Приложение N 2. Правила создания электронного документа и электронной копии документа в СЭД

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Тюменской области от 29 августа 2016 г. N 1002-рп в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 2
к Положениюо системе электронного
документооборота
и делопроизводства

Правила
создания электронного документа и электронной копии документа в СЭД

С изменениями и дополнениями от:

29 августа 2016 г.

1. Допускается создание и внесение в СЭД электронных документов и электронных копий документов, размер файлов которых не превышает 20 МБ. Файлы большего размера должны передаваться на съемных (электронных) или бумажных носителях или средствами программного обеспечения, предоставляемого участником СЭД, которому передаются указанные документы. В этом случае в регистрационно-контрольной карточке и в запускаемых задачах пользователь СЭД обязан оставлять примечание: "Файл документа не удовлетворяет правилам создания электронного документа/электронной копии документа. Документ будет передан на съемном (электронном) носителе/бумажном носителе/средствами программного обеспечения".

2. Разрешается разбивать файл документа на составные части по 20 МБ, но не более пяти. Если составных частей окажется шесть и более, то документ должен передаваться в порядке, установленном пунктом 1 настоящих Правил.

3. Создание и внесение в СЭД электронной копии документа обязательно при регистрации входящих документов, в том числе обращений граждан, в случае их поступления на бумажном носителе в соответствии с действующим законодательством.

4. Создание и внесение в СЭД электронной копии документа осуществляется в соответствии с руководством пользователя СЭД и правилами работы с программным обеспечением, поставляемым со сканирующим устройством, при этом размер файла электронной копии документа не должен превышать 20 МБ.

5. При сканировании документа рекомендуется устанавливать следующие параметры качества сканирования:

- разрешение 200 DPI;

- тип сканирования - текст;

- черно-белое изображение.

6. Допускается не производить создание и внесение в СЭД электронной копии документа, в случае если бумажный документ содержит более 10 листов, которые скреплены таким образом, что не представляется возможным их разделить, например прошиты.

В указанном случае применяется порядок, установленный пунктом 1 настоящих Правил.