Приложение. Порядок ведения личных дел в Администрации города Тюмени

Приложение
к распоряжению
Администрации
г. Тюмени
от 15 июня 2016 г. N 355

Порядок
ведения личных дел в Администрации города Тюмени

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет организацию работы в Администрации города Тюмени по ведению личных дел муниципальных служащих, а также работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы Администрации города Тюмени, руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений города Тюмени (далее - руководители МУП, МУ).

1.2. Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.

1.3. Ведение личного дела работника, замещающего должность, не отнесенную к должностям муниципальной службы Администрации города Тюмени (далее - работника АГТ), руководителя МУП, МУ осуществляется в соответствии с настоящим Порядком,

1.4. Личное дело формируется и ведется в целях группирования сведений, предоставленных при приеме на работу и образованных в период трудовой деятельности муниципального служащего, работника АГТ, руководителя МУП, МУ.

1.5. Личное дело формируется при приеме на работу и ведется в период действия трудовых отношений административным департаментом Администрации города Тюмени.

1.6. В личное дело вносятся документы, содержащие персональные данные и иные сведения, связанные с приемом на работу, трудовой деятельностью и увольнением муниципального служащего, работника АГТ, руководителя МУП, МУ.

1.7. Ведение личного дела осуществляется с соблюдением требований законодательства о персональных данных.

2. Порядок формирования личного дела работника АГТ

2.1. К личному делу работника АГТ приобщаются:

а) письменное заявление о приеме на работу;

б) собственноручно заполненная и подписанная анкета, по форме согласно приложению к настоящему Порядку, с приложением фотографии 3 х 4 см;

в) копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

г) копия трудовой книжки с внесенными записями о приеме на работу и прекращении трудовых отношений (при приеме на работу);

д) копии документов об образовании и о квалификации, а также наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

е) копии документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

з) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

и) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации (при наличии);

к) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

л) справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовых кодексом Российской Федерации, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

м) справка о результатах предварительного и (или) периодического медицинского осмотра (обследования) (если требуется в соответствии с требованиями действующего законодательства);

н) копии распоряжений работодателя о приеме на работу (назначении на должность), о переводе на другую должность, об увольнении (расторжении трудового договора);

о) экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору;

п) экземпляр договора о полной материальной ответственности (в случае его заключения);

р) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений);

с) копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (о заключении брака);

т) копии документов о награждении, присвоении почетных и (или) специальных званий, копия распоряжения работодателя о поощрении;

у) копии распоряжений работодателя, связанные с трудовой деятельностью, в том числе о применении, снятии дисциплинарных взысканий;

ф) согласие на обработку персональных данных по форме, установленной муниципальным нормативным правовым актом Администрации города Тюмени;

х) заявление о выборе кредитной организации.

2.2. К личному делу работника АГТ приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.

К личному делу работника АГТ приобщаются также его письменные объяснения, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

3. Порядок формирования личного дела руководителя МУП, МУ

3.1. К личному делу руководителя МУП, МУ приобщаются:

а) представление о назначении на должность руководителя МУП, МУ,

б) письменное заявление о приеме на работу;

в) копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

г) копия трудовой книжки с внесенными записями о приеме на работу и прекращении трудовых отношений (при приеме на работу);

д) копии документов об образовании и о квалификации, а также о наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

е) копии документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

з) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

и) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации (при наличии);

к) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

л) справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовых кодексом Российской Федерации, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

м) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера супруга (супруги) и несовершеннолетних детей, представленных кандидатом на должность руководителя МУ, руководителем МУ;

н) документы о результатах проверки достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представленных кандидатом на должность руководителя МУ;

о) справка о результатах предварительного и (или) периодического медицинского осмотра (обследования) (если требуется в соответствии с требованиями действующего законодательства);

п) копии распоряжений работодателя о приеме на работу (назначении на должность), об увольнении (расторжении трудового договора);

р) экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору;

с) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений);

т) документы о результатах аттестации;

у) копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (заключении брака);

ф) копии документов о награждении, присвоении почетных и (или) специальных званий, копия распоряжения работодателя о поощрении;

х) копии распоряжений работодателя, связанные с трудовой деятельностью, в том числе о применении, снятии дисциплинарных взысканий;

ц) согласия на обработку персональных данных, по формам установленным муниципальным нормативным правовым актом Администрации города Тюмени;

ч) заявление о выборе кредитной организации.

3.2. К личному делу руководителя МУП, МУ приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.

К личному делу руководителя МУП, МУ приобщаются также его письменные объяснения, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

4. Порядок организации работы с личными делами муниципальных служащих, работников АГТ, руководителей МУП, МУ

4.1. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке и включаются в личное дело по одному экземпляру.

Личные дела регистрируются в книге учета личных дел муниципальных служащих, работников АГТ, руководителей МУП, МУ (далее - книга учета личных дел), ведение которой осуществляется административным департаментом в порядке, установленном приказом заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента.

4.2. В случае перевода муниципального служащего, работника АГТ на другую должность в Администрации города Тюмени, заключения с руководителем МУП, МУ трудового договора на новый срок анкета повторно не заполняется (если персональные данные не подлежали изменению), согласие на обработку персональных данных не берется (если объем действий по обработке персональных данных, на которые ранее давалось согласие, не изменился).

4.3. Документы, приобщенные к личному делу, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Опись оформляется и подшивается при формировании личного дела и заполняется по мере поступления документов. Если в течение трудовой деятельности какой-либо документ изымается из личного дела, об этом в описи делается отметка в графе "Примечание".

4.4. На обложке личного дела указываются:

а) наименование органа Администрации города Тюмени, МУП, МУ, должность в котором занимает муниципальный служащий, работник АГТ, руководитель МУП, МУ;

б) номер дела, зарегистрированного в книге учета личных дел;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

г) фамилия, имя, отчество муниципального служащего, работника АГТ, руководителя МУП, МУ;

д) даты начала и окончания ведения личного дела.

4.5. Датами начала и окончания личного дела являются даты приема на работу (назначения на должность) и увольнения (прекращения трудового договора).

4.6. При изменении наименования органа Администрации города Тюмени, МУП, МУ, в течение периода, охватываемого документами личного дела, на обложке указывается новое наименование органа Администрации города Тюмени, МУП, МУ, а прежнее наименование заключается в скобки.

4.7. По окончанию ведения личного дела оформляется лист-заверитель и личное дело подлежит передаче на архивное хранение в муниципальный архив города Тюмени в порядке и сроки, установленные действующим законодательством об архивном деле, муниципальным правовым актом города Тюмени.