Приложение N 1. Положение об информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства"

Информация об изменениях:

Обозначение изменено с 29 ноября 2017 г. - Распоряжение Правительства Тюменской области от 29 ноября 2017 г. N 1415-рп

См. предыдущую редакцию

Приложение N 1
к распоряжениюПравительства
Тюменской области
от 23 апреля 2012 г. N 636-рп

Положение
об информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства"

С изменениями и дополнениями от:

21 января 2013 г., 17 марта 2014 г., 22 сентября 2015 г., 25 марта, 21 июня, 29 августа 2016 г., 27 сентября, 29 ноября 2017 г.

Информационная система "Система электронного документооборота и делопроизводства" (ИС "СЭД") - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.

Оператор ИС "СЭД" - уполномоченная организация, обеспечивающая технологическое и консультативное сопровождение СЭД, поддержание СЭД в рабочем состоянии, а также ее функциональное развитие.

Участник ИС "СЭД":

- исполнительные органы государственной власти Тюменской области, государственные унитарные предприятия, государственные учреждения и автономные некоммерческие организации Тюменской области, координацию, регулирование и контроль финансово-хозяйственной деятельности которых осуществляют исполнительные органы государственной власти Тюменской области;

- иные государственные органы власти, органы местного самоуправления, муниципальные унитарные предприятия, муниципальные учреждения и автономные некоммерческие организации, координацию, регулирование и контроль финансово-хозяйственной деятельности которых осуществляют органы местного самоуправления Тюменской области, и иные хозяйствующие субъекты, присоединившееся к ИС "СЭД" на основании соглашения об организации информационного взаимодействия в соответствии с Регламентом, размещенным на сайте Оператора ИС "СЭД".

Пользователь ИС "СЭД" - сотрудник Участника.

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет цели, задачи, состав, функции ИС "СЭД" и порядок ее использования.

1.2. Система включает в себя совокупность программно-технических средств, обеспечивающих автоматизацию процессов делопроизводства и документооборота между участниками ИС "СЭД".

1.3. Источники данных - сведения, вносимые пользователями ИС "СЭД" в рамках компетенции при осуществлении процессов делопроизводства и документооборота.

2. Цель создания, состав, функции и задачи ИС "СЭД"

2.1. Целью создания ИС "СЭД" является автоматизация процессов делопроизводства и документооборота.

2.2. ИС "СЭД" представляет собой совокупность подсистем и модулей в них, связанных между собой. Состав подсистем и модулей подсистем определяется Уполномоченным органом исходя из поставленных перед ним задач, порядок подключения к подсистемам определяется в соответствии с Регламентом, размещенным на сайте Оператора ИС "СЭД".

N	Подсистема СЭД	Модули Подсистемы СЭД
1	СЭД исполнительных органов государственной власти Тюменской области	Канцелярия Обращения граждан и организаций Управление договорами Быстрая идентификация документов Управление командировками Служба ввода документов
2	СЭД Подведомственных учреждений Тюменской области, иных органов или учреждений	Канцелярия Обращения граждан и организаций
3	СЭД Органов местного самоуправления Тюменской области, подведомственных им организаций	Канцелярия Обращения граждан и организаций
4	СЭД Медицинских учреждений Тюменской области	Канцелярия Обращения граждан и организаций
5	Подсистема взаимодействия с внешними системами документооборота

2.3. Основными функциями ИС "СЭД" является автоматизация процессов делопроизводства и документооборота:

- при взаимодействии участников ИС "СЭД" как между собой, так и внутри участников;

- при исполнении поручений;

- при исполнении межведомственных процессов.

2.4. Задачами ИС "СЭД" является:

- сбор, хранение и обработка сведений, вносимых пользователями ИС "СЭД" в рамках компетенции при осуществлении процессов делопроизводства и документооборота;

- автоматизация процессов делопроизводства и документооборота с целью оптимизации и сокращения трудозатрат пользователей при осуществлении своих должностных (служебных) обязанностей.

3. Участники информационного взаимодействия

3.1. Уполномоченный орган обеспечивает:

- организацию процесса развития, сопровождения ИС "СЭД";

- методологическое сопровождение работы пользователей ИС "СЭД";

- разработку Регламента подключения к подсистемам ИС "СЭД".

3.2. Оператор ИС "СЭД" обеспечивает:

- размещение ИС "СЭД" в Центре обработки данных Правительства Тюменской области;

- реализацию и контроль мер по защите информации, содержащейся в ИС "СЭД";

- проведение мероприятий, направленных на поддержание ИС "СЭД", в соответствии с требованиями безопасности информации;

- развивает функциональные возможности и (или) формирует потребности в развитии ИС "СЭД" и информирует о возникновении потребностей в развитии ИС "СЭД" Уполномоченный орган;

- подключение к ИС "СЭД" новых Участников;

- разработку и публикацию на портале Оператора ИС "СЭД" (http://citto.ru) проекта Соглашения об организации информационного взаимодействия при осуществлении электронного документооборота в Тюменской области и Регламента подключения к подсистемам ИС "СЭД".

3.3. Участник ИС "СЭД":

- подключается к подсистемам ИС "СЭД" на основании Соглашения об организации информационного взаимодействия при осуществлении электронного документооборота в Тюменской области в соответствии с Регламентом подключения к подсистемам ИС "СЭД", за исключением исполнительных органов государственной власти Тюменской области, государственных унитарных предприятий, государственных учреждений и автономных некоммерческих организаций Тюменской области, координацию, регулирование и контроль финансово-хозяйственной деятельности которых осуществляют исполнительные органы государственной власти Тюменской области;

- вносит необходимые изменения в должностные регламенты (должностные инструкции) и служебные контракты (трудовые договоры) пользователей ИС "СЭД";

- определяет перечень должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным;

- обеспечивает уведомление Оператора ИС "СЭД" о необходимости добавления, исключения пользователей ИС "СЭД" в течение 5 рабочих дней со дня назначения, увольнения соответствующих пользователей;

- осуществляет работу в ИС "СЭД" в соответствии с правилами определенными настоящим Положением и приложениями к нему;

- при обработке документов в ИС "СЭД", содержащих персональные данные, обеспечивает их достоверность и конфиденциальность;

- осуществляет контроль за наличием средств защиты информации на рабочих местах сотрудников, которым разрешена обработка документов, содержащих персональные данные в ИС "СЭД";

- выполняет требования по обеспечению информационной безопасности, выдвигаемые Оператором ИС "СЭД".

3.4. Пользователь ИС "СЭД":

- осуществляет работу в ИС "СЭД" в соответствии с правилами, определенными настоящим Положением и приложениями к нему;

- при обработке документов в ИС "СЭД", содержащих персональные данные, обеспечивает их достоверность и конфиденциальность;

- предоставляет возможность доступа к создаваемому в ИС "СЭД" электронному документу или электронной копии документа только тем пользователям ИС "СЭД", которые имеют к нему соответствующее право доступа;

- выполняет требования по обеспечению информационной безопасности, выдвигаемые Оператором ИС "СЭД";

- сообщает обо всех инцидентах, возникающих при работе в СЭД (с обязательным указанием контактной информации), в службу поддержки Оператора ИС "СЭД" по адресу электронной почты sed@72to.ru либо по телефонному номеру, определяемому Оператором ИС "СЭД".