Приложение 5. Инструкция по организации договорной работы в Администрации города Тюмени

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 5 августа 2014 г. N 667 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 5
к распоряжению
Администрации
г. Тюмени
от 3 февраля 2011 г. N 163

Инструкция
по организации договорной работы в Администрации города Тюмени

С изменениями и дополнениями от:

30 января 2012 г., 17 декабря 2013 г., 5 августа 2014 г., 22 декабря 2015 г., 16 декабря 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет основные правила организации договорной работы в Администрации города Тюмени (далее - Администрация города) и в отраслевых (функциональных), территориальных органах Администрации города (далее - органы Администрации города) при заключении договоров (соглашений) от имени муниципального образования городской округ город Тюмень, Администрации города, а также дополнительных соглашений к указанным договорам, изменяющих их условия или прекращающих их действие (далее - договоры).

1.2. Договоры подписываются:

а) Главой Администрации города Тюмени;

б) первым заместителем Главы Администрации города или заместителем Главы Администрации города, уполномоченным Главой Администрации города на основании муниципального правового акта Администрации города или доверенности на заключение договоров от имени муниципального образования городской округ город Тюмень, Администрации города;

в) руководителем органа Администрации города, уполномоченным Главой Администрации города на основании муниципального правового акта Администрации города или доверенности на заключение договоров от имени муниципального образования городской округ город Тюмень, Администрации города.

1.3. Настоящая Инструкция не распространяет свое действие на отношения, связанные с заключением, регистрацией и исполнением муниципальных контрактов, заключаемых в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", а также трудовых договоров.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 26 мая 2015 г. N 371 в раздел 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

2. Разработка проектов договоров

2.1. Под разработкой проекта договора в настоящей Инструкции понимается подготовка текста проекта договора и (или) доработка текста проекта договора, в том числе представленного потенциальным контрагентом.

Разработка проекта договора осуществляется органами Администрации города в соответствии с их компетенцией либо по поручению Главы Администрации города (далее - разработчик).

2.2. Проекты договоров должны оформляться в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, законами Тюменской области, иными правовыми актами Тюменской области, муниципальными правовыми актами города Тюмени.

Проекты договоров должны оформляться с применением правил юридической техники и обычаев делового оборота.

2.3. Для оформления проекта договора разработчик обязан обеспечить предоставление выписки из единого государственного реестра юридических лиц (для юридических лиц - контрагентов, за исключением федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления), выписки из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (для индивидуальных предпринимателей - контрагентов), копии документа, удостоверяющего личность (для иных физических лиц - контрагентов) в соответствии с требованиями пункта 3.9 настоящей Инструкции.

2.4. В проектах договоров разработчик обязан определять орган Администрации города, ответственный за его исполнение(за исключением договоров, подписываемых заместителем Главы Администрации города, директором административного департамента Администрации города (далее - административный департамент).

В случае если проектом договора, предоставленным контрагентом, не определен орган Администрации города, ответственный за его исполнение, поручением Главы Администрации города после подписания договора всеми его сторонами определяются органы Администрации города, ответственные за его исполнение (за исключением договоров, подписываемых заместителем Главы Администрации города, директором административного департамента).

3. Согласование проектов договоров

3.1. Согласование проекта договора осуществляется путем проставления визы на листе согласования, оформленном на оборотной стороне последнего листа одного из экземпляров проекта договора.

3.2. Проекты договоров согласовываются разработчиком с департаментом финансов и налоговой политики Администрации города (далее - департамент финансов и налоговой политики) в случаях:

когда в договоре предусмотрено совершение каких-либо действий со стороны департамента финансов и налоговой политики, в том числе осуществление контроля за исполнением договора;

когда в договоре предусмотрено расходование средств бюджета города;

иных случаях в соответствии с муниципальными правовыми актами, по поручению Главы Администрации города.

3.3. Проекты договоров согласовываются разработчиком с административным департаментом в случаях:

когда в договоре предусмотрено совершение каких-либо действий со стороны административного департамента, в том числе осуществление контроля за исполнением договора;

когда исполнение финансирования, предусмотренное в договоре, предполагается главным распорядителем бюджетных средств - Администрацией города;

иных случаях в соответствии с муниципальными правовыми актами, по поручению Главы Администрации города.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 22 декабря 2015 г. N 1032 в пункт 3.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4. Проекты договоров согласовываются разработчиком с правовым департаментом Администрации города (далее - правовой департамент) в случаях, когда договоры подписываются Главой Администрации города, а также должностными лицами, указанными в подпункте "б" пункта 1.2 настоящей Инструкции (за исключением договоров, разработчиком и/или ответственным за исполнение которых является административный департамент, а также соглашений о предоставлении субсидий из областного бюджета, подписываемых должностными лицами, указанными в подпункте "б" пункта 1.2 настоящей Инструкции).

3.5. Проект договора согласовывается и визируется руководителем юридической службы (специалистом органа Администрации города, в чьи должностные обязанности входит правовое обеспечение деятельности органа Администрации города, в котором не создана юридическая служба) и руководителем органа Администрации города - разработчика, первым заместителем Главы Администрации города или заместителем Главы Администрации города, курирующим соответствующее направление деятельности, руководителями органов Администрации города в соответствии с пунктами 3.2 - 3.4 настоящей Инструкции, иными руководителями органов Администрации города в случаях, определенных муниципальными правовыми актами, поручением Главы Администрации города.

3.6. На согласование в правовой департамент проекты договоров передаются после согласования всеми лицами, указанными в листе согласования.

3.7. Срок согласования проекта договора у одного руководителя не должен превышать трех рабочих дней, если иные сроки не определены поручением Главы Администрации города.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 22 декабря 2015 г. N 1032 в пункт 3.8 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.8. В случае несогласия с представленным проектом договора должностное лицо прикладывает к нему мотивированное заключение.

Замечания и предложения, указанные в заключении, должны быть учтены либо мотивированно отклонены разработчиком. В случае несогласия должностного лица с доводами разработчика, все разногласия должны быть устранены посредством проведения согласительного совещания на уровне первого заместителя (заместителя) Главы Администрации города, курирующего разработчика. По итогам совещания оформляется протокол, который подписывается всеми участниками совещания.

Разработчик может отозвать проект договора из правового департамента. При отзыве проекта договора, повторное его согласование осуществляется правовым департаментом в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

3.9. При направлении разработчиком проекта договора на согласование к нему прилагаются следующие документы:

лист согласования;

протокол согласительного совещания, если оно проводилось;

пояснительная записка органа Администрации города - разработчика, содержащая обоснование (в том числе правовое) необходимости заключения (внесения изменений, прекращения) договора;

выписка из единого государственного реестра юридических лиц (для юридических лиц - контрагентов, за исключением федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления), выписка из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (для индивидуальных предпринимателей - контрагентов), полученная не ранее чем за шесть месяцев до дня направления проекта договора на подпись должностным лицам, указанным в пункте 1.2 настоящей Инструкции, или заверенная копия такой выписки, копия документа, удостоверяющего личность (для иных физических лиц - контрагентов);

документ, подтверждающий полномочия лиц на заключение договора;

актуализированная версия договора (в случае изменения его условий).

3.10. В случае изменения условий договора пояснительная записка составляется в виде таблицы с приведением действующей редакции условия договора, предлагаемой редакции условия договора и обоснования необходимости внесения изменения по каждому из условий.

4. Подписание договоров, проставление печатей

4.1. Для подписания должностными лицами, указанными в пункте 1.2 настоящей Инструкции, проект договора передается разработчиком в количестве экземпляров, установленном договором, в прошитом и пронумерованном виде, с проставлением на обороте последнего листа договора на месте его прошивки печати органа Администрации города и подписи руководителя органа Администрации города - разработчика договора либо с заверением каждого листа договора подписью руководителя органа Администрации города - разработчика договора.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 16 декабря 2016 г. N 854 в пункт 4.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2. После подписания договора должностными лицами, указанными в пункте 1.2 настоящей Инструкции, а также контрагентами, договор передается разработчиком в финансовый комитет административного департамента для проставления на договоре гербовой печати Администрации города с дополнительными реквизитами юридического лица в соответствии с Порядком изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба города Тюмени, утвержденным муниципальным правовым актом.

В случае, установленном в абзаце втором пункта 2.4 настоящей Инструкции, разработчик в течение одного рабочего дня с момента проставления на договоре гербовой печати Администрации с дополнительными реквизитами юридического лица города обязан направить копию договора Главе Администрации города для подготовки соответствующего поручения.

5. Регистрация договоров

5.1. В течение пяти рабочих дней после проставления на договоре гербовой печати Администрации города с дополнительными реквизитами юридического лица договор подлежит регистрации.

Регистрация договора осуществляется в течение одного рабочего дня со дня его поступления на регистрацию в электронной базе данных - реестре договоров:

правовым департаментом в отношении договоров, подписываемых должностными лицами, указанными в подпункте "а" и "б" пункта 1.2 настоящей Инструкции (за исключением договоров, указанных в абзаце 4 настоящего пункта);

административным департаментом в отношении договоров, разработчиком и/или ответственным за исполнение которых является указанный орган Администрации города;

органами Администрации города - в отношении договоров, заключенных должностными лицами, указанными в подпункте "в" пункта 1.2 настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 26 мая 2015 г. N 371 в пункт 5.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.2. При предоставлении договора на регистрацию в правовой департамент прилагаются документы, указанные в пункте 3.9 настоящей Инструкции, а также в случае, установленном в абзаце втором пункта 4.2 настоящей Инструкции, - соответствующее поручение Главы Администрации города.

5.3. В каждом органе Администрации города, осуществляющем регистрацию договоров, приказом руководителя определяется лицо, осуществляющее учет, регистрацию и хранение договоров.

5.4. Реестр договоров должен содержать сведения о:

дате заключения договора;

дате регистрации договора;

регистрационном номере договора;

наименовании договора (предмете договора);

сторонах договора;

лице, подписавшем договор от имени муниципального образования город Тюмень, Администрации города.

6. Хранение договоров

6.1. Хранение договоров осуществляется органами Администрации города, осуществляющими их регистрацию.

6.2. После регистрации один экземпляр договора (оригинал) с листом согласования остается для хранения. Остальные экземпляры договора (оригиналы) направляются сопроводительным письмом разработчику.

6.3. В течение трех рабочих дней со дня регистрации договора в правовом департаменте копия договора передается правовым департаментом органу Администрации города, определенному ответственным за его исполнение.

6.4. В случае если проект договора согласовывался с департаментом финансов и налоговой политики, административным департаментом, копия договора в течение трех рабочих дней со дня регистрации передается органом Администрации города, осуществляющим регистрацию, в департамент финансов и налоговой политики, административный департамент.

6.5. Договоры подлежат хранению в несгораемом металлическом шкафу.

6.6. Договоры располагаются в папках в хронологическом порядке по дате их регистрации.

Изъятие оригинала договора из папки договоров допускается в случаях, установленных действующим законодательством, с обязательным составлением заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника согласно приложению к настоящей Инструкции (если иное не предусмотрено действующим законодательством), о чем делается соответствующая отметка в реестре договоров.

Акт об изъятии составляется на бланке органа Администрации города, осуществляющего регистрацию договоров, если иное не предусмотрено действующим законодательством.

6.7. Выдача копии договора осуществляется на основании заявления органа Администрации города, ответственного за исполнение договора, в соответствии с действующим законодательством.

Копия договора пронумеровывается, прошивается, заверяется подписью должностного лица, указанного в пункте 5.3 настоящей Инструкции, и скрепляется печатью соответствующего органа Администрации города.

7. Исполнение, отчетность и контроль за исполнением договоров

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 22 декабря 2015 г. N 1032 в пункт 7.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.1. Непосредственное исполнение и контроль за исполнением договоров осуществляется:

органами Администрации города, определенными в соответствии с пунктом 2.4 настоящей Инструкции ответственными за исполнение договоров.

административным департаментом в отношении договоров, подписываемых заместителем Главы Администрации города, директором административного департамента.

7.2. В течение месяца, следующего за днем окончания срока действия договора, орган Администрации города, определенный ответственным за исполнение договора, информирует должностное лицо, подписавшее договор, о результатах его исполнения.

7.3. В случаях неисполнения условий договора, в результате которого нанесен или может быть нанесен имущественный или иной вред (ущерб) интересам муниципального образования городской округ город Тюмень, Администрации города, утраты необходимости и актуальности дальнейшего продолжения отношений с контрагентом, орган Администрации города, определенный ответственным за исполнение договора, направляет соответствующую информацию с предложениями о дальнейшем исполнении договора либо его прекращении должностному лицу, подписавшему договор.

8. Иные положения

8.1. Дополнительные соглашения о внесении изменений и дополнений в договоры готовятся и регистрируются в порядке, установленном для подготовки и регистрации договоров настоящей Инструкцией.

8.2. Органы Администрации города, наделенные правами юридического лица, могут заключать в пределах полномочий договоры от своего имени в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и настоящей Инструкцией. Все договоры от имени указанных органов Администрации города подписываются их руководителями и регистрируются в соответствующем реестре договоров.

Подготовленные в органах Администрации города или полученные от контрагентов проекты договоров подлежат обязательной правовой и финансовой экспертизе.

8.3. Организация договорной работы в органах Администрации города осуществляется с учетом требований настоящей Инструкции и утверждается приказом руководителя, в котором закрепляются право подписи, порядок согласования, проведения правовой и финансовой экспертизы, электронного учета, хранения и контроля исполнения договоров, а также определяются ответственные за ведение договорной работы должностные лица.