческих документов Администрации города
2.1. Документирование управленческой деятельности
Информация об изменениях:
Подпункт 2.1.1 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
2.1.1. Документирование управленческой деятельности в Администрации города осуществляется с помощью электронного делопроизводства и документооборота.
Документ изготавливается на бумажном носителе (выводится на печать) в следующих случаях:
федеральными законами или принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа на бумажном носителе;
документы, согласно номенклатуре дел, относятся к документам постоянного срока хранения или срока хранения более 10 лет;
документы, направляются в адрес организаций, не являющихся участниками СЭДД;
документы, в отношении которых отсутствует техническая возможность размещения их в СЭДД;
регламент процесса в отношении документооборота данного вида управленческой деятельности в СЭДД не разработан либо технически не осуществим.
Администрация города, органы Администрации города исключают дублирование в бумажном виде процессов делопроизводства и документооборота, доступных в СЭДД, кроме случаев, когда документ изготавливается на бумажном носителе (выводится на печать) в соответствии с настоящим пунктом.
Информация об изменениях:
Пункт 2.1 дополнен подпунктом 2.1.2 с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
2.1.2. Работа с электронными документами в СЭДД осуществляется в Администрации города в соответствии с типовым маршрутом "Согласование документов" и регламентами процессов прохождения документов, обязательными для исполнения всеми участниками СЭДД.
Регламенты процессов в СЭДД утверждаются приказами директора административного департамента после обеспечения технической возможности осуществления документооборота и доводятся до сведения участников документооборота.
Ответственными за исполнение типовых маршрутов и регламентов процессов в СЭДД являются должностные лица, являющиеся исполнителями по документу. Служба делопроизводства Администрации города, органов Администрации города либо лицо, уполномоченное на осуществление делопроизводства, осуществляет контроль за соблюдение типовых маршрутов и регламентов процессов в СЭДД.
Информация об изменениях:
Пункт 2.1 дополнен подпунктом 2.1.3 с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
2.1.3. Типовой маршрут "Согласование документов" автоматизирует процесс согласования (визирования) инициативного документа, создаваемого в Администрации города, органах Администрации города, от создания его инициатором, согласования и до утверждения документа руководителем (лицом, его замещающим), с созданием новой регистрационно-контрольной карточки регистратором (в случае если требуется регистрация инициативного документа).
Участниками процесса являются сотрудники Администрации города, органов Администрации города и подведомственных им муниципальных казенных учреждений.
Информация об изменениях:
Пункт 2.1 дополнен подпунктом 2.1.4 с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
2.1.4. В Администрации города, органах Администрации города используются следующие регламенты процессов в СЭДД:
а) регламент процесса "Рассмотрение, регистрация входящих документов и вынесение резолюции, контроль исполнения по резолюции", регламентирующий вопросы рассмотрения, регистрации входящих документов, включая обращения граждан, организаций, запрос пользователей информации, вопросы вынесения резолюции и контроля исполнения резолюции;
б) регламент процесса "Подготовка, согласование, регистрация исходящих документов, контроль получения ответа на инициативный исходящий документ", регламентирующий вопросы подготовки, согласования и регистрации всех исходящих документов, в том числе ответного письма, включая исходящие письма на обращения граждан, организаций, запрос пользователей информации, а также вопросы контроля получения ответа на инициативный исходящий документ;
Информация об изменениях:
Подпункт "в" изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
в) регламент процесса "Работа с модулем "Контроль", регламентирующий выполнение процессов контроля исполнения федеральных нормативных правовых актов, нормативных правовых актов Тюменской области, решений Тюменской городской Думы, постановлений и распоряжений Администрации города, поручений Губернатора Тюменской области, поручений Правительства Тюменской области, поручений Главы города Тюмени, заместителей Главы города Тюмени (далее - заместители Главы города), поручений Коллегии Администрации города Тюмени;
г) регламент процесса "Работа с модулем "Муниципальные правовые акты Администрации города Тюмени", регламентирующий выполнение процессов подготовки и согласования проектов муниципальных правовых актов Администрации города.
2.2. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
III. Бланки документов и требования к ним
Информация об изменениях:
Пункт 3.1 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
3.1. Документы, создаваемые в Администрации города, оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) и А6 (105 х 148 мм) или в виде электронных документов, шрифтом Arial, размером 13 пунктов и должны иметь установленный состав реквизитов, расположенных в определенном порядке в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, пометки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др. (приложения 1, 2, 3 к настоящей Инструкции по ДОУ).
3.2. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, могут оформляться без бланка на стандартных листах бумаги.
3.3. Для оформления различных видов документов используются бланки соответствующих форматов: бланки формата А3 - для оформления информации в виде таблицы, схемы, карты и т.д., А4 - организационных, распорядительных документов, служебных писем, протоколов и т.д., А5 - поручений, телеграмм, справок и т.д., А6 - резолюций.
3.4. Бланки документов должны иметь поля не менее:
левое - 30 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
3.5. Бланки изготовляются типографским способом, а также с помощью компьютера на белой бумаге высокого качества. При создании бланков с помощью компьютера не следует использовать режим экономии тонера.
3.6. На всех бланках официальных документов Администрации города воспроизводится герб города Тюмени средний с короной в многоцветном или одноцветном варианте (гербовые бланки).
Информация об изменениях:
Пункт 3.7 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
3.7. Бланки с многоцветным вариантом герба:
бланк постановления Главы города Тюмени (приложение 3а к настоящей Инструкции по ДОУ);
бланк распоряжения Главы города Тюмени (приложение 3б к настоящей Инструкции по ДОУ);
бланк постановления Администрации города (приложение 4 к настоящей Инструкции по ДОУ);
бланк распоряжения Администрации города (приложение 5 к настоящей Инструкции по ДОУ);
бланк письма Администрации города (приложение 5б к настоящей Инструкции по ДОУ);
бланк письма Главы города Тюмени (приложение 6 к настоящей Инструкции по ДОУ);
бланк письма первого заместителя Главы города (приложение 8 к настоящей Инструкции по ДОУ);
бланк письма заместителя Главы города (приложение 9 к настоящей Инструкции по ДОУ);
бланк письма органа Администрации города для выражения признательности (приложение 10 к настоящей Инструкции по ДОУ).
Примерный перечень документов, для оформления которых используется цветной бланк письма Главы города Тюмени, приведен в приложении 7 к настоящей Инструкции по ДОУ.
Информация об изменениях:
Пункт 3.8 изменен с 1 августа 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 30 июля 2019 г. N 613
3.8. Бланки с одноцветным вариантом герба:
общий бланк Администрации города (приложение 11 к настоящей Инструкции по ДОУ);
бланки приказа органа Администрации города (приложения 12, 12а к настоящей Инструкции по ДОУ);
продольный бланк письма органа Администрации города (приложение 13 к настоящей Инструкции по ДОУ);
угловой бланк письма органа Администрации города (приложение 14 к настоящей Инструкции по ДОУ);
продольный бланк письма структурного подразделения органа Администрации города (приложение 15 к настоящей Инструкции по ДОУ);
угловой бланк письма структурного подразделения органа Администрации города (приложение 16 к настоящей Инструкции по ДОУ);
бланки резолюции Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города (приложения 17, 18, 19 к настоящей Инструкции по ДОУ);
бланки поручений Главы города Тюмени, заместителей Главы города, руководителей органов Администрации города (приложения 20, 21 к настоящей Инструкции по ДОУ).
Информация об изменениях:
Пункт 3.9 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
3.9. Право подписи документов на гербовых бланках имеют:
на бланке постановления, распоряжения Главы города Тюмени - Глава города Тюмени, а в его отсутствие - временно исполняющий полномочия Главы города Тюмени или исполняющий обязанности Главы города Тюмени в случаях, установленных Уставом города Тюмени;
на бланке постановления, распоряжения Администрации города, на бланке письма Администрации города - Глава города Тюмени, заместители Главы города согласно распределению обязанностей между ними,
на бланке должностного лица - только это должностное лицо;
на бланке органа Администрации города - руководитель органа Администрации города или лицо, им уполномоченное, а в случае отсутствия руководителя органа - исполняющий обязанности руководителя органа;
на бланке структурного подразделения органа Администрации города - руководитель структурного подразделения органа Администрации города, а в случае его отсутствия - исполняющий обязанности руководителя структурного подразделения.
3.10. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
3.11. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
IV. Оформление реквизитов документов
Информация об изменениях:
Пункт 4.1 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
4.1. Заголовок к тексту документа
4.1.1. Заголовок к тексту документа - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
Заголовок к тексту документа должен согласовываться в падеже с наименованием вида документа. В большинстве документов (письмах, постановлениях, распоряжениях, приказах и др.) заголовок к тексту формулируется при помощи отглагольного существительного с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?.
Например:
Приказ (о чем?) О создании аттестационной комиссии
Письмо (о чем?) О предоставлении информации
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка
Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.
Например:
О подготовке проекта договора
4.1.2. Заголовок печатается строчными буквами через один интервал размером шрифта N 13. Заголовок от предыдущего реквизита отделяется 2 - 4 межстрочными интервалами, возможно выделение курсивом или жирным шрифтом. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Заголовок к документам, оформленным на бланке с продольным расположением реквизитов, может выравниваться по центру.
Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.
Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
4.1.3. Заголовок составляется ко всем документам лицом, готовящим данный проект документа. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк. На бланках формата А5, А6 размер шрифта допускается N 12.
4.2. Дата документа
4.2.1. Датой документа является дата его подписания (приказ, постановление, распоряжение, письмо, служебная записка и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет и др.) - дата утверждения.
Информация об изменениях:
Подпункт 4.2.2 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
4.2.2. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или визирующим документ, или соответствующим лицом при регистрации документа, или непосредственно исполнителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.)
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Информация об изменениях:
Пункт 4.2.3 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
4.2.3. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Информация об изменениях:
Пункт 4.2.4 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
4.2.4. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
29.04.2010
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
Например:
26 апреля 2010 г. или 6 мая 2010 г.
Информация об изменениях:
Пункт 4.3 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
4.3. Подпись
4.3.1. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности лица, подписавшего документ, включается наименование организации.
Например:
Директор департамента экономики
Администрации города Тюмени Личная подпись П.П. Петров
или на бланке:
Директор департамента Личная подпись П.П. Петров";
4.3.2. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Проставляется его подпись, инициалы и фамилия.
4.3.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
Например:
Глава
города Тюмени подпись С.С. Сидоров
Главный бухгалтер подпись Б.И. Иванов
4.3.4. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Например:
Глава Глава Администрации
города Тюмени города Сургута
Личная подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия
4.3.5. В документах комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии подпись И.И. Иванов
Члены комиссии подпись А.А. Антонова
подпись С.С. Сидоров
подпись Я.Я. Яковлева
4.3.6. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи: председателя этого органа и секретаря. Так же подписывается протокол.
Например:
Председатель подпись И.И. Иванов
Секретарь подпись С.С. Сидоров
4.3.7. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
Например:
Заместитель Главы
города Тюмени подпись С.С. Сидоров
или:
И.о. председателя комитета,
главный специалист подпись И.И. Иванова
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. председателя комитета Личная подпись П.П. Петров
или
Исполняющий обязанности
председателя комитета Личная подпись П.П. Петров
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк.
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
4.3.8. Электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами.
4.3.9. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, используется отметка об электронной подписи, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи и изображение герба.
Отметка об электронной подписи может воспроизводиться с помощью штампа.
Например:
|
Герб города Тюмени |
Документ подписан электронной подписью |
|
Сертификат |
12340АВ0000000000001 |
|
Владелец |
Иванов Иван Иванович |
|
Действителен |
01.01.2018 по 01.01.2020 |
Информация об изменениях:
Пункт 4.4 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
4.4. Печать
4.4.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (приложение 22 к настоящей Инструкции по ДОУ).
4.4.2. Печать проставляется таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая собственноручной подписи лица.
4.4.3. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
4.4.4. Иные печати, штампы вводятся в действие положениями об органах Администрации города.
4.5. Адресат
4.5.1. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
4.5.2. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Администрация города Тобольска
Комитет по культуре
Информация об изменениях:
Пункт 4.5.3 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
4.5.3. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Администрация города Тюмени
Административный департамент
Управляющему делами
Ивановой И.И
Информация об изменениях:
Пункт 4.5.4 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
4.5.4. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Главе города Тюмени
Ивановой И.И.
или:
Генеральному директору
объединения "Спорт"
Петрову В.Н.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.
Например: г-ну Петрову В.Н.; г-же Ивановой И.И.
4.5.5. При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно.
Например:
Руководителям отраслевых
(функциональных), территориальных
органов Администрации
города Тюмени
или:
Директорам муниципальных
образовательных учреждений
(по списку)
4.5.6. Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается. Каждый из четырех экземпляров должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
К экземпляру документа, остающегося в Администрации города, прилагается список рассылки.
4.5.7. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:
ул. Садовая, д. 12, кв. 4,
г. Тюмень, 625001
Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Реабилитационный центр
инвалидов "Возрождение"
ул. 50 лет Октября, д. 84, корпус 2,
г. Тюмень, 625008
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Кулибину И.Н.
ул. Уральская, д. 5, кв. 8,
г. Тюмень, 625001
4.5.8. Адрес печатается в правом верхнем углу документа.
4.5.9. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.
Информация об изменениях:
Приложение 2 дополнено пунктом 4.5.10 с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
4.5.10. При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Например:
Муниципальное бюджетное учреждение
"Тюменьгормост"
gormost@bk.ru
4.6. Гриф согласования документа
Информация об изменениях:
Подпункт 4.6.1 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
4.6.1. Согласование документов осуществляется в СЭДД с использованием электронных подписей по типовому маршруту "Согласование документов".
В случае, если требуется изготовление документа на бумажном носителе (вывод на печать) в соответствии с пунктом 2.1.1 Инструкции по ДОУ, гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование организации), его подписи, инициалов, фамилии и даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
(межстрочный интервал 1,5)
Директор правового департамента
Администрации города Тюмени
Подпись И.И. Иванов
01.01.2020";
Если согласование осуществляется другим документом (письмом, протоколом), то в листе согласования указывается вид документа, его дата и номер.
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.
Информация об изменениях:
Подпункт 4.6.2 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
4.6.2. В случае если требуется изготовление документа на бумажном носителе (вывод на печать) в соответствии с пунктом 2.1.1 Инструкции по ДОУ гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Слово "СОГЛАСОВАНО" печатается прописными буквами без кавычек от нулевой отметки табулятора
4.6.3. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
4.6.4. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
4.6.5. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
Пункт 4.7 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
4.7.1. "Виза" - реквизит документа, который указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа и применяется для внутреннего согласования документа.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Информация об изменениях:
Подпункт 4.7.2 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
4.7.2. Визирование документов осуществляется в СЭДД с использованием электронных подписей. В случае, если требуется изготовление документа на бумажном носителе (вывод на печать) в соответствии с пунктом 2.1.1 Инструкции по ДОУ, после завершения процедуры визирования лист согласования с визами распечатывается.
Лист согласования, распечатанный из СЭДД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.
4.7.3. Документы, содержащие поручения, должны быть завизированы исполнителями.
Информация об изменениях:
Подпункт 4.7.4 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
4.7.4. Визы включают в себя: должность лица, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования.
Например:
Директор правового департамента
Администрации города Тюмени
Подпись И.И. Иванов
01.01.2010
4.7.5. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
4.7.6. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
4.7.7. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.
Повторного визирования не проводится в случаях, если в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
4.8. Виза ознакомления
Информация об изменениях:
Подпункт 4.8.1 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
4.8.1. Ознакомление с документом осуществляется в СЭДД с использованием электронных подписей, кроме случаев, когда требуется изготовление документа на бумажном носителе (вывод на печать) в соответствии с пунктом 2.1.1 Инструкции по ДОУ либо резолюцией руководителя установлено требование о необходимости ознакомления на бумажном носителе.
В случае изготовления листа ознакомления на бумажном носителе виза ознакомления оформляется следующим образом:
С приказом (распоряжением) ознакомлен
Подпись И.И. Иванова
01.01.2020
Информация об изменениях:
Подпункт 4.8.2 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
4.8.2. Виза ознакомления (в случае изготовления документа на бумажном носителе) ставится на лицевой стороне последнего листа подлинного документа после реквизита "Подпись". Допускается проставление визы ознакомления на оборотной стороне последнего листа подлинника либо на отдельном листе. При выполнении ознакомления на отдельном листе в заглавие листа вносится название документа, с которым производится ознакомление, его дата и регистрационный номер.
4.9. Резолюция
Информация об изменениях:
Подпункт 4.9.1 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
4.9.1. Резолюция оформляется, подписывается и направляется исполнителям с помощью СЭДД. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии (я) и инициалы исполнителей (исполнителя), указание по исполнению, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. Резолюция оформляется на специальном бланке по формам согласно приложениям 17, 18 к настоящей Инструкции по ДОУ.
4.9.2. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения или в которых срок указан в тексте самого документа, в резолюции указывается только исполнитель, порядок подготовки вопроса, подпись автора резолюции, дата.
Информация об изменениях:
Подпункт 4.9.3 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
4.9.3. В случаях, когда поручение дается нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным.
Информация об изменениях:
Подпункт 4.9.4 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
4.9.4. Проект резолюции готовится и оформляется помощником (консультантом, советником) руководителя, иным уполномоченным лицом, а затем представляется руководителю на подпись. В резолюции содержатся сведения о лице ее подготовившем (оформившем). В случае если резолюция написана руководителем от руки на бумажном носителе, текст резолюции переносится в СЭДД помощником (консультантом, советником) руководителя и подписывается электронной подписью помощника (консультантом, советником) руководителя, что подтверждает ее идентичность с бумажным носителем. Резолюции, написанные руководителем на бумажном носителе, подлежат сканированию в СЭДД.
Информация об изменениях:
Пункт 4.10 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
4.10. Гриф утверждения документа
4.10.1. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом либо специально издаваемым документом.
Информация об изменениях:
Подпункт 4.10.2 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
4.10.2. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, которое печатают прописными буквами, без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (И.О. Фамилия) и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы
города Тюмени
подпись П.П. Петров
12.02.2010
4.10.3. При утверждении документа другим документом (приказом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом департамента
имущественных отношений
Администрации города Тюмени
от 20.05.2010 N 294
или:
УТВЕРЖДЕНА
приказом департамента
имущественных отношений
Администрации города Тюмени
от 01.12.2009 N 2764
4.10.4. Гриф утверждения является обязательным реквизитом для некоторых видов документов (приложение 23 к настоящей Инструкции по ДОУ).
Информация об изменениях:
Подпункт 4.10.5 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
4.10.5. Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы
города Тюмени
подпись И.И. Иванов
12.06.2010
4.11. Отметка о наличии приложений к документу
4.11.1. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
4.11.2. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, располагают от левого поля перед ре визитом "Подпись" через 2 - 4 интервала после текста.
Например:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
4.11.3. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются в отметке о приложениях с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 13 л. в 2 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 1 экз.
4.11.4. Если к приложению прилагают другой документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Например:
Приложение: письмо ОАО "Весна" от 04.06.2010 N 02-4/156 и приложение
к нему, всего на 30 л.
4.11.5. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются.
Например:
Приложение: на 3 л. в 2-х экз., только в первый адрес.
4.11.6. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Указывается только количество экземпляров.
Например:
Приложение: Инструкция по делопроизводству в Администрации города
Тюмени в 3 экз.
Информация об изменениях:
Приложение 2 дополнено пунктом 4.11.7 с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
4.11.7. Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.) указывается вид этого электронного носителя и количество его экземпляров:
Например:
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
4.12. Отметка об исполнителе
Информация об изменениях:
Пункт 4.12.1 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
4.12.1. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Например:
Забелин Иван Андреевич,
Контрольное управление, ведущий специалист,
+7 (495) 924-45-67, zabelin@gov.ru
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Тюмени от 31 июля 2015 г. N 630 в пункт 4.12.2 настоящего приложения внесены изменения
4.12.2. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа шрифтом Arial, размером 8 - 9 пунктов.
4.12.3. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
4.12.4. На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя и номера его телефона указывается количество изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа (ДСП или конфиденциально), указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.
Например:
Созонова Нина Константиновна
27-18-34
экз. N 1 - в департамент земельных ресурсов;
экз. N 2 - в правовой департамент;
экз. N 3 - в отдел по обращениям граждан;
экз. N 4 - в дело.
Информация об изменениях:
Пункт 4.13 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
4.13. Отметка "о направлении документа в дело
4.13.1. Отметка о направлении документа в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, с указанием года; должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Информация об изменениях:
Подпункт 4.13.2 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
4.13.2. Отметка об исполнении проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Этот реквизит помещается на нижнем поле документа, в левой его части.
Например:
Сообщено по телефону 27-12-24
О.Б. Павловой 12.03.2017
В дело 03-13 за 2017 г.
Главный специалист отдела контроля,
подготовки и выпуска постановлений,
распоряжений
подпись И.И. Иванов 13.03.2017
или:
Ответ направлен
17.03.2010 N 01-13/184
В дело 06-18 за 2017 г.
Главный специалист отдела контроля,
подготовки и выпуска постановлений,
распоряжений
подпись И.И. Иванов 19.03.2017
или:
Рассмотрено на заседании
административной комиссии
Протокол от 16.02.2017 N 3
В дело 08-17 за 2017 г.
Главный специалист сектора документационного обеспечения
подпись И.И. Иванов 18.02.2017
или:
Издан приказ
от 01.04.2017 N 12
О создании экспертной комиссии
В дело N 01-04 за 2017 г.
Главный специалист архивного отдела
подпись И.О.Ф. 26.02.2017
4.14. Идентификатор электронной копии документа
4.14.1. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом углу верхнего поля каждой страницы документа.
4.14.2. Колонтитул содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.
4.15. Отметка о заверении копии
4.15.1. Копии документов заверяются для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа.
4.15.2. Копия заверяется должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.
Информация об изменениях:
Подпункт 4.15.3 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
4.15.3. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита "подпись" и включает указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).
Например:
Подлинник документа находится в отделе по работе с деловой
документацией управления по обращениям граждан и делопроизводству
административного департамента в деле N ___ за _____ год.
ВЕРНО
Специалист подпись С. С. Сидоров
01.01.2010
На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о местонахождении подлинника проставляется только на последнем листе документа.
Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп, содержащий информацию в соответствии с абзацем первым настоящего пункта.
Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя или уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.
Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 7.10 Регламента Администрации города Тюмени (приложения 1 к настоящему распоряжению).
В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:
наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
наименования документов, копии которых направляются получателю;
названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;
дата изготовления и заверения копии.
При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N...".
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном абзацами первым - восьмым настоящего пункта с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.
Информация об изменениях:
Подпункт 4.15.4 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
4.15.4. Копии муниципальных правовых актов Главы города Тюмени, копии муниципальных правовых актов Администрации города на бумажных носителях заверяются печатью отдела контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений управления организационно-контрольной работы административного департамента (далее - отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений) синего цвета. Копии муниципальных правовых актов Главы города Тюмени, копии муниципальных правовых актов Администрации города в форме электронных документов заверяются электронной подписью сотрудника отдела контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений. Заверение копий осуществляется отделом контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений в отношении муниципальных правовых актов Администрации города, находящихся на текущем хранении в отделе контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений (текущий год и два предыдущих года).
Копии муниципальных правовых актов, указанных в абзаце первом настоящего пункта, подтверждают наличие в Администрации города оригиналов (подлинников) муниципальных правовых актов с подписью должностного лица (Главы города Тюмени, заместителя Главы города), находящихся на текущем хранении в отделе контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, полностью воспроизводят текст оригиналов (подлинников) актов, за исключением подписи, и приравниваются к оригиналам муниципальных правовых актов.
Копии муниципальных правовых актов Главы города Тюмени, копии муниципальных правовых актов Администрации города изготавливаются и заверяются уполномоченными должностными лицами органов Администрации города, в распоряжении которых находятся копии муниципальных правовых актов Главы города Тюмени, копии муниципальных правовых актов Администрации города на бумажных носителях, заверенные печатью отдела контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений (печатью отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений до 01.11.2016, сектора подготовки и выпуска постановлений, распоряжений до 01.01.2020) синего цвета, либо копии муниципальных правовых актов Главы города Тюмени, копии муниципальных правовых актов Администрации города в форме электронных документов, заверенные электронной подписью сотрудника отдела контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений (отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений до 01.11.2016, сектора подготовки и выпуска постановлений, распоряжений до 01.01.2020).
Информация об изменениях:
Подпункт 4.15.5 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
4.15.5. Копии муниципальных правовых актов Главы города Тюмени, копии муниципальных правовых актов Администрации города, выдаваемые органами Администрации города, заверяются специальной печатью Администрации города для копий постановлений, распоряжений Администрации города Тюмени, Главы города Тюмени.
Положения, установленные пунктом 4.15.4 и настоящим пунктом не распространяются на приказы руководителей органов Администрации города.
4.16. Исключен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
Информация об изменениях:
4.17. Реквизит "Наименование организации"
4.17.1. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы. Данный реквизит является обязательным элементом в документе.
4.17.2. Наименование органа Администрации города указывается ниже слов "Администрация города Тюмени".
Например:
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ
ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ
4.17.3. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках, центрируя.
Например:
Муниципальное унитарное предприятие "Кадастр"
(МУП "Кадастр")
Информация об изменениях:
Пункт 4.17.4 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
4.17.4. В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации".
Например:
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ
ГОРОДА ТЮМЕНИ
4.18. Справочные данные об организации
4.18.1. Справочные данные об организации включают почтовый адрес (улицу, номер дома, город, индекс предприятия связи); телеграфный адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, счета в банке (при необходимости).
4.18.2. Данный реквизит используется в бланках писем, оформляется шрифтом Times New Roman, размером 9.
Информация об изменениях:
Приложение 2 дополнено пунктом 4.18.3 с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
4.18.3. В состав справочных данных об организации включается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
4.18.4. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
4.18.5. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
4.18.6. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
4.18.7. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
4.19. Исключен.
Информация об изменениях:
Раздел V изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
V. Оформление проектов муниципальных правовых актов Главы города Тюмени, Администрации города
5.1. Оформление муниципальных правовых актов Главы города Тюмени, Администрации города
5.1.1. Порядок подготовки и согласования муниципальных правовых актов Главы города Тюмени, Администрации города осуществляется в соответствии с Инструкцией по подготовке муниципальных правовых актов Главы города Тюмени, Администрации города Тюмени (приложение 4 к настоящему распоряжению).
5.2. Исключен. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 19 июля 2018 г. N 484
VI. Подготовка и оформление отдельных видов документов
6.1. Поручение
Информация об изменениях:
Подпункт 6.1.1 изменен. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 18 сентября 2020 г. N 715
6.1.1. Поручение оформляется, подписывается и направляется исполнителям электронным способом с помощью СЭДД. Поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, преимущественно по оперативным вопросам. В состав поручения входят следующие элементы: фамилии(я) и инициалы исполнителей (исполнителя), содержание поручения, срок исполнения, подпись лица, выдавшего поручение, дата.
Информация об изменениях:
Подпункт 6.1.2 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
6.1.2. Проекты поручений Главы города Тюмени готовятся:
письменные поручения Главы города Тюмени - помощниками, консультантами, советниками Главы города Тюмени, работниками отдела контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений;
поручения по итогам совещаний, проводимых Главой города Тюмени, - советниками, помощниками, консультантами Главы города Тюмени, работниками отдела контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений работниками органов Администрации города;
поручения по итогам заседаний Коллегии - работниками отдела контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений;
работниками органов Администрации города.
Проекты поручений заместителей Главы города готовятся консультантами, помощниками руководителей.
Информация об изменениях:
Подпункт 6.1.3 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
6.1.3. Поручения формируются в СЭДД по формам согласно приложениям 20, 21 к настоящей Инструкции по ДОУ. В случае если поручение дано руководителем на бумажном носителе, текст поручения переносится в СЭДД помощником (консультантом, советником) руководителя и подписывается электронной подписью помощника (консультанта, советника) руководителя, что подтверждает его идентичность с бумажным носителем. Поручение снимается с контроля руководителем, давшим поручение.
6.1.4. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
Информация об изменениях:
Подпункт 6.1.5 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
6.1.5. Все поручения регистрируются в день подписания в СЭДД:
поручения Главы города Тюмени - отделом контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений,
поручения заместителей Главы города - помощниками заместителей Главы города;
поручения руководителей органов Администрации города - уполномоченными сотрудниками органов Администрации города.
Информация об изменениях:
Пункт 6.1.6 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
6.1.6. Регистрационные номера поручений Главы города Тюмени формируются:
по итогам Коллегии: ПК/порядковый N;
по итогам совещаний, проводимых Главой города Тюмени: ПС/порядковый N;
по деятельности Администрации города: ПА/порядковый N.
6.2. Протокол
6.2.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и иных органов, совещаний.
6.2.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Информация об изменениях:
Подпункт 6.2.3 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
6.2.3. Протоколы имеют следующие обязательные реквизиты: название вида документа (протокол), дату, номер, место проведения совещания, заголовок, текст, подписи (приложение 27 к настоящей Инструкции по ДОУ).
6.2.4. В органах Администрации города протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
6.2.5. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола, где фиксируется ход заседания, строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили) для каждого вопроса по отдельности.
Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) пишутся прописными буквами от левого поля.
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого изложения доклада пишут: Текст доклада прилагается.
После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже. После тире с большой буквы пишут содержание выступления.
Выступления могут излагаться от первого лица - "Я осуществляю...", от третьего лица - "Петров сказал, что...", безотносительно к лицу говорящего - "Учет и хранение в комитете поставлены хорошо", в безличной форме - "Ивановым было предложено...".
Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.
Например:
А.В. Смирнов - Были ли приняты меры для ликвидации...?
6.2.6. Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от левого поля). Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.
6.2.7. Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, он должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прикладывается к протоколу.
6.2.8. При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре: за ____, против ____, воздержались ____.
6.2.9. Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание... стенографируется. Стенограмма прилагается.
6.2.10. При проведении оперативных совещаний протокол оформляется кратко. В кратком протоколе указывают фамилии докладчиков, тему докладов, фамилии выступавших, решение по вопросу. Тексты докладов и выступлений прилагаются к краткому протоколу.
6.2.11. Председательствующий назначает руководителя, на которого возлагается контроль за выполнением протокола в целом.
Протокол подписывают председатель и секретарь или специалист, ответственный за подготовку протокола.
6.2.12. Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания (12 - 14.02.2010).
Информация об изменениях:
Подпункт 6.2.13 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
6.2.13. Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года. "Протоколы регистрируются в СЭДД в номенклатуре "Протоколы".
Информация об изменениях:
Подпункт 6.2.14 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
6.2.14. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам. "Рассылка протоколов организациям, участвующим в СЭДД, осуществляется посредством СЭДД. Рассылка протоколов организациям, не участвующим в СЭДД осуществляется посредством электронной почты либо почтовой связи.
Информация об изменениях:
Подпункт 6.2.15 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
6.2.15 Ведение и оформление протоколов совещаний, проводимых Главой города Тюмени, возлагается на представителей органов Администрации города, ответственных за подготовку совещаний, отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений и (или) помощников, консультантов, советников Главы города Тюмени.
Информация об изменениях:
Пункт 6.2.16 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
6.2.16. Оформление протоколов совещаний, проводимых заместителями Главы города, возлагается на их помощников и (или) представителей органов Администрации города, ответственных за подготовку.
Информация об изменениях:
Подпункт 6.2.17 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
6.2.17. Протоколы Коллегии Администрации города ведет и оформляет отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений в соответствии с муниципальным правовым актом Администрации города.
6.2.18. Протоколы уточняются, оформляются в трехдневный срок.
6.3. Деловое (служебное) письмо
Информация об изменениях:
Подпункт 6.3.1 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
6.3.1. Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, управления, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, управления, организации или лицу) по почтовой связи, по средствам СЭДД или в форме электронного документа по электронной почте.
6.3.2. Служебные письма Администрации города готовятся как:
ответы (доклады) о выполнении нормативных правовых актов, поручений;
сопроводительные письма к организационно-распорядительным документам;
ответы на обращения, запросы граждан, организаций, пользователей информацией,
инициативные письма.
6.3.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании типовых сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Информация об изменениях:
Подпункт 6.3.4 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
6.3.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5, с определенным набором реквизитов:
герб города Тюмени,
наименование организации - автора (Администрация города, орган Администрации города) либо должность лица, подписавшего документ (Глава города Тюмени, заместитель Главы города)
справочные данные об Администрации города или органе Администрации города - авторе письма,
адресат,
дата письма,
регистрационный номер письма,
заголовок к тексту,
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта,
текст письма,
отметка о наличии приложений,
виза,
подпись должностного лица,
отметка об исполнителе, - (приложения 1 - 3, 6 - 11, 14 - 16 к настоящей Инструкции по ДОУ).
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Заголовок к тексту письма отвечает на вопрос "О чем?" и формулирует в краткой форме тему письма.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера: "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом, и (или) "С уважением," - в заключительной части письма, перед подписью.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном органе Администрации города, организации-адресата.
Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей.
В первой части излагаются причина, цели или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.
Во второй части (заключительной), начинающейся с абзаца, помещают выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст письма излагается:
от третьего лица единственного числа.
Например:
"Администрация города сообщает...",
"Департамент рассмотрел...",
от третьего лица множественного числа.
Например:
"Главы муниципальных образований считают...",
от первого лица множественного числа
Например:
"Просим...", "Сообщаем...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то оно излагается от первого лица единственного числа - "Прошу...", "Направляю...".
Информация об изменениях:
Подпункт 6.3.5 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
6.3.5. Право подписи служебных писем устанавливается распоряжениями о распределении обязанностей между руководителями Администрации города, положениями об органах Администрации города, о структурных подразделениях органов Администрации города и должностными инструкциями. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Деловые (служебные) письма в Администрации города подлежат регистрации в СЭДД. Деловые (служебные) письма в форме электронного документа подписываются электронной подписью уполномоченного должностного лица.
Информация об изменениях:
Подпункт 6.3.6 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
6.3.6. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью организации - автора письма, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "гриф ограничения доступа к документу" (Для служебного пользования).
6.3.7. Особенности оформления служебного письма о выражении признательности органов Администрации города определены в главе XVIII Регламента Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).
6.4. Телеграмма
6.4.1. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, управления, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, управления, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
6.4.2. Телеграмма оформляется либо на специальных бланках, либо на стандартном формате бумаги (приложение 24 к настоящей Инструкции по ДОУ).
Телеграмма имеет следующие реквизиты:
отметку о категории, виде;
телеграфный адрес получателя;
текст;
регистрационный индекс (номер);
фамилию должностного лица, подписавшего документ;
почтовый адрес организации-отправителя;
подпись должностного лица, от имени которого передается текст;
печать;
дату.
6.4.3. Текст телеграммы должен быть предельно кратким.
Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка); зпт (запятая); двтч (двоеточие); квч (кавычки).
Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение - нр).
Текст ответных телеграмм надо начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.
Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.
Цифровые данные, в том числе даты, в тексте указывают словами.
6.4.4. Реквизит "подпись" во второй части телеграммы обязательно заверяют печатью организации.
Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителями.
Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.
6.5. Телефонограмма
6.5.1. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Информация об изменениях:
Подпункт 6.5.2 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
6.5.2. Телефонограмма составляется в одном экземпляре, на чистом листе бумаги (приложение 25 к настоящей Инструкции по ДОУ).
Реквизиты телефонограммы:
название учреждения - автора документа;
должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;
номер его телефона;
наименование организации-получателя;
должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;
номер его телефона;
дата и номер телефонограммы;
текст;
наименование должности лица, подписавшего документ, его подпись, фамилия и инициалы.
Текст телефонограммы не должен превышать 50 слов.
Текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и точной.
При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением.
Слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.
Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список рассылки с указанием номеров телефонов.
6.5.3. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан немедленно ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначается полученная информация.
6.5.4. Телефонограммы регистрируются в журналах регистрации входящих и исходящих телефонограмм (приложение 26 к настоящей Инструкции по ДОУ), которые ведутся и хранятся в течение установленного времени сотрудниками, на которых эта обязанность возложена должностными инструкциями.
6.6. Акт
6.6.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.
Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами (обычно приказом).
В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами.
Поводы для составления актов могут быть различными, поэтому разновидностей актов много: акты ликвидации (учреждений, предприятий,), приема-передачи (дел, материальных ценностей), уничтожения (дел, товаров), ревизии, проверки, расследования несчастных случаев и т.д.
Информация об изменениях:
Подпункт 6.6.2 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
6.6.2. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.
Текст введения во всех актах формализован, в нем указывается основание для составления акта (распорядительный или нормативный документ, договор и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица).
В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной исполнителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей.
В заключительной части акта делаются выводы, даются рекомендации.
Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. При наличии приложений на них делается ссылка.
Подписывают акт председатель (руководитель) и, если это предусмотрено формой акта, все исполнители. Особое мнение кого-либо из исполнителей оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
Ряд разновидностей актов требует утверждения (о ликвидации организации, о выделении к уничтожению документов и дел и др.)
6.6.3. Акт составляется на общем бланке (приложения 28, 29, 42 к настоящей Инструкции по ДОУ).
Информация об изменениях:
Пункт 6.7 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
6.7. Служебная записка
Информация об изменениях:
Подпункт 6.7.1 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
6.7.1. Служебная записка - это форма внутренней переписки между структурными подразделениями или должностными лицами одного органа Администрации города по вопросам, входящим в их компетенцию.
Текст служебной записки делится на две части: первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы и предложения исполнителя.
Обязательным реквизитом служебной записки является дата и подпись.
6.8. Справка
6.8.1. Справка - информационно-справочный документ, содержащий текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.
В зависимости от целей составления справки могут быть аналитическими, отчетными или информационными.
6.8.2. Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующим решения и контроля.
Текст аналитической справки состоит из трех частей: основание составления, анализ ситуации или вопроса, выводы и предложения.
6.8.3. Отчетные справки содержат итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.
ГАРАНТ:
Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником
6.8.5. Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел, как правило, они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.
6.8.6. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
6.8.7. По характеру информации справки делят на справки с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт (о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.).
Обязательные реквизиты справок, подтверждающих юридический факт:
Герб города Тюмени;
наименование организации - Администрация города (орган Администрации города);
вид документа - СПРАВКА;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок;
текст справки;
подпись;
печать.
Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные.
Текст справки для физического лица обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения.
В конце справки дается название организации, куда она представляется, если иная форма справки не утверждена правовыми актами.
В тексте справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно работает".
Подписывает справку должностное лицо, ее составлявшее и несущее ответственность за представленные данные.
6.8.8. Тексты аналитических, отчетных, информационных справок могут содержать разделы, подразделы, быть оформлены в виде связного текста, таблиц, содержать графический материал, соединения этих структур.
6.8.9. Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Таблицу размещают после первого упоминания о ней в тексте таким образом, чтобы ее можно было читать без поворота или с поворотом страницы по часовой стрелке. На все таблицы должны быть ссылки в тексте. При ссылке следует писать слово "таблица" с указанием ее номера. Нумеровать таблицы следует арабскими цифрами сквозной нумерацией за исключением таблиц приложений. Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, то она должна быть обозначена "Таблица 1" или "Таблица 3.1", если она приведена в приложении 3. Название (заголовок) таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название таблицы помещается над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире, либо центрируется относительно самой длинной строки. Заголовок таблицы и слово "Таблица" начинают с прописной буквы, не подчеркивают.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблицы точки не ставят. Заголовки граф формулируются в единственном числе, в именительном падеже. Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф. Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы. Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.
Не рекомендуется включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку"; при необходимости нумерации показателей их порядковые номера ставят в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием.
Текст в таблицах выравнивается по левому краю или центруется по самой длинной строке. Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. Если значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире). Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим. В одной графе должно быть по возможности соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин. В ячейках таблицы используется тот же шрифт, что и в основном тексте, но допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.
В ячейках таблицы не должно быть абзацного отступа. Высота строк должна быть не менее 8 мм.
Таблицы центрируются по горизонтали; толщина основной сетки таблицы обычно устанавливается равной 0,75 пт.
После таблицы всегда пропускается одна строка.
Например:
Таблица 1 - Динамика обращений граждан в Администрацию города
|
Обращения граждан |
Количество документов (тыс. ед.) |
|||
|
2008 г. |
2009 г. |
2010 г. (прогноз) |
Среднее количество |
|
|
письменные |
51,0 |
65,0 |
68,0 |
61,0 |
|
устные |
85,0 |
100,0 |
110,0 |
98,0 |
|
всего (итого) |
136,0 |
165,0 |
178,0 |
160,0 |
Таблицу с большим количеством строк, не помещающихся на странице, допускается делить на части и последующие части переносить на другие листы (страницы). При переносе части таблицы на другой лист (страницу) слово "Таблица" и номер ее указывают один раз над первой частью таблицы, над другими частями пишут слово "Продолжение" и указывают номер таблицы, например: "Продолжение таблицы 1" или "Окончание таблицы 1"
Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы. В этом случае в каждой части таблицы повторяют заголовки ее строк (боковик).
6.8.10. Графический материал (чертеж, схему, диаграмму, рисунок и т.п.) помещают для пояснения текста справки с целью его лучшего понимания.
Графический материал располагают непосредственно после текста, в котором о нем упоминается впервые, или на следующей странице, а при необходимости в отдельном приложении.
Любой графический материал (чертеж, схема, диаграмма, рисунок и т.п.) обозначают в тексте словом "Рисунок".
Графический материал, за исключением графического материала приложений, нумеруют арабскими цифрами, как правило, сквозной нумерацией, приводя эти номера после слова "Рисунок". Если рисунок один, то его обозначают "Рисунок 1".
Допускается нумерация графического материала в пределах раздела. В этом случае номер рисунка состоит из номера раздела и порядкового номера рисунка, которые разделяют точкой (Рисунок 1.1).
Графический материал каждого приложения нумеруют арабскими цифрами отдельной нумерацией, добавляя перед каждым номером обозначение данного приложения и разделяя их точкой (Рисунок 1.3).
Слово "Рисунок" и его номер приводят под графическим материалом. Далее может быть приведено его тематическое наименование, отделенное тире. (Рисунок 1 - Благоустройство ул. Республики)
При необходимости под графическим материалом помещают также поясняющие данные. В этом случае слово "Рисунок" и наименование графического материала помещают после поясняющих данных.
Если графический материал не умещается на одной странице, то допускается переносить его на другие страницы. При этом тематическое наименование помещают на той странице, с которой начинается графический материал, поясняющие данные - на любой из страниц, на которых расположен графический материал, а под ними или непосредственно под графическим материалом на каждой из страниц, на которых расположен данный графический материал, указывают "Рисунок __, лист __".
На каждый графический материал дают ссылку в тексте документа.
6.8.11. Если графический материал применяют для иллюстрации размеров, значения которых представлены в табличной форме, или если графический материал сопровождается данными, приведенными в табличной форме, то таблицу и графический материал приводят на одной странице или двух смежных страницах. При этом таблицу приводят ниже графического материала или справа от него, а при необходимости - на следующей странице.
Информация об изменениях:
Подпункт 6.8.12 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
6.8.12. При оформлении текстов информационно-справочных документов рекомендуется руководствоваться ГОСТ Р 1.5-2012 "Национальный стандарт Российской Федерации "Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные. Правила построения, изложения, оформления и обозначения".
6.9. Электронное письмо (электронное сообщение)
Информация об изменениях:
Подпункт 6.9.1 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
6.9.1. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью (либо ее аналогом).
6.9.2. Средствами электронной почты осуществляется передача электронных документов, электронных копий документов и других материалов в электронном виде.
Передача информации, отнесенной в соответствии с законодательством Российской Федерации, законами Тюменской области, нормативными правовыми актами Администрации города к информации ограниченного доступа, в т.ч. персональной, по публичным каналам связи запрещена.
При передаче сообщений электронной почтой должен использоваться только официальный адрес электронной почты, состоящий из 2 частей:
1 часть - сокращенное наименование подразделения или фамилия и инициалы исполнителя латинскими буквами;
2 часть - доменное имя официального сервера Администрации города.
Например: adm@tymen-city.ru или
SidorovaTV@tymen-city.ru
6.9.3. Письмо электронной почты имеет следующие обязательные реквизиты:
Адрес электронной почты
Адресование письма электронной почты возможно только на адреса получателей, указанные ими на официальном бланке организации или должностного лица, сообщенных в официальной переписке или полученных отправителем из других официальных источников. Правильность написания адреса и, как следствие, адресность отправления возлагается на отправителя электронного сообщения.
По возможности получатель должен быть проинформирован о направлении в его адрес сообщения электронной почты, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.
Не допускается указание в одном отправлении более пяти получателей, кроме случаев рассылки, имеющей постоянный характер.
Тема письма
Тема письма содержит краткую характеристику сообщения электронной почты, позволяющую получателю идентифицировать его содержание.
Не допускается написание темы на языке, отличном от государственного, кроме случаев направления сообщения корреспонденту другого государства.
Текст письма
Текст письма оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки и положениями настоящей Инструкции.
В обязательном порядке указываются инициалы, фамилия и должность (полностью) отправителя, контактные реквизиты.
6.9.4. В случае необходимости к сообщению электронной почты могут быть добавлены (присоединены) электронные копии материалов.
VII. Порядок оформления документов с помощью печатающих
устройств. Копировально-множительные работы
7.1. Порядок оформления документов с помощью печатающих устройств
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Тюмени от 16 декабря 2016 г. N 854 в пункт 7.1.1 настоящего приложения внесены изменения
7.1.1. Печатание документов в Администрации города осуществляется непосредственно в органах Администрации города с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований настоящей Инструкции по ДОУ.
7.1.2. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 7.1.2
7.1.3. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 7.1.3
7.1.4. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 7.1.4
7.1.5. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 7.1.5
7.1.6. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 7.1.6
7.1.7. Исключен.
Информация об изменениях:
Подпункт 7.1.8 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
7.1.8. Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил расположения реквизитов, правил орфографии и пунктуации.
Наиболее часто используемые корректурные знаки приведены в приложении 31 к настоящей Инструкции по ДОУ.
7.1.9. Текст документов печатают на бланках формата А4 через 1 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал.
7.1.10. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.
Например:
СОГЛАСОВАНО
(межстрочный интервал 1,5 - 2)
Начальник юридического
(межстрочный интервал 1)
отдела
(межстрочный интервал 1,5 - 2)
А.С. Круглов
(межстрочный интервал 1,5 - 2)
23.12.2010
7.1.11. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.
7.1.12. Наименование вида документа печатается прописными буквами.
Информация об изменениях:
Подпункт 7.1.13 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
7.1.13. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Например:
Заместитель Главы
города Тюмени подпись И.И. Иванов
или:
Заместитель Главы
города Тюмени,
департамента подпись И.И. Иванов
7.1.14. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), то его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Заголовок печатают без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов в заголовке не делают. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяется двумя интервалами.
Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов: центрованным (посередине текста); флаговым (от левого поля).
7.1.15. При печати документов используют восемь стандартных положений табулятора:
0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложения", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования", заверительной надписи "верно", а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, приказываю, ПРЕДЛАГАЮ;
1 - после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте (= 1,25 см);
2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";
5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";
6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";
7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.
7.1.16. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля (от нулевого положения табулятора), а относящийся к ним текст через 1 межстрочный интервал.
7.1.17. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.
7.1.18. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Информация об изменениях:
Пункт 7.1.19 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
7.1.19. При подготовке распорядительных документов применяется текстовый редактор "LibreOffice Writer" или аналогичный ему, шрифт Arial, размером 13 пунктов.
7.1.20. При подготовке справочно-информационных документов допускается применять шрифт размером 12 - 16 пунктов.
Тексты и цифры в таблицах выполняются шрифтом размером 12 пунктов.
7.1.21. Печатание документов производится красками насыщенного цвета.
7.1.22. При подготовке документа с использованием персонального компьютера все требования к отпечатанному документу сохраняются. При работе на компьютере в качестве черновика оригинала допускается использовать дискету (флэш карту) с указанием имени файла документа.
7.1.23. На лицевой стороне первого листа документа вверху справа проставляется колонтитул с указанием имени файла документа.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Тюмени от 16 декабря 2016 г. N 854 пункт 7.2 настоящего приложения изложен в новой редакции
7.2. Копировально-множительные работы
7.2.1. Копировально-множительные работы органы Администрации города производят самостоятельно.
Информация об изменениях:
Пункт 7.2.2 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
7.2.2. Копировально-множительные работы для административного департамента и органов Администрации города, не наделенных правами юридического лица, и органов Администрации города, обеспечивающих мероприятия с участием Главы города Тюмени, производятся в МКУ "Комитет по информатизации города Тюмени" в порядке очередности их поступления.
Размножение документов для отдела по обеспечению деятельности Главы города Тюмени, заместителей Главы города, управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента производится в первую очередь.
7.2.3. На размножение в МКУ "Комитет по информатизации города Тюмени" сдаются только служебные документы.
Документы и материалы передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно напечатанными, как правило, первые экземпляры. Загрязненные, порванные материалы и документы, присланные на размножение, к тиражированию не принимаются.
Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу.
Изготовленные копии выдаются вместе с оригиналом документа.
Информация об изменениях:
Подпункт 7.2.4 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
7.2.4. Размножение постановлений, распоряжений Главы города Тюмени, постановлений, распоряжений Администрации города, распоряжений заместителей Главы города производится работником отдела контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, а также органами Администрации города, выдающими самостоятельно копии постановлений, распоряжений Главы города Тюмени, постановлений, распоряжений Администрации города Тюмени, распоряжений заместителей Главы города в соответствии с пунктами 4.15.4, 4.15.5 настоящей Инструкции по ДОУ.
7.2.5. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
VIII. Организация документооборота и исполнения документов
8.1. Организация документооборота
Информация об изменениях:
Подпункт 8.1.1 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
8.1.1. Документооборот в Администрации города и в органах Администрации города осуществляется с помощью СЭДД.
Все входящие документы, полученные на бумажном носителе, подлежат сканированию в СЭДД.
Исходящие документы, имеющие временные сроки хранения согласно номенклатуре дел (до 10 лет включительно) создаются, используются и хранятся в форме электронных документов, кроме случаев, установленных пунктом 2.1.1 Инструкции по ДОУ.
Исходящие документы, которые в соответствии с пунктом 2.1.1 Инструкции по ДОУ изготавливаются на бумажном носителе (выводятся на печать), могут создаваться в электронной форме в случаях, установленных Инструкцией по ДОУ, а используются и хранятся на бумажном носителе.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.1.2 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
8.1.2. Документооборот состоит из следующих документопотоков:
входящие (поступающие) документы: документы вышестоящих органов управления, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма и т.д., обращения граждан, организаций, запросы пользователей информации и т.д., в том числе в форме электронных документов;
исходящие (отправляемые) документы (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.), в том числе в форме электронных документов;
внутренние документы (обеспечивают решение задач в пределах Администрации города или органа Администрации города в виде приказов, протоколов, актов, служебных записок, поручений и материалов переписки между органами Администрации города и т.д.), в том числе в форме электронных документов.
8.1.3. В целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, ведется учет объемов документооборота.
Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих, внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.1.4 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
8.1.4. В процессе документооборота обеспечивается:
прием и первичная обработка входящих документов;
предварительное рассмотрение входящих документов.
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
рассмотрение документов руководством;
доведение документов до исполнителей;
подготовка проектов документов;
согласование проектов документов;
подписание проектов документов;
определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;
обработка и отправка исходящих документов.
Информация об изменениях:
Пункт 8.2 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
8.2. Организация доставки и отправки документов.
Доставка и отправка документов в Администрации города осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телефонной, посредством электронной почты, СЭДД, системы межведомственного электронного документооборота, посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг.
8.3. Прием, и первичная обработка входящих документов
Информация об изменениях:
Подпункт 8.3.1 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
8.3.1. Документы, поступающие в адрес Администрации города, Главы города Тюмени, заместителей Главы города принимаются и обрабатываются в управлении по обращениям граждан и делопроизводству.
Документы, поступающие в адрес органов Администрации города, руководителей органов Администрации города принимаются и обрабатываются в службе делопроизводства либо уполномоченным специалистом органа Администрации города.
Почтовые отправления, нестандартные по весу, форме, цвету, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю службы делопроизводства либо руководителю органа Администрации города.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.3.2 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
8.3.2. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично", грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:
с отметкой "Лично" - непосредственно адресату;
с грифами ограничения доступа - в сектор специальных мероприятий Администрации города Тюмени или работнику службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера. Порядок работы с документами с грифами ограниченного доступа в Администрации города, определяется муниципальным правовым актом Администрации города.
8.3.3. Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.3.4 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
8.3.4. При вскрытии корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность пакетов и наличие вложенных в них документов (включая приложения). При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе (приложение 29 к настоящей Инструкции по ДОУ), один экземпляр акта направляется отправителю, второй - приобщается к входящему документу, и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.
8.3.5. Конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Не уничтожаются конверты от корреспонденции, поступившей в Администрацию города наложенным платежом, переписки, связанной с заключением и изменением договоров. Сохраняют также конверты заказных писем граждан, организаций.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.3.6 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
8.3.6. Для своевременной регистрации документов, поступающих в адрес Администрации города, органов Администрации города в электронном виде посредством СЭДД и электронной почты, сотрудники соответствующих отделов управления по обращениям граждан и делопроизводству, специалисты (службы) органов Администрации города, отвечающие за работу в СЭДД, ежедневно проверяют папку "Входящие РКК" в СЭДД, электронную почту.
8.4. Предварительное рассмотрение документов
Информация об изменениях:
Подпункт 8.4.1 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
8.4.1. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.
К нерегистрируемым документам относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении 32 к настоящей Инструкции по ДОУ.
Регистрируемые документы сортируются для направления на рассмотрение руководителям Администрации города, органов Администрации города по компетенции или в установленных случаях - для возврата авторам или для пересылки по компетенции.
8.5. Регистрация документов
8.5.1. Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, создания, отправления.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.5.2 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
8.5.2. Документы регистрируются в следующие сроки:
входящие - не позднее следующего рабочего дня со дня их поступления, за исключением случаев, установленных настоящим пунктом;
если документ содержит пометку "срочно" - регистрируется в день его поступления;
если на регистрацию поступило обращение гражданина - регистрируется в соответствии с законодательством, устанавливающим порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами;
если на регистрацию поступило уведомление о проведении публичных мероприятий (митингов, шествий, демонстраций, пикетирования) - регистрируется в соответствие с пунктом 8.10.8 Инструкции по ДОУ;
исходящие (ответные) - в день подписания либо на следующий рабочий день;
внутренние - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
8.5.3. В целях регистрации и учета документов в Администрации города разрабатываются классификаторы:
органов и структурных подразделений органов Администрации города,
документопотоков и видов документов,
должностных лиц,
корреспондентов,
предметно-тематический,
резолюций (поручений),
исполнителей,
результатов исполнения документов,
которые имеют свои обозначения в СЭДД.
Решение о выделении документопотоков на основе анализа входящих, исходящих, внутренних документов закрепляется в номенклатуре дел Администрации города и находит отражение в СЭДД.
Каждый документопоток имеет свой индекс в номенклатуре, в том числе, электронной.
Например:
01 - директивно-распорядительные документы
06 - обращения юридических лиц
18 - документы вышестоящих организаций
28 - договоры и т.д.
8.5.4. Регистрация документа включает:
проставление регистрационного штампа на документе,
запись необходимых сведений в регистрационной форме (регистрационно-контрольная карточка в СЭДД, журнал регистрации, база данных).
Регистрационный номер документа - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, которое указывает место его составления (исполнения) и хранения, отнесенность к документопотоку и является уникальным идентификатором документа в системе управления документами.
8.5.5. На входящих документах на лицевой стороне документа, на нижнем поле с правой стороны ставится отметка о поступлении документа в Администрацию города, орган Администрации города регистрационным штампом.
В регистрационном штампе указываются:
место регистрации (Администрация города, орган Администрации города, осуществляющий регистрацию),
регистрационный номер документа,
дата регистрации,
в установленных случаях - время регистрации документа,
в установленных случаях - подпись и расшифровку подписи сотрудника, осуществившего регистрацию.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.5.6 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
8.5.6. Регистрационный номер входящего документа состоит из следующих частей:
индекса органа Администрации города в СЭДД, зарегистрировавшего документ (например: 01 - отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, 03 - отдел по работе с деловой документацией, 05 - отдел по обращениям граждан управления по обращениям граждан и делопроизводству (далее - отдел по обращениям граждан) и т.д.),
индекса в номенклатуре в СЭДД в зависимости от вида документа (документопотока),
порядкового номера регистрации.
Например, для исходящих документов, зарегистрированных в 2019 году, регистрационный номер документа 03-08-000116/19, означает:
03 - документ зарегистрирован в отделе по работе с деловой документацией,
08 - номер по номенклатуре: этот документ является исходящим документом,
000116 - порядковый регистрационный номер документа с начала года в документопотоке "Исходящие",
19 - год регистрации 2019.
8.5.7. Исключен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
Информация об изменениях:
Информация об изменениях:
Подпункт 8.5.8 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
8.5.8. Судебные, исполнительные документы, поступающие в адрес органов Администрации города, за исключением правового департамента Администрации города (далее - правовой департамент), подлежат регистрации в СЭДД в соответствии с настоящей Инструкцией, а также учету в реестре судебно-правовой работы Администрации города в соответствии с Инструкцией о порядке ведения судебно-правовой работы Администрации города Тюмени (приложение 6 к настоящему распоряжению).
Судебные, исполнительные документы, поступающие в адрес Администрации города, Главы города Тюмени, подлежат регистрации и учету в реестре судебно-правовой работы Администрации города в соответствии с Инструкцией о порядке ведения судебно-правовой работы Администрации города Тюмени (приложение 6 к настоящему распоряжению).
Информация об изменениях:
Подпункт 8.5.9 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
8.5.9. Порядок регистрации проектов муниципальных правовых актов Администрации города установлен пунктом 4.2. Инструкции по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени (приложение 4 к настоящему распоряжению).
Информация об изменениях:
Подпункт 8.5.10 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
8.5.10. Порядок регистрации постановлений, распоряжений Главы города Тюмени, Администрации города установлен пунктом 5.1. настоящей Инструкции по ДОУ.
8.5.11. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
Информация об изменениях:
Подпункт 8.5.12 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
8.5.12. Порядок регистрации договоров установлен пунктом 5.1. Инструкции по организации договорной работы в Администрации города Тюмени (приложение 5 к настоящему распоряжению).
Информация об изменениях:
Раздел VIII дополнен пунктом 8.5.12.1 с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
8.5.12.1. Присвоение номера и даты межведомственным запросам, ответам на них в системе межведомственного электронного взаимодействия Тюменской области осуществляется в рамках функциональных возможностей системы, при этом указанные документы не подлежат регистрации в СЭДД.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.5.13 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
8.5.13. Порядок регистрации иных внутренних документов аналогичен порядку регистрации входящих документов.
8.5.14. Для исходящих документов (писем) регистрационный номер состоит из следующих частей:
индекса органа Администрации города, составившего документ;
номера дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;
порядкового номера регистрации.
Например:
регистрационный номер документа 03-08-116, означает
03 - документ зарегистрирован в отделе по работе с деловой документацией,
08 - номер по номенклатуре: этот документ является исходящим документом, 116 - порядковый регистрационный номер документа с начала года в документопотоке "Исходящие".
На документах, отправляемых из Администрации города, номера ставят как на подлиннике, так и на копии, оставшейся в Администрации города.
8.5.15. На приложениях к поступившим или отправляемым документам номера не ставятся.
8.5.16. Регистрация документов в Администрации города осуществляется двумя способами: электронная (регистрация в СЭДД) и журнальная.
8.5.17. Регистрация документов в СЭДД производится одновременно с проставлением регистрационного штампа на документ и осуществляется путем создания электронной регистрационно-контрольной карточки, в которую вносят все сведения о документе: номер, дата, автор, адресат и т.д., - и о работе с ним: резолюция, список исполнителей, стадии выполнения, замечания, возвраты на доработку и т.д., т.е. фиксируют все движения документа на протяжении его жизненного цикла.
8.5.18. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
Информация об изменениях:
Подпункт 8.5.19 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
8.5.19. Правила заполнения реквизитов карточки определяются инструкцией пользователя СЭДД.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.5.20 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
8.5.20. Журнальная форма регистрации документов может использоваться:
для учета входящих и исходящих телефонограмм (приложение 26 к настоящей Инструкции по ДОУ);
в случаях, установленных правовыми актами.
Информация об изменениях:
Пункт 8.6 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
8.6. Распределение обязанностей по регистрации документов и контролю за сроками исполнения документов
Информация об изменениях:
Подпункт 8.6.1 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
8.6.1. Регистрация документов и контроль за сроками исполнения документов осуществляется разными органами и структурными подразделениями органов Администрации города в зависимости от видов документов:
|
N п/п |
Виды документов |
Служба, осуществляющая регистрацию |
Служба, осуществляющая контроль за сроками исполнения документов |
|
1. |
Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Тюменской области, решения и постановления Тюменской областной Думы; законы Тюменской области; решения Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы, постановления и распоряжения Председателя Тюменской городской Думы |
Отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений |
Отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений |
|
2. |
Запросы, предписания, представления, служебные письма Счетной палаты; решения, запросы, служебные письма Избирательной комиссии города Тюмени |
Отдел по работе с деловой документацией |
Отдел по работе с деловой документацией |
|
3. |
Постановления, распоряжения Главы города Тюмени. Постановления, распоряжения Администрации города. Распоряжения заместителей Главы города Постановления, распоряжения по вопросам выделения и расходования финансовых средств |
Отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений |
Отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений Отдел по обеспечению деятельности Главы города Тюмени, заместителей Главы города Тюмени управления по обращениям граждан и делопроизводству Департамент финансов и налоговой политики |
|
4. |
Поручения Президента Российской Федерации, поручения Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, поручения Губернатора Тюменской области, Правительства Тюменской области, поручения Главы города Тюмени (в том числе поручения, содержащиеся в протоколах Коллегии Администрации города, совещаний с участием Главы города Тюмени) |
Отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений |
Отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений |
|
5. |
Письменные и устные обращения граждан по всем вопросам (кроме пункта 11 настоящей таблицы), документы прокуратуры в интересах граждан, запросы и обращения депутатов всех уровней, поступающие в адрес Главы города Тюмени, Администрации города (кроме пункта 13 настоящей таблицы), заместителей Главы города; обращения граждан во время "Прямых линий"; через средства массовой информации; устные, письменные обращения, поступившие во время личного приема в отделе по обращениям граждан; переписка по ним; запросы пользователей информацией (граждан), ответы на вышеуказанные обращения граждан, депутатов, прокуратуры, запросы пользователей информацией (граждан) |
Отдел по обращениям граждан |
Отдел по обращениям граждан |
|
6. |
Обращения организаций, запросы пользователей информацией (организации, общественные объединения) в адрес Главы города Тюмени, заместителей Главы города; телеграммы, факсы (входящие, исходящие) за подписью Главы города Тюмени, заместителей Главы города |
Отдел по работе с деловой документацией |
Отдел по работе с деловой документацией |
|
7. |
Документы прокуратуры (протесты, представления, запросы, информации и т.д.), за исключением документов прокуратуры в интересах граждан |
Отдел по работе с деловой документацией |
Отдел по работе с деловой документацией |
|
8. |
Приказы органов Администрации города |
Органы Администрации города |
Органы Администрации города |
|
9. |
Исключена с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442 Информация об изменениях: |
||
|
10. |
Устные запросы пользователей информацией, поступившие по телефонам Справочной службы: 45-15-20, 051. |
МКУ "Единый центр оперативного реагирования города Тюмени" |
МКУ "Единый центр оперативного реагирования города Тюмени" |
|
11. |
Документы с грифом "Секретно", "Для служебного пользования", полученные спецсвязью |
Комитет специальных мероприятий Администрации города |
Комитет специальных мероприятий Администрации города |
|
12. |
Документы с грифом "Для служебного пользования", кроме случаев установленных в пункте 11 настоящей таблицы |
Органы Администрации города и муниципальные казенные учреждения |
Органы Администрации города и муниципальные казенные учреждения |
|
13. |
Входящие документы в адрес Администрации города, регистрация которых входит в обязанность органов Администрации города в соответствии с муниципальными правовыми актами, органа Администрации города, его руководителя, заместителей; исходящие документы за подписью руководителя органа Администрации города, его заместителей; внутренняя переписка |
Органы Администрации города |
Органы Администрации города |
|
14. |
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, электронной почте в адрес Главы города Тюмени, заместителей Главы города |
в соответствующих отделах управления по обращениям граждан и делопроизводству |
в соответствующих отделах управлении по обращениям граждан и делопроизводству |
|
15. |
Документы, в том числе обращения граждан (кроме пункта 17 настоящей таблицы), передаваемые или принимаемые по средствам телефонной связи, по каналам факсимильной связи, электронной почте в адрес руководителей органов Администрации города |
в органах Администрации города |
в органах Администрации города |
|
16. |
Исключена с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442 Информация об изменениях: |
||
|
17. |
Сообщения о животных без владельцев |
МКУ "ЛесПаркХоз" |
Департамент городского хозяйства Администрации города |
|
18. |
Входящие, исходящие, внутренние документы совещательных органов Администрации города (комиссии, рабочие группы, штабы и т.п.) |
Секретарь (руководитель аппарата) совещательного органа Администрации города либо службы делопроизводства органа Администрации города Тюмени, обеспечивающий работу совещательного органа |
Секретарь (руководитель аппарата) совещательного органа Администрации города либо службы делопроизводства органа Администрации города Тюмени, обеспечивающий работу совещательного органа |
8.7. Рассмотрение документов руководителями и доведение документов до исполнителей, организация исполнения
Информация об изменениях:
Подпункт 8.7.1 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
8.7.1. Зарегистрированные документы служба делопроизводства либо уполномоченный специалист направляют на рассмотрение и исполнение должностным лицам Администрации города, органам Администрации города с помощью СЭДД.
Документы, зарегистрированные в отделе по обращениям граждан, отделе по работе с деловой документацией, поступившие в адрес Главы города Тюмени, заместителей Главы города, Администрации города, направляются на рассмотрение Главе города Тюмени, заместителям Главы города согласно распределению обязанностей между ними.
При этом документы по вопросам, относящимся к компетенции заместителя Главы города, адресованные в адрес Главы города Тюмени, направляются заместителю Главы города без резолюции Главы города Тюмени для рассмотрения и направления ответа за подписью заместителя Главы города в случае, если документ не требует специальных указаний по исполнению и имеет типовые или установленные действующим законодательством сроки рассмотрения.
Особенности осуществления документооборота заместителя Главы города в части организации исполнения документов органами Администрации города, которые заместитель Главы города координирует и контролирует, могут устанавливаться распоряжением заместителя Главы города и не должны противоречить настоящей Инструкции.
Документы, зарегистрированные в органах Администрации города, поступившие в адрес органов Администрации города, руководителей органов Администрации города либо поступившие к ним с резолюциями Главы города Тюмени, заместителей Главы города, направляются на рассмотрение руководителям органов Администрации города в день их поступления.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.7.2 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
8.7.2. Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в Администрацию города, орган Администрации города, но не свыше трех рабочих дней. Решение руководителя по документам отражается в резолюции.
Резолюции Главы города Тюмени, заместителей Главы города помощники, консультанты, советники Главы города Тюмени и помощники заместителей Главы города заносят в электронную регистрационно-контрольную карточку в СЭДД.
Правила оформления резолюции - в разделе 4.9 настоящей Инструкции по ДОУ.
8.7.3. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
8.7.4. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
8.7.5. На документах, подлежащих возврату в отдел по работе с деловой документацией, отдел по обращениям граждан на верхнем поле лицевой стороны первого листа документа ставится штамп "Подлежит возврату".
8.7.6. Ход продвижения документа внутри органа Администрации города контролирует помощник руководителя, специалист или служба, на которых возложены эти обязанности.
8.7.7. Ответственный исполнитель обязан немедленно организовать исполнение документа в установленный срок. Если в документе указаны несколько исполнителей, ответственным является лицо или орган Администрации города, указанное в резолюции первым, или тот, за кем закреплен свод. Соисполнители не позднее трех дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа. Соисполнители несут ответственность за содержание и качество представленных ответственному исполнителю материалов.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.7.7.1 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
8.7.7.1. На согласование в правовой департамент документы, согласованные со всеми заинтересованными должностными лицами, предоставляются не позднее двух дней до срока, в который документ подлежит внесению на подпись соответствующему должностному лицу, если иной срок не установлен в поручении Главы города Тюмени. Документ, подлежащий согласованию с правовым департаментом, в обязательном порядке согласовывается и визируется руководителем юридической службы (специалистом органа (учреждения), в чьи должностные обязанности входит правовое обеспечение деятельности органа (учреждения), в котором не создана юридическая служба).
8.7.8. Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, независимо от того, что исполнение тех или иных пунктов документа может не входить в его компетенцию. Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа.
8.7.9. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель направляет обобщенный ответ, как правило, согласовав его с соисполнителями.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.7.10 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
8.7.10. Организация работы по исполнению документов в органах Администрации города осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) Главы города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, и (или) руководителя органа Администрации города, заместителей руководителя органа Администрации города, иных должностных лиц.
8.7.11. Орган Администрации города, должностное лицо - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
Информация об изменениях:
Пункт 8.7.12 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
8.7.12. Документы, поступившие в орган Администрации города с резолюцией Главы города Тюмени, заместителей Главы города, иных должностных лиц, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем органа, или его заместителем.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.7.13 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
8.7.13. Специалисты органов Администрации города в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Администрации города;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами. Проект документа, вносимый на подпись Главе города Тюмени, в обязательном порядке согласовывается с руководителем юридической службы органа Администрации города, на исполнении которого находится документ (специалистом органа, в чьи должностные обязанности входит правовое обеспечение деятельности органа, в котором не создана юридическая служба);
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
подготовку списка (указателя) рассылки документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
8.7.14. Исполнители не должны разглашать содержание поступивших к ним документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
8.7.15. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения заданий, поручений, запросов и документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
8.7.16. Ответственный исполнитель - орган Администрации города и (или) должностное лицо, несет ответственность за своевременное и качественное исполнение документа до момента его фактического исполнения.
8.8. Работа с исходящими (отправляемыми) документами
Информация об изменениях:
Подпункт 8.8.1 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
8.8.1. Исходящие документы, отправляемые за подписью Главы города Тюмени, заместителей Главы города, регистрируются в управлении по обращениям граждан и делопроизводству, а за подписью руководителей органов Администрации города - в органах Администрации города.
Исходящие документы, подписанные Главой города Тюмени, заместителями Главы города и отправляемые органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, регистрируются отделом по работе с деловой документацией, а отправляемые гражданам (в том числе индивидуальным предпринимателям, объединениям граждан) - отделом по обращениям граждан.
Исходящие документы в адрес органов прокуратуры, иных надзорных органов, не являющихся участниками СЭДД, подписываются на бумажном носителе.
Исходящие документы в форме электронного документа в адрес граждан после регистрации направляются адресатам сотрудниками отдела по обращениям граждан, в том числе посредством СЭДД.
Исходящие документы в адрес граждан в форме документа на бумажном носителе после регистрации незамедлительно передаются сотрудниками отдела по обращениям граждан в отдел по работе с деловой документацией для оформления и отправки.
Исходящие документы, отправляемые за подписью Главы города Тюмени, заместителей Главы города, отправляются отделом по работе с деловой документацией через отделение почтовой связи, посредством телеграфной связи, электронной почты, доставляются нарочным. Организациям, участвующим в СЭДД документы направляются посредством СЭДД.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.8.2 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
8.8.2. Документы для отправки в адрес организаций, не участвующих в СЭДД, принимаются отделом по работе с деловой документацией до 13-00. Доставка осуществляется с 14-00. Отправка корреспонденции, поступившей в отдел по работе с деловой документацией позднее указанного времени, осуществляется на следующий рабочий день. Отправка срочных документов производится в течение всего рабочего дня.
8.8.3. Исходящие документы для регистрации представляются в управление по обращениям граждан и делопроизводству в двух экземплярах, 1-й подписанный экземпляр письма отправляется адресату, 2-й подписанный экземпляр письма хранится по месту регистрации исходящих документов. В случае, если документ подписан в одном экземпляре, для хранения по месту регистрации снимается копия с оригинала и заверяется в установленном порядке сотрудником, регистрирующим отправляемый документ.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.8.4 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
8.8.4. Документы, предназначенные для отправки, принимаются полностью оформленными, в количестве, необходимом для отправки адресатам.
8.8.5. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Если документ, направляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп "Подлежит возврату". Такую же пометку делают в регистрационной карточке.
8.8.6. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
8.8.7. Документы, отправляемые одновременно одному и тому же адресату, должны быть вложены в один конверт.
8.8.8. Адресатам в пределах города документы могут вручаться курьером под расписку в разносной книге, либо в листе рассылки для муниципальных правовых актов.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.8.9 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
8.8.9. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день, с учетом особенностей, установленных пунктом 8.8.2 настоящей Инструкции по ДОУ. Телеграммы обрабатываются и отправляются немедленно.
Информация об изменениях:
Пункт 8.9 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
8.9. Особенности работы с документами, поступающими и отправляемыми по каналам факсимильной связи, телеграммами, телефонограммами. Особенности работы с электронными документами в СЭДД
8.9.1. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
а) документы, передаваемые по факсимильной связи (факсограммы), должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа;
б) документ выполняется на бумаге формата А4 черным цветом, при оформлении следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи;
в) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа Администрации города;
г) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
Информация об изменениях:
Подпункт "д" изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
д) запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
е) подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы (например, разносная книга), с указанием регистрационного номера, даты отправления, способа отправления (факс), ФИО получателя. Сотрудник, отправивший факсимильное сообщение, должен получить подтверждение о получении адресатом сообщения либо сделать отметку, что факс получен автоматически;
Подлинник документа, отправленного факсимильной связью, направляется адресату в установленном порядке.
ж) служебная информация, получаемая по факсимильной связи, регистрируется как входящий документ. Дальнейшая работа осуществляется с ним в установленном для письменных обращений граждан, организаций порядке;
з) факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода;
и) контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах Администрации города, осуществляется их руководителем;
к) поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письменные обращения граждан, организаций, а затем передаются на рассмотрение руководству;
л) тексты поступивших и отправленных телефонограмм записываются получателем (отправителем) в специальном журнале и оперативно передаются руководителю, которому они адресованы. Журналы регистрации телефонограмм хранятся в течение установленного времени в приемных руководителей Администрации города, органов Администрации города, у сотрудников органов Администрации города, на которых возложены данные обязанности.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.9.2 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
8.9.2. При работе с электронными документами в СЭДД необходимо руководствоваться законодательством, а также "ГОСТ Р 53898-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению", с учетом следующих требований:
а) документы, создаваемые и поступающие в Администрацию города, орган Администрации города на бумажном носителе, подлежат сканированию для введения в СЭДД. Создание электронных документов (электронных копий документов), содержащих информацию, доступ к которой ограничен не допускается;
б) электронные документы (электронные копии документов) оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по ДОУ в формате OpenDocumentFormat в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 либо PDF/A, размер которых не должен превышать 20 МБ;
в) электронный документ, заверенный электронной подписью, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу, в случае если лицо, заверившее электронной подписью электронный документ, имеет право на подписание данного документа согласно распределению обязанностей, должностной инструкции, служебному контракту (трудовому договору) и идентично лицу, указанному в сертификате ключа проверки электронной подписи, и сертификат ключа проверки электронной подписи действителен на день проверки действительности указанного сертификата;
г) выдача, проверка, хранение и использование сертификатов ключей электронной подписи, урегулирование конфликтов, связанных с использованием электронной подписи, осуществляется в порядке, установленном распоряжением Правительства Тюменской области от 23.04.2012 N 636-рп "О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства" и регламентом удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа проверки электронной подписи;
д) для подтверждения соответствия документа на бумажном носителе и электронного документа пользователь, уполномоченный на изготовление документа, визирует документ на бумажном носителе собственноручной подписью, за исключением случаев, когда пользователь, изготовивший документ на бумажном носителе, и пользователь, уполномоченный на подписание документа на бумажном носителе, совпадают;
Информация об изменениях:
Подпункт "е" изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
е) создаваемые электронные документы, подписываемые Главой города Тюмени, заместителями Главы города, которые направляются в виде документа на бумажном носителе, после их согласования в СЭДД изготавливаются в виде документа на бумажном носителе советниками, консультантами, помощниками Главы города Тюмени, помощниками заместителей Главы города и предоставляются на подпись руководителям. После подписания руководителем документа на бумажном носителе помощник руководителя заверяет своей электронной подписью электронный документ, идентичный собственноручно подписанному руководителем;
ж) пользователи СЭДД обеспечивают использование типового маршрута, разработанного в СЭДД.
Информация об изменениях:
Раздел VIII дополнен пунктом 8.10 с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
8.10 Особенности работы с письменными обращениями граждан (в том числе в форме электронного документа), организаций, запросами пользователей информацией
8.10.1. На каждое обращение граждан, организаций, запрос пользователей информацией в СЭДД формируется электронное дело. Регистрация обращений граждан, организаций, запросов пользователей информацией, поступающих в СЭДД автоматически в форме электронных документов с портала государственных услуг Тюменской области, осуществляется в порядке, установленном для письменных обращений. Исчисление сроков рассмотрения обращений граждан, организаций, запросов пользователей информацией, поступающих в форме электронных документов, осуществляется с даты регистрации в СЭДД.
8.10.2. Не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией, поступившие в адрес Главы города Тюмени, заместителей Главы города, направляются на рассмотрение Главе города Тюмени, заместителям Главы города в соответствии с распределением обязанностей между ними; обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией, поступившие в адрес органов (должностных лиц органов) Администрации города, - на рассмотрение руководителям органов Администрации города.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.10.3 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
8.10.3. Подготовка ответов на обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией осуществляется с учетом требований пункта 7.5 Регламента Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).
Ответы на обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией подготавливаются в СЭДД в форме электронного документа в формате ODT, с использованием на официальном бланке тегов, обеспечивающих отображение регистрационной информации (<SED-DATE>, <SED-NUM>) и штампа подписи (<SED-SIGN>).
Согласование ответов на обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией осуществляется в СЭДД.
В случае если ответ на обращение гражданина, организации, запрос пользователей информацией по выбору заявителей дается в электронной форме, то отправка ответа на обращение осуществляется в формате PDF/A, с отображением в нем регистрационной информации и штампа электронной подписи.
Подписанный электронной подписью ответ (электронный документ) и его отображение в формате PDF/A хранится в СЭДД в течение срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации.
8.10.4. В сроки, установленные действующим законодательством, заявитель вправе обратиться в Администрацию города за предоставлением ответа, подписанного электронной подписью, на бумажном носителе.
Ответ на обращение, запрос, поступившие в письменной форме, подписываемые руководителем органа Администрации города, которые направляются в виде документа на бумажном носителе, после их согласования в СЭДД изготавливаются в виде документа на бумажном носителе службой делопроизводства органа и предоставляются на подпись руководителю. После подписания руководителем документа на бумажном носителе помощник руководителя, уполномоченное лицо службы делопроизводства заверяет своей электронной подписью электронный документ, идентичный собственноручно подписанному руководителем.
Обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией, направленные для принятия мер (подготовки ответов) в органы Администрации города на бумажном носителе, взятые на контроль управлением по обращениям граждан и делопроизводству, если на них поставлен штамп "Подлежит возврату", в обязательном порядке подлежат возврату вместе с ответом в управление по обращениям граждан и делопроизводству.
Информация об изменениях:
Подпункт 8.10.5 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
8.10.5. В случае подачи заявителем заявления о прекращении рассмотрения обращения, в том числе заявления о предоставлении государственной услуги или муниципальной услуги (далее по тексту пункта - обращение), находящегося на рассмотрении в органах Администрации города ее должностных лиц, рассмотрение такого обращения прекращается, о чем заявителю направляется (вручается) уведомление не позднее 3 рабочих дней со дня регистрации заявления о прекращении рассмотрения обращения. В этом случае прилагаемые к обращению оригиналы документов либо их нотариально засвидетельствованные копии подлежат возврату заявителю по его требованию. При возврате с оригиналов приложенных к обращению документов, подтверждающих полномочия представителя заявителя, подписавшего обращения, ответственным сотрудником изготавливаются и заверяются копии, которые прикладываются к обращению. Возврат документов осуществляется путем их вручения заявителю под расписку либо путем направления документов в адрес заявителя по почте не позднее 3 рабочих дней со дня регистрации заявления о прекращении рассмотрения обращения либо со дня поступления требования об их возврате (если такое требование поступило отдельно от заявления о прекращении рассмотрения обращения).
Если нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление государственной или муниципальной услуги, установлен иной порядок действий при подаче заявителем заявления о прекращении рассмотрения обращения, применяется порядок, установленный указанными нормативными правовыми актами.
8.10.6. В случае, если к заявлению о предоставлении муниципальной услуги (государственной услуги), приложены документы, предоставление заявителем которых не предусмотрено административным регламентом предоставления муниципальной услуги (государственной услуги), такие документы не учитываются при предоставлении услуги.
В случае, если указанные документы представлены на бумажном носителе, они подлежат возврату заявителю при выдаче (направлении) результата предоставления муниципальной услуги (государственной услуги) тем же способом, что и для выдачи (направления) результата муниципальной услуги (государственной услуги). При этом, если результат предоставления муниципальной услуги (государственной услуги) предоставляется заявителю в электронном виде либо выдается многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 18.03.2015 N 250, либо результатом предоставления муниципальной услуги (государственной услуги) является перечисление денежных средств указанные документы подлежат возврату заявителю посредством почтового отправления в пределах срока предоставления муниципальной услуги (государственной услуги).
8.10.7. Предоставление органами Администрации города (муниципальными учреждениями), являющимися главными администраторами (администраторами) доходов бюджета города Тюмени, информации по запросу органов Администрации города, уполномоченных на предоставление субсидий (бюджетных инвестиций) из бюджета города Тюмени, осуществляется в течение 3 рабочих дней со дня регистрации соответствующего запроса в органе Администрации города (муниципальном учреждении), если иное не установлено муниципальным правовым актом города Тюмени.
8.10.8. Особенности работы с уведомлениями о проведении публичных мероприятий (митингов, шествий, демонстраций, пикетирования) регулируется законодательством Российской Федерации и Тюменской области о проведении публичных мероприятий.
Во исполнение требований законодательства сотрудники управления по обращениям граждан и делопроизводству при получении уведомления о проведении публичного мероприятия незамедлительно (в течение 30 минут с момента регистрации):
регистрируют уведомление с указанием в регистрационных реквизитах даты, времени (часы, минуты) поступления уведомления;
передают его для дальнейшей работы в комитет по межнациональным отношениям Администрации города.
8.10.9. Особенности работы с публикациями о деятельности Администрации города в средствах массовой информации осуществляется в соответствии с общим порядком учета, регистрации, рассмотрения, исполнения и контроля исполнения обращений граждан, организаций, запросами пользователей информацией, установленной настоящей Инструкции по ДОУ, с учетом требований Регламента Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).
Информация об изменениях:
Пункт 8.10 дополнен подпунктом 8.10.10. - Распоряжение Администрации города Тюмени от 5 февраля 2021 г. N 73
8.10.10. Особенности работы с запросами субъектов персональных данных или их представителей регулируются статьями 14, 20, 21 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".
При регистрации запросов субъектов персональных данных или их представителей в карточке регистрации обращения в разделе "Содержание" указывается "запрос субъектов ПДн".
Информация об изменениях:
Раздел VIII дополнен пунктом 8.11 с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
8.11. Особенности работы с документами личного приема граждан, руководителей (представителей) организаций
8.11.1. Запись граждан на прием к Главе города Тюмени, заместителям Главы города проводят специалисты отдела по обращениям граждан.
Запись руководителей (представителей) организаций на прием к Главе города Тюмени, заместителям Главы города проводят помощники, советники, консультанты Главы города Тюмени, помощники заместителей Главы города.
Запись граждан, руководителей (представителей) организаций на прием к руководителям органов Администрации города проводят уполномоченные сотрудники органов Администрации города.
8.11.2. При записи на прием начинается оформление регистрационно-контрольной карточки личного приема в СЭДД, в которую заносятся паспортные данные гражданина или наименование организации, должность руководителя (представителя) организации, ее юридический адрес, в обоих случаях - контактные телефоны и, при согласии заявителей, содержание устного обращения, информация о льготах и социальном статусе. При записи на прием заявитель может оставить необходимые для рассмотрения вопроса материалы и документы, о чем делается отметка в регистрационно-контрольной карточке личного приема в поле "Отметка об исполнении". Регистрационно-контрольная карточка личного приема установлена приложением 35 к настоящей Инструкции по ДОУ.
8.11.3. Специалисты отдела по обращениям граждан совместно с советниками, консультантами, помощниками Главы города Тюмени, консультантами, помощниками заместителей Главы города, уполномоченными сотрудниками органов Администрации города:
готовят информацию по существу вопросов, предлагаемых посетителем для рассмотрения во время личного приема, при этом они вправе запрашивать необходимую информацию у должностных лиц и органов Администрации города, организаций, находящихся в муниципальной собственности;
не позднее чем за 2 рабочих дня до дня личного приема уведомляют заявителя о времени и месте проведения приема (способом, обеспечивающим получение данного уведомления заявителем).
8.11.4. Во время личного приема по решению должностного лица, осуществляющего прием, и с согласия заявителя может осуществляться аудио - и (или) видеозапись.
8.11.5. В течение 1 рабочего дня после приема помощники, советники, консультанты Главы города Тюмени, помощники заместителей Главы города, начальник отдела по обращениям граждан, уполномоченные лица органов Администрации города заносят сведения, поручения, отметки, в том числе согласие с ответом в устной форме (при наличии) в соответствующую регистрационно-контрольную карточку личного приема в СЭДД.
В случае если факты и обстоятельства, изложенные в устном обращении, требуют проверки либо необходимо предоставление письменного ответа, такое обращение рассматривается в порядке, предусмотренном для письменных обращений.
8.11.6. Во время приема пользователям информацией в устной форме предоставляется информация о деятельности Администрации города. Указанная информация предоставляется также по телефонам справочных служб Администрации города, по телефонам должностных лиц Администрации города, уполномоченных на ее представление.
Информация об изменениях:
Раздел VIII дополнен пунктом 8.12 с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
8.12. Особенности работы с документами комиссии Тюменской городской Думы по проведению опроса граждан в городе Тюмени, подлежащими передаче в Администрацию города
Информация об изменениях:
Подпункт 8.12.1 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
8.12.1. Должностные лица комитета по архивному делу принимают от председателя комиссии первый экземпляр итогового протокола комиссии, опросные листы, списки участников опроса в прошитом и пронумерованном виде по акту.
8.12.2. Переданные документы хранятся в течение срока, установленного в номенклатуре дел Администрации города, после чего уничтожаются по акту.
IX. Порядок организации работы с отдельными видами документов
Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
X. Контроль за исполнением документов
Информация об изменениях:
Пункт 10.1 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
10.1. Контроль исполнения документов, в том числе поручений, ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.
10.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя следующие этапы:
постановку документа на контроль;
проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
организацию контроля за сроками исполнения;
предварительную проверку и регулирование хода и качества исполнения документов;
анализ полноты исполнения документа;
снятие с контроля документов;
учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов;
информирование руководителей о ходе исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины.
10.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения:
требующие ответа в соответствии с действующим законодательством;
требующие ответа по тексту документа;
определенные резолюциями Главы города Тюмени, заместителей Главы города.
10.1.3. Контроль исполнения документов в Администрации города осуществляют:
а) управление организационно-контрольной работы - за сроками исполнения перспективных и текущих планов работы Администрации города, в том числе:
отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений - за соблюдением сроков рассмотрения документов и исполнения письменных поручений Главы города Тюмени, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Коллегии Администрации города и в протоколах совещаний с участием Главы города Тюмени; резолюций Главы города Тюмени на проектах правовых актов и правовых актах, в том числе федеральных законах и законах Тюменской области; указах, распоряжениях и поручениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации, постановлениях, распоряжениях и поручениях Губернатора и Правительства Тюменской области, решениях и постановлениях Тюменской областной Думы, решений и постановлений Тюменской городской Думы; постановлений и распоряжений Главы города Тюмени и Администрации города (за исключением распоряжений по вопросам выделения и распределения финансовых средств, контролируемых департаментом финансов и налоговой политики);
б) управление по обращениям граждан и делопроизводству, в том числе:
отдел по обращениям граждан - за соблюдением сроков рассмотрения письменных и устных обращений граждан, депутатов всех уровней, пользователей информацией (граждане), документов прокуратуры в интересах граждан, поступивших в адрес Администрации города, Главы города Тюмени, заместителей Главы города, за своевременным представлением информации о принятых органами Администрации города мерах в ответ на критические материалы, опубликованные в средствах массовой информации в адрес Администрации города;
отдел по работе с деловой документацией - за соблюдением сроков и порядка рассмотрения обращений организаций, государственных органов власти, управления, контроля и надзора, муниципальных образований, документов прокуратуры, Счетной палаты города Тюмени, Избирательной комиссии города Тюмени, запросов пользователей информацией (организации, общественные объединения), поступивших в адрес Администрации города, Главы города Тюмени, заместителей Главы города;
в) исключен;
Информация об изменениях:
См. текст подпункта "в" пункта 10.1.3
г) заместители Главы города, руководители органов Администрации города - за исполнением документов по существу, за соблюдением сроков, порядка рассмотрения и исполнения поступивших документов, а также за полнотой и качеством подготовленных проектов ответов за подписью Главы города Тюмени, заместителей Главы города;
д) советники Главы города Тюмени, помощники, консультанты Главы города Тюмени, помощники заместителей Главы города - за полнотой и качеством предоставляемой Главе города Тюмени, заместителям Главы города информации по контрольным документам, а также за сроками исполнения документов, находящихся на рассмотрении у руководителя;
е) службой делопроизводства органа Администрации города или иным структурным подразделением, должностным лицом, на которое возложена соответствующая функция - за соблюдением сроков исполнения документов.
10.1.4. Контроль (анализ полноты и качества правоприменения) за исполнением муниципальных правовых актов Администрации города осуществляется при мониторинге их применения в порядке, установленном муниципальным правовым актом Администрации города.
Контроль за исполнением муниципальных правовых актов Главы города Тюмени, Администрации города, подлежащих контролю в соответствии с настоящим разделом, осуществляется отделом контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, советниками, консультантами, помощниками Главы города Тюмени, помощниками заместителей Главы города, а также лицами, назначенными приказами руководителей органов Администрации города.
10.1.5. Исключен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
Информация об изменениях:
10.1.6. Непосредственную работу по контролю за исполнением контрольных документов в Администрации города осуществляют помощники заместителей Главы города, руководителей органов Администрации города или лица, на которых приказом руководителя возложены эти обязанности.
10.2. Постановка документов на контроль
Информация об изменениях:
Подпункт 10.2.1 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
10.2.1. Постановке на контроль подлежат обращения граждан и организаций, запросы пользователей информацией, предусматривающие подготовку ответа за подписью Главы города Тюмени, заместители Главы города, все муниципальные правовые акты, содержащие пункт о контроле или конкретные сроки выполнения поручений, поручения по итогам заседаний Коллегий Администрации города и поручения, содержащиеся в протоколах совещаний с участием Главы города Тюмени.
Информация об изменениях:
Пункт 10.2.2 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
10.2.2. Постановка на контроль осуществляется Главой города Тюмени, заместителями Главы города или непосредственно в отделе, осуществляющем регистрацию документа, до его передачи на исполнение в орган Администрации города.
10.2.3. Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
Информация об изменениях:
Информация об изменениях:
Пункт 10.2 дополнен подпунктом 10.2.4 с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
10.2.4. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.
10.3. Осуществление контроля
Информация об изменениях:
Подпункт 10.3.1 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
10.3.1. Лица, осуществляющие контроль за выполнением документа, постановления или распоряжения, заводят контрольное дело в СЭДД, в котором находятся: контролируемый документ, рабочий план его выполнения, справки, информация и другие материалы по выполнению этого документа. Допускается объединение нескольких аналогичных документов в единое контрольное дело.
Информация об изменениях:
Подпункт 10.3.2 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
10.3.2. Контроль за исполнением документов строится на базе регистрационных данных. Информация о контролируемом документе вводится в СЭДД с указанием в регистрационно-контрольной карточке срока исполнения и исполнителя, затем документ направляется исполнителю, документы вышестоящих органов - с регистрационно-контрольной карточкой.
10.3.3. Исключен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
Информация об изменениях:
10.3.4. Исключен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
Информация об изменениях:
10.3.5. Если в документе указаны несколько исполнителей, ответственным является лицо или орган Администрации города, указанные в резолюции первым, или тот, за кем закреплен свод. Соисполнители не позднее 3 дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
10.3.6. Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, независимо от того, что исполнение тех или иных пунктов документа может не входить в его компетенцию. Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа.
10.3.7. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель направляет обобщенный ответ, как правило, согласовав его с соисполнителями.
Информация об изменениях:
Подпункт 10.3.8 изменен с 1 августа 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 30 июля 2019 г. N 613
10.3.8. Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому лицу может быть осуществлена только по резолюции Главы города Тюмени, заместителей Главы города.
10.3.9. В случае отпуска, командировки, болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать все контролируемые документы другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем.
Информация об изменениях:
Подпункт 10.3.10 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
10.3.10. Административный департамент по поручению Главы города Тюмени, заместителей Главы города готовит сводную информацию о документах, находящихся на контроле, готовят реестры документов с истекшим сроком исполнения для информирования о состоянии исполнительской дисциплины.
10.4. Сроки исполнения документов
10.4.1. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях: для входящих документов - со дня регистрации, для внутренних - со дня подписания или утверждения.
10.4.2. Сроки исполнения документов устанавливаются типовые (определенные законодательством) и индивидуальные (определенные в тексте документа или резолюцией руководителя).
Информация об изменениях:
Подпункт 10.4.3 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
10.4.3. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
с пометкой "весьма срочно" - в течение 2 дней;
с пометкой в тексте "срочно" - в течение 3 дней;
с пометкой "Оперативно" - в течение 10 дней;
запросы, обращения депутатов - до 30 дней со дня регистрации, если иной срок не установлен в запросе, обращении;
обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией - в течение 30 дней со дня регистрации, заявление о прекращении рассмотрения обращения - не позднее 3 рабочих дней со дня регистрации заявления о прекращении рассмотрения обращения;
жалобы на решения и действия (бездействие) органов Администрации города Тюмени, предоставляющих муниципальные услуги (государственные услуги, переданные в установленном порядке для исполнения муниципальному образованию город Тюмень), их должностных лиц, муниципальных служащих - до 15 рабочих дней со дня регистрации жалобы, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - до 5 рабочих дней со дня регистрации жалобы;
телеграммы, требующие срочного решения, - до 2 дней, остальные - до 10 дней;
представления прокуратуры - до 30 дней;
протесты прокуратуры - до 10 дней;
согласование проектов муниципальных правовых актов Администрации города - в сроки, установленные Инструкцией по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени (приложение 4 к настоящему распоряжению);
запросы государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, рассматривающих обращения граждан (юридических лиц), - до 15 дней;
запросы, поступающие в Администрацию города через региональную систему межведомственного электронного взаимодействия, - до 5 рабочих дней со дня поступления запроса.
Сроки исполнения иных документов, если они не определены в тексте или резолюции, устанавливаются в один месяц.
Информация об изменениях:
Подпункт 10.4.4 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
10.4.4. В исключительных случаях, а также в случаях направления запроса документов и материалов в государственные органы, органы местного самоуправления или должностному лицу, сроки рассмотрения обращения граждан, организаций могут быть продлены не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением о продлении срока рассмотрения обращения гражданина, организации.
Направление уведомления заявителю о переадресации его обращения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу по компетенции, если письменное обращение заявителя содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации города, должностных лиц Администрации города - в течение 7 дней со дня регистрации обращения (осуществляется управлением по обращениям граждан и делопроизводству либо должностным лицом, на рассмотрение которому обращение поступило). Направление уведомления заявителю о переадресации его письменного обращения, содержащего информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) - в течение 5 дней со дня регистрации (осуществляется управлением по обращениям граждан и делопроизводству либо должностным лицом, на рассмотрение которому обращение поступило).
В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение 7 дней со дня регистрации запроса пользователя информацией он уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного срока для ответа на запрос.
10.4.5. Сроки исполнения могут быть продлены при наличии особых обстоятельств или необходимости проведения дополнительных проверок. Продление сроков исполнения осуществляется руководителем, поставившим документ на контроль, а в случае его отсутствия - лицом, замещающим его.
Информация об изменениях:
Подпункт 10.4.6 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
10.4.6. Обоснование продления срока исполнения документа направляется соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа, а если срок исполнения документа, указанного в пункте 6.1 Инструкции по ДОУ, превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение первого месяца срока, отведенного на исполнение поручения.
Информация об изменениях:
Подпункт 10.4.7 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
10.4.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.
10.4.8. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу контроля для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку (новый срок, дата изменения, подпись), также в обязательном порядке извещает заявителей (авторов обращений) о причинах задержки исполнения и указывает срок исполнения.
Информация об изменениях:
Пункт 10.4.9 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
10.4.9. Контроль за исполнением правовых актов Администрации города проводится в следующие сроки:
один раз в год - со сроками исполнения несколько лет;
один раз в квартал - со сроками исполнения год;
один раз в месяц - со сроками исполнения несколько месяцев;
один раз в неделю - со сроками исполнения месяц.
По поручению Главы города Тюмени могут проводиться внеочередные проверки исполнения постановлений и распоряжений.
Информация об изменениях:
Пункт 10.4 дополнен подпунктом 10.4.10 с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
10.4.10. Дата исполнения документа фиксируется в СЭДД.
Информация об изменениях:
Пункт 10.4 дополнен подпунктом 10.4.11 с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
10.4.11. Приостановить исполнение контрольного документа, а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).
Информация об изменениях:
Пункт 10.4 дополнен подпунктом 10.4.12 с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
10.4.12. В случае если срок исполнения документа превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов.
Информация об изменениях:
Пункт 10.4 дополнен подпунктом 10.4.13 с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
10.4.13. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭДД или с использованием электронной почты.
Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в СЭДД.
10.5. Снятие документа с контроля
Информация об изменениях:
Подпункт 10.5.1 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
10.5.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения заданий, поручений, запросов, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.
Информация об изменениях:
Подпункт 10.5.2 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
10.5.2. Отметка об исполнении заносится в регистрационно-контрольную карточку СЭДД.
10.5.3. Снятие документа с контроля оформляется в соответствии с пунктом 4.13 настоящей Инструкции по ДОУ.
Информация об изменениях:
Пункт 10.6 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
10.6. Контроль исполнения поручений Главы города Тюмени
10.6.1. Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение работы с поручениями Главы города Тюмени возлагается на отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.
10.6.2. Руководитель, на которого возложено выполнение поручения:
организует исполнение данного поручения и письменно докладывает Главе города Тюмени о его выполнении (или ходе его выполнения) в установленные сроки;
в случае невозможности выполнения в установленный срок поручения обращается в письменной форме к Главе города Тюмени с мотивированным объяснением причин неисполнения и (или) просьбой об установлении нового (конкретного) срока его реализации;
для координации и обобщения работы по контролю за исполнением поручений назначает в своем аппарате ответственного работника по обеспечению взаимодействия с отделом контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений;
при личном докладе Главе города Тюмени о выполнении поручения письменно информирует отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений о принятом на встрече решении.
10.6.3. Информация о выполнении поручения соисполнителями направляется ответственному исполнителю для свода, обобщения и подготовки информации за 3 дня до срока, указанного в поручении, если иной срок направления такой информации не установлен в поручении. Информация о выполнении поручений Главы города Тюмени представляется в отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений в форме справки с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного поручения. При необходимости информация представляется в виде презентации (с графиками, схемами, в динамике, с расчетами и предложениями).
По поручениям, требующим выполнения продолжительное время, информация представляется в виде сравнительной таблицы (в динамике, с указанием % выполненных работ, финансирования, применения штрафных санкций в случае невыполнения и т.д.).
10.6.4. Отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений делает отметку о представлении информации по выполнению поручения в СЭДД и направляет ее Главе города Тюмени на рассмотрение.
Информация по исполнению поручения может быть доведена ответственным исполнителем Главе города Тюмени устно или передана лично, в таком случае ответственный исполнитель направляет служебное письмо через СЭДД в отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.
10.6.5. После рассмотрения информации Главой города Тюмени помощники, советники, консультанты Главы города Тюмени направляют документы в отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений для снятия поручения с контроля или дальнейшей работы.
XI. Особенности работы с документами с грифом "Для служебного пользования"
Исключен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
XII. Организация документов в делопроизводстве
12.1. Составление номенклатуры дел
12.1.1. В Администрации города составляются номенклатуры дел органов Администрации города и сводная номенклатура дел Администрации города, куда включаются номенклатуры дел органов Администрации города, не являющихся самостоятельными источниками комплектования муниципального архива города Тюмени.
Информация об изменениях:
Подпункт 12.1.2 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
12.1.2. Номенклатура дел органа Администрации города, являющихся самостоятельными источниками комплектования муниципального архива города Тюмени, составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в органе Администрации города, согласовывается с экспертной комиссией органа Администрации города, утверждается руководителем органа Администрации города не позднее 1 декабря календарного года.
Сводная номенклатура дел Администрации города составляется специалистом комитета по архивному делу, на основе номенклатур дел органов Администрации города, не являющихся самостоятельными источниками комплектования муниципального архива города Тюмени, и структурных подразделений административного департамента. Соответствующими специалистами указанных органов и подразделений номенклатуры дел представляются на согласование в комитет по архивному делу не позднее 1 декабря календарного года. Номенклатуры дел структурных подразделений административного департамента подписываются руководителями соответствующих структурных подразделений. Сводная номенклатура дел Администрации города согласовывается с центральной экспертной комиссией Администрации города.
Порядок формирования экспертных комиссий, указанных в настоящем подпункте, организации их работы определяется разделом XIII настоящей Инструкции по ДОУ.
Информация об изменениях:
Подпункт 12.1.3 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
12.1.3. В течение года в номенклатуру дел специалистами органов Администрации города вносятся сведения о включении новых дел, если такие появляются, сроки хранения вновь включенных дел согласовываются с комитетом по архивному делу.
12.1.4. Рабочий экземпляр номенклатуры дел в органах Администрации города прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела.
12.1.5. Исключен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
Информация об изменениях:
Информация об изменениях:
Подпункт 12.1.6 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
12.1.6. Сводная номенклатура дел Администрации города составляется специалистом комитета по архивному делу не позднее 20 декабря текущего года по установленной форме (приложение 38 к настоящей Инструкции по ДОУ), подписывается председателем комитета по архивному делу.
12.1.7. Сводная номенклатура дел Администрации города и номенклатуры дел органов Администрации города - источников комплектования муниципального архива города Тюмени согласовывается с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Тюменской области (далее - ЭПК управления по делам архивов Тюменской области) не менее одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений. В случае реорганизации органов Администрации города номенклатура дел согласовывается с ЭПК управления по делам архивов Тюменской области независимо от срока предыдущего согласования.
Информация об изменениях:
Подпункт 12.1.8 изменен с 1 августа 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 30 июля 2019 г. N 613
12.1.8. Сводная номенклатура дел Администрации города утверждается директором административного департамента.
12.1.9. Сводная номенклатура дел Администрации города и номенклатуры дел органов Администрации города в конце каждого года уточняются, перепечатываются, утверждаются заново и вводятся в действие с 1 января следующего календарного года.
12.1.10. После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации города и номенклатур дел органов Администрации города структурные подразделения органов Администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Информация об изменениях:
Подпункт 12.1.11 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
12.1.11. Сводная номенклатура дел Администрации города составляется в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится в комитете по архивному делу.
12.1.12. Названиями разделов в номенклатурах дел органов Администрации города являются названия структурных подразделений органов Администрации города. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органов Администрации города.
12.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органов Администрации города, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, переходящие дела, дела и справочные материалы с грифом ДСП или "конфиденциально" и т.д.
12.1.14. Графы номенклатуры дел заполняют следующим образом:
12.1.15. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из индекса органа Администрации города (или) структурного подразделения органа Администрации города и порядкового номера дела в пределах органа Администрации города (структурного подразделения органа Администрации города). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
10-03, где
10 - обозначение органа Администрации города (структурного подразделения органа Администрации города);
03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
При наличии в деле нескольких томов индекс проставляется на каждом томе, с добавлением слов "Том 1", "Том 2" и т.д. Для переходящих дел индекс сохраняется.
12.1.16. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок типа - "Общая переписка", "Разные материалы", "Входящие документы", "Исходящая корреспонденция" и др., а также вводных слов и сложных оборотов.
12.1.17. Заголовки дел внутри разделов располагаются по степени важности документов. Вначале располагают организационно-распорядительные документы, потом - плановые, затем - отчетные, далее идет переписка, журналы и т.д.
12.1.18. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в последовательности:
название вида дела (переписка, журнал, документы к заседаниям Совета и т.д.) или разновидности документов (распоряжения, приказы, протоколы и т.д.);
автор документа - название организации (Администрация города или орган Администрации города);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов;
название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которой относятся документы дела;
указание на копийность (для копий).
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Тюмени от 2 августа 2017 г. N 496 в подпункт 12.1.19 пункта 12.1 настоящего приложения внесены изменения
12.1.19. При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Не допускается группировать в одно дело документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет.
Так, приказы Администрации города по личному составу следует разделить на как минимум два самостоятельных дела:
Например:
"Приказы Администрации города по личному составу за 2010 год"
(срок хранения 50 лет)
и:
"Приказы Администрации города на отпуска и командировки сотрудников
за 2010 год" (срок хранения 5 лет).
12.1.20. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
"Документы о проведении публичных слушаний (планы, списки, доклады
и др.)"
или:
"Документы к протоколам заседаний Коллегии Администрации города
(справки, информации, проекты решений)".
12.1.21. В заголовках дел, содержащих переписку, уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.
Например:
"Переписка с Прокуратурой Центрального АО г. Тюмени по вопросам
законности принимаемых распоряжений"
или:
"Переписка с фирмой "Сони" о поставке принтеров и расходных
материалов".
Если переписка ведется с несколькими однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название корреспондента.
Например:
"Переписка с администрациями городов Урала о сотрудничестве".
12.1.22. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), и характер документов.
Например:
"Годовой бухгалтерский отчет Администрации города за 2009 год"
или:
"План основных мероприятий Администрации города на 2010 год".
Информация об изменениях:
Подпункт 12.1.23 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
12.1.23. Графа 3 заполняется в конце года в органах Администрации города, и сведения ежегодно (не позднее 30 января следующего за отчетным года) передаются в комитет по архивному делу для заполнения итоговой записи о категориях и количестве заводимых за год дел. При этом подсчитываются фактически заведенные дела.
Информация об изменениях:
Подпункт 12.1.24 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
12.1.24. В графе 4 указываются срок хранения дела и номер статьи (пункта) в соответствии с законодательством.
Если срок хранения документов установлен нормативными правовыми актами Российской Федерации, то в графе указывается дата и номер соответствующего нормативного правового акта Российской Федерации.
12.1.25. В графе 5 проставляются отметки о незаведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
12.1.26. Если в течение года в органах Администрации города возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они в обязательном порядке вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются два - три резервных номера.
Информация об изменениях:
Подпункт 12.1.27 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
12.1.27. По окончании каждого года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) в органах Администрации города, и данные передаются в комитет по архивному делу для заполнения итоговой записи в сводной номенклатуре дел Администрации города.
12.2. Формирование дел
12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
12.2.2. Дела формируются в органах Администрации города соответствующим сотрудником в течение года. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель органа Администрации города или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Информация об изменениях:
Подпункт 12.2.3 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
12.2.3. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется комитетом по архивному делу.
Информация об изменениях:
Подпункт 12.2.4 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
12.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
документы включаются в дело только в одном экземпляре. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Исключение составляют копии документов, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.
По объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). Если дело превышает этот объем, его делят на тома (части).
12.2.5. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
12.2.6. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.
12.2.7. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
12.2.8. Распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы и т.п.) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
12.2.9. Приложения помещаются вместе с основными документами.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Тюмени от 2 августа 2017 г. N 496 в подпункт 12.2.10 пункта 12.2 настоящего приложения внесены изменения
12.2.10. Распоряжения, приказы группируются отдельно:
по основной деятельности;
по личному составу 50-летнего срока хранения (прием, перемещение, увольнение, премирование, длительные отпуска и т.п.);
по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу 5-летнего срока хранения (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках и т.п.).
12.2.11. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам группируются в одно дело с соответствующими протоколами по номерам.
12.2.12. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и их копий. Планы и отчеты постоянного срока хранения группируются в отдельное дело от планов и отчетов временного срока хранения.
12.2.13. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
12.2.14. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
12.2.15. Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них в алфавитном порядке по Ф.И.О.
12.2.16. Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и др. документация.
12.2.17. Карточки (ф. N Т-2) уволенных работников группируются по году увольнения, а внутри года - по алфавиту.
Информация об изменениях:
Подпункт 12.2.18 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
12.2.18. Обращения граждан формируются в дела отдельно от общей переписки.
12.3. Оформление дел
12.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Информация об изменениях:
Подпункт 12.3.2 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
12.3.2. Оформление дела проводят работники органов Администрации города, ответственные за формирование и хранение дел, при методической помощи сотрудников комитета по архивному делу.
12.3.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не производить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Полное оформление дела включает в себя следующий комплекс работ:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
оформление всех реквизитов обложки дела.
12.3.4. Документы, составляющие дело, подшиваются не менее чем на четыре прокола прочной ниткой в твердую обложку из картона или переплетаются.
При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются.
При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги (корешок), за которую документ и будет подшит.
12.3.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом. Цифры проставляются в правом верхнем углу лицевой стороны листа, не задевая текста документа.
Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено.
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.
Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.
Например:
"На листе 7 наклеено 3 фотографии согласно описи на обороте листа"
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой, на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д.
Если при нумерации допущено более 5 ошибок, номера зачеркивают косой линией и все дело нумеруется заново.
Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно и учитываются в листе - заверителе через знак "+" (плюс).
Лист заверительной надписи не нумеруется.
Информация об изменениях:
Подпункт 12.3.6 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
12.3.6. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела (приложение 37 к настоящей Инструкции по ДОУ) составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле. Заверительная надпись подписывается ее исполнителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Информация об изменениях:
Подпункт 12.3.7 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
12.3.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации или для организации быстрого поиска (личные дела, отчеты подведомственных структур и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 39 к настоящей Инструкции по ДОУ), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается исполнителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
12.4. Оформление обложки дела
Информация об изменениях:
Подпункт 12.4.1 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
12.4.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 40 к настоящей Инструкции по ДОУ). На обложке дела указываются реквизиты:
наименование органа Администрации города;
наименование структурного подразделения органа Администрации города;
индекс дела;
заголовок дела;
крайние даты;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
12.4.2. Обложка дела оформляется в два этапа. При заведении дела по номенклатуре в начале года на обложку выносятся следующие сведения:
наименование органа Администрации города;
наименование структурного подразделения органа Администрации города;
индекс дела;
делопроизводственный индекс дела;
заголовок дела;
срок хранения дела.
Информация об изменениях:
Подпункт 12.4.3 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
12.4.3. При подготовке дела к хранению и сдаче в комитет по архивному делу эти элементы уточняются и дополняются. При этом проставляется:
дата дела;
количество листов в деле.
Информация об изменениях:
Пункт 12.4.4 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
12.4.4. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
а) наименование органа Администрации города указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
б) наименование структурного подразделения органа Администрации города записывается в соответствии с утвержденной структурой;
в) индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;
Информация об изменениях:
Подпункт "г" изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
г) заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел Администрации города. При подготовке дела к передаче в комитет по архивному делу заголовок обязательно проверяется и уточняется.
В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы), вносятся крайние номера этих документов.
Например:
Постановления с N 1 по N 28 Главы Администрации города Тюмени
по основной деятельности
или:
Приказы с N 1-л/с по N 180 л/с Администрации города по личному
составу
или:
Протоколы с N 1 по N 20 совещаний при Главе Администрации города
Тюмени
Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.
Например:
"Распоряжения с N 1 по N 130 Администрации города по основной
деятельности за 2010 год (копии)";
д) дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Дата на обложке дела проставляется арабскими цифрами.
Например:
"Распоряжения с N 1 по N 150 Администрации города по основной
деятельности 05.01.2010 - 07.02.2010";
е) количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью;
ж) реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел;
Информация об изменениях:
Подпункт "з" изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
з) порядковый номер дела проставляется в соответствии с утвержденной (согласованной) описью с указанием номера описи. Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения и по личному составу проставляется чернилами только после передачи дел на хранение в комитет по архивному делу;
и) надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный техническим способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист необходимо наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
12.5. Организация оперативного хранения документов
Информация об изменениях:
Подпункт 12.5.1 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
12.5.1. С момента заведения и до передачи в соответствии с законодательством в комитет по архивному делу дела хранятся по месту их формирования.
Руководители органов Администрации города и сотрудники, отвечающие за ведение дел, несут ответственность за сохранность документов и дел.
12.5.2. Текущие дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, по порядку индексов дел по номенклатуре, дела, включенные в опись, хранятся в запирающихся шкафах по порядку номеров по описи.
12.5.3. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа Администрации города с обязательным составлением заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
12.5.4. При увольнении или переводе на другую работу лиц, ответственных за делопроизводство и архив, руководитель органа Администрации города обеспечивает передачу дел и документов по акту работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.
Информация об изменениях:
Наименование изменено с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
XIII. Порядок передачи документов на хранение в комитет по архивному делу
13.1. Экспертиза ценности документов
Информация об изменениях:
Подпункт 13.1.1 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
13.1.1. Экспертиза ценности документов в Администрации города, ее органах на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в комитет по архивному делу.
Информация об изменениях:
Подпункт 13.1.2 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
13.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации города создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).
В органах Администрации города - источниках комплектования архивных фондов муниципального архива города Тюмени, организациях - источниках комплектования архивных фондов муниципального архива города Тюмени создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК).
Информация об изменениях:
Подпункт 13.1.3 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
13.1.3. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются для Администрации города - приказом административного департамента, для органов Администрации города - приказами органов Администрации города, после согласования с ЭПК управления по делам архивов Тюменской области.
Информация об изменениях:
Подпункт 13.1.4 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
13.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в органах Администрации города непосредственно лицами, ответственными за ведение дел, под методическим руководством комитета по архивному делу.
Информация об изменениях:
Подпункт 13.1.5 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
13.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в комитет по архивному делу; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в органах Администрации города; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
13.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, копии, неоформленные документы и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Администрации города, ЭК органов Администрации города.
13.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
13.1.8. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
13.1.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Информация об изменениях:
Подпункт 13.1.10 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
13.1.10. В Администрации города и органах Администрации города описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивного отдела. По этим описям документы сдаются в комитет по архивному делу.
Информация об изменениях:
Подпункт 13.1.11 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
13.1.11. Описи дел составляются по установленной форме (приложение 41 к настоящей Инструкции по ДОУ) и представляются в комитет по архивному делу на следующий год после завершения дел в делопроизводстве.
Информация об изменениях:
Подпункт 13.1.12 изменен с 8 октября 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 27 июля 2018 г. N 554
13.1.12. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:
порядковый номер дела;
индекс дела;
заголовок дела;
крайние даты;
срок хранения;
количество листов.
Информация об изменениях:
Подпункт 13.1.13 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
13.1.13. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовки всех дел пишутся полностью;
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим органам Администрации города со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
13.1.14. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Информация об изменениях:
Подпункт 13.1.15 изменен с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
13.1.15. Опись дел органа Администрации города подписывается исполнителем с указанием его должности, согласовывается с председателем комитета по архивному делу и утверждается руководителем органа Администрации города, для описи дел Администрации города - директором административного департамента.
Информация об изменениях:
Подпункт 13.1.16 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
13.1.16. Опись дел составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в комитет по архивному делу, а четвертый остается в качестве контрольного экземпляра в органе Администрации города.
Информация об изменениях:
Подпункт 13.1.17 изменен с 1 августа 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 30 июля 2019 г. N 613
13.1.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседаниях экспертных комиссий Администрации города, органах Администрации города одновременно. Согласованные экспертными комиссиями описи дел утверждаются директором административного департамента и руководителями органов Администрации города соответственно только после утверждения ЭПК управления по делам архивов Тюменской области. После этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
Информация об изменениях:
Пункт 13.2 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
13.2. Подготовка и передача документов в комитет по архивному делу
13.2.1. В комитет по архивному делу передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
13.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в комитет по архивному делу в упорядоченном состоянии после истечения пятилетнего срока их хранения.
13.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в комитет по архивному делу не подлежат. Они хранятся в органах Администрации города и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с обязательным составлением акта. Акт о выделении дел к уничтожению составляется по форме (приложение 42 к настоящей Инструкции по ДОУ).
13.2.4. Передача дел в комитет по архивному делу осуществляется по графику, составленному комитетом по архивному делу и утвержденному директором административного департамента.
13.2.5. В период подготовки к передаче дел в комитет по архивному делу органами Администрации города сотрудником комитета по архивному делу предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники органа Администрации города обязаны устранить.
13.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником комитет по архивному делу в присутствии работника органа Администрации города по сдаточным описям. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи председателя комитета по архивному делу и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в комитет по архивному делу передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
13.2.7. В случае ликвидации органа Администрации города лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архива данного органа Администрации города, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в комитет по архивному делу, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Информация об изменениях:
Раздел XIII дополнен пунктом 13.2.8 с 26 июня 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
13.2.8. Положения настоящего раздела применяется в отношении документов на бумажных носителях, электронных документов, если иное не установлено разделом XVI настоящей Инструкции по ДОУ.
XIV. Изготовление, учет, использование и хранение гербовых и иных
печатей и штампов в Администрации города Тюмени
Информация об изменениях:
Пункт 14.1 изменен. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 17 декабря 2018 г. N 1090
14.1. Для удостоверения подлинности документов и подписей должностных лиц в Администрации города применяются следующие печати:
а) гербовая печать Главы города Тюмени;
б) гербовые печати Администрации города, к которым относятся:
гербовая печать Администрации города,
гербовая печать органа Администрации города со статусом юридического лица,
гербовая печать Администрации города или органа Администрации города с дополнительными реквизитами юридического лица - на документах по финансовым вопросам и договорах (соглашениях),
гербовая печать малая - на служебных удостоверениях Администрации города;
в) печать органа (структурного подразделения органа) Администрации города, который не является юридическим лицом;
г) печати Главы города Тюмени, Администрации города для копий постановлений, распоряжений Главы города Тюмени, Администрации города.
Наличие у органов (структурных подразделений органов) Администрации города печатей и штампов устанавливается положениями о данных органах (структурных подразделениях органов) Администрации города.
Информация об изменениях:
Пункт 14.2 изменен с 4 октября 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859
14.2. Гербовые печати Главы города Тюмени Администрации города должны содержать следующие обязательные реквизиты:
полное наименование организации на русском языке в именительном падеже с указанием ее организационно-правовой формы;
зеркальное изображение герба города Тюмени в центре клише печати.
Дополнительные реквизиты юридического лица:
основной государственный регистрационный номер согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц: ОГРН,
код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций - ОКПО,
идентификационный налоговый номер: ИНН.
Печать органа (структурного подразделения органа) Администрации города, который не является юридическим лицом, должна содержать следующие обязательные реквизиты:
полное наименование организации на русском языке в именительном падеже с указанием ее организационно-правовой формы;
местонахождение.
Информация об изменениях:
Пункт 14.3 изменен. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 17 декабря 2018 г. N 1090
14.3. Все печати Главы города Тюмени Администрации города изготавливаются с учетом требований ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".
Все печати в Администрации города изготавливаются круглой формы с установленными размерами диаметров клише печати и набором элементов.
Образцы гербовых печатей Главы города Тюмени, Администрации города и печати органа Администрации города, который не является юридическим лицом, приведены в приложении 43 к настоящей Инструкции по ДОУ.
В целях заверения копий муниципальных правовых актов Главы города Тюмени, Администрации города органами Администрации города используются специальные печати Главы города Тюмени, Администрации города для копий постановлений, распоряжений Главы города Тюмени, Администрации города, образцы которых приведены в приложении 43а к настоящей Инструкции.
Информация об изменениях:
Пункт 14.4 изменен. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 17 декабря 2018 г. N 1090
14.4. Все печати Главы города Тюмени Администрации города изготавливаются только по заказам Администрации города, органов Администрации города на специализированных штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на качественном уровне.
Информация об изменениях:
Пункт 14.5 изменен с 1 августа 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 30 июля 2019 г. N 613
14.5. Для изготовления печатей органы Администрации города представляют на согласование директору административного департамента письмо-заказ на изготовление печатей, подписанное руководителем органа Администрации города, с приложением эскизов печатей, и копии положения о данном органе Администрации города.
После получения согласования органы Администрации города, которые являются юридическими лицами, самостоятельно размещают заказ на изготовление печатей на специализированных штемпельно-граверных предприятиях.
Закупку товаров, работ, услуг на изготовление печатей Главы города Тюмени, Администрации города, органов (структурных подразделений органов) Администрации города, которые не являются юридическими лицами, по поручению директора административного департамента осуществляет муниципальное казенное учреждение "Административно-хозяйственное управление.
Изготовление печатей Главы города Тюмени, Администрации города обеспечивает административный департамент.
Информация об изменениях:
Пункт 14.6 изменен. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 17 декабря 2018 г. N 1090
14.6. Руководитель органа Администрации города издает приказ о введении печатей в обращение и назначении ответственного за использование и хранение печатей в органе Администрации города (в приказе указывается дата введения печатей в обращение, количество печатей, сфера их применения, место хранения, сотрудник, ответственный за использование и хранение печатей и штампов (далее - основной ответственный), сотрудник, ответственный за использование и хранение печатей и штампов в случае увольнения, болезни, отпуска, командировки и т.д. основного ответственного).
Изготовленные печати подлежат регистрации в день их получения путем внесения в журнал учета печатей и штампов органа Администрации города, ведение которого осуществляет работник, ответственный за использование и хранение печатей и штампов в органе Администрации города, в соответствии с установленной формой (приложение 44 к настоящей Инструкции по ДОУ).
Введение в обращение гербовых печатей Главы города Тюмени, Администрации города, их регистрацию в журнале учета печатей и штампов Главы города Тюмени, Администрации города, хранение и использование обеспечивает административный департамент в порядке, установленном абзацами первым, вторым настоящего пункта.
14.7. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Администрацией города, органами Администрации города, не допускается.
Информация об изменениях:
Пункт 14.8 изменен с 3 февраля 2020 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 февраля 2020 г. N 70
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.
14.8. Устанавливается следующий порядок передачи и уничтожения печатей Главы города Тюмени, Администрации города:
в случае реорганизации (слияние, присоединение, разделение, преобразование) органа Администрации города журнал учета печатей и штампов органа Администрации города, печати и штампы передаются органу-правопреемнику по акту приема-передачи, в котором проставляются оттиски печатей (штампов);
в случае ликвидации органа Администрации города, имеющего статус юридического лица, печати и штампы уничтожаются ликвидационной комиссией по акту, журнал учета печатей и штампов органа Администрации города передается на хранение в комитет по архивному делу в соответствии с архивным законодательством;
в случае упразднения административного департамента гербовые печати Главы города Тюмени, Администрации города, журнал их учета передаются по акту приема-передачи заместителю Главы города Тюмени, курирующему вопросы организационного обеспечения деятельности Главы города Тюмени, Администрации города, до принятия решения о возложении функции по хранению и использованию гербовых печатей Главы города Тюмени, Администрации города на уполномоченный орган Администрации города;
в случае упразднения органа Администрации города, который не является юридическим лицом, печати и штампы уничтожаются комиссией в составе не менее трех человек, созданной должностным лицом, уполномоченным совершать действия по упразднению органа Администрации города, по акту; журнал учета печатей и штампов органа Администрации города передается на хранение в комитет по архивному делу в соответствии с архивным законодательством;
Информация об изменениях:
Пункт 14.9 изменен с 1 августа 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 30 июля 2019 г. N 613
14.9. Для замены ранее выданной печати в случае износа, повреждения, утраты или в связи с переименованием орган Администрации города должен представить директору административного департамента следующие документы:
письмо-заказ на изготовление новой печати, подписанное руководителем органа Администрации города, с приложением эскиза новой печати, и копии положения о данном органе Администрации города;
объяснительную записку с указанием причин утраты печати (в случае таковой);
акт об уничтожении поврежденной или пришедшей в негодность печати.
Замену печатей Главы города Тюмени, Администрации города в случае износа, повреждения, утраты обеспечивает административный департамент в порядке, установленном абзацами первым - четвертым настоящего пункта.
14.10. Кроме гербовых печатей Администрации города, органов Администрации города, используемых для заверения подлинности документов и подписей должностных лиц, в Администрации города могут использоваться печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для копий" и др.).
14.11. Для опечатывания помещений могут использоваться металлические выжимные и иные печати.
14.12. Для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов, контроле и т.п. используются соответствующие мастичные (резиновые) штампы (Например: "Контроль", "Подлежит возврату" и т.п.).
14.13. Порядок изготовления, учета, использования и хранения всех печатей и штампов независимо от их статуса и сферы применения в Администрации города одинаков.
Информация об изменениях:
Пункт 14.14 изменен с 1 августа 2019 г. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 30 июля 2019 г. N 613
14.14. Ответственность за законность использования и надежность хранения гербовых печатей Главы города Тюмени, Администрации города несет директор административного департамента; ответственность за законность использования и надежность хранения гербовых и иных печатей и штампов органов Администрации города несут руководители органов Администрации города.
Проверку соблюдения порядка изготовления, учета, использования и хранения гербовых и иных печатей и штампов в органах Администрации города осуществляет административный департамент в ходе комплексных проверок организации делопроизводства, архивного дела, работы с обращениями граждан в соответствии с Планом основных мероприятий Администрации города на квартал.
XV. Сбор и направление сведений, подлежащих включению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Тюменской области
Исключен с 11 июля 2016 г.
Информация об изменениях:
См. текст раздела XV
Информация об изменениях:
Приложение 2 дополнено разделом XVI. - Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442
Изменения вступают в силу со дня введения в действие модуля системы электронного документооборота Администрации города Тюмени, предусматривающего возможность комплектования, учета и хранения электронных документов в Администрации города Тюмени
XVI. Порядок комплектования, учета и хранения электронных документов в Администрации города Тюмени
16.1. Комплектование архива электронных документов
16.1.1. В органах Администрации города создается архив электронных документов в СЭДД, обеспечивающей управление архивными электронными документами.
Электронные документы по срокам хранения подразделяются на:
а) временного срока хранения (до 10 лет включительно);
б) временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;
в) постоянного срока хранения.
Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав соответствующего архива электронных документов органа Администрации города.
Ежегодно не позднее последней декады декабря ответственным за делопроизводство в органе Администрации города (далее - ответственный за делопроизводство) в СЭДД вносится номенклатура дел органа Администрации города (далее также - номенклатура дел) на очередной год с обязательным указанием сроков хранения дел, номеров статей в соответствии с нормативными правовыми актами, устанавливающими сроки хранения документов. В отношении документов, подписание которых осуществляют Глава города Тюмени, заместители Главы города, внесение номенклатуры дел органа Администрации города по общему правилу осуществляется ответственным за делопроизводство в административном департаменте, за исключением документов, которые при подготовке исполнителем документов помещены в номенклатуру дел органа Администрации города Тюмени, не являющимся административным департаментом.
Номенклатура дел в течение года может корректироваться в СЭДД ответственным за делопроизводство.
Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
При необходимости исполнитель документа при подготовке электронного документа помещает его в электронное дело путем выбора индекса дела согласно номенклатуре дел.
В электронный архив органов Администрации города включаются электронные документы в формате архивного хранения PDF/A.
Конвертирование в формат архивного хранения PDF/A электронных документов постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения осуществляется автоматически в СЭДД ответственным за ведение соответствующих дел сотрудником органа Администрации города.
Приложения к электронным документам, независимо от даты их утверждения или составления, при конвертировании в формат архивного хранения PDF/A присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. В этих целях при разработке электронного документа все приложения к нему включаются в один файл.
Объемные или представляющие важное самостоятельное значение приложения могут храниться в составе электронного дела как самостоятельные электронные документы в случае, если форматы файлов приложений отличаются от формата файла основного документа. Связь основного документа и документа-приложения обеспечивается средствами СЭДД.
16.1.2. В архиве электронных документов в СЭДД автоматически формируются:
а) электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, являющиеся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
б) электронные дела временного (менее 10 лет) срока хранения, на которые не требуется составление описей электронных дел, документов и реестров документов (контейнеров электронных документов) электронного дела;
в) годовые разделы описей электронных дел, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения органа Администрации города;
г) реестры документов (контейнеров электронных документов) электронного дела на каждое электронное дело постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.
Электронные дела описываются в соответствии с пунктами 4.31, 4.32 раздела IV "Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила).
Не позднее чем через три года после завершения формирования электронного дела ответственным за делопроизводство в СЭДД формируются годовые разделы описей электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения по формам в соответствии с приложениями N 17, N 18, N 24 к Правилам.
Допускается ведение электронного дела в течение трех лет, если исполнение по документам этого дела ведется больше года или требуется контроль исполнения документов, переходящий на очередной год. В этом случае при формировании номенклатуры дел на очередной год ответственный за архив в графе "Примечание" проставляет отметку "Переходящее с... года". Дело вносится в опись электронных дел постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения по году его заведения.
Сформированные электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, хранятся в архиве электронных документов в СЭДД не более трех лет после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве.
Сформированные электронные дела постоянного срока хранения являются фондами пользования (архивами) органов Администрации города, которые подлежат передаче в муниципальный архив города Тюмени, совместно с делами, сформированными из подлинников документов на бумажном носителе. Формирование фондов пользования не исключает создание подлинников документов на бумажном носителе.
Электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, передаются ответственным за делопроизводство в архивы электронных документов органов Администрации города ежегодно не позднее чем через три года после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве в упорядоченном состоянии по описям электронных дел, документов и реестрам документов (контейнеров электронных дел, документов) (приложение N 24 к Правилам).
Описи электронных дел, документов постоянного хранения и документов по личному составу органов Администрации города, распечатанные на бумажном носителе, не позднее чем через три года после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве предоставляются в муниципальный архив города Тюмени для направления на рассмотрение и утверждение (согласование) экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Тюменской области (далее - ЭПК).
Первому годовому разделу описи электронных дел, документов фонда ответственным за делопроизводство присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.
Не допускается присвоение описям электронных дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.
В конце всех экземпляров описи электронных дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц учета, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы учета и основание выбытия.
После каждого поступления или выбытия электронных дел, документов составляется новая итоговая запись к описи электронных дел, документов, которая подписывается ответственным за делопроизводство с указанием должности и даты составления.
Итоговая запись составляется к каждому годовому разделу; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.
Годовые разделы описи на бумажном носителе, не являющиеся законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве органа Администрации города в папках.
В муниципальный архив города Тюмени передаются три экземпляра описи электронных дел, документов постоянного хранения на бумажном носителе, утвержденные ЭПК, три экземпляра описи электронных дел, документов по личному составу на бумажном носителе, а также по одному экземпляру каждой описи электронных дел, документов в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).
16.1.3. Электронные документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), сформированные в органах Администрации города в электронные дела, хранятся в СЭДД до истечения их сроков хранения.
По истечении срока хранения электронных документов в СЭДД, в архиве электронных документов органа Администрации города проводится экспертиза их ценности в порядке, установленном разделом XIII настоящей Инструкции по ДОУ, в целях составления актов о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли (приложение N 21 к Правилам). Акт формируется автоматически в СЭДД ответственным за делопроизводство (ответственным за архив), который проводит экспертизу акта. После экспертизы ответственный за делопроизводство (ответственный за архив) направляет его на утверждение руководителю органа Администрации города.
Акты рассматриваются и согласовываются на заседаниях Центральной экспертной комиссии Администрации города (далее - ЦЭК) и экспертных комиссий органов Администрации города (далее - ЭК).
Отбор электронных дел, документов временного хранения (до 10 лет включительно) за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится ежегодно одновременно с составлением описей на документы постоянного и свыше 10 лет сроков хранения.
Утвержденный и согласованный с ЦЭК (ЭК) акт о выделении к уничтожению электронных документов, направляется в муниципальное казенное учреждение "Комитет по информатизации города Тюмени" (далее - Оператор СЭДД) для уничтожения этих документов программно-техническими средствами. Специалист Оператора ССЭД проводит запись в акте об уничтожении электронных документов, не подлежащих хранению. Запись в акте включает подпись исполнителя, проводившего удаление документов в СЭДД, и дату удаления. После удаления электронных документов акт, подписанный электронной подписью Оператора ССЭД, возвращается в соответствующий орган Администрации города.
Уничтожение документов без утвержденного акта запрещено. Акт об уничтожении откладывается в дело фонда на бумажном носителе.
16.2. Учет электронных дел, документов
16.2.1. Учету подлежат все хранящиеся в архивах электронных документов органов Администрации города электронные дела, электронные документы и описи электронных дел.
Учет производится путем присвоения единицам учета электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра.
Архивный шифр единицы учета - условное обозначение, присваиваемое каждой единице учета электронных документов (электронному делу) в целях обеспечения ее идентификации при использовании. Архивный шифр единицы учета электронных документов включает следующие элементы:
а) номер фонда, в состав которого включены электронные документы;
б) номер описи электронных дел;
в) номер единицы учета электронных документов (электронного дела) по описи электронных дел.
Основной единицей учета электронных документов является электронное дело.
При учете электронных документов под единицами измерения объема информации принимаются байты или мегабайты (Мб).
16.2.2. Ответственный за делопроизводство (ответственный за архив) вносит необходимые изменения в основной (обязательный) учетный документ архива - лист фонда (приложение N 13 к Правилам) на основании:
а) годового раздела описи дел, документов органа Администрации города;
б) акта об утрате документов (приложение N 6 к Правилам);
в) акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 20 к Правилам);
г) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 к Правилам);
д) акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 22 к Правилам).
Изменения вносятся в реестр описей (приложение N 19 к Правилам) при поступлении новой описи или выбытии всех единиц учета находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным.
В описи электронных дел, документов изменения отражаются при каждом поступлении и (или) выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.
Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда.
Дело фонда наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда.
16.3. Хранение электронных документов
16.3.1. До передачи электронных дел постоянного срока хранения на хранение в муниципальный архив города Тюмени временное хранение этих дел осуществляется в архивах электронных документов органов Администрации города в течение установленных сроков.
Для обеспечения сохранности электронных документов в архивах электронных документов органов Администрации города оператором СЭДД выполняются мероприятия по информационной безопасности:
а) защите электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ;
б) защите электронных документов от несанкционированного доступа к ним.
Хранение электронных документов в архивах электронных документов органов Администрации города осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды. Нормативные условия хранения электронных документов обеспечиваются оператором СЭДД.
16.4. Передача электронных дел, документов на постоянное хранение
16.4.1. Подготовка и передача электронных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение из органов Администрации города в муниципальный архив города Тюмени осуществляется в соответствии с Правилами и по графику муниципального архива города Тюмени не ранее чем через 5 лет после завершения электронных дел в делопроизводстве. Допускается досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации на муниципальное хранение по просьбе органов Администрации города.
16.4.2. Прием-передача электронных дел (фонда пользования) в муниципальный архив города Тюмени осуществляется совместно с передачей дел на бумажном носителе.
16.5. Функции, возложенные пунктами 16.1.2, 16.1.3, 16.2.2 настоящей Инструкции по ДОУ на ответственных за делопроизводство, могут быть закреплены за иными лицами на основании приказов руководителей органов Администрации города Тюмени.
-
Приложение 1. Перечень реквизитов документов
-
Приложение 2. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка по Р 7.0.97-2016
-
Приложение 3. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка по Р 7.0.97-2016
-
Приложение 3а. Форма бланка постановления Главы города Тюмени
-
Приложение 3б. Форма бланка распоряжения Главы города Тюмени
-
Приложение 4. Форма бланка постановления Администрации города Тюмени
-
Приложение 5. Форма бланка распоряжения Администрации города Тюмени
-
Приложение 5А. Форма бланка распоряжения заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента (применяется только в управлении муниципальной службы и кадровой работы и комитете по административной реформе) (исключено)
-
Приложение 5Б. Форма бланка письма Администрации города Тюмени
-
Приложение 6. Форма бланка письма Главы города Тюмени
-
Приложение 7. Примерный перечень документов, для оформления которых используется цветной бланк письма Главы города Тюмени
-
Приложение 8. Форма бланка письма первого заместителя Главы города Тюмени
-
Приложение 9. Форма бланка письма первого заместителя Главы города Тюмени
-
Приложение 9а. Форма бланка письма заместителя Главы Администрации города Тюмени (исключено)
-
Приложение 10. Форма бланка письма органа Администрации города Тюмени для выражения признательности
-
Приложение 11. Форма общего бланка Администрации города Тюмени
-
Приложение 12. Форма бланка приказа органа Администрации города Тюмени
-
Приложение 12а. Форма бланка приказа органа Администрации города Тюмени
-
Приложение 13. Форма бланка письма органа Администрации города Тюмени
-
Приложение 14. Форма углового бланка письма органа Администрации города Тюмени
-
Приложение 15. Форма бланка письма структурного подразделения органа Администрации города Тюмени
-
Приложение 16. Форма углового бланка письма структурного подразделения органа Администрации города Тюмени
-
Приложение 17. Форма бланка резолюции Главы города Тюмени формата А6
-
Приложение 18. Форма бланка резолюции заместителей Главы города Тюмени формата А6
-
Приложение 19. Форма бланка резолюции заместителя Главы города Тюмени, директора административного департамента формата А6 (исключено)
-
Приложение 20. Формы бланков поручений формата А5
-
Приложение 21. Формы бланков поручений формата А5 (исключено)
-
Приложение 22. Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать
-
Приложение 23. Примерный перечень документов с грифом утверждения
-
Приложение 24. Форма телеграммы
-
Приложение 25. Форма телефонограммы
-
Приложение 26. Формы журналов регистрации входящих и исходящих телефонограмм
-
Приложение 27. Форма протокола
-
Приложение 28. Форма акта
-
Приложение 29. Форма акта при вскрытии почтовых отправлений
-
Приложение 30. Формы докладной, служебной, объяснительной записок
-
Приложение 31. Корректурные знаки для работы над текстом
-
Приложение 32. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации
-
Приложение 33. Формы журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов
-
Приложение 34. Регистрационно-контрольная карточка
-
Приложение 35. Форма регистрационно-контрольной карточки личного приема
-
Приложение 36. Форма поручения информационно-диспетчерской службы Администрации города Тюмени (исключено)
-
Приложение 37. Форма листа-заверителя дела
-
Приложение 38. Форма номенклатуры дел органа Администрации города
-
Приложение 39. Форма внутренней описи документов дела
-
Приложение 40. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
-
Приложение 41. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
-
Приложение 42. Форма акта о выделении к уничтожению дел
-
Приложение 43. Образцы печатей Администрации города
-
Приложение 43а. Образцы печатей главы города Тюмени, администрации города, используемых органами администрации города для заверения копий распоряжений и постановлений главы города Тюмени, администрации города
-
Приложение 44. Форма журнала учета печатей и штампов