Приложение N 2. Регламент коллегии Управления жилищно-коммунального хозяйства и гражданской защиты населения Пензенской области

Приложение N 2
к приказу
Управления жилищно-коммунального хозяйства
и гражданской защиты населения Пензенской области
от 19 апреля 2016 г. N 23/ОД

Регламент коллегии
Управления жилищно-коммунального хозяйства и гражданской защиты населения Пензенской области

1. Планирование работы коллегии

1.1. План работы коллегии формируется на год и включает перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях коллегии, с указанием по каждому вопросу, внесенному в план, даты его рассмотрения и ответственных за подготовку вопроса.

1.2. Заседания коллегии проводятся по утвержденному плану, как правило в четверг, не реже одного раза в полугодие и не чаще 1 раза в месяц.

1.3. План работы коллегии формируется секретарем коллегии по предложениям заместителя Начальника, членов коллегии, руководителей структурных подразделений Управления жилищно-коммунального хозяйства и гражданской защиты населения Пензенской области (далее - Управление) (далее - инициатор), организаций, подведомственных Управлению, которые передаются секретарю коллегии до 15 ноября года, предшествующего планируемому, и содержат:

1.3.1. формулировку вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения;

1.3.2. фамилию, имя, отчество руководителя структурного подразделения Управления, ответственного за подготовку вопроса (далее - ответственный исполнитель);

1.3.3. дату рассмотрения вопроса на заседании коллегии.

1.4. Инициатор вносимого на рассмотрение коллегии вопроса предварительно согласовывает его с заместителем Начальника.

1.5. Предложения о проведении совместных заседаний коллегии предварительно согласовываются инициатором с руководителями соответствующих органов государственной власти Пензенской области.

1.6. На основе предложений лиц, указанных в пункте 1.3 настоящего Регламента, секретарь коллегии формирует проект плана работы коллегии, который до 30 ноября года, предшествующего планируемому, передается на утверждение председателю коллегии.

1.7. Утвержденный план работы коллегии в течение пяти рабочих дней направляется секретарем коллегии в отдел правовой, кадровой и организационной работы для включения в план работы Управления, рассылки членам коллегии и руководителям структурных подразделений Управления, указанным в плане.

1.8. Решение об изменении утвержденного плана работы коллегии в части формулировки рассматриваемого вопроса, переноса срока его рассмотрения либо снятия с обсуждения принимается председателем коллегии по письменному предложению ответственного исполнителя, согласованного с заинтересованными лицами. Копия решения, принятого председателем коллегии, незамедлительно передается секретарю коллегии и в отдел правовой, кадровой и организационной работы.

1.9. Предложения о включении в повестку дня очередного заседания коллегии дополнительных вопросов, письменно согласованные с председателем коллегии, направляются инициатором секретарю коллегии не позднее чем за месяц до предполагаемого срока проведения заседания коллегии, если иное не установлено резолюцией председателя коллегии. Подготовка необходимых материалов в этих случаях осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом.

2. Порядок подготовки материалов к заседанию коллегии

2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании коллегии включает глубокий и всесторонний анализ проблем в области жилищно-коммунального хозяйства, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков и причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел и прогноз результатов от их реализации.

2.2. Перечень материалов, подготавливаемых к заседанию коллегии:

2.2.1. повестка заседания коллегии (готовит секретарь коллегии);

2.2.2. порядок проведения заседания коллегии (готовит отдел правовой, кадровой и организационной работы Управления);

2.2.3. доклад и проект решения коллегии по вопросу, внесенному на обсуждение коллегии (готовит ответственный исполнитель);

2.2.4. список лиц, выступающих на заседании коллегии (готовит секретарь коллегии);

2.2.5. список лиц, приглашенных на заседание коллегии (готовит секретарь коллегии).

2.3. Ответственность за подготовку материалов к заседанию коллегии возлагается на заместителя Начальника, во время его отсутствия - на руководителя соответствующего структурного подразделения Управления. В отдельных случаях по указанию председателя коллегии для подготовки материалов к заседаниям коллегии могут создаваться рабочие группы. В состав рабочих групп, кроме членов коллегии, могут быть включены специалисты подведомственных учреждений, а также ученые, специалисты и работники иных исполнительных органов государственной власти Пензенской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Пензенской области (по согласованию).

2.4. Ответственный исполнитель не позднее чем за десять рабочих дней до даты рассмотрения вопроса готовит, согласовывает (в порядке, предусмотренном пунктом 3.1.3 настоящего Регламента) и представляет секретарю коллегии доклад и проект решения коллегии.

2.5. Персональная ответственность за качество подготавливаемых (дорабатываемых) материалов коллегии, достоверность содержащихся в них сведений и соблюдение сроков представления материалов возлагается на руководителя структурного подразделения Управления, определенного ответственным исполнителем, указанным в плане работы коллегии.

2.6. При представлении секретарю коллегии материалов, не соответствующих требованиям настоящего Регламента, либо при нарушении установленных сроков их представления, секретарь коллегии письменно информирует заместителя Начальника о сложившейся ситуации.

3. Требования, предъявляемые к оформлению материалов коллегии

3.1. Проект решений коллегии:

3.1.1. состоит из преамбулы и распорядительной части. В преамбуле в краткой форме излагается существо проблемы; в распорядительной части - принятые решения организационно-распорядительного характера с указанием сроков и лиц (подразделений), ответственных за их исполнение;

3.1.2. визируется ответственными исполнителями путем проставления реквизита "ВИЗА" на оборотной стороне каждого листа подлинного (первого) экземпляра подписанного решения коллегии в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

3.1.3. согласовывается с:

а) заместителем Начальника;

б) заинтересованными руководителями структурных подразделений Управления;

в) заинтересованными руководителями органов, учреждений и организаций (при необходимости).

3.2. Доклад:

3.2.1. содержит:

а) глубокое и объективное изложение существа вопроса, внесенного на обсуждение коллегии;

б) анализ соответствующих действующих нормативных правовых актов;

б) описание недостатков, существующих проблем и предложения по их решению;

г) оценки и выводы;

3.2.2. визируется ответственным исполнителем и заместителем Начальника.

3.3. Объем текста не должен превышать:

3.3.1. проекта решения коллегии - 4-х страниц печатного текста;

3.3.2. аналитической справки - 5-6 страниц печатного текста (без учета таблиц, графиков, диаграмм).

4. Порядок ознакомления с материалами коллегии

4.1. Секретарь коллегии не позднее чем за семь рабочих дней до назначенной даты проведения заседания коллегии готовит повестку заседания коллегии, которую вместе с другими материалами коллегии (список участников заседания коллегии, проект решения коллегии по обсуждаемым вопросам, доклад) представляет в отдел правовой, кадровой и организационной работы.

4.2. Отдел правовой, кадровой и организационной работы:

4.2.1. готовит порядок ведения заседания коллегии;

4.2.2. не позднее чем за пять рабочих дней до назначенной даты проведения заседания коллегии представляет материалы коллегии председателю коллегии.

4.2.3. не позднее чем за три рабочих дня до назначенной даты проведения заседания коллегии одобренный председателем коллегии проект повестки, а также соответствующие материалы к заседанию коллегии рассылаются членам коллегии.

5. Итоговые документы коллегии

5.1. Протокол заседания коллегии (далее - протокол):

5.1.1. форма протокола заседания коллегии приведена в приложении к настоящему регламенту.

5.1.2. оформляется в срок, не превышающий пять рабочих дней, если председателем коллегии не установлен иной срок;

5.1.3. подписывается председателем и секретарем коллегии;

5.1.4. протоколы и решения коллегии Управления хранятся пять лет у секретаря коллегии, а затем передаются в архив для долговременного хранения.

5.2. Решение коллегии:

5.2.1. носит рекомендательный характер и при необходимости может реализовываться приказом Управления;

5.2.2. дорабатывается ответственным исполнителем в течение пяти календарных дней (если иное не определено председателем коллегии) с учетом высказанных в ходе заседания замечаний и предложений, согласовывается с заместителем Начальника, подписывается председателем и секретарем коллегии, передается секретарю коллегии на хранение;

5.2.3. направляется секретарем коллегии в течение трех рабочих дней после подписания в отдел правовой, кадровой и организационной работы Управления для тиражирования и рассылки членам коллегии, руководителям структурных подразделений Управления, исполнителям, указанным в решение коллегии;

5.2.4. текущий контроль за выполнением решений, принятых коллегией, возлагается на руководителей структурных подразделений Управления, указанных в решении коллегии;

5.2.5. контроль исполнения решений, принимаемых коллегией, осуществляется секретарем коллегии;

5.2.6. секретарь коллегии готовит Начальнику информацию о состоянии выполнения решений, принятых на заседаниях коллегии, по итогам полугодия и за год, если решением не установлены другие сроки.

5.3. Отдельные поручения, данные Начальником в ходе заседания коллегии по вопросам, не включенным в повестку дня заседания коллегии:

5.3.1. оформляются отделом правовой, кадровой и организационной работы Управления в виде протокола поручений Начальника в течение двух рабочих дней со дня проведения заседания коллегии, представляются на подпись Начальнику;

5.3.2. направляются отделом правовой, кадровой и организационной работы Управления посредством электронной почты ответственным исполнителям в течение одного рабочего дня с момента подписания;

5.3.3. обязательны для исполнения структурными подразделениями Управления, подведомственными учреждениями;

5.3.4. контроль за выполнением поручений возлагается на отдел правовой, кадровой и организационной работы Управления.

6. Обеспечение деятельности коллегии

6.1. Приглашение на заседание коллегии представителей Правительства Пензенской области, исполнительных органов государственной власти Пензенской области, руководителей органов местного самоуправления муниципальных образований Пензенской области, общественных объединений и организаций и их регистрация обеспечивается по указанию председателя коллегии отделом правовой, кадровой и организационной работы Управления.

Приглашение на заседание коллегии руководителей структурных подразделений Управления, предприятий и организаций жилищно-коммунального хозяйства, других организаций и ведомств, чье участие необходимо при обсуждении вопроса, и их регистрацию организует руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку вопроса.

6.2. Отдел правовой, кадровой и организационной работы Управления:

6.2.1. обеспечивает подготовку зала заседания коллегии к проведению мероприятия;

6.2.2. по указанию председателя коллегии приглашает представителей средств массовой информации;

6.2.3. представляет средствам массовой информации сведения о повестке дня заседания коллегии;

6.2.4. организует встречу и сопровождение представителей средств массовой информации, устанавливает продолжительность их участия и порядок проведения звукозаписи, видео- и фотосъемок на заседаниях коллегии;

6.2.5. приглашает членов коллегии.