Приложение. Порядок подготовки организационных мероприятий с участием губернатора Тюменской области

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Тюменской области от 17 августа 2015 г. N 1359-рп в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к распоряжению
Правительства
Тюменской области
от 9 марта 2011 г. N 233-рп

Порядок
подготовки организационных мероприятий с участием губернатора Тюменской области

С изменениями и дополнениями от:

16 августа 2011 г., 13 февраля, 1 июля 2013 г., 28 января, 12 мая 2014 г., 20 апреля, 17 августа 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Порядок подготовки организационных мероприятий с участием Губернатора Тюменской области (далее - Порядок) устанавливает основные требования к подготовке и проведению мероприятий с участием Губернатора Тюменской области, организуемых исполнительными органами государственной власти Тюменской области, а также требования к подготовке сопроводительных организационно-информационных материалов к данным мероприятиям.

1.2. Для целей настоящего Порядка используются следующие термины:

организатор - исполнительный орган государственной власти Тюменской области, инициирующий мероприятие с участием Губернатора Тюменской области, несущий ответственность за его проведение (далее - Организатор);

сопроводительные организационно-информационные материалы - документы (повестки, регламенты, сценарии, программы, списки участников, справки, аналитическая информация, проекты решений, поручений и т. д. ), определяющие порядок проведения и тематику мероприятия, а также дальнейшие действия его участников;

протокольная атрибутика - герб, гимн, флаг и протокольные деловые аксессуары, применяемые при организации всех видов и форм визитов иностранных и российских делегаций, согласно протокольному регламенту;

аншлаг - двухсторонняя табличка с указанием фамилии, имени, отчества и должности лица, которая устанавливается на столе заседаний (переговоров) на том месте, где должен сидеть участник организационного мероприятия;

кувертная карта - карточка с именем и фамилией лица, приглашенного на официальный прием (банкет), которая устанавливается на столе рядом со столовым прибором на том месте, где должен сидеть приглашенный.

1.3. Организационно-документационное обеспечение (сопровождение) мероприятия с участием Губернатора Тюменской области осуществляет Организатор.

Материально-техническое обеспечение (сопровождение) мероприятия с участием Губернатора Тюменской области осуществляет Организатор или уполномоченный исполнительный орган государственной власти Тюменской области.

1.4. Контроль за ходом подготовки и проведением всех мероприятий с участием Губернатора Тюменской области осуществляет аппарат Губернатора Тюменской области.

1.5. Организационные мероприятия с участием Губернатора Тюменской области могут проводиться в форме следующих официальных мероприятий:

- заседания Правительства Тюменской области (Президиума Правительства Тюменской области);

- участия в заседаниях Тюменской областной Думы (в том числе участия в заседаниях иных представительных органов);

- совещания (в т.ч. рабочего, селекторного), рабочей встречи (далее - Совещание);

- заседания координационного и консультативного (совещательного) органа (совета, комиссии, штаба) (далее - Заседание);

- организационно-протокольного мероприятия, в том числе мероприятия с участием иностранных и российских делегаций, прибывающих с официальным или рабочим визитом;

- рабочей поездки Губернатора Тюменской области в муниципальные образования Тюменской области;

- приема (встречи) в связи с профессиональными и государственными праздниками, торжественными, юбилейными, памятными, этапными датами;

- в иных формах.

1.6. Аппарат Губернатора Тюменской области обеспечивает единый подход к составлению сопроводительных организационно-информационных материалов.

1.7. Управление делами Правительства Тюменской области обеспечивает единый подход к протокольному обеспечению мероприятий, проводимых исполнительными органами государственной власти Тюменской области с участием Губернатора Тюменской области.

2. Подготовка Совещаний и Заседаний

2.1. Совещания и Заседания могут проводиться с использованием селекторной и видео-конференц-связи, а также могут быть выездными.

2.2. Документационное обеспечение Совещаний и Заседаний.

2.2.1. Не позднее чем за 2 (два) рабочих дня до Совещания (Заседания) с участием Губернатора Тюменской области Организатор посредством системы электронного документооборота "Директум" (далее - СЭД "Директум") направляет в аппарат Губернатора Тюменской области в электронном виде сопроводительные организационно-информационные материалы, согласованные с заместителем Губернатора Тюменской области, координирующим и контролирующим деятельность соответствующего исполнительного органа государственной власти (Организатора), согласно приложению N 1, в том числе:

- повестку (регламент) Совещания (Заседания) (приложения N 2, 3);

- списки участников Совещания (Заседания) с указанием лиц, участвующих в Совещании (Заседании) в режиме видео-конференц-связи (приложения N 4, 5 к Порядку подготовки организационных мероприятий с участием Губернатора Тюменской области);

- тезисы выступления (доклад, при необходимости с презентационным материалом) Губернатора Тюменской области. Аппарат Губернатора Тюменской области вправе самостоятельно определить ответственного исполнителя за подготовку тезисов выступления Губернатора Тюменской области от исполнительных органов государственной власти Тюменской области. Как правило, тезисы выступления готовит Организатор. При необходимости тезисы выступления Губернатора Тюменской области согласовываются Организатором с пресс-службой Губернатора Тюменской области, а сведения финансового характера, содержащиеся в них, - с департаментом финансов Тюменской области;

- презентационный материал, содержащий нумерацию слайдов, таблиц и их строк;

- проекты решения, перечня поручений, протокола;

- информацию об исполнении решений, поручений предшествующего Заседания;

- предложения по схеме размещения участников Совещания (Заседания).

2.2.2. В случае проведения заседаний координационных и консультативных (совещательных) органов (за исключением заседаний оперативных штабов), не позднее чем за 2 (два) рабочих дня Организатор в обязательном порядке доводит до сведения (направляет для ознакомления) членов координационных и консультативных (совещательных) органов следующие сопроводительные организационно-информационные материалы:

- повестку (регламент) Заседания (приложения N 2, 3);

- списки участников Заседания с указанием информации:

об отсутствующих членах, а также присутствующих лицах, их замещающих;

о членах или лицах, их замещающих, участвующих в Заседании в режиме видео-конференц-связи (приложение N 5 к Порядку подготовки организационных мероприятий с участием Губернатора Тюменской области);

- раздаточный и презентационный материал (основных докладчиков), аналитическую информацию;

- проект протокола;

- информацию об исполнении решений, поручений предшествующего Заседания;

- иную информацию на усмотрение Организатора, необходимую членам координационных и консультативных (совещательных) органов для предварительного ознакомления и формирования (проработки) предложений, а также подготовки иной информации, касающейся вопросов, рассматриваемых на заседаниях координационных и консультативных (совещательных) органов (проектов, отчетов и т. д. ).

2.2.3. Ответственность за содержание и информацию финансово-экономического, статистического характера к тому или иному Совещанию (Заседанию) несет тот исполнительный орган государственной власти Тюменской области, который направил информацию для Губернатора Тюменской области.

2.2.4. На основании представленных Организатором документов аппаратом Губернатора Тюменской области формируются информационные материалы к Совещанию (Заседанию) для представления Губернатору Тюменской области.

2.3. Организационное обеспечение Совещаний и Заседаний.

2.3.1. Приглашение участников Совещания (Заседания) осуществляется Организатором после согласования списков приглашаемых с Вице-Губернатором Тюменской области или заместителем Губернатора Тюменской области, координирующим и контролирующим деятельность соответствующего исполнительного органа государственной власти (Организатора).

Представители органов местного самоуправления Тюменской области приглашаются для участия в Совещаниях (Заседаниях) в соответствии с положениями распоряжения Правительства Тюменской области от 12.05.2014 N 789-рп "Об участии представителей исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления Тюменской области в мероприятиях, проводимых исполнительными органами государственной власти Тюменской области.

Приглашение представителей средств массовой информации осуществляется департаментом информационной политики Тюменской области в соответствии с Правилами аккредитации журналистов средств массовой информации при Правительстве Тюменской области, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Тюменской области.

На мероприятиях с участием Губернатора Тюменской области могут присутствовать граждане (физические лица), в том числе представители организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления. Для организации мест в помещениях проведения мероприятия указанные выше лица, желающие присутствовать на данных мероприятиях, должны сообщить о своем участии в аппарат Губернатора Тюменской области до 14.00 в день, предшествующий дню проведения мероприятия. В случае неинформирования указанные выше лица могут быть не допущены на мероприятия с участием Губернатора Тюменской области в связи с отсутствием посадочных мест.

2.3.2. При необходимости демонстрации аудио-, видео- и презентационных материалов (далее - Презентационные материалы) не позднее чем за 2 (двое) суток до проведения мероприятия Организатор согласовывает технические условия и возможные варианты их демонстрации с технической службой того учреждения (организации), где будет проводиться Совещание (Заседание).

В случае проведения Совещания (Заседания) в помещениях здания Правительства Тюменской области, Организатор согласовывает технические условия и варианты демонстрации Презентационных материалов с управлением делами Правительства Тюменской области.

2.3.3. Организатор обязан самостоятельно обеспечить специалиста, производящего демонстрацию Презентационных материалов Губернатора Тюменской области и иных участников Совещания (Заседания).

Демонстрация Презентационных материалов осуществляется Организатором самостоятельно.

В случае если по какой-либо причине демонстрация Презентационных материалов Губернатора Тюменской области и иных участников Совещания (Заседания) организована не была, ответственность несет Организатор Совещания (Заседания).

2.3.4. Управление делами Правительства Тюменской области обеспечивает присутствие дежурного специалиста, контролирующего работу технического оборудования в ходе проведения Совещания (Заседания):

- из аппаратной залов (в случае проведения Совещания (Заседания) в помещениях здания Правительства Тюменской области);

- непосредственно на месте проведения Совещания (Заседания) (в случае дополнительно возникшей потребности Организатора, согласованной с управлением делами Правительства Тюменской области),

ответственного за:

- бесперебойную работу технического и компьютерного оборудования;

- обеспечение наличия необходимого программного обеспечения и поддержку его работоспособности;

- обеспечение бесперебойного функционирования оборудования селекторной и видео-конференц-связи в абонентских пунктах в соответствии с Положением о системе видео-конференц-связи Правительства Тюменской области;

- оказание до начала проведения Совещания (Заседания) представителю Организатора консультативной, а в случае необходимости непосредственной помощи в установке и техническом просмотре Презентационных материалов (в случае проведения Совещания (Заседания) в помещениях здания Правительства Тюменской области);

- демонстрацию Презентационных материалов (в случае дополнительно возникшей потребности Организатора, согласованной с управлением делами Правительства Тюменской области, в том числе если по какой-либо причине отсутствует представитель Организатора, ответственный за демонстрацию Презентационных материалов).

2.3.5. Подготовка зала для проведения Совещания (Заседания) осуществляется Организатором совместно с управлением делами Правительства Тюменской области:

Организатор обеспечивает:

- установление аншлагов с указанием фамилии, имени, отчества, должности участника Совещания (Заседания);

- раскладку регламентирующих документов, раздаточных и презентационных материалов (при необходимости).

Управление делами Правительства Тюменской области обеспечивает:

- техническое сопровождение (консультативную и техническую помощь при подготовке к демонстрации Презентационных материалов, демонстрацию Презентационных материалов (по согласованию), освещение, звукоусиливающую аппаратуру, видеоаппаратуру, кондиционирование);

- протокольное сопровождение, в т. ч. наличие бумаги для записей и канцелярские принадлежности.

При необходимости Организатор:

- оформляет заставку на демонстрационных экранах;

- определяет место для гардероба участников;

- определяет количество сотрудников, их местоположение для встречи и проводов участников Совещания (Заседания), схему транспортного обслуживания;

- организует отметку командировочных удостоверений;

- изготавливает бейджи.

2.3.6. Встреча, регистрация, сопровождение и консультирование, размещение, проводы:

- участников Совещания (Заседания) и приглашенных осуществляются силами Организатора;

- представителей средств массовой информации - департаментом информационной политики Тюменской области в соответствии с Правилами аккредитации журналистов средств массовой информации при Правительстве Тюменской области, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Тюменской области.

2.3.7. Фото- и видеосъемка мероприятий с участием Губернатора Тюменской области осуществляется пресс-службой Губернатора Тюменской области. Пресс-службой Губернатора Тюменской области могут готовиться видео- и фоторепортажи для архива.

Приглашенным и участникам Совещаний (Заседаний) не разрешается без согласования с департаментом информационной политики Тюменской области проносить на Совещания (Заседания) кино-, видео- и фотоаппаратуру, звукозаписывающие устройства, а также включенные средства связи.

2.4. Подготовка перечней поручений и протоколов.

2.4.1. Фиксирование поручений Губернатора Тюменской области, принятых (данных) по итогам проведения:

- Совещаний, осуществляется посредством ведения и подготовки перечней поручений (далее - Перечень поручений);

- заседаний координационных и консультативных (совещательных) органов (советов, комиссий, штабов), осуществляется посредством ведения и подготовки протоколов (далее - Протокол).

Фиксирование поручений и составление Перечня поручений Губернатора Тюменской области, принятых (данных) по итогам проведения заседаний Президиума Правительства и Правительства Тюменской области осуществляется в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства Тюменской области.

2.4.2. Подготовка Перечня поручений, как правило, осуществляется аппаратом Губернатора Тюменской области по форме согласно приложению N 6 к настоящему Порядку. Организатор может готовить Перечень поручений по согласованию с аппаратом Губернатора Тюменской области.

Перечень поручений должен содержать:

а) наименование Совещания;

б) дату проведения Совещания, оформленную словесно-цифровым способом, и место проведения;

в) конкретные поручения исполнителям с указанием точных сроков их исполнения;

г) наименование ответственного исполнителя поручения. В случае если исполнителями поручения являются несколько должностных лиц, то первым (итоговым) указывается исполнитель, который является основным исполнителем данного поручения;

д) фамилию, имя, отчество, контактный телефон исполнителя, составившего Перечень поручений.

2.4.3. Подготовка Протоколов осуществляется секретарями координационных и консультативных (совещательных) органов. В случае отсутствия в составе данного органа секретаря, ведение Протокола возлагается на специалиста исполнительного органа государственной власти, ответственного за организационно-документационное обеспечение (сопровождение) Заседаний, по форме согласно приложению N 7 к настоящему Порядку.

Протокол должен содержать:

а) наименование координационного и консультативного (совещательного) органа (совета, комиссии, штаба);

б) дату проведения Заседания, оформленную словесно-цифровым способом, и место проведения;

в) состав участников с указанием председательствующего, членов органа и приглашенных, фактически принявших участие в Заседании;

г) вопросы, рассмотренные в соответствии с повесткой (регламентом) на Заседании, в фактически рассмотренном порядке;

д) краткую информацию (сведения) о докладах выступающих участников Заседания;

е) конкретные поручения (решения) исполнителям с указанием точных сроков их исполнения;

ж) наименование ответственного исполнителя поручения. В случае если исполнителями поручения являются несколько должностных лиц, то первым (итоговым) указывается исполнитель, который является основным исполнителем данного поручения;

з) наименование должности председательствующего (подписывающего Протокол), его инициалы и фамилию;

и) фамилию, имя, отчество, контактный телефон исполнителя, составившего Протокол.

2.4.4. Для подготовки многоотраслевого либо большого по объему Перечня поручений (Протокола) могут привлекаться специалисты отраслевых исполнительных органов государственной власти Тюменской области.

2.4.5. Перечень поручений (Протокол) должен отвечать следующим требованиям:

- соответствовать (не противоречить) действующим нормативно-правовым актам или дублировать их;

- содержать официально установленные наименования, общеизвестные термины;

- согласован в порядке и должностными лицами, указанными в пунктах 2.4.8 и 2.4.9 настоящего Порядка;

- структура и содержание протокола должны обеспечивать логическое развитие и соответствовать порядку рассмотрения вопросов на Заседании;

- содержать конкретные поручения (решения) в Перечне поручений (Протоколе), оформленные в виде пунктов, которые могут подразделяться на подпункты, имеющих единую (сквозную) нумерацию, проставляемую цифрами с точкой, без заголовков. Номера поручений (решений), принятых на Заседаниях, состоят из номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера поручения (решения) в пределах вопроса;

- если требуется разъяснение цели реализации поручения, то в Перечне поручений (Протоколе) может излагаться вступительная часть (преамбула) к конкретному поручению. Положения нормативно-правового характера в Перечень поручений (Протокол) не включаются;

- таблицы, графики, схемы, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты Перечня поручений (Протокола) должны иметь ссылки на эти приложения;

- предусматривать положения об изменении, отмене или снятии с контроля ранее принятых поручений или их частей (при необходимости);

- содержать ссылки на нормативный правовой акт, во исполнение которого даются поручения (при необходимости).

К Перечню поручений (Протоколу) могут прилагаться:

- повестка (регламент) Совещания (Заседания);

- список участников Совещания (Заседания);

- доклады выступающих участников Совещания (Заседания);

- информация об исполнении поручений предшествующего Совещания (Заседания).

2.4.6. Перечень поручений (Протокол) составляется не позднее рабочего дня, следующего за днем проведения Совещания (Заседания). В случае проведения оперативного штаба, составление и подписание протокола Губернатором Тюменской области осуществляется в день его проведения.

2.4.7 Перечень поручений (Протокол), подготовленный в соответствии с настоящим Порядком, подлежит обязательному согласованию в СЭД "Директум". Обязанность по согласованию Перечня поручений (Протокола) возлагается на его составителя.

Общий срок согласования Перечня поручений (Протокола) не должен превышать 5 (пять) рабочих дней со дня, следующего за днем проведения Совещания (Заседания).

Срок согласования Перечня поручений (Протокола) не может превышать одного рабочего дня и исчисляется со дня, следующего за днем его поступления на согласование.

2.4.8. Согласование Перечня поручений осуществляется в следующей последовательности:

в случае если составителем Перечня поручений является аппарат Губернатора Тюменской области:

- заместитель Губернатора Тюменской области, реализующий государственную политику, координирующий и контролирующий вопросы в соответствующей сфере;

- заместитель Губернатора Тюменской области, руководитель аппарата Губернатора Тюменской области;

в случае если составителем Перечня поручений является Организатор:

- руководитель исполнительного органа государственной власти Тюменской области, являющегося составителем Перечня поручений;

- заместитель Губернатора Тюменской области, координирующий и контролирующий деятельность исполнительного органа государственной власти Тюменской области, являющегося составителем Перечня поручений;

- заместитель Губернатора Тюменской области, реализующий государственную политику, координирующий и контролирующий вопросы в соответствующей сфере;

- заместитель Губернатора Тюменской области, руководитель аппарата Губернатора Тюменской области.

2.4.9. Согласование Протокола осуществляется в следующей последовательности:

- руководитель исполнительного органа государственной власти Тюменской области, являющегося составителем Протокола;

- заместитель Губернатора Тюменской области, координирующий и контролирующий деятельность исполнительного органа государственной власти Тюменской области, являющегося составителем Протокола;

- заместитель Губернатора Тюменской области, руководитель аппарата Губернатора Тюменской области.

2.4.10. При наличии замечаний к Перечню поручений (Протоколу) согласование оформляется в виде создания его новой актуализированной версии, содержащей уточненную редакцию поручения. Заключения не готовятся.

2.4.11. Перечень поручений (Протокол), составленный и согласованный в соответствии с настоящим Порядком, подписывается Губернатором Тюменской области.

2.4.12. Контроль исполнения поручений Губернатора Тюменской области, содержащихся в Перечнях поручений и Протоколах проведенных им Совещаний и Заседаний, осуществляется в соответствии с Порядком организации контроля исполнения документов в органах исполнительной власти Тюменской области.

2.4.13. Подписанный Губернатором Тюменской области Перечень поручений регистрируется отделом контроля Аппарата Губернатора Тюменской области и направляется исполнителям. Перечню поручений присваивается порядковый номер в пределах календарного года. Регистрационный номер Перечня поручений указывается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера Перечня поручений.

Подписанный Губернатором Тюменской области Протокол направляется консультантом Губернатора Тюменской области составителю Протокола (секретарю координационного и консультативного (совещательного) органа, Организатору), регистрируется последним и направляется исполнителям. Протоколу присваивается последовательный порядковый номер согласно нумерации Заседаний координационного и консультативного (совещательного) органа (совета, комиссии, штаба) в пределах календарного года. Регистрационный номер Протокола указывается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола. Протоколы совместных Заседаний регистрируются составным номером, включающим в себя порядковые номера протоколов координационных и консультативных (совещательных) органов (советов, комиссий, штабов), принимавших участие в заседании, и нумеруются в соответствии с последовательностью размещения их названий, указанных в наименовании протокола через знак "/".

Поручения Губернатора Тюменской области, содержащиеся в Перечнях поручений и Протоколах, поставленные на контроль в аппарате Губернатора Тюменской области рассылаются исполнителям поручений отделом контроля аппарата Губернатора Тюменской области.

Поручения Губернатора Тюменской области, содержащиеся в Протоколах, поставленные на контроль заместителями Губернатора Тюменской области, исполнительными органами государственной власти Тюменской области, рассылаются исполнителям поручений исполнительным органом государственной власти Тюменской области, ответственным за организационно-документационное обеспечение (сопровождение) Заседаний.

Перечни поручений (Протоколы) после их подписания Губернатором Тюменской области и регистрации могут оформляться и направляться в виде выписок согласно форме, установленной приложением N 13 к Порядку подготовки организационных мероприятий с участием Губернатора Тюменской области. При оформлении выписки используется исключительно текст подписанного и зарегистрированного Перечня поручений (Протокола) без последующего искажения содержания и текста, в том числе его отдельной части. Направление выписок возлагается на составителя, за исключением случаев, когда составителем является Аппарат Губернатора Тюменской области.

2.4.14. Оригиналы Перечней поручений Совещаний, подписанные Губернатором Тюменской области, хранятся в аппарате Губернатора Тюменской области до минования надобности, а по истечении срока надобности уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

Оригиналы Протоколов Заседаний хранятся ответственными секретарями данных органов в исполнительных органах государственной власти Тюменской области, на которые возложены обязанности по организационно-документационному сопровождению (обеспечению) данных совещательных органов, а по истечении срока хранения передаются в архив в соответствии с установленным порядком.

2.5. Подготовка информационных материалов Губернатора Тюменской области в рамках его участия в заседаниях рабочих групп, комиссий, советов на федеральном уровне, членом которых он является, осуществляется отраслевыми исполнительными органами государственной власти Тюменской области под руководством аппарата Губернатора Тюменской области в соответствии с поручениями Губернатора Тюменской области и требованиями настоящего Порядка.

Для подготовки данных информационных материалов могут создаваться рабочие группы из представителей исполнительных органов государственной власти Тюменской области.

2.6. Требования положений данного раздела могут применяться при подготовке и организации иных мероприятий с участием Губернатора Тюменской области, а также Вице-Губернатора Тюменской области, заместителей Губернатора Тюменской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Тюменской области и распространяются на другие разделы настоящего Порядка.

3. Подготовка организационно-протокольных мероприятий

3.1. Подготовку организационно-протокольных мероприятий, связанных с:

- приемом в Тюменской области российских делегаций, прибывающих с официальным или рабочим визитом;

- официальным или рабочим визитом Губернатора Тюменской области и Правительства Тюменской области в субъекты Российской Федерации,

осуществляют исполнительные органы государственной власти Тюменской области (Организатор) совместно с управлением делами Правительства Тюменской области;

- приемом в Тюменской области иностранных делегаций, прибывающих с официальным или рабочим визитом;

- официальным или рабочим визитом Губернатора Тюменской области в иностранные государства,

осуществляют департамент инвестиционной политики и государственной поддержки предпринимательства Тюменской области (Организатор) совместно с управлением делами Правительства Тюменской области.

Координация подготовки к международным мероприятиям, официальным и рабочим визитам в иностранные государства осуществляется департаментом инвестиционной политики и государственной поддержки предпринимательства Тюменской области.

3.2. Уведомление Министерства иностранных дел Российской Федерации об участии в планируемых международных мероприятиях, официальных, рабочих визитах, поездках в иностранные государства, их целях и содержании осуществляется департаментом инвестиционной политики и государственной поддержки предпринимательства Тюменской области не позднее чем за 15 (пятнадцать) календарных дней до начала соответствующего мероприятия в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 08.11.2011 N 1478 "О координирующей роли Министерства иностранных дел Российской Федерации в проведении единой внешнеполитической линии Российской Федерации". Уведомление департамента инвестиционной политики и государственной поддержки предпринимательства Тюменской области осуществляется соответствующими должностными лицами в порядке и сроки, установленные Регламентом Правительства Тюменской области.

3.3. При подготовке к официальным и рабочим визитам Организатор:

- совместно с прибывающей (принимающей) стороной осуществляет подготовку информации о:

целях и сроках визита;

составе официальной делегации и сопровождающих лиц с указанием руководителя делегации и протокольного старшинства, а также составе делегации прибывающей (принимающей) стороны;

планируемых расходах по пребыванию (совместно с управлением делами Правительства Тюменской области);

программе пребывания делегации;

- готовит информацию о прибывающей (принимающей) стороне, сотрудничестве с ней, перечень обсуждаемых вопросов, другие информационные материалы;

- информирует органы местного самоуправления соответствующих муниципальных образований Тюменской области о необходимости обеспечения надлежащего уровня уборки и текущего содержания улично-дорожной сети, прилегающих территорий на маршруте следования официальной делегации.

3.4. При подготовке к международным мероприятиям, официальным и рабочим визитам в иностранные государства департамент инвестиционной политики и государственной поддержки предпринимательства Тюменской области:

3.4.1. Обеспечивает их организацию в соответствии с Указами Президента Российской Федерации "Об основах государственной протокольной практики Российской Федерации", "О координирующей роли Министерства иностранных дел Российской Федерации в проведении единой внешнеполитической линии Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами, международной практикой, нормами и традициями, принятыми на территории Российской Федерации.

3.4.2. Во взаимодействии и по предварительному согласованию с Министерством иностранных дел Российской Федерации осуществляет:

- подготовку и проведение международных мероприятий (официальных визитов, переговоров, встреч и др.), направление и передачу иностранным представителям информации и документов;

- приглашение членов правительств иностранных государств и приравненных к ним лиц;

- уведомляет российские дипломатические представительства о предстоящих поездках официальных делегаций Тюменской области в иностранные государства.

3.4.3. Обязан согласовывать в пределах своей компетенции с Министерством иностранных дел Российской Федерации предложения и акты, затрагивающие внешнеполитические интересы Российской Федерации, в том числе:

- по вопросам международной деятельности и международных связей (включая консультации, переговоры, участие в реализации международных проектов);

- проекты актов исполнительных органов государственной власти Тюменской области по вопросам, касающимся взаимодействия с иностранными государствами, международными организациями, их представительствами в Российской Федерации, а также по вопросам, касающимся правового положения иностранных граждан и иностранных организаций, лиц без гражданства, если проектами таких актов в отношении этих граждан, организаций и лиц предусматриваются иные правила, чем предусмотренные законодательством Российской Федерации в отношении физических и юридических лиц Российской Федерации;

- проекты соглашений об осуществлении международных и внешнеэкономических связей, заключаемых с субъектами иностранных федеративных государств, административно-территориальными образованиями иностранных государств, органами государственной власти иностранных государств и уполномоченными ими организациями, органами международных организаций, подготовленные в порядке, установленном Регламентом Правительства Тюменской области. Проекты таких соглашений не позднее чем за месяц до подписания представляются для согласования в Министерство иностранных дел Российской Федерации, а при необходимости и в другие федеральные органы государственной власти. Изменения и дополнения, вносимые в ранее согласованные с Министерством иностранных дел Российской Федерации проекты соглашений, в обязательном порядке согласовываются с Министерством иностранных дел Российской Федерации.

3.4.4. Обязан предусматривать (согласовывать) включение в состав официальных делегаций представителей Министерства иностранных дел Российской Федерации или по согласованию с ним сотрудников дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации в иностранных государствах.

3.4.5. Обязан направлять в Министерство иностранных дел Российской Федерации и при необходимости в иные заинтересованные органы государственной власти Российской Федерации отчеты о содержании международных мероприятий и достигнутых договоренностях, а также копии документов, подписанных в ходе этих мероприятий, не позднее чем через 15 (пятнадцать) календарных дней, а по срочным вопросам - не позднее чем через 3 (три) рабочих дня после окончания соответствующего мероприятия.

3.5. При подготовке к международным мероприятиям, приемам российских и иностранных делегаций, официальным и рабочим визитам управление делами Правительства Тюменской области совместно с Организатором:

3.5.1. Обеспечивает перевод документов, поступивших на имя Губернатора Тюменской области, а также работу переводчика во время встречи Губернатора Тюменской области и других официальных лиц с членами иностранной делегации.

3.5.2. Организует встречу (проводы) в аэропорту (на вокзале) г. Тюмени, оформление документов через зал официальных делегаций, координирует сопровождение гостей встречающей стороной.

3.5.3. Осуществляет контроль за использованием государственной и областной символики.

3.5.4. Обеспечивает подготовку и проведение протокольных мероприятий (завтраки, обеды, ужины, фуршеты и т. д. ).

3.5.5. Готовит протокольную атрибутику, необходимую для проведения мероприятий. При необходимости заказывает печатную продукцию в типографии.

3.5.6. Осуществляет подготовку залов для проведения переговоров и встреч (канцелярские принадлежности, напитки, протокольная атрибутика, в том числе государственная символика, мультимедийное сопровождение).

3.5.7. Осуществляет и организует весь комплекс мероприятий при подписании соглашений.

3.5.8. Готовит распределение мест для членов делегации за столом переговоров и на протокольных мероприятиях.

3.5.9. Готовит необходимую сувенирную продукцию, обеспечивает ассистирование при процедуре ее вручения.

3.5.10. Организует культурно-экскурсионную программу.

3.5.11. При необходимости осуществляет взаимодействие с федеральными органами государственной власти, органами исполнительной власти Тюменской области, государственными унитарными предприятиями, ресторанами, гостиничными комплексами и т. д. 

3.5.12. Готовит поручение Вице-Губернатора Тюменской области, первого заместителя Губернатора Тюменской области или проект распоряжения Правительства Тюменской области о выделении средств (при необходимости).

3.5.13. Фактические расходы на проведение международных мероприятий, приемов российских и иностранных делегаций, официальных и рабочих визитов, проведенных в рамках смет расходов Организатора на текущий финансовый год, отражаются в сметах фактических расходов по названным мероприятиям и утверждаются Организатором.

3.5.14. Фактические расходы на проведение международных мероприятий, приемов российских и иностранных делегаций, официальных и рабочих визитов, организованных управлением делами Правительства Тюменской области на основании отдельных распоряжений Правительства Тюменской области, Губернатора Тюменской области, поручений Губернатора Тюменской области, Вице-Губернатора Тюменской области (первого заместителя Губернатора Тюменской области), отражаются в сметах фактических расходов по данным мероприятиям и утверждаются управляющим делами Правительства Тюменской области.

3.6. Не позднее чем за 2 (два) рабочих дня до официального, рабочего визита российской или иностранной делегации либо международного мероприятия Организатор представляет в аппарат Губернатора Тюменской области следующие информационные материалы:

- программу мероприятий, визита (в случае если в рамках визита планируется несколько мероприятий, в т. ч. посещение объектов, Организатор представляет информацию по каждому из них в соответствии с приложением N 9);

- регламенты посещения объектов согласно приложению N 11 к Порядку подготовки организационных мероприятий с участием Губернатора Тюменской области (предварительно согласованные с заместителями Губернатора Тюменской области, координирующими и контролирующими деятельность соответствующего исполнительного органа государственной власти (Организатора мероприятия);

- состав участников делегации;

- информацию о целях визита, вопросы для обсуждения и регламенты рабочих встреч;

- сведения об объектах посещения, биографические данные руководителей;

- тезисы выступлений (докладов) Губернатора Тюменской области, согласованные с пресс-службой Губернатора Тюменской области;

- презентационный материал;

- схему распределения мест участников совещания, заседаний, переговоров и иных протокольных мероприятий;

- иную информацию, исходя из специфики визита (приложение N 8).

3.7. На основании представленных документов аппаратом Губернатора Тюменской области формируются информационные материалы визита для представления Губернатору Тюменской области.

3.8. Контроль за подготовкой проведения и представлением материалов организационно-протокольных мероприятий с участием Губернатора Тюменской области осуществляет аппарат Губернатора Тюменской области.

4. Подготовка рабочей поездки Губернатора Тюменской области в муниципальные образования Тюменской области

4.1. Подготовка рабочей поездки Губернатора Тюменской области в муниципальное образование Тюменской области возлагается на аппарат Губернатора Тюменской области и на исполнительные органы государственной власти Тюменской области в соответствии с поручением Губернатора Тюменской области.

Проект программы рабочей поездки Губернатора Тюменской области в муниципальное образование согласно приложению N 10 готовит аппарат Губернатора Тюменской области и согласовывает с главой (главой администрации) муниципального образования не позднее чем за 5 (пять) рабочих дней до начала поездки.

Исполнительные органы государственной власти Тюменской области не позднее чем за 5 (пять) рабочих дней или в сроки в соответствии с поручением Губернатора Тюменской области до начала поездки представляют в аппарат Губернатора Тюменской области перечень объектов (предварительно согласованный с органами местного самоуправления), предлагаемых для посещения, и справку об объектах согласно приложению N 9, а также информацию о состоянии отраслей в муниципальных образованиях, курируемых исполнительными органами государственной власти Тюменской области.

В программу рабочей поездки могут быть включены дополнительные объекты, согласованные с заместителем Губернатора Тюменской области, руководителем аппарата Губернатора Тюменской области, не менее чем за 2 (два) дня до поездки.

В случае если с инициативой рабочей поездки Губернатора Тюменской области выступают органы местного самоуправления муниципальных образований Тюменской области, не позднее чем за 5 (пять) рабочих дней до начала поездки в аппарат Губернатора Тюменской области представляются:

- проект программы рабочей поездки с перечнем объектов (предварительно согласованный с заместителями Губернатора Тюменской области), предлагаемых для посещения;

- регламенты посещения объектов (предварительно согласованные с заместителями Губернатора Тюменской области либо исполнительными органами государственной власти Тюменской области) согласно приложению N 11 к Порядку подготовки организационных мероприятий с участием Губернатора Тюменской области;

- справки об объектах согласно приложению N 9 (предварительно согласованные с заместителями Губернатора Тюменской области либо исполнительными органами государственной власти Тюменской области).

4.2. Проект программы дорабатывается аппаратом Губернатора Тюменской области с привлечением исполнительных органов государственной власти Тюменской области и утверждается Губернатором Тюменской области.

4.3. На основании представленной информации аппаратом Губернатора Тюменской области формируются информационные материалы рабочей поездки для представления Губернатору Тюменской области, которые включают в себя:

- программу;

- состав делегации от Правительства Тюменской области;

- краткую информацию о социально-экономическом положении муниципального района, городского округа, подготовленную департаментом экономики Тюменской области;

- информацию об объектах посещения (в т. ч. о деятельности предприятия (учреждения), о бюджетном финансировании объекта, социально ориентированных программах, проектах, реализуемых данным предприятием (учреждением), или его участии в них);

- регламенты предполагаемых Совещаний (Заседаний);

- списки предполагаемых участников Совещаний (Заседаний).

4.4. Аппарат Губернатора Тюменской области и исполнительные органы государственной власти Тюменской области могут (вправе) выступать в качестве Организаторов отдельных мероприятий в рамках программы рабочей поездки Губернатора Тюменской области в муниципальные образования Тюменской области. Документационное оформление мероприятий выполняется в соответствии с требованиями настоящего Порядка.

4.5. По итогам рабочих поездок Губернатора Тюменской области в муниципальные образования формируется Перечень поручений Губернатора Тюменской области.

5. Подготовка приема Губернатора Тюменской области по случаю празднования юбилейных дат и государственных праздников

5.1. Подготовка сценарного плана приема Губернатора Тюменской области, а также регламента участия Губернатора Тюменской области (приложение N 11 к Порядку подготовки организационных мероприятий с участием Губернатора Тюменской области) возлагается на департамент культуры Тюменской области совместно с Организатором мероприятия.

5.2. Подготовка списков категорий участников приема Губернатора Тюменской области, разработка приглашений, текста выступления Губернатора Тюменской области, согласованного с пресс-службой Губернатора Тюменской области, а также приглашение участников приема Губернатора Тюменской области возлагаются на Организатора.

5.3. Определение представителей средств массовой информации, участвующих в освещении приема Губернатора Тюменской области, осуществляется департаментом информационной политики Тюменской области.

5.4. Подготовка ценных подарков от имени Губернатора Тюменской области осуществляется Организатором мероприятия совместно с управлением делами Правительства Тюменской области.

5.5. Общий контроль за подготовкой приема Губернатора Тюменской области осуществляет аппарат Губернатора Тюменской области.

5.6. При проведении мероприятий областного масштаба утверждается оргкомитет, в состав которого в обязательном порядке входят представители аппарата Губернатора Тюменской области, управления делами Правительства Тюменской области, департамента информационной политики Тюменской области, а также представители заинтересованных исполнительных органов государственной власти Тюменской области. Разрабатывается план организационных мероприятий.

6. Подготовка иных официальных мероприятий, проводимых с участием Губернатора Тюменской области

6.1. Иные официальные мероприятия, планируемые с участием Губернатора Тюменской области, проводимые в связи с профессиональными, юбилейными, памятными, этапными датами (торжественные открытия новых производств, непроизводственных и социальных объектов; церемонии награждения, возложения; открытия праздничных и иных массовых мероприятий; встреч и т.д.), могут инициироваться исполнительными органами государственной власти Тюменской области, органами государственной власти Тюменской области, территориальными органами федеральных органов государственной власти Тюменской области, органами местного самоуправления, а также иными организациями.

6.2. Ответственным за подготовку сопроводительных организационно-информационных материалов к мероприятиям, указанным в настоящем разделе, является исполнительный орган государственной власти Тюменской области (Организатор), осуществляющий непосредственное взаимодействие с инициатором проведения официального мероприятия или координирующий сферу деятельности инициатора.

6.3. Организатор не позднее чем за два рабочих дня до проведения официального мероприятия с участием Губернатора Тюменской области направляет в Аппарат Губернатора Тюменской области в электронном виде сопроводительные организационно-информационные материалы, согласованные с заместителем Губернатора Тюменской области, координирующим и контролирующим деятельность соответствующего исполнительного органа государственной власти (Организатора), согласно приложению N 1 к Порядку подготовки организационных мероприятий с участием Губернатора Тюменской области, в том числе:

- регламент участия Губернатора Тюменской области в официальном мероприятии (приложение N 11 к Порядку подготовки организационных мероприятий с участием Губернатора Тюменской области);

- сценарий мероприятия;

- тезисы выступления (доклад, при необходимости с презентационным материалом) Губернатора Тюменской области. Аппарат Губернатора Тюменской области вправе самостоятельно определить ответственного исполнителя за подготовку тезисов выступления Губернатора Тюменской области от исполнительных органов государственной власти Тюменской области. При необходимости тезисы выступления Губернатора Тюменской области согласовываются Организатором с пресс-службой Губернатора Тюменской области, а сведения финансового характера, содержащиеся в них, - с Департаментом финансов Тюменской области;

- списки участников мероприятия (приложение N 4 к Порядку подготовки организационных мероприятий с участием Губернатора Тюменской области);

- схему размещения участников мероприятия:

для мероприятий, проводимых в залах для совещаний, формируется схема распределения мест;

для мероприятий, проводимых в концертных или иных залах с наличием сцены или президиума, формируются схема распределения мест рядов, на которых размещаются приглашенные лица, и схема президиума;

- справочную информацию об официальном мероприятии;

- иные справочные материалы, необходимые по мнению Организатора.

6.4. На основании представленных Организатором документов Аппаратом Губернатора Тюменской области формируются информационные материалы для представления Губернатору Тюменской области.

6.5. Подготовка сувениров и памятных подарков от имени Губернатора Тюменской области, иной наградной атрибутики осуществляется Организатором мероприятия самостоятельно либо совместно с Управлением делами Правительства Тюменской области в соответствии с Порядком и нормами обслуживания организационно-протокольных мероприятий Губернатора Тюменской области, Правительства Тюменской области и исполнительных органов государственной власти Тюменской области.

6.6. Общий контроль за подготовкой информационных материалов к официальным мероприятиям с участием Губернатора Тюменской области, указанным в настоящем разделе, осуществляет Организатор.

6.7. Работа средств массовой информации согласовывается с Департаментом информационной политики Тюменской области.

7. Подготовка приветственных адресов, поздравительных открыток, телеграмм от имени Губернатора Тюменской области, приветствий Губернатора Тюменской области в печатных изданиях

7.1. Подготовка приветственного адреса от имени Губернатора Тюменской области

7.1.1. Проект текста приветственного адреса готовит исполнительный орган государственной власти Тюменской области, курирующий соответствующее направление деятельности.

7.1.2. Проект текста приветственного адреса должен содержать сведения о деятельности и достижениях, заслугах, наградах, являющихся основанием для подготовки приветственного адреса.

7.1.3. Не позднее 2 (двух) рабочих недель до даты поздравления проект текста приветственного адреса должен быть подготовлен и согласован с руководителем исполнительного органа государственной власти Тюменской области, курирующего соответствующее направление деятельности.

7.1.4. Не позднее 2 (двух) рабочих недель до даты поздравления исполнительный орган государственной власти Тюменской области, курирующий соответствующее направление деятельности, направляет в пресс-службу Губернатора Тюменской области текст приветственного адреса на предварительное согласование.

7.1.5. Пресс-служба Губернатора Тюменской области рассматривает, вносит предложения по тексту приветственного адреса, корректировки (при необходимости) и не позднее чем за 5 (пять) рабочих дней направляет его консультанту Губернатора Тюменской области для согласования.

7.1.6. Консультант Губернатора Тюменской области (при положительном согласовании) направляет приветственный адрес в организационный отдел аппарата Губернатора Тюменской области не позднее чем за 3 (три) рабочих дня до даты поздравления.

7.1.7. Аппарат Губернатора Тюменской области в течение рабочего дня организует типографское изготовление приветственного адреса на бланке утвержденного образца, после чего передает его консультанту Губернатора Тюменской области на подпись Губернатору Тюменской области.

7.1.8. Управление делами Правительства Тюменской области организовывает изготовление, проводит оплату типографского изготовления приветственного адреса.

7.1.9. После подписания приветственного адреса Губернатором Тюменской области он направляется в исполнительный орган государственной власти Тюменской области, готовивший текст.

7.1.10. Вручение приветственного адреса производится на торжественном мероприятии Губернатором Тюменской области либо по его поручению другими лицами.

7.2. Подготовка поздравительных открыток и телеграмм в связи с государственными праздниками от имени Губернатора Тюменской области

7.2.1. Текст поздравительной открытки, телеграммы готовит пресс-служба Губернатора Тюменской области к следующим праздникам:

- Новый год;

- День защитника Отечества;

- Международный женский день;

- Праздник Весны и Труда;

- День Победы;

- День России;

- День народного единства;

- День Конституции Российской Федерации.

7.2.2. Пресс-служба Губернатора Тюменской области не позднее 20 (двадцати) дней до даты наступления государственного праздника направляет текст поздравительной открытки, телеграммы консультанту Губернатора Тюменской области для согласования.

7.2.3. Консультант Губернатора Тюменской области (при положительном согласовании) направляет текст поздравительной открытки, телеграммы в организационный отдел аппарата Губернатора Тюменской области для работы.

7.2.4. Аппарат Губернатора Тюменской области организует изготовление макетов открыток и вкладыши к ним, телеграммы, готовит списки адресатов открыток и телеграмм, направляет их на согласование консультанту Губернатора Тюменской области и заместителю Губернатора Тюменской области, руководителю аппарата Губернатора Тюменской области.

7.2.5. После положительного согласования аппарат Губернатора Тюменской области организует типографское изготовление поздравительных открыток и вкладышей к ним согласно утвержденному образцу, телеграмм, после чего передает их консультанту Губернатора Тюменской области на подпись Губернатору Тюменской области.

7.2.6. Управление делами Правительства Тюменской области заказывает изготовление и проводит оплату типографского изготовления поздравительных открыток и вкладышей к ним, телеграмм.

7.2.7. После подписания Губернатором Тюменской области организационный отдел аппарата Губернатора Тюменской области передает поздравительные открытки, телеграммы в канцелярию аппарата Губернатора Тюменской области для рассылки.

7.2.8. Исполнительные органы государственной власти Тюменской области могут инициировать подготовку и направление поздравительных открыток и телеграмм от имени Губернатора Тюменской области по согласованию с аппаратом Губернатора Тюменской области. В данном случае в аппарат Губернатора Тюменской области направляется текст поздравительных открыток и телеграмм от имени Губернатора Тюменской области, согласованный с пресс-службой Губернатора Тюменской области, макет поздравительной открытки, списки адресатов, согласованные с заместителем Губернатора Тюменской области, курирующим данный исполнительный орган государственной власти Тюменской области. После положительного согласования исполнительный орган государственной власти Тюменской области самостоятельно организует типографское изготовление поздравительных открыток на бланке утвержденного образца, телеграмм, после чего передает их консультанту Губернатора Тюменской области на подпись Губернатору Тюменской области.

После подписания Губернатором Тюменской области исполнительный орган государственной власти Тюменской области самостоятельно организует рассылку адресатам.

7.3. Подготовка поздравления, обращения, соболезнования, приветствия Губернатора Тюменской области в периодических печатных изданиях

7.3.1. Текст поздравления, обращения Губернатора Тюменской области к праздничным и памятным датам в периодических печатных изданиях готовит исполнительный орган государственной власти Тюменской области согласно приложению N 11 с включением в тексты информации о наиболее значимых показателях, связанных с тематикой поздравления, обращения, и не позднее чем за 10 (десять) дней до дня выхода периодического печатного издания направляет на согласование в пресс-службу Губернатора Тюменской области.

7.3.2. Пресс-служба Губернатора Тюменской области рассматривает направленные исполнительными органами государственной власти Тюменской области тексты поздравлений, обращений, при необходимости вносит изменения и дополнения. Пресс-служба Губернатора Тюменской области организует размещение текста согласованного поздравления, обращения в печатных средствах массовой информации либо передает в исполнительный орган государственной власти Тюменской области с согласованной фотографией Губернатора Тюменской области для публикации в иных печатных изданиях (буклетах, альманахах, программах и т. д. ).

7.3.3. Подготовка и согласование приветствий, соболезнований Губернатора Тюменской области осуществляется в порядке, установленном пунктами 6.3.1, 6.3.2 настоящего Порядка.