Приложение N 1. Положение об организации проектной деятельности в городе Заречном Пензенской области

Приложение N 1
к постановлению
Администрации города Заречного
Пензенской области
от 27.11.2024 N 1990

Положение об организации проектной деятельности в городе Заречном Пензенской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение регулирует порядок организации проектной деятельности в городе Заречном Пензенской области.

1.2. Основные термины:

Администратор проекта (программы): Лицо, осуществляющее содействие Руководителю проекта в части администраторских функций, таких как организация и протоколирование совещаний, документооборот по проекту, ведение архива, сбор и агрегирование отчетной информации и других административных задач.

Городской проектный офис: Организация, занимающаяся координацией проектов от стадии разработки до завершения. Обеспечивает методологическую поддержку, мониторинг и контроль за ходом реализации проектов, а также взаимодействие между участниками проектной деятельности.

Команда проекта: Группа лиц, работающих вместе для достижения целей проекта. Помогает руководителю проекта принимать решения и контролировать выполнение работ, обеспечивая достижение запланированных результатов в установленные сроки.

Куратор проекта (программы): Лицо, ответственное за обеспечение выполнения проектов направления программы и осуществляющее административную и экспертную поддержку проектов направления программы. Обеспечивает общий контроль, административную и ресурсную поддержку проекта со стороны Заказчика.

Портфель: Совокупность проектов и программ для эффективного управления и достижения стратегических целей.

Программа: Комплекс взаимосвязанных проектов и мероприятий, объединенных общей целью.

Проект: Комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений.

Проектная деятельность: Деятельность по инициированию, подготовке, реализации и завершению проектов (программ).

Проектный комитет: Коллективный орган стратегического управления проектами (программами), принимающий ключевые решения по приоритетам, ресурсам и направлениям проектной деятельности. Контролирует ход реализации проектов и оценивает их результаты.

Руководитель проекта: Лидер, который несет ответственность за достижение целей и успех проекта. Организует работу команды, контролирует выполнение задач, управляет ресурсами и обеспечивает взаимодействие с заинтересованными сторонами.

Участники проектной деятельности: Лица и организации, принимающие участие в проекте или чьи интересы, могут быть затронуты при его реализации. Могут влиять на цели и содержание проекта, а также нести ответственность за его результаты.

Уровни участников проектной деятельности:

- Ключевые участники: Инициаторы, заказчики, инвесторы и другие заинтересованные руководители, непосредственно инициирующие проект и определяющие его цели.

- Исполнители, подрядчики и поставщики: Лица и организации, участвующие в выполнении работ проекта.

- Внешние заинтересованные стороны: Лица и организации, не принимающие непосредственного участия в проекте, но оказывающие влияние на его цели и содержание.

Функциональный заказчик: Роль или позиция в проекте, отвечающая за определение и подтверждение функциональных требований и характеристик продукта, системы или услуги. Организация или подразделение, которое будет осуществлять дальнейшую эксплуатацию созданного в проекте продукта.

1.3. Проекты (программы) определяются Проектным комитетом города Заречного в соответствии с основными направлениями стратегического развития города.

1.4. Администрация города Заречного Пензенской области (далее - Администрация города) может устанавливать особенности применения настоящего Положения для отдельных видов проектов (программ).

1.5. Управление проектами осуществляется с использованием регламентов и автоматизированной информационной системы по мере ее внедрения.

1.6. Настоящее Положение подлежит пересмотру и актуализации не реже одного раза в три года для учета изменений в законодательстве и практиках проектного управления.

1.7. Организационная структура управления проектной деятельностью:

Постоянные органы: Проектный комитет и городской проектный офис.

Временные органы: Кураторы, функциональные заказчики, руководители, администраторы, рабочие органы и участники проектов (программ).

Вспомогательные органы: Эксперты, экспертные группы.

1.8. Функции органов управления определяются функциональной структурой, утверждаемой постановлением Администрации города.

2. Инициирование проектов (программ)

2.1. Инициирование предложений

Предложения по проектам могут быть инициированы органами местного самоуправления, городским проектным офисом, общественными объединениями и другими организациями.

2.1.1. Представление предложений

Инициатор представляет предложение в городской проектный офис. Предложение должно содержать: идею, описание проблем, цели, результаты, показатели, сроки, бюджет и риски.

2.1.2. Регистрация предложений

Городской проектный офис регистрирует предложение и направляет его потенциальному функциональному заказчику в течение 3 рабочих дней.

2.1.3. Согласование предложений

Потенциальный функциональный заказчик согласовывает предложение с заинтересованными органами в течение 5 рабочих дней и направляет его в городской проектный офис.

2.1.4. Доработка предложений

При наличии замечаний предложение дорабатывается и согласовывается повторно.

2.1.5. Критерии оценки предложений

- Актуальность и социальная значимость проекта: Проект должен решать ключевые проблемы города и быть значимым для жителей.

Оценка по шкале: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Логическая связанность проекта: Проект должен иметь четкую логическую связь между целями, задачами и ожидаемыми результатами.

Оценка по шкале: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Инновационность и уникальность проекта: Проект должен предлагать новаторские решения или подходы к решению проблем.

Оценка по шкале: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Соотношение планируемых расходов и ожидаемых результатов: Проект должен быть экономически обоснованным и иметь измеримые и достижимые результаты.

Оценка по шкале: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Реалистичность бюджета проекта и обоснованность планируемых расходов: Бюджет проекта должен быть реалистичен и обоснован.

Оценка по шкале: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Масштаб реализации проекта: Проект должен иметь потенциал значительного влияния на город и его жителей.

Оценка по шкале: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Собственный вклад и привлечение дополнительных ресурсов: Проект должен иметь собственный вклад и привлекать дополнительные ресурсы.

Оценка по шкале: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Опыт в реализации проектов по соответствующему направлению: Команда проекта должна иметь опыт или потенциал для реализации проектов по данному направлению.

Оценка по шкале: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Компетенции команды проекта: Команда проекта должна обладать необходимыми навыками и опытом для реализации проекта.

Оценка по шкале: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Доля благополучателей в общей численности населения города: Проект должен быть направлен на максимальное количество людей или иметь потенциал для расширения.

Оценка по шкале: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

2.1.6. Процедура отбора предложений

Этап 1: Предварительная оценка: Городской проектный офис проводит предварительную оценку предложений на основании вышеуказанных критериев и присваивает каждому предложению суммарную оценку.

Предварительная оценка предложений осуществляется Городским проектным офисом в течение 10 рабочих дней.

Этап 2: Рецензирование и доработка: Предложения с низкими оценками могут быть возвращены инициаторам для доработки.

Рецензирование и доработка предложений не должна превышать 15 рабочих дней.

Этап 3: Окончательная оценка: Проектный комитет проводит окончательную оценку предложений, рассматривая только те, которые прошли предварительную оценку.

Этап 4: Отбор предложений: Проектный комитет отбирает предложения с наивысшими суммарными оценками для дальнейшей разработки и утверждения паспортов проектов.

Окончательная оценка и отбор предложений Проектным комитетом проводится в течение 10 рабочих дней после получения предложений.

Этап 5: Определение приоритетности: В случае ограниченности бюджета и ресурсов, проекты с наивысшими оценками и наибольшей значимостью для города получают приоритет в реализации.

2.2. Процедура и критерии оценки приоритетности проектов

2.2.1. Общие положения

2.2.1.1. Оценка приоритетности проектов проводится Проектным комитетом с целью определения очередности реализации проектов в условиях ограниченного бюджета и ресурсов.

2.2.1.2. Процедура оценки включает сбор и анализ данных, присвоение баллов по каждому критерию, расчет суммарной оценки и определение ранжирования проектов.

2.2.1.3. Критерии оценки приоритетности проектов должны соответствовать стратегическим целям города и учитывать социально-экономические, финансовые и управленческие аспекты.

2.2.1.4. Для повышения заинтересованности участников проектной деятельности, в процессе подготовки и реализации проектов применяются методы нематериального и материального стимулирования, определенные Положением об управлении мотивацией участников проектной деятельности.

2.2.2. Критерии оценки приоритетности проектов

- Актуальность и социальная значимость: Проект должен решать ключевые проблемы города и быть значимым для жителей.

Оценка: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Соответствие стратегическим целям города: Проект должен соответствовать основным направлениям стратегического развития города.

Оценка: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Финансовая эффективность и реалистичность бюджета: Проект должен быть экономически обоснованным и иметь положительный экономический эффект. Должен демонстрировать высокую эффективность использования бюджетных средств, включая экономию и оптимизацию расходов

Оценка по шкале: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Социальная значимость и охват проекта: Проект должен иметь потенциал значительного влияния на город и его жителей. должен способствовать улучшению социальных условий, таких как здравоохранение, образование, социальная защита и т.д.

Оценка: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Корреляция с национальными проектами: Проект должен соответствовать целям и задачам национальных проектов, реализуемых на территории Российской Федерации.

Оценка по шкале: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Риски и устойчивость проекта: Проект должен учитывать риски и иметь план мероприятий по их снижению.

Оценка: Высокий риск (1 балл), Средний риск (2 балла), Низкий риск (3 балла).

- Опыт и компетенции команды проекта: Команда проекта должна обладать необходимыми навыками и опытом для реализации проекта.

Оценка: Низкая (1 балл), Средняя (2 балла), Высокая (3 балла).

- Сроки реализации проекта: Проект должен быть реализуем в установленные сроки.

Оценка: Длительные сроки (1 балл), Средние сроки (2 балла), Краткие сроки (3 балла).

- Влияние на устойчивое развитие: Проект должен способствовать устойчивому развитию города.

Оценка: Низкое (1 балл), Среднее (2 балла), Высокое (3 балла).

2.2.3. Процедура оценки приоритетности проектов

Этап 1: Сбор данных: Инициаторы проектов предоставляют городскому проектному офису всю необходимую информацию для оценки проекта по установленным критериям.

Этап 2: Предварительная оценка: Городской проектный офис проводит предварительную оценку проектов на основании предоставленной информации и присваивает каждому проекту баллы по каждому критерию.

Этап 3: Рецензирование и доработка: Проекты с низкими оценками могут быть возвращены инициаторам для доработки и повторного представления.

Этап 4: Окончательная оценка: Проектный комитет проводит окончательную оценку проектов, рассматривая только те, которые прошли предварительную оценку. Каждому проекту присваивается суммарная оценка на основе суммирования баллов по всем критериям.

Этап 5: Ранжирование проектов: Проекты ранжируются, по суммарной оценке, начиная с проекта с наивысшей оценкой.

В случае равенства суммарных оценок приоритет отдается проектам с более высокой социальной значимостью и экономической эффективностью.

Этап 6: Определение приоритетности: В условиях ограниченного бюджета и ресурсов, проекты с наивысшими оценками получают приоритет в реализации.

Проектный комитет утверждает список приоритетных проектов и принимает решения о начале их реализации.

Этап 7: Информирование участников: Участники проектной деятельности информируются о результатах оценки и ранжирования проектов, а также о принятии решений по приоритетности реализации.

3. Подготовка проекта (программы)

3.1. После утверждения паспорта проекта разрабатывается сводный план, включающий: план по контрольным точкам, план согласований, план финансового обеспечения и план управления проектом, анализ рисков и план управления рисками.

3.2. Руководитель проекта обеспечивает разработку и согласование сводного плана с участниками проекта.

3.3. Проектный комитет утверждает сводный план проекта.

3.4. Для повышения мотивации участников проектной деятельности на этапе подготовки проекта используется система оценки и стимулирования, включающая как материальные, так и нематериальные методы. Пример расчета премий и формы документов приведены в Приложениях к настоящему Положению.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца вместо слов "к настоящему Положению" следует читать "к Положению об управлении мотивацией участников проектной деятельности в городе Заречном Пензенской области"

4. Реализация и управление изменениями

4.1. Реализация проекта осуществляется в соответствии со сводным и рабочим планами.

4.2. Этапы реализации начинаются при наличии соответствующего решения Проектного комитета.

4.3. Изменения вносятся в сводный и рабочий планы по установленной процедуре.

4.4. Изменения в паспорт проекта вносятся по решениям Проектного комитета.

4.5. Оценка актуальности целей и задач проекта проводится функциональным заказчиком с участием экспертов.

4.6. Разработка и согласование нормативных правовых актов осуществляются участниками проекта.

4.7. Для повышения профессионального уровня участников проектной деятельности проводятся курсы и тренинги. Признание и публикация успехов участников проекта осуществляется на официальных ресурсах Администрации города.

5. Завершение приоритетного проекта (программы)

5.1. Решение о завершении проекта подготавливается руководителем и рассматривается Проектным комитетом.

5.2. При досрочном завершении проекта, руководитель подготавливает итоговый отчет.

5.3. Итоговый отчет и архив проекта направляются в городской проектный офис.

5.4. По завершении проекта участникам команды выплачиваются премии в соответствии с Положением об управлении мотивацией участников проектной деятельности. Расчет премий осуществляется на основе методики, приведенной в приложениях к указанному Положению.

6. Мониторинг реализации приоритетных проектов (программ)

6.1. Мониторинг включает измерение фактических параметров, анализ отклонений, прогнозирование и принятие управленческих решений.

6.2. Мониторинг проводится в отношении паспорта, сводного и рабочего планов проекта.

6.3. Отчетность организуется в соответствии с планом управления проектом.

6.4. Руководитель проекта ежемесячно представляет данные мониторинга в городской проектный офис.

6.5. Городской проектный офис анализирует информацию и инициирует рассмотрение вопросов на заседаниях Проектного комитета. Ежегодно - готовит полный отчет о ходе реализации проектов, включающий анализ отклонений и рекомендации по их устранению.

6.6. Данные мониторинга рассматриваются на заседаниях Проектного комитета.

6.7. Мероприятия по корректирующим воздействиям контролируются на уровне утвердившего органа.

6.8. Мониторинг проводится с момента утверждения паспорта проекта до его завершения.

6.9. Руководитель проекта подготавливает ежегодный отчет о ходе реализации проекта.

6.10. Периодический мониторинг системы мотивации участников проектной деятельности проводится ежеквартально и ежегодно. Результаты мониторинга обсуждаются на заседаниях Проектного комитета и используются для корректировки системы мотивации.

7. Оценка и иные контрольные мероприятия

7.1. Плановые оценки и контрольные мероприятия проводятся в соответствии с планом согласований и контрольных мероприятий.

7.2. Оценки и контрольные мероприятия проводятся с целью минимизации затрат ресурсов.

7.3. Виды оценок: ежегодная комплексная оценка, оперативная оценка, оценка успешности и итогов реализации проекта.

7.4. По итогам оценок могут вноситься изменения в паспорт, сводный и рабочий планы проекта.

7.5. Споры, связанные с мотивацией участников проектной деятельности, рассматриваются городским проектным офисом в течение 10 рабочих дней. При необходимости споры передаются на рассмотрение Проектного комитета, решения которого являются окончательными.

8. Обязанности участников проектной деятельности

8.1. Проектный комитет:

- Утверждает ключевые решения, такие как начало и завершение проектов.

- Осуществляет контроль за ходом реализации проектов.

- Принимает решения о назначении функциональных заказчиков и руководителей проектов.

- Рассматривает предложения по выплатам премий и утверждает расчетные размеры премий.

- Устанавливает множитель премии руководителю проекта.

- Принимает решения о выплате премий на основе итогового отчета о реализации проекта.

8.2. Городской проектный офис:

- Координирует действия всех участников проектной деятельности.

- Обеспечивает регистрацию и обработку предложений по проектам.

- Осуществляет мониторинг и контроль за реализацией проектов.

- Проводит мониторинг выполнения проектов и эффективности системы мотивации.

- Организует процесс оценки проектов и подготовки документов для выплат премий.

- Подготавливает и собирает необходимые документы.

- Предоставляет предложения и материалы для рассмотрения Проектным комитетом

8.3. Функциональные заказчики:

- Определяют требования к проектам.

- Согласовывают предложения и паспорта проектов.

- Проводят оценку актуальности целей и задач проектов.

8.4. Руководители проектов:

- Обеспечивают разработку и согласование сводных и рабочих планов проектов.

- Организуют выполнение всех работ по проекту.

- Подготавливают и представляют отчетность по проекту.

8.5. Эксперты, экспертные группы:

- Проводят экспертную оценку предложений и паспортов проектов.

- Участвуют в разработке рекомендаций по управлению проектами.

- Поддерживают функциональных заказчиков и руководителей проектов в вопросах, требующих специализированных знаний.

9. Финансовое обеспечение проектов

9.1. Финансовое обеспечение проектов может осуществляться за счет бюджетных и внебюджетных источников финансирования.

10. Управление рисками

10.1. Управление рисками включает:

- Выявление и документирование рисков.

- Оценку вероятности и степени влияния рисков.

- Разработку мероприятий по снижению вероятности и последствий рисков.

- Включение мероприятий по управлению рисками в сводный план проекта.

11. Документирование и архивирование

11.1. Все документы по проектам должны быть утверждены до их применения.

11.2. Необходимо обеспечить своевременное обновление документов.

11.3. Актуальные версии документов должны быть доступными в местах их применения.

11.4. Документы должны храниться в течение установленных сроков и быть восстановимыми при необходимости.

11.5. Конфиденциальность документов должна соответствовать требованиям заказчика и других заинтересованных сторон.

12. Обучение и повышение квалификации участников проектной деятельности

12.1. Для эффективного управления проектами, все участники проектной деятельности должны регулярно проходить обучение и повышение квалификации.

12.2. Обучение организуется городским проектным офисом и включает:

- Курсы по основам проектного менеджмента.

- Специализированные тренинги по управлению рисками, бюджетированию, и управлению человеческими ресурсами.

- Вебинары и семинары по актуальным вопросам проектного управления.

12.3. Городской проектный офис отвечает за разработку и реализацию программ обучения.

13. Взаимодействие с внешними организациями

13.1. Для реализации проектов могут привлекаться внешние организации, включая научные учреждения, консалтинговые фирмы, и другие специализированные компании.

13.2. Взаимодействие с внешними организациями осуществляется на договорной основе с учетом требований к конфиденциальности и безопасности информации.

13.3. Внешние организации могут участвовать в:

- Проведении экспертиз и оценок.

- Разработке проектной документации.

- Оказании консультационных услуг.

13.4. Контроль за деятельностью внешних организаций осуществляет городской проектный офис и функциональные заказчики.

14. Коммуникации и отчетность

14.1. Для обеспечения прозрачности и эффективности проектной деятельности должна быть разработана система коммуникаций и отчетности.

14.2. Все участники проекта обязаны своевременно предоставлять актуальную информацию о ходе реализации проекта.

14.3. Регулярные отчеты включают:

- Ежемесячные отчеты руководителей проектов.

- Квартальные отчеты городского проектного офиса.

- Годовые отчеты о ходе реализации приоритетных проектов.

14.4. Информация о реализации проектов публикуется на официальном сайте города Заречного для обеспечения общественного контроля и прозрачности.

14.5. План коммуникаций включает:

- Регулярные еженедельные совещания команды проекта.

- Ежемесячные отчеты о ходе реализации проекта, представляемые руководителем проекта в городской проектный офис.

- Квартальные отчеты городского проектного офиса на заседаниях Проектного комитета.

15. Информационные технологии в управлении проектами ¹

15.1. Для повышения эффективности управления проектной деятельностью используется автоматизированная информационная система (АИС).

15.2. АИС обеспечивает:

- Хранение и управление документацией.

- Планирование и контроль выполнения работ.

- Управление рисками и изменениями.

- Мониторинг и отчетность.

15.3. Все участники проектной деятельности обязаны использовать АИС для документирования и управления проектами.

15.4. Обслуживание и поддержка АИС осуществляются городским проектным офисом.

16. Оценка эффективности проектной деятельности

16.1. Оценка эффективности проектной деятельности проводится регулярно и включает:

- Анализ достигнутых результатов.

- Оценку экономической эффективности.

- Оценку удовлетворенности заинтересованных сторон.

16.2. Результаты оценки используются для корректировки подходов к управлению проектами и повышения общей эффективности.

17. Заключительные мероприятия

17.1. По завершении проекта проводится итоговая оценка, включающая:

- Анализ достигнутых целей и результатов.

- Оценку соблюдения сроков и бюджета.

- Оценку эффективности управления проектом.

17.2. Итоговая оценка обсуждается на заседании Проектного комитета, и на её основе принимаются решения о необходимости внедрения изменений в процесс управления проектами.

17.3. Опыт и результаты проекта документируются и сохраняются в архиве для использования в будущих проектах.

_____________________________

¹Раздел 15 вступает в силу после закупки и внедрения автоматизированной информационной системы (АИС). До этого момента используются существующие средства коммуникации и управления проектами.