Приложение N 1. Положение об установлении формы и порядка ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственного гражданского служащего Тюменской области

Приложение N 1
к постановлению
Губернатора
Тюменской области
от 27 октября 2008 г. N 91

Положение
об установлении формы и порядка ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственного гражданского служащего Тюменской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение в соответствии с пунктом 4 статьи 14 Федерального закона от 27.05.2003 N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации", пунктом 4 статьи 19 Закона Тюменской области от 28.12.2004 N 327 "О государственной гражданской службе Тюменской области", в целях реализации Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Указа Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" устанавливает форму и порядок ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственного гражданского служащего Тюменской области (далее - гражданского служащего).

1.2. Ведение личных дел, а также документов приобщаемых к личному делу, ведение внутренней описи документов дела и журнала учета личных дел осуществляется кадровыми службами государственного органа Тюменской области, уполномоченными на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданского служащего.

2. Форма учета документов

2.1. Для учета документов, имеющихся в личном деле гражданского служащего, составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется по форме, установленной приложением к настоящему Положению, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается специалистом кадровой службы государственного органа Тюменской области, составившим опись, с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

2.2. К личному делу прилагается лист ознакомления гражданского служащего с документами личного дела.

2.3. Личные дела регистрируются в журнале учета личных дел.

3. Порядок ведения документов

3.1. Документы, подтверждающие профессиональную служебную деятельность гражданского служащего, приобщаются в его личное дело.

3.2. В личное дело приобщается по одному экземпляру каждого документа.

3.3. Документы в личном деле государственного гражданского служащего располагаются по мере их поступления.

3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов личного дела гражданского служащего все его листы, кроме описи документов и листа ознакомления с личным делом, нумеруются.

3.5. Копии документов, приобщаемых к личному делу гражданского служащего, заверяются соответствующим штампом (печатью) и подписью специалиста кадровой службы государственного органа Тюменской области.

4. Учет и хранение документов

4.1. Перечень документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность гражданского служащего и приобщаемых к его личному делу, установлен пунктами 16, 17 Указа Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

4.2. Для хранения личных дел гражданских служащих используются сейфы, специальные несгораемые шкафы, оборудованные запорным устройством.

4.3. При переводе гражданского служащего на должность государственной гражданской службы Тюменской области в другой государственный орган Тюменской области его личное дело передается в государственный орган Тюменской области по месту замещения должности государственной гражданской службы Тюменской области.

4.4. При увольнении гражданского служащего с государственной гражданской службы Тюменской области его личное дело хранится в кадровой службе соответствующего государственного органа Тюменской области, после чего в установленные законодательством сроки передается в архив.

4.5. Об увольнении гражданского служащего с государственной службы Тюменской области, а также об освобождении замещаемой должности государственной гражданской службы Тюменской области при переводе в другой государственный орган Тюменской области в журнале учета личных дел делается соответствующая отметка. Освободившийся номер личного дела присваивается личному делу вновь принятого на должность государственной гражданской службы.